Lernen Sie zu delegieren
Viele Leute machen noch immer Aufgaben selber, die Kollegen oder Mitarbeiter wesentlich schneller und besser erledigen könnten. Als Rechtfertigung werden immer wieder dieselben Gründe vorgebracht, zum Beispiel:
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Delegieren ist riskant.
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Es macht mehr Spaß, alles selbst zu machen.
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Ich kann es besser. Ich bin schließlich der Experte.
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Es geht schneller, wenn ich es selber mache.
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Ich mache diese Arbeit gern.
Nie vorgebracht werden hingegen die wirklichen Motive: Etwa, dass man unsicher ist und sich keine Blöße geben möchte („Vielleicht macht Kollegin Müller das ja viel besser als ich?“). Oder dass man die Kontrolle über seine Aufgaben nicht verlieren möchte. Oder dass man schlichtweg eingebildet ist und sich für unabkömmlich hält. Oder dass man Angst hat, Macht zu verlieren.
Dabei erspart Ihnen Delegieren nicht nur Arbeit, sondern hat noch weitere Vorteile, die oft übersehen werden:
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Sie können Ihre Stärken woanders effektiver einsetzen.
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Andere Menschen können von den Aufgaben profitieren, die Sie delegieren – Verantwortung zu tragen motiviert.
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Sie können die gewonnene Zeit für andere Projekte nutzen, für Aus- und Fortbildung, für Ihre Planung, für kreative Aufgaben, für die Pflege von Beziehungen etc.
Delegieren kann man lernen. Auch wenn man keine Führungsposition innehat. Und wenn Sie sich zwischen zahlreichen Aufgaben zu zerreißen drohen, müssen Sie es sogar lernen, wenn Sie weiterkommen wollen und nicht irgendwann einmal zu den Burn-out-Opfern zählen wollen.
Wichtig
Delegation ist ein ausgezeichnetes Mittel der Personalentwicklung. Sie gewinnen damit neue Kompetenzen und Kreativität für die Zukunft des Unternehmens.
So delegieren Sie erfolgreich
Besonders im Bereich Ihrer C- und D-Aufgaben sollten Sie öfter einmal delegieren, wenn Ihnen dies in der Unternehmenshierarchie möglich ist.
Grundsätzlich gilt: Wenn Sie Aufgaben delegieren, muss der Mitarbeiter oder betroffene Kollege
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verstanden haben, was Sie getan haben wollen,
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davon überzeugt sein, dass diese Aufgabe auch im eigenen Interesse liegt,
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davon überzeugt sein, dass diese Aufgabe für den Erfolg des Betriebs wichtig ist,
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in der Lage sein, die Aufgabe aufgrund seiner Fähigkeiten auszuführen.
Denken Sie daran: Alles, was Sie nicht kommunizieren, kann auch nicht erledigt werden. Greifen Sie auf bewährte Checklisten zurück (siehe Abschnitt „Arbeiten mit Checklisten“), das gibt den beauftragten Mitarbeitern oder Kollegen zusätzliche Sicherheit. Worauf Sie beim Delegieren außerdem achten sollten, finden Sie in den folgenden zehn Regeln auf den Punkt gebracht.
Die zehn Regeln erfolgreichen Delegierens
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Denken Sie nach, was Sie delegieren wollen.
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Entscheiden Sie, an wen Sie es delegieren.
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Listen Sie auf, was zu tun ist.
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Erklären Sie die einzelnen Aufgabenschritte.
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Geben Sie genügend Training und Feedback.
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Aufgaben müssen Freiraum für eigene Entscheidungen beinhalten.
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Thematisieren Sie die erfolgte Delegation bei allen, die es angeht.
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Intervenieren Sie nur nach vereinbarten Regeln.
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Offene Kommunikation ist die Voraussetzung für einen gemeinsamen Erfolg.
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Nachkontrolle: Bewerten und loben Sie die erbrachte Leistung.