Vielleicht müssen Sie das Seminar in einem Raum abhalten, der für solche Zwecke gar nicht vorgesehen ist: ein Sitzungssaal mit einem großen Tisch, bei dem keine Einzeltische für Kleingruppenarbeit umgestellt werden können, ein Raum mit einer großen Säule in der Mitte oder ein mit Möbeln vollgestopftes Zimmer, das den Teilnehmern kaum Bewegungsfreiheit lässt. Wenn Sie großes Pech haben, stehen Sie ganz ohne Raum da! Ich habe mal ein Seminar am Ende eines Flurs abgehalten, weil im eigentlich vorgesehenen Raum gerade der Teppich herausgerissen worden war!

Wenn Sie solche Dinge erst eine Stunde vor Seminarbeginn erfahren, ist es meistens zu spät, um noch etwas zu ändern. Fragen Sie wenigstens, ob noch andere Räume zur Verfügung stehen, eventuell nach der ersten Pause oder nach dem Mittagessen. Wenn nicht, mischen Sie die Karten für das Seminardesign noch mal neu und machen Sie das Beste draus. Vielleicht können sich ja auch Teilgruppen in verschiedene Räume aufteilen.

Es scheint vielleicht nicht zu Ihrer Aufgabe zu gehören, doch Sie sind dafür verantwortlich, dass die Teilnehmer bequeme Stühle und Tische haben. Ob die Stühle bequem sind, sehen Sie auf den ersten Blick, wenn Sie in den Raum kommen. Es kann auch passieren, dass die Teilnehmer sich hinter Tische klemmen müssen, die alten Schulbänken verdächtig ähnlich sind.

Wahrscheinlich wollen Sie für besondere Gruppenarbeiten auch außerhalb des Raumes nach geeigneten Sitzgelegenheiten suchen. Ich habe bei einer solchen Gelegenheit mal für meine Teilnehmer Campingtische besorgt. Die Teilnehmer sind Ihnen dankbar, wenn Sie sich um solche Dinge kümmern.

Logistischen Problemen beugt man am besten mit guter Vorbereitung vor. Sie werden wahrscheinlich nie an wirklich alles denken können, doch je besser Sie im Voraus planen, desto weniger Probleme werden auftauchen. Aus Erfahrung wird man allmählich klüger. Entwickeln Sie eine allgemeine Checkliste, die Sie nach und nach ergänzen.

Es kann so gut wie alles falsch laufen, angefangen damit, dass die Geräte einfach nicht da sind (weil sie jemand vergessen hat, weil sie in einen falschen Raum gestellt wurden oder weil sie einfach nicht vorhanden sind).

Bei Overheadprojektoren ist es am schlimmsten, wenn die Glühbirne durchbrennt. Am Flipchart hängt vielleicht nur beschriebenes Papier, und die Unterlagen reichen nicht für alle Teilnehmer, weil jemand nicht richtig gezählt hat oder mehr Teilnehmer als angemeldet gekommen sind.

Manche Probleme kann man vorhersehen, manche nicht. Prüfen Sie immer alles zweimal. Bestellen Sie Material mindestens einen Monat im Voraus. Gehen Sie eine Woche vor dem Seminar noch einmal alles durch und rufen Sie einen Tag vorher an, um Datum, Uhrzeit, Ort und Ausstattung zu bestätigen.

Lassen Sie den Raum, wenn möglich, einen Tag vorher richten. Schauen Sie sich die Geräte genau an, sobald Sie den Raum betreten. Prüfen Sie, ob alles funktioniert.

Wenn Probleme auftauchen (und das werden sie), können Sie zwei Dinge tun: erstens den Notfallplan hervorziehen und zweitens ruhig bleiben und überlegt handeln.

Machen Sie sich bewusst, dass solche Situationen immer wieder auftreten werden. Das gehört zum Geschäft, mit jeder Erfahrung werden Sie gelassener. Wenn Sie das Problem nicht sofort lösen können, versuchen Sie, nach Ende des Seminartages die Techniker zu konsultieren.

Viele Trainer haben Angst davor, dass ihr Gedächtnis wie leer gefegt ist, wenn sie vor der Gruppe stehen. In normalen Gesprächen ist es alltäglich, nach Worten zu suchen, doch wenn alle Augen auf einen gerichtet sind, wird ein Blackout von vielen als besonderer Stress empfunden. Wie können Sie sich dagegen wappnen?

Gegen Wetterfühligkeit lässt sich leider kaum etwas tun. Das Seminar können Sie nicht absagen und nur selten gibt es jemanden, der Sie vertreten könnte. Bei ernsthaften Krankheiten müssen Sie selbstverständlich absagen. Doch das ist immer eine schwere Entscheidung, weil viele Menschen auf Sie zählen und vielleicht bereits Hunderte Kilometer weit angereist sind.

