4. Il tempo vola? Fermalo e riempilo

"Andò perso un chiodo e, quindi, si perse un ferro. Perso il ferro, si perse il cavallo. Perso il cavallo, il messaggero non portò gli ordini. Persi gli ordini, si perse la battaglia e si perse il regno".

Questa antica descrizione di una sequenza fatale di eventi suggerisce che le battaglie si vincono e i regni si conservano, se si sta attenti ai dettagli. Non è proprio così. Se perdi troppo tempo con i dettagli, perdi di vista le questioni importanti, con effetti disastrosi. Immagina un generale che passi ore a controllare i ferri sugli zoccoli dei cavalli e poi rifletta poco sul testo dei messaggi che manda. Se arriva - anche se tempestivamente - un messaggio poco chiaro, le conseguenze sono pessime.

Chi si perde nei dettagli, rimanda decisioni e azioni a domani (e(as, in latino), diventa un procrastinatore. È in ritardo sulle tabelle di marcia. Se è un manager, la sua gestione non è per obiettivi, ma per catastrofi. Cerca di mettere una pezza a una situazione critica dopo l'altra e non ci riesce mai del tutto. Si rende conto dei ritardi che si accumulano: diventa frenetico e alla fine non rispetta le deadline: ore o date finali improrogabili.

Chi prende il vizio di procrastinare, danneggia se stesso, vive male, ha fama di inaffidabile, vanifica le sue abilità, anche se sono notevoli. Certi professionisti di grande cultura, di ottimo carattere, capaci di lavorare in modo irreprensibile, si dannano perché arrivano sempre un po' troppo tardi.

Un proverbio inglese dice "A stitch in time saves nine", un punto (di rammendo) dato in tempo ne risparmia nove.

Non ci sono regole semplici per non cadere in questa cattiva abitudine. Ci vuole un trattamento di igiene mentale, e quelli efficaci sono rari e lenti. In breve possiamo dire: evita le fisime! Meglio un documento che arriva subito, anche con errori d'ortografia, che uno perfetto che arriva tre giorni dopo. Poi: non soggiacere a riti, ma, come dirò più oltre, prendere certe abitudini semplici ti può instradare a diventare operativo facendoti risparmiare tempo ed esitazioni.

Non c'è ragione di rimandare una telefonata importante a dopo aver letto la posta o preso il caffè. È ovvio che bisogna farsi - e utilizzare - uno scadenzario. Oggi puoi realizzarlo sul tuo personal computer. Lo programmi per richiamare la tua attenzione con segnali sonori e grafici su compiti che devi svolgere nell'ora o nel giorno seguente. Se non hai la pazienza di imparare come ottenere questo servizio dal PC, non è grave. Lo stesso risultato puoi raggiungerlo con una buona agenda da tavolo, su cui elenchi nei giorni e nelle ore opportuni le cose da fare o da controllare.

Io metto davanti a ogni nota un quadratino che annerisco appena la cosa è fatta. La pagina della mia agenda di oggi contiene queste note:

# fare bonifico di euro 1180 a Lertora # leggere e-mail di Merijn # mandare e-mail di commento a Merijn entro le 15

...e così via.

Ma se con il procrastinatore hai rapporti di lavoro, dipendi da lui per ottenere informazioni (magari relative ai dettagli di un servizio che devi rendergli) o per ricevere la parte di sua competenza di un lavoro che fate insieme; se non controlli che gli altri facciano davvero, e in tempo, quello che ti hanno promesso, probabilmente ti accorgerai troppo tardi delle loro negligenze. Perciò costruisci anche uno scadenzario di quel che gli altri devono fare per te.

Molti procrastinatori sono finti. Non rimandano per negligenza, ma perché hanno convenienza a ritardare. Il caso più ovvio è quello dei pagamenti. È attribuito ai genovesi il detto "A pagare ed a morire c'è sempre tempo". È classica la scusa: "Le ho mandato un assegno. Non lo avrà ricevuto per un ritardo delle Poste", anche se è sempre meno utilizzabile dato che si diffondono i bonifici via Internet. Le aziende amministrate bene aggiornano il conto clienti, in cui elencano le fatture emesse e non pagate. È una tabella.

Nella prima colonna elenchi i crediti dell'ultimo mese e nelle successive quelli più antichi: due, tre, quattro mesi e oltre. Se un cliente non paga da un anno e più, forse non intende pagare più o ritiene che il prodotto o servizio ricevuto era tanto difettoso da non meritare corrispettivo. È necessario chiarire le cose.

Se di un bene che stai spendendo te ne resta poco, diventi avaro. Non è vero solo per i soldi. È vero anche per il tempo.

