Planen Sie den Tag mit ALPEN!
Eines der wichtigsten Instrumente für effektives Arbeiten ist der Tagesplan. Ein realistischer Tagesplan enthält grundsätzlich nur das, was Sie an diesem Tag erledigen wollen, müssen und vor allem auch können! Je mehr Sie die gesetzten Ziele für erreichbar halten, umso mehr mobilisieren Sie auch Ihre Kräfte und konzentrieren sie darauf, diese Ziele zu erreichen.
Wozu Tagespläne?
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Sie enthalten alle Aktivitäten, die Sie an einem Tag abarbeiten wollen. Sie müssen Sie in der verfügbaren Zeit erledigen können.
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Sie verschaffen Ihnen einen schnellen Überblick und stellen sicher, dass Sie nichts vergessen.
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Sie konzentrieren den Blick auf das Wesentliche. Damit bannen Sie die Gefahr, sich zu verzetteln!
Was bedeutet Tagesplanung nach der ALPEN-Methode?
Gerade wenn Sie meinen, in Arbeit zu ersticken, resignieren Sie nicht! Gehen Sie nach der ALPEN-Methode vor.
Die ALPEN-Methode hilft Ihnen, Ihren Tag systematisch zu planen, und zwar in fünf Stufen. Die Methode ist relativ einfach und erfordert nach einiger Übung nicht mehr als durchschnittlich fünf bis zehn Minuten tägliche Planungszeit.
Sie ist darüber hinaus leicht zu behalten, da ihre Anfangsbuchstaben einen gegenständlichen Begriff wiedergeben.
Die ALPEN-Methode hilft der Übersicht:
Alles aufschreiben
Länge schätzen
Pufferzeiten einplanen
Entscheiden: Priorität
Nachkontrolle
ALPEN-Methode
| 1 | Alles aufschreiben: Sammeln Sie alle Aktivitäten. Dazu gehören Aufgaben, Termine, Tagesarbeiten, Unerledigtes. |
| 2 | Länge schätzen: Für alle Tätigkeiten schätzen Sie den Zeitbedarf. |
| 3 | Pufferzeiten einplanen: Es gilt die Regel, dass Sie nur 60 % Ihrer Tageszeit fix verplanen und 40 % Ihrer Tageszeit für Unvorhergesehenes reservieren (60 : 40-Regel). Wenn Ihnen dies zu hoch gegriffen erscheint, arbeiten Sie zunächst eine Zeitlang mit dieser Regel und prüfen Sie dann, welcher Quotient Ihrer Erfahrung nach für Sie richtig ist. |
| 4 | Entscheidung Priorität: Setzen Sie Prioritäten, kürzen Sie Besprechungen, delegieren Sie Aufgaben und Termine. |
| 5 | Nachkontrolle: Am Ende eines Arbeitstages oder einer Woche überprüfen Sie Ihren Tagesplan. Alle unerledigten Aufgaben übertragen Sie entweder auf einen der kommenden Tage oder in Ihre Aktivitätenliste (siehe auch das folgende Kapitel „Zeitplaner“). |