Verschiedene Systeme im Überblick

Mit To-do-Listen Aufgaben planen

Eines der einfachsten Mittel, Ihre Aufgaben effektiv zu bewältigen, ist die To-do-Liste. Alles dazu Nötige ist in jedem Haushalt und Büro vorhanden – Sie können sofort anfangen. Auf einer Seite schreiben Sie einfach auf, was heute unbedingt erledigt werden muss. Auf der anderen Seite können Sie alles aufschreiben, was im Verlauf der Woche erledigt werden muss bzw. bestimmte Bereiche abtragen. Fügen Sie je eine Spalte für Priorität und Fälligkeitsdatum hinzu.

Die Nachteile der einfachen To-do-Liste: Termine, langfristigere Planungen mit Zeithorizonten, Adressen oder thematische Notizen haben dort keinen Platz (das alles täglich auf ein und dasselbe Blatt zu notieren führt zum Chaos).

Kalender

Unerlässlich für die Planung vieler Termine ist der einfache und kostengünstige Kalender. Egal ob Wandkalender, Tischkalender, Wochenquerkalender oder Taschenkalender: Hauptsache, man hat ein Kalendarium mit etwas Platz für tägliche Eintragungen. Obwohl in Deutschland jährlich so viele Kalender verkauft und als Werbegeschenke kostenlos weitergegeben werden, dass statistisch gesehen jeder drei Kalender haben müsste, führen 50 % aller Deutschen keinen Kalender – nicht einmal die kleine Kunststoffkarte mit dem Jahresüberblick im Portemonnaie.

Oftmals bieten simple Kalender nur Platz für ein bis drei Termine pro Tag. Zudem sind sie nur für Termine gedacht und bieten keinen Platz für Aufgaben.

Einfache Planer

Planer im unteren Preisbereich (um zehn Euro) bieten viel Platz für Notizen und selbst angefertigte Formulare oder Checklisten auf Blankopapier. Die Kalenderteile sowie To-Do-Listen ermöglichen eine Tages- und Wochenplanung mit Prioritäten, und Platz für Notizzettel ist auch noch. Oft ist bei Billigangeboten die Wiederbeschaffung des passend gelochten Kalendariums/Notizpapiers schwierig.

Besser planen mit professionellen Zeitplanbüchern

Professionelle Zeitplansysteme sind im Handel oder per Direktbestellung ab 50 Euro erhältlich. In den Folgejahren sind die Kosten niedriger, da der Ringbuchinhalt separat gekauft werden kann. Sie bieten neben einem Kalendarium für unterschiedliche Ansprüche auch Planungshilfen, Jahres- und Monatsübersichten, Checklisten, Notizblätter sowie z. B. Informationen über Schulferien, internationale Feiertage usw. Man hat zudem die Gewähr, dass man das ganze Jahr über nicht nur Kalendarien, sondern auch ausgefeilte Formulare und spezielles Zubehör erwerben kann.

Die Nachteile professioneller Zeitplanbücher: teuer, vor allem bei der Erstanschaffung; die Handhabung ist anfangs recht aufwendig; mit Verlust des Planers geht unter Umständen eine große Menge an Terminen und weiteren Daten verloren – machen Sie sich daher die Mühe, einmal pro Halbjahr wenigstens die Monatsübersichten zur Sicherheit zu kopieren.

Mobiltelefone

Seit einigen Jahren verfügen nahezu alle modernen Business-Handys über immer umfangreichere Organizer-Funktionen. Sie speichern inzwischen Tausende Adressen (inkl. der Postanschrift und mehreren Telefonnummern, die Sie mit einem Tastendruck direkt anrufen können), Termine und Aufgaben. Per USB-Kabel oder Bluetooth und mitgelieferter Synchronisationssoftware gleichen die kleinen Helfer blitzschnell alle Daten mit Outlook auf dem PC ab.

Warum also beim nächsten Handywechsel nicht gleich zu einem entsprechend ausgerüsteten Modell als Ersatz für den Zeitplaner greifen? Allerdings steht die mangelnde Übersicht auf den kleinen Displays der Nutzung als sinnvolles Planungstool ebenso im Weg wie die umständliche Texteingabe. Hinzu kommen technische Beschränkungen: z. B. fehlt je nach Gerät ggf. ein Feld für die zweite Mobilfunknummer, vom Firmennamen werden nur die ersten 30 Zeichen übernommen oder der Betreff eines Termins, in dem Sie Thema, Einwahlnummer und Zugangscode einer Telefonkonferenz notiert haben, wird mittendrin abgeschnitten – was Sie beim Test mit kürzeren Firmennamen und Terminbeschreibungen nicht bemerken. Bevor Sie aktualisierte Daten vom Telefon über Ihre Outlookdaten zurückschreiben, sollten Sie sich daher vergewissern, dass hier nichts verloren geht.