Ai vecchi resta poco tempo. Non sanno quanto, ma diventano spilorci: badano a non sprecare le ore. Sebbene abbiano avuto anni per prepararsi, alcuni di loro si angosciano e si lamentano delle loro pene. I più colpiti sono ovviamente i procrastinatori. Descrivono notti insonni o disastrate da sogni opprimenti. Stanno male. Anche certi lavoratori alla fine dei periodi di vacanza stanno male. Considerano i giorni di ferie talmente più gradevoli di quelli di lavoro che soffrono quando ne restano pochi. Alcuni li rovinano con i loro rimpianti anticipati. È come se uccidessero le ore migliori.

Come si fa ad evitare gli spiacevoli frangenti di fine ferie?

Certi psicologi ne attribuiscono le cause allo stress: tensione, affaticamento, nervosismo. Da quando il neuroendocrinologo Hans Selye introdusse il termine, la psichiatria ha studiato sintomi e rimedi di questa sindrome di adattamento alle sollecitazioni esterne. La parola si usa anche in modo colloquiale per giustificare il proprio scarso rendimento sul lavoro o le inadeguatezze nel fornire prestazioni promesse.

Su come non rovinare le code delle ferie, gli psicologi danno consigli talora sensati, talaltra improvvisati e inefficaci.

Fra i primi c'è il suggerimento di dedicare un tempo sufficiente al sonno e di dormire rilassati e senza incubi.

Però non proprio tutti riescono a organizzare il proprio sonno a comando. Taluno suggerisce che il sonno si può evocare respirando profondamente. In questo modo si migliorerebbe l'efficienza dei circùiti neuronali attraverso i quali stimoli intensi possono menomare la nostra resilienza fisica e mentale. Qualcun altro propone di ricorrere alla meditazione nei modi insegnati da certi maestri indiani, fino a raggiungere stati di crescente consapevolezza. Non credo che queste vie conducano a rapporti più sani e soddisfacenti col tempo che passa.

Ho lavorato nell'industria a pianificare tempi e metodi, e insegnavo a progettisti e tecnici come usare al meglio i tempi di lavoro. Già che c'ero, ho imparato anche a gestire il tempo mio. Raccolgo e imparo dati e teorie su come è fatto il mondo e su come sta cambiando: da un paio di secoli si evolve sempre più velocemente. Gli scienziati hanno raggiunto livelli di conoscenza e di analisi tanto alti e complicati che per capirne almeno un po' ci vogliono anni di studio. Però molti fenomeni interessanti sono stati descritti e misurati, ma non spiegati. Se si vanno a guardare i dati pubblicati (e disponibili in Rete) e ci si ragiona sopra, talora si scopre qualcosa che nessuno ancora sa.

Quando racconto queste mie attività, qualcuno obietta: "Sarà bello, ma non è un hobby per tutti. Tu hai una formazione scientifica. Io no".

Non è proprio così. Ho una laurea in ingegneria presa 64 anni fa, ma da allora ho tenuto gli occhi aperti e ho imparato diverse cose. È più di un hobby. Se impari a costruire oggetti anche gradevoli da vedere o usare oppure a fare lavori elettrici o meccanici, dopo un po' ti annoi. Invece se ti ricordi almeno un po' di algebra, prova a ragionare sull'economia, l'industria, l'agricoltura, la letteratura, la ricerca, la scienza. Sono argomenti di cui radio, TV e giornali parlano poco e male. Studia qualche testo elementare e poi guarda i numeri. Lo sai bene: su Internet trovi tutto. Ragionaci sopra.

Vedrai che i discorsi astratti che non riesci a capire sui giornali o alla radio diventeranno chiari - oppure ti accorgerai che molti di essi sono inutili. Il mondo ti comincia ad apparire diverso: non dico scontato e prevedibile, ma più trasparente, quasi comprensibile.

Gli hobby fatti di attività semplici, come dicevo, sono cose da ragazzi. Il super-hobby da adulti (e anche da anziani) che descrivo non ti potrà mai annoiare. Infatti l'universo delle cose da scoprire, da capire, da seguire man mano che se ne trovano e se ne inventano di nuove, è senza fine.

Se riesci a cascarci dentro, non hai più problemi su come riempire i tuoi giorni e le tue ore.

Non è necessario occuparsi di scienza, socioeconomia o tecnologia. Puoi anche dedicarti alle letterature di varie epoche e nazioni, alle storie politiche e civili, o a quelle che raccontano le follie che gli uomini hanno inventato, disseminato od imposto. Il tempo non ti vola più via fra le mani; anzi, non ti basta mai se ti dedichi a guardare bene dentro il mondo. Ce n'è tanto, e basta per tutti.