Wenn Sie sich schlecht fühlen und das Seminar trotzdem abhalten, sollten Sie folgende Vorschläge beachten:

Arbeiten macht keinen Spaß, wenn man sich krank fühlt. Doch der Trainerberuf erlaubt in dieser Hinsicht leider wenig Flexibilität.

Nur zu leicht lässt man sich vom Thema ablenken. Tausend Abzweigungen kreuzen den eigenen Weg. Manchmal wird man durch Fragen von Teilnehmern auf einen anderen Pfad gelockt und manchmal ist man es selbst, der sich dazu verleiten lässt, eine nette Geschichte zur Ergänzung zu erzählen.

Sobald Sie merken, dass Sie abschweifen, sollten Sie das Steuer herumreißen. Versuchen Sie es mit folgenden Techniken:

Jeder fängt einmal an. Dennoch ist Unerfahrenheit nichts, wozu man sich vor der Gruppe öffentlich bekennen sollte. Stellen Sie sich vor, Sie fliegen von Frankfurt nach New York und der Pilot bittet Sie um Verständnis dafür, dass dies sein erster Flug sei!

Es gibt keinen Grund, sich für etwas zu entschuldigen. Sätze wie »Bitte üben Sie Nachsicht mit mir« sollten in Ihrem Wortschatz nicht vorkommen. Sie erzeugen damit Unsicherheit unter den Teilnehmern und die Gruppe glaubt, etwas hinnehmen zu müssen, was eigentlich fehl am Platze ist.

Manchmal liegt den Teilnehmern das Trainingsdesign nicht. Wenn das Design beispielsweise viele spielerisch-aktivierende Elemente enthält, aber die Teilnehmer insgesamt eher analytisch veranlagt sind, werden Sie als Trainer nicht die lebendige Diskussion und Mitwirkung erzielen, die Sie sich eigentlich erhofft haben.

Es kann auch sein, dass die Teilnehmer gedanklich mit anderen Dingen beschäftigt sind. Wenn es in einem Seminar um Change Management und Effizienzsteigerung geht, sind manche vielleicht besorgt, inwiefern künftige Veränderungen sie direkt betreffen könnten. Doch es müssen nicht einmal Existenzsorgen sein, die die Teilnehmer umtreiben, allein der Gedanke an die neuen zusätzlichen Aufgaben, die nach der Weiterbildung auf sie zukommen, lässt manche unruhig werden. Manchmal ist es auch nur der Gedanke an die Arbeit, die sich während der Abwesenheit auf dem Schreibtisch stapelt.

Manchen Teilnehmern ist der Grund für ihre Teilnahme am Training vielleicht nicht ausreichend vermittelt worden. Vielleicht empfinden sie die Weiterbildung als verdeckten Hinweis darauf, dass sie ihre Aufgabe nicht gut genug machen. Dagegen hilft nur, um Verständnis dafür zu werben, wie die Trainingsmaßnahme sich in die Unternehmensvision einfügt und welche Chancen für die einzelnen Teilnehmer sich daraus ergeben.

Nicht alle Gründe für Schwierigkeiten in der Gruppe lassen sich eindeutig ausmachen. Umso wichtiger ist es, möglichst vorzubeugen und Probleme offen auszusprechen.

Manchen dieser Probleme lässt sich durchaus vorbeugen:

Wenn Sie unerwartet mit einer schwierigen Gruppe zu tun haben, sprechen Sie das Problem am besten direkt und unverblümt an. In der ersten Pause könnten Sie zum Beispiel auf einige Teilnehmer zugehen und sie fragen: »Die Gruppe scheint etwas zu beschäftigen, womit sie nicht herausrücken will« oder »Die Teilnehmer machen mir einen besorgten Eindruck. Gibt es etwas, das ich wissen sollte?«

Je nachdem, wie schwierig die Situation ist, können Sie auch die Trainingssitzung unterbrechen und sich direkt an die Gruppe wenden. Wenn ich mich dazu entschließe, setze ich durchaus etwas Dramatik ein, nehme meinen Stuhl, stelle ihn in die Mitte und sage: »Hier stimmt etwas nicht. Dem müssen wir nachgehen.« Nach einer negativen oder gar feindseligen Bemerkung mache ich eine lange Pause, klappe meinen Seminarordner zu und sage: »Wir müssen miteinander reden.« Wie eröffne ich die Diskussion? Ich sage, welches Verhalten ich beobachtet habe, und ergänze mit einem Satz wie: »Ich glaube, wir müssen erst die Gründe dafür herausfinden, bevor wir mit dem Training erfolgreich fortfahren können.« Dann warte ich auf Reaktionen. Wenn das Gespräch in Gang gekommen ist, notiere ich die Punkte am Flipchart, damit die Teilnehmer sich nicht wiederholen.