Blackberry, iPhone und Windows Mobile

Professionelle Smartphones wie z. B. Blackberry, iPhone und die MDA-/VPA-Geräteserien von T-Mobile und Vodafone eignen sich mit der richtigen Software bereits als Zeitplanbuchersatz. Sie sind etwas größer als ein „normales“ Mobiltelefon (die Bildschirmfläche ist meist deutlich größer und damit weit übersichtlicher als bei anderen Business-Handys) und diesem vom Funktionsumfang und Komfort bei der Dateneingabe her weit überlegen: Sie haben z. B. eine Mini-Tastatur oder auf dem Bildschirm eingeblendete Tastatur mit einer Taste für jeden Buchstaben zur Verfügung. Aufgrund der in den letzten Jahren auf den Markt gekommenen Gerätevielfalt und des technischen Fortschritts verschwimmen die Grenzen zwischen den Geräten zusehends.

Außer Terminen, Adressen, Aufgaben und Notizen verwalten die kleinen Helfer je nach Modell und optionalen Erweiterungen Ihre E-Mails, Dokumente (z. B. Word-Dateien und Excel-Tabellen, deren Daten Sie auf Blackberrys direkt editieren, neu berechnen und später auf den PC kopieren können) sowie ganze Bücher in elektronischer Form und dienen im Auto als sprechendes Sateliten-Navigationssystem, das aktuelle Stauinfos einkalkuliert. Mehr zu den Vor- und Nachteilen der elektronischen Organizer erfahren Sie im folgenden Kapitel. Vor allem ist es im Vergleich zum Papier bei Smartphones wesentlich komplizierter, die schnelle Bedienung und übersichtliches Planen zu erlernen.

Push-E-Mail

Praktisch für unterwegs ist die Möglichkeit, neue E-Mails (sowie Änderungen in Ihrem Kalender oder neue Telefonummern Ihrer Ansprechpartner) sofort auf das Mobilgerät zu erhalten. Sie müssen deshalb noch lange nicht ständig Ihre Arbeit unterbrechen – schalten Sie den Alarm für neue E-Mails aus. So sammelt der mobile Helfer neue Mails, die Sie später während Wartezeiten oder in Ruhe lesen können, ohne erst auf den Datenabruf zu warten. Während Sie in Frankfurt Ihre Präsentation halten, trägt Ihre Sekretärin im Büro in München einen neu mit einer Kundin vereinbarten Termin in Düsseldorf in Ihren Kalender ein. Eine Kollegin streicht währenddessen die für Freitag vorgesehene Besprechung. Wenn Sie nun direkt nach Ihrer Präsentation auf Ihrem (stummgeschalteten aber empfangsbereiten) Smartphone den Kalender aufschlagen, um mit den Anwesenden einen Folgetermin zu vereinbaren, sind diese Änderungen bereits eingetragen – und der nun von Ihnen vereinbarte Folgetermin zwei Sekunden später auch für Ihre Sekretärin und Kollegin sichtbar.

Mehr Tipps zum Zeitmanagement mit Blackberry und iPhone finden Sie unter www.zeit-im-griff.de/tg/bb bzw. www.zeitim-griff.de/tg/iphone.

Microsoft Outlook

Anders als der kostenlose kleine Bruder namens Outlook Express kümmert sich die große Version von Outlook auch um Aufgaben, Termine und Notizen. Die Funktionen zur Bearbeitung von E-Mails und Kontakten (Adressdaten) sind ebenfalls weitaus umfangreicher. Alle diese Elemente können Sie ineinander umwandeln – z. B. eine E-Mail mit der Maus als Termin in den Kalender verschieben – und untereinander verknüpfen – z. B. mit einem Klick auf den E-Mail-Absender die Telefonnummer aus dem zugehörigen Kontakt anzeigen (bei mit dem PC verbundenem Telefon sofort wählen sowie bei eingehenden Anrufen mit übermittelter Nummer gleich alle mit dieser Person für die nächsten Monate eingetragenen Termine anzeigen).

Obwohl Sie jeden Termin nur einmal eintragen, können Sie – anders als im Zeitplanbuch – nicht nur das sehen, was an einem bestimmten Tag ansteht. Über entsprechende Ansichten wissen Sie auch sofort, wann Sie in den nächsten Monaten z. B. in Düsseldorf sein werden oder welche Besprechungen und Kundenbesuche zu einem bestimmten Projekt gehören. Sie können mit Kollegen Aufgaben austauschen, sich gemeinsam gepflegte Adressbestände teilen und untereinander auf Ihre freigegebenen Kalender zugreifen. Damit finden Sie schneller passende Besprechungstermine bzw. sehen, wann ein Kollege außer Haus oder im Büro anwesend ist.

Outlook ist ein sehr leistungsfähiges Planungsinstrument, das für Einsteiger recht kompliziert ist. Bis Sie mit Outlook übersichtlich und zeitsparend planen können, müssen Sie erst einmal viel Zeit investieren, um die effektive Bedienung zu erlernen, damit das ganze nicht in Frust und Chaos endet. Für manch einfachen Arbeitsplatz mit nur wenigen zu verwaltenden Informationen rentiert sich der Aufwand nicht. Praxiserprobte Strategien und Tipps für effektives Zeitmanagement mit Outlook finden Sie im kostenfreien Online-Kurs „Meine Zeit im Griff mit Outlook“ von Holger Wöltje: www.zeit-im-griff.de/tg/outlook (inklusive 90 min. Video; Grundkenntnisse in Outlook werden vorausgesetzt).

