Wie wichtig es ist, ein lernfreundliches Klima zu schaffen und Rapport herzustellen, kann gar nicht genug betont werden. Die Teilnehmer sollen sich auf die Lernerfahrung, die auf sie wartet, von Anfang an freuen. Ihre Aufgabe ist es, Begeisterung zu wecken. Als Trainer geben Sie den Ton vor, der das Seminar über bestimmend sein wird.

Mit dem Einstieg setzen Sie Zeichen: In welchem Tempo wird es vorangehen? Eher ernsthaft oder fröhlich? Interaktiv oder passiv? Kreativ oder intellektuell? Aufregend oder ruhig? Das Lernklima in einem Seminar kann höchst unterschiedlich sein, entscheiden Sie, was Ihrem Stil am ehesten entspricht, und geben Sie mit dem Einstieg die Richtung vor.

Wenn Sie ein Seminar mit viel aktiver Beteiligung wünschen, müssen Sie die Atmosphäre zunächst auflockern – nicht zuletzt Sie selbst sollten sich entspannen. Ohne klare, zielgerichtete Strukturen wird es den Teilnehmern vielleicht schwerfallen, aus sich herauszugehen. Niemand will vor Fremden oder Kollegen verwundbar erscheinen.

Sie können die Teilnehmer auf verschiedenste Weise nach ihren Erwartungen an das Seminar fragen. Der einfachste Weg ist selbstverständlich die geradlinige Frage: »Was erwarten Sie von dem Seminar?« Notieren Sie die Antworten auf dem Flipchart. Dieselben Informationen erhalten Sie jedoch auch, indem Sie der Frage einen gewissen Dreh geben und andere Perspektiven einführen:

Was, wenn die Erwartungen der Teilnehmer weit über das Ziel des Seminars hinausgehen? Auf alle Fälle ist es besser, sie wissen zu lassen, wie Sie damit umgehen wollen. Drei Möglichkeiten bestehen: Sie können das gewünschte Thema zusätzlich bearbeiten, müssen dann aber wahrscheinlich ein anderes Thema streichen oder kürzen. Sie können, wenn nur ein oder zwei einzelne Teilnehmer zusätzlichen Lernbedarf haben, mit diesen in einer Pause oder nach dem Seminar das Thema besprechen. Und drittens können Sie, falls Sie auf das Thema nicht vorbereitet sind oder die Zeit zu knapp ist, die Teilnehmer auf die Seminarnachbereitung vertrösten. Das bedeutet, dass Sie nach dem Seminar die fehlenden Informationen eventuell bei einem Experten einholen und den Teilnehmern eine Mail schicken.

Das Wichtigste ist, dass die Teilnehmer verstehen, warum sie im Training sind und was sie selbst für ihren Beruf davon haben werden. Erwachsene lernen bedarfsorientiert, deshalb ist dieser Punkt für die Lernmotivation besonders entscheidend.

Die thematische Einführung hängt unmittelbar mit der Klärung der Erwartungen zusammen. Geben Sie den Teilnehmern einen Überblick über die kommenden Seminarstunden und erläutern Sie die Lernziele. Damit sind alle Teilnehmer gleichermaßen informiert und können gemeinsam beginnen.

Die Teilnehmer wollen vielleicht auch wissen, ob sie einen Test schreiben müssen, ob dieser benotet wird und ob die Note gegebenenfalls berufliche Auswirkungen haben wird. Häufig wird auch gefragt, welche Form der Beteiligung erwartet wird und ob Aufgaben vergeben werden.

Im Allgemeinen mache ich die thematische Einführung, bevor ich nach den Erwartungen frage. Sie können das auch andersherum machen, doch ich finde, dass ich so Zeit spare, weil ich weniger vom Inhalt wiederholen muss. Doch andererseits ist es manchmal für die Teilnehmer wichtiger, ihre eigenen Dinge zu formulieren. Bei Workshops zur Teambildung beispielsweise lasse ich die Teilnehmer zunächst über ihre Erwartungen und Bedürfnisse diskutieren. Das dauert zwar etwas länger, doch am Ende kommt mehr dabei heraus.

Bringen Sie gleich zu Anfang ein überraschendes Element. Machen Sie etwas Unkonventionelles, damit die Teilnehmer merken, dass dies nicht irgendein Seminar wird. Führen Sie einen besonderen Gegenstand in die Sitzung ein, machen Sie eine ungewöhnliche oder vielleicht sogar schockierende Bemerkung zum Thema (für die Sie nachher selbstverständlich den Beweis liefern müssen). Sie können auch direkt mit einer Aktivität starten und die organisatorischen Dinge später besprechen.

