Meetings und Telefonate effektiver führen
Wir verbringen einen Großteil unserer Zeit mit Telefonaten und Besprechungen, die wir mit einigen Grundregeln und Planung nicht nur schneller, sondern auch mit besseren Ergebnissen beenden können.
Tipps fürs Telefonieren
Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie die Funktionen Ihres Telefons gut kennen: Rufumleitung, Stummschaltung, Kurzwahl, Wahlwiederholung, Anruferliste, Fernabfrage oder Benachrichtigung des Anrufbeantworters usw. sind nützliche Funktionen, die sich schnell bezahlt machen.
Wenn Sie viel telefonieren, lohnt sich für Sie vielleicht auch Sonderzubehör. Sie können z. B. spezielle Adressmanager auf dem PC nicht nur zum direkten Wählen per Mausklick nutzen. Bei eingehenden Anrufen mit Rufnummernübermittlung öffnen die Adressmanager auch automatisch den Adresseintrag des Anrufers sowie die damit verknüpften Notizen.
Ein Headset erspart Ihnen den Besuch beim Physiotherapeuten nach umfangreichen Mitschriften. Über Freisprecheinrichtung, Zweithörer etc. können weitere Kollegen am Gespräch teilnehmen.
Zeitsparend telefonieren
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Fassen Sie Telefonate zu Blöcken zusammen und erledigen Sie sie nacheinander. Legen Sie hierfür einen Telefonplan in Ihrem Zeitplansystem an.
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Notieren Sie vorher kurz und stichwortartig Ihre Ziele und Fragen für die Gespräche. Denken Sie vor Verhandlungen auch über Gegenargumente sowie Alternativvorschläge für die Argumente des Partners nach. Halten Sie eventuell benötigte Unterlagen vor dem Gespräch bereit.
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Bevor Sie anfangen, sagen Sie kurz, worum es geht. Wenn Sie einem falschen Ansprechpartner minutenlang Ihr technisches Problem schildern, kostet das Sie beide Zeit.
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Fragen Sie vor längeren Gesprächen, ob der andere jetzt Zeit für die entsprechenden Punkte hat.
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Kluge Notizen während des Gesprächs ersparen Ihnen peinliche Nachfragen oder längeres Grübeln („Wann war jetzt noch mal der Termin?“).
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Schreiben Sie Ergebnisse und Folgeaktivitäten des Gesprächs auf.
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Fassen Sie sich kurz und beenden Sie (geschäftliche) Telefonate zügig. Trotzdem können Sie dabei freundlich bleiben. Fassen Sie das Gespräch am Ende kurz zusammen – das hilft auch Ihnen, das Wichtigste zu speichern.
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Wenn der Anrufbeantworter drangeht: Fassen Sie sich kurz. Wiederholen Sie Ihre Rückrufnummer. Wenn Sie nichts aufsprechen wollen, legen Sie vor dem Piepston auf.
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Bei Anrufen: Blocken Sie Small Talk ab, wenn Sie es eilig haben. Mit der Frage „Was kann ich für Sie tun?“ kommen Sie am schnellsten zum Kern der Sache. Wenn das Telefonat zu lange dauert oder Sie sehr beschäftigt sind, können Sie das Gespräch auch unterbrechen und einen Rückruf anbieten.
Ruhe vor dem Telefon
Richten Sie stille Stunden ein. Ihr Kollege kann Ihr Telefon annehmen, danach übernehmen Sie entsprechend seines. Stellen Sie beim Abschirmen über den Anrufbeantworter die Mithörfunktion aus – sonst können Sie auch selbst rangehen. Lassen Sie andere nicht lügen oder Geschichten erfinden. „Er ist gerade nicht erreichbar. Kann ich etwas ausrichten, für Sie tun oder können Sie nach 16.00 Uhr zurückrufen?“ reicht.
Was Meetings effektiv macht
Besprechungen – die moderne Alternative zur Arbeit
„Sind Sie einsam? Gehen Sie zu einer Besprechung! Sie können dort:
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nette Leute treffen,
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sich wichtig fühlen,
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Charts erstellen,
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Ihre Kollegen beeindrucken,
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Kaffee, Getränke und Knabbereien genießen
… und all dies während der Arbeitszeit.”
