- Die Zeitplanung wird zumeist
auf der Monats-, Wochen-, Tages- und Stundenebene durchgeführt.
Wenn wir allerdings bestimmte Lebens- oder Berufsziele verfolgen,
können und müssen wir auch versuchen, über Jahre hinaus zu
planen.
|
- Planen Sie einen
überschaubaren Zeitabschnitt. Je weiter in der Zukunft geplant
wird, desto unsicherer ist zumeist die Erfüllung dieser
Pläne.
|
- Planen Sie schriftlich! Nur
was tatsächlich aufgeschrieben ist, ist überschaubar. Nur wenige
Menschen können alles im Gedächtnis behalten. Außerdem motiviert
das Aufgeschriebene, die Dinge auch durchzuführen.
|
- Planen Sie am Ende des
Tages, der Woche und des Monats jeweils für den folgenden
Zeitabschnitt.
|
- Wählen Sie keinen zu kurzen
Zeitabschnitt für Projekte. Die Planung dient ja der Übersicht,
Zeiteinteilung und Arbeitsvorbereitung.
|
- Planen Sie auf jeden Fall
für jeden Tag, jede Woche und jeden Monat! Die Zeit fließt, und nur
wenn wir zusammenhängende, fixierte Strukturen bilden können,
erhalten wir einen Überblick. Ein ungeplanter Arbeitstag ist ein
verlorener Tag!
|
- Bestimmen Sie den Zeitbedarf
für jede Arbeit. Nur Planung erlaubt auch Kontrolle!
|
- Fassen Sie gleichwertige
geistige Arbeiten zusammen. Sie hatten schon einmal die
Gelegenheit, sich von einer Aufgabe auf eine völlig andere
einzustellen. Von einem technischen Problem auf ein soziales
umzusteigen, braucht eine gewisse Zeit. Um die geistige
Adaptionszeit herabzusetzen, sollten Aufgabenpakete mit gleichem
Inhalt (oder gleicher Sprache) geschaffen werden.
|
- Fassen Sie Arbeiten am
gleichen Ort zusammen. Wegzeiten sind meistens Leerzeiten. Anstatt
beispielsweise mit jedem Stück Papier zum Kopierer zu gehen, sollte
man nur einmal am Tag kopieren. Durch „Wanderschaft“ gehen viele
Arbeitsstunden verloren.
|
- Vermeiden Sie Wartezeiten.
Das halbe Leben besteht aus Warten. Wir warten
- darauf, mit dem
Kunden/Mitarbeiter zu sprechen;
- auf Unterlagen, die wir zur
Weiterarbeit benötigen;
- bis die Telefonleitungen
frei sind;
- bis wir zum Chef
können;
- bis wir irgendwo (Behörde,
Arzt) vorgelassen werden;
- bis der PC gestartet ist
oder
- bis das Auto gewaschen
ist.
|
- Legen Sie die Termine fest.
Berücksichtigen Sie alle bisherigen Ausführungen. Tragen Sie in
Ihrem Zeitplan zuerst die festen Verpflichtungen, anschließend die
wichtigen, aber zeitlich nicht gebundenen Tätigkeiten und
schließlich die übrigen Aufgaben ein.
|
- Überprüfen Sie, ob Sie an
alles gedacht haben.
|
- Stimmen Sie Ihren Zeitplan
mit allen an Ihrem Aufgabengebiet Beteiligten ab.
|
- Schaffen Sie Sprechzeiten.
Viele Gespräche können dann besser kanalisiert werden.
|
- Viele „Büromenschen“
erledigen ihre beste Arbeit vor dem eigentlichen Dienstanfang oder
nach Dienstschluss. Viele Tätigkeiten werden im Laufe des Tages
durch andere Menschen oder Sachzwänge (!) unterbrochen. Es kommt
zum Sägezahneffekt. Er kostet bis zu 28 % der Arbeitsleistung:
Durch Unterbrechungen wird die Leistungsfähigkeit immer wieder für
die gerade zu bearbeitende Aufgabe herabgesetzt. Man braucht Zeit,
um wieder in die Arbeit hineinzukommen. Es gibt dazu mehrere
Lösungswege:
|
- Schaffen Sie sich stille
Stunden während des Tages, in denen Sie ungestört wichtige
A-Arbeiten erledigen können.
|
- Schaffen Sie sich solche
Zeiten, in denen Sie für andere Zeit haben (Telefon, Anfragen,
kurze Besprechungen): grünes Zeitsignal.
|
- Schaffen Sie sich solche
Zeiten, in denen Sie nicht erreicht werden können und dürfen: rotes
Signal. Richten Sie auch Ihre Terminplanung auf diese Zeiten
aus.
|
- Die stillen Stunden müssen
Sie auf eine Zeit des Tages legen, in der Sie sowieso schon relativ
wenig gestört werden! Meistens ist dies kurz nach der Mittagspause,
am frühen Morgen oder abends. Das kann aber individuell verschieden
sein.
|
- Versuchen Sie die ewigen
Störer oder Leistungsfresser abzuhängen, indem Sie das Telefon
während der störungsfreien Zeit abstellen. Sie können
sich auch mit dem Anrufer kurz auf einen Rückruf einigen. Sie
können ansonsten evtl. Ihr Büro abschließen oder einen anderen
Schreibtisch suchen, bis man sich an Ihre „neue Mode“ gewöhnt
hat.
|
- Hängen Sie ein Schild an die
Tür, wenn Sie nicht gestört werden wollen, z. B. „Bitte nicht vor
10.30 Uhr stören! Danke“, „Sprechstunde von 10–11.
Danke“.
|
- Legen Sie Listen an für
alles, was Ihre Planung betrifft. Sie behalten so einen Überblick
über das zu Erledigende und über die möglichen Störfaktoren darin.
Sie können einen TAGESPLAN, eine STÖRLISTE, MONATSLISTE,
TELEFONLISTE, PRIORITÄTENLISTE und eine TERMINLISTE
anfertigen.
|
- Gönnen Sie sich Pausen. Sie
dienen der Erholung und geben wieder Kraft.
|
- Gönnen Sie sich jeden Tag
etwas, das Ihnen Freude macht.
|
- Überlegen Sie, wie Sie auch
in Ihrer Firma zeitraubende Aktivitäten verringern
können.
|
- Bündeln Sie Detailaufgaben.
Wenn Sie eine kleine Aufgabe erhalten, schreiben Sie sie sofort
auf. Gruppieren Sie sie, wie Sie wollen.
- Wenn Sie dann mehrere
Aufgaben gebündelt haben und in Ihrem Zeitplan einmal ein Loch
entsteht, dann erledigen Sie die kleinen und kleinsten Aufgaben in
einem Block (C).
- Streichen Sie
erledigte Kleinstaufgaben.
|
- Denken Sie über die
Tätigkeiten nach, die Sie verrichten. Jede Tätigkeit ist
gewissermaßen manipuliert. Gerade Gewohnheiten hindern am
Nachdenken und kreativen Schaffen.
|
- Hängen Sie die Liste
auf!
|