Wenn Sie eine Gruppe vor sich haben, die nicht auf Sie oder das Thema reagiert, sollten Sie das Problem so schnell wie möglich ansprechen. Sonst verschwenden Sie nur Zeit, Ihre eigene und die der Teilnehmer.

Achtung: Manchmal ist nicht die Gruppe das Problem, sondern einzelne Teilnehmer machen Schwierigkeiten. Dazu mehr im Abschnitt Mit Störungen richtig umgehen in diesem Kapitel.

Auch wenn es schwer fällt: Bleiben Sie ruhig und gelassen. Atmen Sie tief durch, konzentrieren Sie sich auf die Situation und suchen Sie nach der Ursache des Problems. Wenn Ihr Hirn wieder mit genügend Sauerstoff versorgt ist, werden Sie besser entscheiden können, was als Nächstes zu tun ist.

Wenn etwas schiefläuft, möchte man manchmal gerne mit dem Kopf durch die Wand und etwas unbedingt durchsetzen. Aber es gibt nie nur eine richtige Antwort auf ein Problem, deshalb sollten Sie verschiedenen Möglichkeiten gegenüber aufgeschlossen sein. Fragen Sie die anderen (die Teilnehmer oder einen anderen Trainer) nach ihren Ideen. Machen Sie im Geiste einen schnellen Pro-und-Contra-Vergleich und entscheiden Sie sich dann für eine der Alternativen.

Sobald Sie sich für eine Lösung entschieden haben, sollten Sie optimistisch nach vorne blicken und davon ausgehen, sich nach Berücksichtigung aller Faktoren richtig entschieden zu haben. Damit meine ich nicht, dass Sie dogmatisch werden sollen, sondern dass Sie positiv und optimistisch gestimmt sein können. Zweifeln Sie nicht im Nachhinein (»Ich hätte aber...«).

Es empfiehlt sich, alle Probleme immer auch aus einem anderen Blickwinkel zu betrachten: »Überlege dir, wofür das Problem gut ist!« Vielleicht hat das Problem ja auch ganz lustige Aspekte, doch zumindest lernen Sie etwas daraus. Wenn Sie das Gute im Schlechten wahrnehmen und sich selbst aus einer gewissen Distanz betrachten können, bewahren Sie Ihre Professionalität als Trainer. Sie lernen aus der Situation und können die Erfahrung für die Zukunft nutzen.

Hollywoodstars lieben die Aufmerksamkeit und wollen im Zentrum des Geschehens stehen. Manchmal haben Hollywoodstars nur zu viel überschüssige Energie, die in eine positive Richtung gelenkt werden muss. Wie geht man mit Hollywoodstars um?

Deserteure gibt es in verschiedenen Varianten. Manche führen nebenbei Gespräche und beteiligen sich dementsprechend nicht am Seminar. Andere machen einfach nicht mit und melden sich nie zu Wort. Und dann gibt es noch Deserteure, die anfangs aktiv waren, sich im Verlauf des Seminars aber zurückziehen.

Jeder dieser Teilnehmer hat Gründe für sein Verhalten – manche können durchaus positiv sein. Wer mit seinem Tischnachbarn Gespräche führt, ist vielleicht einfach aufgeregt, weil das besprochene Thema ihn direkt betrifft, und muss sich einem anderen sofort mitteilen. Sie merken oft nicht einmal, dass sie das Seminar stören. Viele beharrliche Schweiger sind einfach schüchtern, fühlen sich aber zu 100 Prozent beteiligt, auch wenn dies von außen nicht wahrnehmbar ist. Es gibt auch analytische Typen, die lieber denken als sprechen.

Die dritte Variante beschäftigt mich immer am meisten. Wenn jemand anfangs gut mitgemacht hat und dann plötzlich aussteigt, muss etwas vorgefallen sein. Die Gründe können wiederum im privaten oder beruflichen Bereich liegen (ein Telefonanruf während der Pause mit schlechten Nachrichten) oder sie haben mit dem Seminar zu tun. Es ist Ihre Aufgabe, dies herauszufinden. Wie geht man mit Deserteuren um?

Komiker oder Klassenclowns buhlen wie die Hollywoodstars ebenfalls um Aufmerksamkeit. Ich unterstelle ihnen in der Regel keine bösen Absichten. Im Gegenteil: Die meisten haben eine positive Einstellung und versuchen, das Seminar lebendig und ungezwungen mitzugestalten. Wie geht man mit Komikern um?