In diesem ironischen Aushang in einem Büro steckt sicher mehr als ein Körnchen Wahrheit. Was kostet es wohl, wenn Sie und fünf Ihrer Kollegen eine viertel Stunde auf zwei weitere Teilnehmer warten müssen oder eine Stunde unnütz in einem schlecht vorbereiteten oder gar unnötigen Meeting vergeuden? Sie können dies ja einmal auf ein Jahr hochrechnen: Bei zweiwöchentlichen Besprechungen ergeben sich in der Tat immense Kosten – die genauso zu vermeiden wären wie die verschwendete Zeit.
Mit ein paar einfachen sowie lapidar erscheinenden Grundregeln, die aber leider häufig nicht beachtet werden, können Sie Ihre Besprechungen effektiver gestalten.
Checkliste: Tipps für effektive Besprechungen
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Worauf achten vor der Besprechung?
„Die besten Besprechungen sind die, die nicht stattfinden.“ Nun, das ist nicht immer richtig – dennoch sollten Sie Alternativen prüfen: Können z. B. zwei Besprechungen zusammengelegt werden (gerade, wenn Teilnehmer anreisen müssen)? Ist eine Telefonkonferenz oder eine Entscheidung eines höheren Verantwortlichen bzw. eines kleinen, hierfür benannten Teams die bessere Alternative?
Ersparen Sie es Kollegen oder Mitarbeitern, ihre Zeit unnötig in Besprechungen zu verbringen. Halten Sie die Teilnehmerzahl generell klein. Fragen Sie:
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Wer ist von Entscheidungen der Besprechung wirklich direkt betroffen? Reicht ein Stellvertreter für alle?
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Wer verfügt über das nötige Fachwissen und wird wirklich gebraucht?
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Wer trägt die (rechtliche, finanzielle, administrative) Verantwortung für die Entscheidungen? Und wer führt die Entscheidungen aus? Reicht es, wenn diese Personen informiert werden (etwa durch das Protokoll)?
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Ist ein Moderator unbedingt nötig? Wer der ohnehin Anwesenden könnte die Moderation übernehmen?
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Überlegen Sie, ob einige Teilnehmer eventuell nur bei den ersten Punkten der Tagesordnung anwesend sein müssen. Stellen Sie die Tagesordnung gegebenenfalls entsprechend um.
Wichtig
Für den Erfolg einer Besprechung wirklich wichtige Personen sind der Leiter bzw. Moderator und der Protokollant. Der Leiter ist gleichzeitig als „Zeitwächter“ für die Einhaltung des Zeitplans und die Begrenzung zu langer Einzelbeiträge verantwortlich.
Spielregeln für die Besprechung festlegen
Vereinbaren Sie allgemeingültige Regeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit, die an alle weitergegeben werden.
Hierzu zählen z. B. Redezeitbegrenzungen, das Verhalten in festgefahrenen Situationen, Feedbackregeln und Regeln zur Entscheidungsfindung.
Vereinbaren Sie mit allen in Ihrer Abteilung für interne Meetings harte Strafen für Verspätungen. Wer zu spät kommt, muss später den Raum aufräumen, für alle das Mittagessen bezahlen oder er darf an der momentanen Sitzung nicht mehr teilnehmen. Das klingt sehr hart, ist aber der einzige Weg, ständige Verzögerungen durch die zu spät Kommenden zu vermeiden. Wichtig ist, dass die Sanktionen nicht zur heimlichen Belohnung für die anderen werden („Wer ist heute der edle Eisspender?“), und dass alle vorher zugestimmt haben. Spätestens nachdem Sie dreimal „durchgegriffen“ haben, funktioniert diese Methode.
Wie Zeit sparen während der Besprechung?
Achten Sie während der Besprechung auf die zeitkritischen Punkte: ablenkende Unterhaltungen, Abschweifungen, festgefahrene Meinungsverschiedenheiten, pure Machtkämpfe, der tote Punkt, falsche Informationen vorab oder übereilte Beschlüsse sind nicht mehr zielführend. Manchmal sind dann eine kurze Pause oder eine Vertagung bestimmter Punkte besser als das Problem sofort lösen zu wollen.
Fassen Sie am Ende die Ergebnisse zusammen. Halten Sie schriftlich fest, was wann von wem durchzuführen ist. Vereinbaren Sie benötigte Folgebesprechungen.
Schreiben Sie Protokolle sofort auf dem Notebook mit, dann können Sie sie im Anschluss an die Besprechung direkt an alle Betroffenen mailen bzw. ausdrucken und verteilen. Optimal ist es, wenn Sie das Protokoll bereits während der Erstellung zur Kontrolle mit einem Videoprojektor zeigen – Missverständnisse lassen sich so sofort beseitigen.