7. La oficina en casa

Dado que estás empezando, suponemos que tu casa será el lugar de tu oficina. Asigna una habitación o un área de la casa a tu oficina. El material de oficina más útil para tener en este sitio es un ordenador personal con una impresora de alta calidad. Tratamos a continuación otros temas básicos.

7.1 Lo básico de la oficina en casa

7.1.1 Programas de contabilidad

Compra un programa de contabilidad para PYMES (pequeñas y medianas empresas). El programa te permitirá introducir transacciones como ingresos de clientes y gastos de empresa. Es esencial llevar libros de contabilidad para los impuestos y un programa de ordenador hace más fácil añadir y separar registros en categorías. Por ejemplo, los gastos pueden dividirse en Publicidad, Equipo de adiestramiento, Material de oficina, y así sucesivamente. Personalmente uso uno que es fácil de utilizar y te permite crear cuadros y gráficos de modo que puedas seguir tu progreso económico. Hay muchos programas en el mercado.

Acostúmbrate a guardar los recibos o facturas de cualquier cosa que tenga que ver con el trabajo. Si usas tu coche para ir a la casa de los clientes, parte de los gastos del coche son deducibles. Si consultas sobre adiestramiento durante una comida con tu maestro y tú pagas, esa comida es deducible, igual que el material de adiestramiento.

Tener la oficina en casa puede permitirte declarar parte de la hipoteca, cuenta de teléfono y suministros. Pide una lista de gastos deducibles a tu gestor o asesor de impuestos. Lleva un archivo de tus facturas y recibos. Recuerda que con un negocio propio eres el único responsable de llevar un registro de todos los gastos e ingresos. Una vez que tus ingresos comiencen a crecer, puedes considerar pagar los impuestos trimestralmente mejor que anualmente^[2], así el pago no es tan abrumador.

7.1.2 Otros programas

Un programa de base de datos es otra herramienta informática bastante útil. Mantener un archivo con toda la información de contacto y direcciones de tus clientes ayuda a mantener las cosas organizadas y a obtener rápidamente información de un cliente, enviar facturas u otra correspondencia, y hacer una impresión masiva de etiquetas para saludos navideños o para incentivos especiales.

El último programa que necesitarás es un procesador de texto como Word, para que puedas imprimir cartas, contratos, hojas de asistencia, planificación de sesiones, ejercicios para las clases en grupo y materiales de apoyo. Afortunadamente hoy en día la mayoría de ordenadores traen un procesador de texto.

7.1.3 Contestador telefónico

Además de un ordenador, necesitarás un teléfono con contestador automático. Gasta unos pocos dólares de más en comprar uno de calidad. No hay nada más desconcertante que alguien te diga que te ha dejado varios mensajes, cuando nunca has recibido ninguno. Incluso peor, cuando te quedas preguntándote cuántas llamadas más has perdido. Si puedes permitírtelo, es una buen opción un servicio de contestador (disponible en la mayoría de empresas de telefonía). La ventaja es la independencia, ya que no depende del buen funcionamiento de tu aparato físico y nunca dejará ningún mensaje a medias.

Una segunda línea telefónica dedicada a tu negocio es mejor, pero si es necesario se puede usar la línea doméstica también. (Consulta las deducciones permitidas con un asesor). Tu mensaje debe sonar suficientemente amable y profesional y, cuando contestes el teléfono, el nombre del negocio debe ser dicho de una forma profesional.

7.2 En el camino

7.2.1 Teléfono móvil

Cuando estás fuera, un móvil es básico. Te permitirá llamar a tus clientes cuando vayas retrasado, comprobar los mensajes y devolver las llamadas rápidamente y por supuesto hacer llamadas de emergencia si fuese necesario (programa un botón de llamada automática para el 112). Tener un teléfono móvil vale la pena desde cualquier punto de vista. Además, su uso para trabajar es deducible de impuestos.

7.2.2 Agenda

Deberás comprar una agenda en papel o una agenda electrónica para llevar las citas de adiestramiento. De esa forma, tus clientes quedarán impresionados (dirán, ¡caramba!), y si quieren concertar otra cita podrás anotarla en ese mismo momento.

7.2.3 Organizador para la información de clientes

Hay varias formas de organizar la información de clientes. Tengo una amiga adiestradora que mete la información de cada cliente, incluso lo que pasa en cada sesión de adiestramiento, en un organizador personal portátil. Luego pasa la información al ordenador de casa. Yo no tengo fe en que esos aparatos vayan a funcionar bien, así que lo hago de la manera tradicional, con un cuaderno. Llevo una carpeta de anillas a las sesiones. Tengo una hoja para cada cliente que incluye la información de contacto, información sobre el perro, problemas de adiestramiento y espacio para anotar lo que se ha hecho en cada sesión y las notas necesarias. (Ve a Preparación para las sesiones a domicilio, para ver un ejemplo de una hoja de cliente). Si un cliente cancela una sesión (o si tienes que cancelarla tú), eso se anota también. Hacer estas anotaciones te permitirá llevar la cuenta de cuántas veces ha cancelado alguien, así puedes decidir si sigues trabajando con ese cliente. Un beneficio adicional de la carpeta de anillas es que puede servir como barrera rígida ¡si alguna vez un perro te recibe de forma inesperadamente agresiva!

Aquí tienes una lista de compra de material de oficina:

• Papel para el ordenador y el fax
• Carpeta de anillas/agenda electrónica
• Perforadora para carpeta de anillas
• Bloque de papel para mensajes telefónicos
• Grapadora
• Cinta adhesiva
• Tijeras
• Bolígrafos
• Lapicero
• Papeles de notas autoadhesivos (Post-it)
• Sobres
• Etiquetas de remite
• Sellos
• Disquetes u otro medio de copia de seguridad
• Panel
• Calendario de pared
• Rotuladores marcadores