Es genügt, manche Dinge nur ein kleines bisschen anders zu machen oder eine andere Reihenfolge als üblich zu wählen, um die Teilnehmer aufmerksam und neugierig werden zu lassen. Sie setzen damit ein Signal, dass dies keine langweilige Sitzung werden wird.

Der Seminareinstieg ist nicht vollständig, solange sich die Teilnehmer einander noch nicht vorgestellt haben. Vom Zeitplan und vom geplanten Mitwirkungsgrad hängt es ab, ob Sie einen Eisbrecher bringen oder eine einfache Vorstellungsrunde.

Lassen Sie den Teilnehmern Zeit, einander etwas kennen zu lernen. Überlegen Sie genau, wie ausführlich diese Phase sein soll: Genügt es, wenn die Teilnehmer Namen und Gesichter identifizieren können, oder wollen Sie noch mehr damit erreichen, was auch die weitere Sitzung beeinflusst? Schreiben Sie auf, welchen Zweck das Kennenlernen erfüllen soll:

Auch wenn Sie die Vorstellungsrunde relativ kurz halten, sollten zwei Dinge erfüllt sein: Erstens sollten alle Teilnehmer zumindest die Namen der anderen gehört haben und zweitens sollte jeder Teilnehmer einmal etwas gesagt haben.

Namensschilder brauchen Sie auf alle Fälle. Das hilft Ihnen und auch den Teilnehmern. Die Schilder sollten beidseitig beschriftet werden, damit sie auch bei späteren Aktionen von jeder Seite des Raumes aus zu lesen sind.

Für die Eröffnung sollten Sie so viel Zeit einplanen, dass Sie die Gruppe bereits etwas beobachten können, einzelne Persönlichkeiten näher kennen lernen und vor allem einen ersten Eindruck von der Gruppendynamik bekommen. Ein Eisbrecher gibt Ihnen dazu die beste Gelegenheit.

Es ist zwar verführerisch, sich während des Eisbrechers in die Unterlagen zu vergraben, um den nächsten Teil vorzubereiten. Doch Sie tun sich und den Teilnehmern damit keinen Gefallen. Nehmen Sie sich lieber die Zeit, die Gruppe als Ganzes zu betrachten. Wie arbeiten sie zusammen? Wer macht nur widerstrebend mit? Gibt es starke Persönlichkeiten in der Gruppe? Wer wird wohl die Diskussion dominieren?

Jetzt haben Sie die Chance, das Seminarkonzept noch einmal daraufhin zu überdenken, ob es potenziell schwierige Aktivitäten gibt und Sie den Ablauf vielleicht ändern sollten. Wenn Ihnen die Gruppe eher risikoscheu vorkommt und Sie eine gewagte Aktivität für mutige und offene Teilnehmer eingeplant haben, sollten Sie das im Kopf behalten. Es ist sicherlich zu früh, sich gleich zu entscheiden, doch Sie können sich schon darauf einstellen, eventuell kurzfristig etwas zu ändern.

Machen Sie es sich zur Gewohnheit, die Einstiegsphase bewusst als eine Art Entdeckungsreise zu erleben, auf der Sie so viel wie möglich über die Gruppe und einzelne Teilnehmer erfahren wollen.

Allgemeine Verhaltensregeln, die für Teilnehmer wie Trainer gelten, sollten ebenfalls in der Eröffnungsphase besprochen werden. Normalerweise gebe ich zum Einstieg einige Regeln vor, meist die Eckdaten wie Anfang und Ende des Seminars (mehr dazu in Kapitel 9). Manchmal gebe ich auch ein Versprechen: »Wenn wir jeden Morgen und nach jeder Pause pünktlich anfangen können, garantiere ich Ihnen, dass wir pünktlich aufhören können.«

Wenn mir die Teilnehmer anschließend weitere Regeln nennen, die sie sich als Gruppe geben wollen, schreibe ich sie in exaktem Wortlaut auf, denn die Teilnehmer werden ihre eigenen Regeln auch eher einhalten. Ich weise sie auf ihre Selbstverantwortung für das eigene Lernen hin und betone, dass meine Aufgabe darin besteht, den Inhalt zu präsentieren, sie jedoch dafür verantwortlich sind, mir Fragen zu stellen, wenn ich nicht deutlich genug bin oder nicht genügend Informationen liefere.

Die Liste mit den Seminarregeln sollte vorn an einer gut sichtbaren Stelle aufgehängt werden. Dann können Sie jederzeit auf die von der Gruppe verfassten Regeln verweisen, wenn Sie auf Störungen des Seminarablaufs aufmerksam machen wollen.