Die Auswahl an Zeitplansystemen ist enorm

Papier oder Elektronik?

Bloß weil Personal Digital Assistents (PDAs) und Smartphones moderner und elektronisch sind, sind sie noch lange nicht für jede Person und jeden Bereich besser geeignet als bewährte Papierplaner.

Welche Vorteile elektronische Organizer bieten

Die Kapazität aktueller Smartphones (tausende Adressen und Termine, komplette Bücher) ist im Vergleich mit Papierplanern nahezu unbegrenzt. Sie können die meisten Informationen mit den Daten auf Ihrem PC abgleichen, z. B. Adressen, Aufgaben, Notizen, E-Mails sowie Word- und Excel-Dokumente. Wenn Sie Termine im Büro in Outlook eintragen, können Sie sie einfach auf den PDA überspielen, unterwegs dort bearbeiten und später die aktualisierten Daten automatisch auf den PC übernehmen.

Außerdem hat ein Handheld/Smartphone folgende Vorteile:

• Sie können jederzeit eingetragene Daten löschen, ändern, komplett überschreiben etc. Auf dem Papier werden Korrekturen viel schneller unübersichtlich.

• Einfache, tägliche Datensicherung (Kopien).

• Variables Sortieren möglich: Sie können Ihre Aufgabenliste mit einem Klick nach Priorität oder zugewiesenen Kategorien (z. B. Projekte, Lebensrollen) sortieren oder zwischendurch auch einmal nach Fälligkeitsdatum.

• Sie können eine Volltextsuche ausführen (z. B. Termine diese Woche, Termine mit Herrn Meier, Termine für das Projekt A).

Schwächen der elektronischen Organizer

• Geladener Akku oder Steckdose nötig.

• Ein Verlust sämtlicher Daten oder Totalausfall aufgrund von Software-/Hardwarefehlern kann ständig auftreten und ist im Durchschnitt einmal alle zwei Jahre wahrscheinlich.

• Die Dateneingabe erfordert hohe Aufmerksamkeit. Während Gesprächen Notizen zu machen, ist umständlich.

• Starre/vorgegebene Struktur der Programme.

Wichtigste Vorteile von Papier-Organizern

• Vertrautes Medium, quasi keine Lernkurve.

• Bilder, Skizzen sowie Illustrationen sind einfach und an jeder Stelle problemlos einfügbar.

• Bessere Übersicht: Sie können Texte beliebig anordnen, viel einfacher grafisch gliedern und sich später mit einem kurzen Blick auf das Blatt schneller zurechtfinden.

• Sie können Kalenderseiten nach eigenen Vorstellungen anpassen (z. B. Feld für Anrufe unten im Tagesplan einfügen).

Gravierendste Schwächen der Papier-Organizer

• (Mehrfache) Änderung der Daten schwierig.

• Datensicherung sehr aufwendig, Datenverlust ist oft endgültig. Die Daten sind unverschlüsselt/für jeden lesbar.

• Aufwendigere Führung bei Terminserien oder vielen Terminen für Monate im Voraus.

• Ein Abgleich mit Daten aus einem elektronischen Bürosystem ist sehr aufwendig.

Finden Sie Ihr System

Die Hilfsmittel sollen Ihnen dienen, nicht Sie zum Sklaven machen. Nutzen Sie ein Hauptsystem das Ihrer Arbeitsweise entspricht und, soweit sinnvoll, ein zweites zur Ergänzung wo es für Sie passt. Ein Zeitplanbuch für das Anfertigen von Mindmaps sowie „gehirngerechten“ Telefonmitschriften mit frei angeordnetem Text und kleinen Skizzen, in das Sie auch noch Prospekte oder Infozettel aus Papier einheften können, kann z. B. die ideale Ergänzung für den PDA-Freak sein.

Wenn Sie hingegen in langjähriger Kleinarbeit Ihr Papiersystem optimal angepasst haben, damit prima zurechtkommen und keine elektronischen Daten mit Kollegen teilen, ist ein ausschließlich für Adressen genutzter PDA bzw. ein Business-Handy mit PC-Synchronisation die optimale Ergänzung.

Wenn Sie sich ausführlicher mit den Vor- und Nachteilen sowie Kombinationsmöglichkeiten von Papier und Elektronik befassen möchten und Tipps zu effektivem, übersichtlichem Zeitmanagement auf Handhelds suchen, empfehlen wir Ihnen zur Vertiefung das Buch „Zeitmanagement – perfekt organisieren mit Zeitplaner und Handheld“ (Knoblauch/Wöltje; www.papier-und-elektronik.de).