Welche Vorteile bieten Zeitplaner?

• Sie geben einen Überblick über anstehende Aufgaben (Aktivitätenliste) und geplante Termine (Tages-, Monatsund Jahresplan).

• Sie dienen als Planungsinstrument, indem Sie anstehenden Aktivitäten Prioritäten zuordnen und die Aufgaben dann in Ihrer Tagesplanung bzw. Monatsplanung berücksichtigen.

• Da Sie Kontakte und Aktivitäten konkret mit Terminen versehen haben, ist es für Sie einfach, am Ende eines Tages, einer Woche oder eines Monats Bilanz zu ziehen. Sie erkennen sehr schnell, welche Aufgaben erledigt sind und welche noch anstehen.

• Das Zeitplanbuch unterstützt Sie bei der Nachkontrolle.

Wie gehen Sie vor?

Schritt für Schritt zur Zeitplanung

	1.	Alle für Sie relevanten Aktivitäten erfassen Sie in einer Aktivitätenliste.
	2.	Sie ordnen die Aktivitäten. Strukturierungsmerkmale sind Fertigstellungstermin und logische Zusammengehörigkeit von mehreren Aktivitäten.
	3.	Sie schätzen die Bearbeitungszeit der einzelnen Aktivitäten.
	4.	Sie setzen Prioritäten.
	5.	Termine tragen Sie im Tages-, Monats-, Jahresplan ein. Termine im Monats- bzw. Jahresplan haben Erinnerungscharakter.
	6.	Sie machen die Tagesplanung. Spätestens am Vortag planen Sie Ihren nächsten Tag. Dadurch erhalten Sie Transparenz und Klarheit über die Anforderungen des nächsten Tages. Als Basis dient Ihnen Ihre Aktivitätenliste. Darin sehen Sie, bis wann eine Aufgabe bearbeitet sein muss und wie wichtig eine bestimmte Aufgabe ist.
	7.	Sie halten sich bewusst ca. 40 % der Zeit pro Tag frei für Unvorhergesehenes.
	8.	Aktivitäten, Kontakte, die Sie noch nicht konkret terminieren können/wollen, notieren Sie in der Aktivitätenliste ohne Termin.
	9.	Am Ende eines Tages überprüfen Sie Ihren Tagesplan. Alle nicht erreichten Tagesziele werden bei der nächsten Tagesplanung noch mal berücksichtigt.
	10.	In einem für Sie geeigneten Rhythmus überprüfen Sie Ihre Aktivitätenliste. Dieser Rhythmus kann z. B. wöchentlich sein. Alle erledigten Aktivitäten erhalten den Status „erledigt“, alle Aktivitäten, deren Termin bereits erreicht ist und die noch nicht bearbeitet sind, müssen neu terminiert werden.