Wenn Sie darüber informiert sind, dass das Seminar in einem schwierigen Kontext steht, sollten Sie das in der Eröffnungsphase offen ansprechen. Ein gut ausgewählter Eisbrecher kann da sehr behilflich sein.

Wenn im Unternehmen Änderungen im Gange sind, auf die das Management unter anderem mit dieser Weiterbildungsmaßnahme reagiert hat, sollten Sie nicht drum herumreden. Wenn das für die Teilnehmer sehr verdrießlich und ärgerlich ist, sollten Sie genügend Zeit für eine Aussprache einplanen. Ansonsten können sich die Teilnehmer nicht auf den Inhalt konzentrieren. Und davon abgesehen wären Sie früher oder später ohnehin auf das Thema gekommen.

So, wie Sie etwas über die Teilnehmer erfahren wollen, versuchen auch die Teilnehmer, etwas über Sie herauszufinden: Ihre Erwartungen, Ihren Stil und Ihre Kompetenz und Glaubwürdigkeit. In der Eröffnungsphase müssen Sie eine Menge unter einen Hut bringen. Wie und in welcher Reihenfolge Sie das machen, wird den Teilnehmern bereits einiges über Sie verraten. Ich bevorzuge es, meine Erwartungen allmählich im Verlauf der Eröffnung einfließen zu lassen. Ihr eigener Stil wird sich zeigen, ob Sie es nun wollen oder nicht. Nehmen Sie sich beispielsweise Zeit, den Teilnehmern zuzuhören und genau zu erfahren, was sie brauchen? Haben Sie die Uhr im Blick?

Wenn die Teilnehmer Sie nicht bereits kennen, so sollten Sie etwas über sich erzählen. In der Vorstellungsrunde oder bei einem Eisbrecher ist die richtige Gelegenheit dazu. Wenn Sie die Teilnehmer ein Bild zur Selbstbeschreibung zeichnen lassen, sollten Sie dasselbe tun. Damit bleiben Sie auf gleicher Ebene mit den Teilnehmern. Folgen Sie Rudyard Kiplings Rat: »Bleiben Sie nah dran am Volk.« Lassen Sie die Gruppe wissen, wie sehr Sie am Erfolg der Teilnehmer interessiert sind und dass Sie den Weg mit ihnen gehen wollen. Bleiben Sie authentisch, dann werden Sie als Trainer erfolgreich sein.

Wenn die Seminarregeln aufgestellt werden, ist auch der richtige Zeitpunkt für Sie, Ihre Erwartungen an das Seminar zu formulieren. Wenn Sie beispielsweise wollen, dass die Teilnehmer mit darauf achtgeben, dass die Beteiligung innerhalb der Gruppe ausgewogen ist, können Sie das ruhig so sagen. Wenn Sie es nicht tun, werden die meisten Teilnehmer annehmen, dass es Ihre Aufgabe ist, bei Störungen und unangemessenen Verhaltensweisen einzugreifen. Gehen Sie also sicher, dass die Teilnehmer Ihre Erwartungen von vornherein verstehen.

Manche Trainer geben einen kurzen Lebensabriss, um Glaubwürdigkeit zu vermitteln. Glaubwürdigkeit entsteht aus einer Mischung aus Fachkenntnis, Erfahrung und der Art der Selbstdarstellung. Wer auf bescheidene Art selbstbewusst ist, wirkt am glaubwürdigsten. Ich habe es zum Beispiel nicht gern, wenn ich von jemand anderem vorgestellt werde. Wenn ich es nicht vermeiden kann, versuche ich dafür zu sorgen, dass es wenigstens kurz ist und sich auf das Trainingsthema bezieht. Ich selbst mache gern ein paar persönliche und fröhliche Bemerkungen. Manchmal sage ich beispielsweise, dass ich schon länger Trainings mache, als ich eigentlich zugeben will. Dann wieder erzeuge ich Glaubwürdigkeit, indem ich auf meine langjährige Erfahrung in bestimmten Branchen verweise. Das hat denselben Effekt, als wenn man es in meinem Lebenslauf liest, doch wenn ich den Hinweis an der richtigen Stelle einfüge, ist das für die Teilnehmer sinnvoller.

Ja, machen Sie eine Pause. Wenn die Eröffnungsphase bereits eine Stunde gedauert hat, sollten Sie eine kurze Pause machen. Die Teilnehmer bleiben wach und können kurz mit den anderen, die sie gerade kennen gelernt haben, ins Gespräch kommen. Außerdem können sie sich frisch machen, bevor das Seminar in die Inhalte geht.

Denken Sie daran: Der Einstieg ist einer der wichtigsten Teile des Seminars, planen Sie ihn sorgfältig.