Blockierer sind die Neinsager in einer Gruppe. Sie sind allem gegenüber negativ eingestellt und glauben nicht, dass überhaupt etwas funktionieren wird. Ich unterbinde solches Verhalten, obwohl ich oft gemerkt habe, dass diese Leute wertvolle Hintergrundinformationen liefern könnten. Denn ich habe bisher nicht herausgefunden, wie man sie dazu bringt, ihre Version der Geschichte zu erklären. Damit sie weniger destruktiv wirken, können Sie Folgendes tun:

Angreifer schießen giftige Pfeile auf den Trainer, andere Teilnehmer oder auf das Thema ab. Sie beschimpfen andere und werfen düstere Blicke. Meiner Ansicht nach haben Angreifer es oft nicht gelernt, Differenzen zu artikulieren und Konflikte angemessen auszutragen. Wie geht man mit Angreifern um?

Selbstdarsteller blasen sich beim Sprechen richtiggehend auf, sie wiederholen sich manchmal, sprechen zum Teil auch sehr langsam und betonen jedes Detail. Selbstdarsteller kann man nicht ignorieren, die anderen Teilnehmer sind frustriert, gelangweilt und verlieren das Interesse. Wie geht man damit um?

Es gibt noch andere Typen von Störern: den Spaziergänger, den Unbedarften und den Besserwisser. Doch wenn Sie mit den oben dargestellten Typen umgehen können, werden Sie insgesamt gut vorbereitet sein. In allen Situationen sollten Sie verständnisvoll sein und die Bedürfnisse des Störers zu erkennen versuchen. Das wird Ihnen dabei helfen, eine Lösung zu finden.

Vergessen Sie nicht: Die Störung zu ignorieren, ist ebenfalls eine Form der Reaktion. Eine einmalige Störung ignoriere ich meistens. Erst wiederholte Störungen beeinträchtigen die Ergebnisse der Gruppe. Wenn die Situation außer Kontrolle gerät, können Sie immer eine Pause ausrufen. Zögern Sie dann nicht, den Störer beiseitezunehmen und auf das Problem anzusprechen. Sehr selten kommt es vor, dass Sie die betreffende Person bitten müssen, das Seminar zu verlassen. Wenn Sie mit dem- oder derjenigen gesprochen haben und keine für beide Seiten akzeptable Vereinbarung treffen konnten, sagen Sie konkret, welche Art von Kooperation Sie sich vorstellen. Fragen Sie die Person, ob es ihr lieber ist, zu bleiben – und die Forderung zu akzeptieren – oder das Seminar zu verlassen. Machen Sie deutlich, dass Sie sie gern im Seminar behalten wollen, doch nicht akzeptieren können, wenn der Lernerfolg der anderen Teilnehmer unter den dauernden Störungen leidet.

Vergessen Sie nicht, dass Sie als Trainer für diese Art von Problemen nicht verantwortlich sind. Sie können sie weder vorhersehen noch können Sie etwas vorbeugend dagegen tun. Geben Sie sich keine Schuld, sondern fragen Sie sich nur, ob Sie etwas hätten besser machen können. Wenn ja, betrachten Sie das Ganze als eine Lektion, wenn nicht, haken Sie es unter Erfahrung ab. Akzeptieren Sie die Tatsache, dass die Menschen oft mit einem Packen Probleme zu ihnen kommen. Sie tun Ihr Bestes, mehr können Sie nicht.

Meinen Sie es gut mit sich selbst und entspannen Sie sich vor einer Sitzung.

Eine mentale Vorbereitung gehört ebenfalls dazu. Das Gehirn nimmt nur wahr, was Sie ihm erzählen. Wenn Sie ihm sagen, dass Sie aufgeregt sind, gleich über das Kabel stolpern werden und alles vergessen haben, dann sind Sie auch aufgeregt, stolpern über das Kabel und Ihr Gedächtnis wird wie ausgelöscht sein. Verstehen Sie, was ich meine? Sich ein negatives Szenario auszudenken, nimmt genauso viel Zeit in Anspruch, als wenn Sie sich ein positives Szenario ausdenken. Malen Sie also lieber in freundlichen Farben.

In Kapitel 7 finden Sie Hinweise zu den organisatorischen und technischen Seiten der Vorbereitung einer Präsentation. An dieser Stelle möchte ich Ihnen einige Vorschläge machen, wie Sie mit Ihrer Nervosität besser zurechtkommen.

Je mehr Sie üben, desto sicherer werden Sie sich fühlen. Je mehr Gelegenheiten Sie zum öffentlichen Sprechen auch in anderen Situationen haben, desto besser werden Sie als Trainer werden. Je besser Sie in Ihrem Beruf werden, desto mehr Selbstvertrauen werden Sie entwickeln und desto weniger Anlass zur Nervosität wird es geben!