Zeit ist der limitierende Faktor für Leistung schlechthin. Zeit ist vollkommen unersetzlich in Ihrem Leben. Da alles, was Sie tun, Zeit verlangt, sind Ihre Leistung und Ihre Wirksamkeit unmittelbar abhängig davon, wie Sie Ihre Zeit verwenden. Wenn Sie Ihre Zeit nicht führen, werden Sie auch nichts anderes wirksam führen können. Der wirksame Umgang mit der Zeit ist die Grundlage, auf der große Leistungen erst entstehen können. Wenn Menschen, die Herausragendes geleistet haben, etwas gemeinsam ist, dann die Tatsache, dass sie stets penibel darauf achteten, wie sie ihre Zeit verwendeten.

Stephen Hawking (*1942) gilt als größtes mathematisches Genie der Gegenwart. In seinen Arbeiten beschäftigt sich der britische Mathematiker und Astrophysiker mit dem Ursprung und der Entwicklung des Kosmos. Im Jahre 1988 veröffentlichte er seinen populärwissenschaftlichen Bestseller Eine kurze Geschichte der Zeit, in dem er die Entstehung des Universums beschreibt. Sein Ziel ist es, Relativitäts- und Quantentheorie zu einer einheitlichen Weltformel zu verbinden. Trotz seiner schweren Behinderung hat sich Hawking nicht davon abbringen lassen, Herausragendes für die Wissenschaft zu leisten. Aufgrund seiner beruflichen, aber insbesondere auch wegen seiner menschlichen Leistungen ist er vielen Menschen ein inspirierendes Vorbild. Kurz nach seinem 21. Geburtstag erfuhr Hawking, dass er eine unheilbare Krankheit hatte, die wahrscheinlich innerhalb weniger Jahre zum Tode führen würde. Er schreibt über sich selbst: „Bevor meine Krankheit diagnostiziert worden war, war ich sehr gelangweilt vom Leben. Es schien nichts zu geben, das es wert war, getan zu werden. Aber kurz nachdem ich aus dem Krankenhaus kam, träumte ich, dass ich hingerichtet würde. Ich realisierte plötzlich, dass es viele lohnende Dinge gab, die ich tun könnte, wenn ich verschont bliebe. […] Und tatsächlich, obwohl dort eine Wolke über meiner Zukunft hing, entdeckte ich zu meiner Überraschung, dass ich das Leben in der Gegenwart mehr genoss als zuvor.“¹²²

Schwer kranke oder behinderte Menschen liefern einen beeindruckenden Beweis, welch außergewöhnliche Wirksamkeit sie durch den weisen Umgang mit ihrer Zeit erreichen. Harry Hopkins, Vertrauter und enger Berater von US-Präsident Franklin D. Roosevelt im Zweiten Weltkrieg, ist ein weiteres Beispiel. Den schwer kranken Hopkins kostete jede Bewegung größte Mühe, sodass er nur alle paar Tage wenige Stunden lang arbeiten konnte. Dies zwang ihn, alle Tätigkeiten zu unterlassen, die nicht vollkommen unverzichtbar waren. Hopkins behielt auf diese Weise seine herausragende Wirksamkeit trotz schwerster Krankheit, wenige nur haben in jenen Jahren in Washington so viel bewegt wie er. Winston Churchill nannte Hopkins später bewundernd „Lord Root-of-the-Matter“.¹²³

Wenn Sie Ihre Wirksamkeit steigern wollen, müssen Sie beim Umgang mit Ihrer Zeit beginnen. Vergegenwärtigen Sie sich, dass Sie alle wichtigen Ressourcen mehren können: Geld können Sie sich beschaffen, Mitarbeiter können Sie anstellen. Zeit aber können Sie nicht vermehren. Sie können sie nicht lagern und auch nicht zurückgewinnen, vergangene Zeit bleibt vergangen. Zeit ist immer knapp, wenn Sie Leistung erbringen wollen. Viele erfolgreiche Führungskräfte arbeiten beim Zeitmanagement mit folgenden Schritten:

1. Ermitteln Sie, wohin Ihre Zeit geht.
2. Eliminieren Sie Dinge, die Ihre Zeit verschwenden.
3. Delegieren Sie, was Sie nicht selbst tun müssen.
4. Achten Sie auf die wirksame und effiziente Nutzung der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit.
5. Bündeln Sie Ihre verfügbare Zeit, um an Schlüsselaufgaben zu arbeiten.

1. Ermitteln Sie, wohin Ihre Zeit geht

Es gibt nur einen Weg, herauszufinden, wofür Sie Ihre Zeit verwenden: Schreiben Sie alle Ihre Tätigkeiten akribisch genau über vier Wochen am Stück auf.

Achten Sie darauf, dass Sie diese Aufzeichnungen jeder Aktivität kontinuierlich über den gesamten Tag hinweg führen und nicht erst am Abend nachtragen; lassen Sie sich gegebenenfalls von einem Assistenten unterstützen. Durch diese ganz exakten, minutengenauen Aufzeichnungen aller Details können Sie herausfinden, wo Ihre Zeit wirklich bleibt. Am Ende dieser vier Wochen überdenken und überarbeiten Sie die Verwendung Ihrer Zeit. Sie werden über die Ergebnisse oft erstaunt sein.¹²⁴

2. Eliminieren Sie Dinge, die Ihre Zeit verschwenden

Suchen Sie das im ersten Schritt erstellte Logbuch nach Dingen ab, die überhaupt nicht getan werden müssten, also einfach nur Ihre Zeit verschwenden. Stellen Sie sich dazu bei allen Aktivitäten die Leitfrage: „Was würde passieren, wenn das überhaupt nicht getan würde?“ Wenn Sie zur Antwort gelangen, dass nichts geschehen würde, streichen Sie diese Tätigkeit in Zukunft.

3. Delegieren Sie, was Sie nicht selbst tun müssen

Wie jede Führungskraft werden auch Sie bei der Analyse Ihres Logbuchs erkennen, dass es einfach nicht genug Zeit gibt, um all die Dinge zu tun, die Sie für wichtig halten – von den Dingen, die Sie gerne tun möchten, ganz zu schweigen. Delegieren Sie alles, was ein anderer tun kann, nur so können Sie an den wichtigen Dingen arbeiten.

Die meisten Menschen tauschen Zeit gegen Geld, machen Sie es genau umgekehrt und tauschen Sie Geld gegen Zeit. Wenn Sie es klug anstellen, werden Sie am Ende mehr von beidem haben. Genauso machen es nämlich sehr wohlhabende Menschen. Wenn Sie glauben, dass Sie sich das nicht leisten können, fangen Sie nur ganz klein an. Sie werden sehen, es lohnt sich, wenn Sie die gewonnene Zeit klug investieren. Vor allem ändert sich auch Ihr Denken, Sie suchen nach Chancen, Ihre Fähigkeiten produktiver einzusetzen.

4. Achten Sie auf die wirksame und effiziente Nutzung der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit

Die verwendete Zeit besser zu nutzen ist ein ganz wesentlicher Schlüssel. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, ständig Ihre Arbeitsmethodik weiter zu verbessern. Das ist keineswegs ein Thema nur für jüngere Führungskräfte. Wenn Sie Top-Performer beobachten, werden Sie erkennen, dass sie in diesem Bereich höchste Ansprüche an sich stellen und sich immer weiter perfektionieren. Bei vielen Spitzenkräften erkennen Sie dieses Verhalten, fast möchte man sagen, diese Leidenschaft besser zu werden, bis ins höchste Alter.

Nutzen Sie Literatur zum Thema oder schauen Sie sich Bewährtes von anderen Managern ab; Sie brauchen das Rad nicht neu zu erfinden, schaffen Sie lieber Ihre ganz persönliche Arbeitsmethodik. Lassen Sie sich nicht erzählen, es gäbe eine ideale Arbeitsmethodik für alle; wer das behauptet, hat schlicht keine Ahnung. Keine zwei Menschen arbeiten gleich!

Prüfen Sie bei diesem Schritt auch, welchen Beitrag Sie zu besseren Abläufen in Ihrer Organisation leisten können, und verlangen Sie von Ihren Mitarbeitern Professionalität bei der Nutzung der verfügbaren Zeit. Professionelles Sitzungsmanagement, Verwendung von Routinen, Standardabläufen und Checklisten, durchdachte Informationsflüsse sowie Zuordnung von Verantwortlichkeiten sind nur ganz wenige Beispiele dafür. Prüfen Sie auch, wie Sie selbst die Zeit Ihrer Kollegen, Mitarbeiter und Chefs verwenden. Fragen Sie Ihre Kollegen ab und an: „Was tue ich, das Ihre Zeit vergeudet, ohne dass es zu Ihren Ergebnissen beiträgt?“

Für die Arbeit mit Ihrem Chef gehen Sie von der Grundprämisse aus, dass eine Minute bei Ihrem Chef zehn Minuten Vorbereitungszeit von Ihrer Seite verlangt. Wenn Sie Chef sind, verlangen Sie dies von Ihren Mitarbeitern. Wenn Sie das nicht kennen, mag es für Sie ungewöhnlich klingen. Die wirklichen Profis der Topführungskräfte arbeiten so, weil sie wissen, wie kostbar ihre Zeit ist. Sie werden nicht glauben, wie schnell Sie besser und produktiver werden, wenn Sie sich als Mitarbeiter so vorbereiten respektive als Chef so Ihre Zeit für wirklich Wesentliches nutzen können.

5. Bündeln Sie Ihre verfügbare Zeit, um an Schlüsselaufgaben zu arbeiten

Wenn Sie wirksam sein wollen, müssen Sie sich möglichst große Blöcke zusammenhängender Zeit einrichten. In diesen Zeiten arbeiten Sie dann konzentriert und ohne Unterbrechung an Ihren Schlüsselaufgaben. Bündeln Sie also die Zeit, die aus Ihren Aufzeichnungen als verfügbar und kontrollierbar hervorgeht, zu großen zusammenhängenden Zeiteinheiten. Wie Sie dabei vorgehen, wenn Sie Ihre verfügbare Zeit bündeln, ist nicht so wichtig – wichtig ist, dass Sie Ihre Zeit bündeln. Ob Sie dann einen oder mehrere Tage zu Hause arbeiten, Sitzungen auf zwei Tage in der Woche konzentrieren oder vormittags regelmäßig Zeit reservieren, ist nachrangig.

Nehmen Sie zusätzlich immer wieder auch eine langfristige Perspektive ein und legen Sie wichtige Eckwerte zwei bis drei Jahre im Voraus fest, dann können Sie selbst bei großer zeitlicher Beanspruchung grundlegende Änderungen vornehmen. Kurzfristig haben die meisten stark geforderten Manager keinen nennenswerten Einfluss mehr auf ihren Kalender.

Den Umgang mit der Zeit können Sie lernen, indem Sie konstant üben und sich immer wieder um eine weise Verwendung Ihre Zeit bemühen. Betrachten Sie es spielerisch: „Übung macht den Meister!“