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Die
Kommandozentrale: Der
Schreibtisch
In
diesem Kapitel
Klar Tisch auf Ihrem Schreibtisch
Die Welt wird von Schreibtischen aus regiert. Ich möchte die Arbeit der Bauern, Verkäufer und Handwerker nicht herabsetzen, aber irgendwann geht jedes Produkt in Papierform über irgendeinen Schreibtisch. Und in Anbetracht der Schreibtische, die ich in meinem Berufsalltag schon gesehen habe, ist die Tatsache, dass unsere Wirtschaft noch funktioniert, ein kleines Wunder.
Der Schreibtisch ist das Arbeitszentrum. Maximieren Sie Ihr Potenzial, indem Sie alles an seinen Platz schaffen. Ihr Schreibtisch wird Sie zu höchsten Leistungen anspornen, Ihren Tagesablauf vereinfachen und Sie erfolgreich machen. Und weniger wollen Sie schließlich nicht.
Was Ihr Schreibtisch der Welt sagtMan sagt, der erste Eindruck entsteht in den ersten sechs Sekunden. Ihr Schreibtisch schafft das noch schneller. Oder was glauben Sie, wenn Sie jemanden inmitten von Papierstapeln, Kram und Zubehör sitzen sehen? Kommen Ihnen die Worte kompetent, leistungsfähig und professionell in den Sinn? Wahrscheinlich nicht. Ihr Schreibtisch sendet ein eindeutiges Signal an Ihre Kollegen, Klienten, Mitarbeiter und Chefs – und Unordnung ist das falsche Signal.Was noch wichtiger ist: Der Zustand Ihres Schreibtischs beeinflusst Sie. Fühlen Sie sich manchmal so müde, wenn Sie eine Akte in Ihren Stapeln nicht finden können, die wichtige Nachricht eines Kunden plötzlich vom Anrufbeantworter verschwunden ist oder Ihre Kreativität wegen des völlig zugemüllten Platzes nicht in die Gänge kommt?Sie haben in der Hand, was Ihr Schreibtisch Ihnen und der Welt sagt. Bringen Sie ihn dazu, »Erfolg« zu sagen.
Am Schreibtisch wird
gearbeitet
Ob Sie über einen riesigen Massivholz-Schreibtisch blicken oder mit einem alten Küchentisch vorliebnehmen müssen: Ein Schreibtisch ist zum Arbeiten da.
In der Hektik des Tages kann man leicht vergessen, wofür ein Schreibtisch gut ist. Ich hatte Klienten, die aus ihrem Schreibtisch eine Mischung aus Museum, Esstisch, Bücherregal und Aktenschrank machten. Kein Wunder, dass sie mich konsultierten.
Dieses Kapitel handelt von der Wiederherstellung des eigentlichen Zwecks Ihres wichtigsten Möbelstücks im Büro. Bevor Sie es angehen, lesen Sie auch das vorangehende Kapitel über den richtigen Grundriss in Ihrem Büro. Und dann machen Sie sich an die Feinarbeit.
Den Schreibtisch
aufräumen
Beim Lösen unzähliger Schreibtisch-Katastrophen habe ich ein System entwickelt, das den Tisch ordentlich und mit allen wichtigen Dingen in Reichweite zurücklässt. Probieren Sie es aus und sehen Sie dabei zu, wie Ihnen die Arbeit leichter von der Hand geht und Ihr Ruf sich verbessert. Machen Sie Klar Tisch auf Ihrem Schreibtisch (Kapitel 3):
Ablenkungen reduzieren: Räumen Sie alles von Ihrem Schreibtisch, was Ihren Blick auf sich zieht und Menschen dazu verführt, bei Ihnen länger stehen zu bleiben, wie Fotos, Krimskrams, Süßigkeiten oder Plätzchen. Bewahren Sie Ihre Naschereien in Ihrem Schreibtisch auf – das führt auch Sie nicht so häufig in Versuchung. Entfernen Sie den ganzen Schnickschnack und warten Sie ein, zwei Tage. Was fehlt Ihnen wirklich? Suchen Sie sich ein paar Stücke aus und werfen Sie den Rest weg oder verschenken Sie ihn. Die Fotos kommen entweder an die Wand oder auf ein Regal, das nicht in Ihrem direkten Blickfeld steht. Gehen Sie über Ihre Stapel mit der »Jetzt-sofort-Regel«: Wenn Sie die Unterlagen nicht jetzt brauchen: einfach wegräumen!
Und nun zum Ablenkungsfaktor Post: Notfälle kommen per Telefon, Fax oder Kurier, was mit normaler Post kommt, kann warten. Halten Sie sich Post vom Leib, indem Sie zwei Fächer für den Posteingang und -ausgang außerhalb Ihres Zimmers oder in der Nähe des Eingangs anbringen (Abbildung 10.1).
Abbildung 10.1: Zwei Fächer für den Posteingang und -ausgang sollten möglichst weit von Ihrem Arbeitsplatz entfernt angebracht sein.Wenn Sie einen Computer auf Ihrem Schreibtisch stehen haben und ihn weniger als 50 Prozent des Tages nutzen, platzieren Sie ihn auch auf der Seite Ihrer Schreibhand. Vielleicht hat Ihr Bildschirm auf einem kleinen Podest Platz oder ist ein Flachbildschirm mit Fuß – das lässt Platz auf dem Tisch frei. Wenn Sie mehr als die Hälfte des Tages am Rechner sitzen, möchten Sie ihn wahrscheinlich in der Mitte des Schreibtischs positionieren.
Lernexperten raten dazu, alle Sinne zu benutzen. Wenn Sie es mit einem Kalender auf dem Tisch noch immer nicht schaffen, Ihre Termine einzuhalten, kaufen Sie sich einen Wecker, bei dem man mehrere Alarme auf einmal einstellen kann. Auch den Rechner oder ein Handy kann man entsprechend programmieren.
Um Ihnen Klar Tisch auf Ihrem Schreibtisch und die Entscheidung, was bleiben darf, zu erleichtern, habe ich eine Tabelle angefertigt. Alles, was Sie mehrmals am Tag brauchen, muss auf dem Schreibtisch liegen. Was Sie einmal am Tag brauchen, ist eine Platzfrage, und was Sie weniger oft als jeden Tag brauchen, wird sofort entfernt.
Tabelle 10.1: Entscheidungshilfen für Ihren Schreibtisch
Wenn Ihre Schubladen so überfüllt sind, dass nichts von dem, was Sie gerade vom Schreibtisch werfen, hineinpasst, legen Sie es erst einmal beiseite und lesen weiter.
Auch wenn Sie Ihren Anrufbeantworter mehrmals am Tag brauchen, muss er nicht in unmittelbarer Reichweite stehen. Mit Hilfe einer erhöhten Ablage für Ihr Telefon gewinnen Sie Platz für den Anrufbeantworter darunter (Abbildung 10.2). Aber vielleicht stellt sich Ihnen das Problem gar nicht, weil der Anrufbeantworter in das Telefon integriert ist.
Abbildung
10.2: Nutzen Sie den
Platz doppelt, indem Sie den Anrufbeantworter unter das Telefon
stellen.
Und jetzt werfen Sie einen Blick auf Abbildung 10.3, um einen Schreibtisch, auf dem »Klar Tisch« gemacht wurde, zu begutachten.
Abbildung
10.3: Hier wurde »Klar
Tisch« gemacht!
Zubehör
ausmisten
Manche Menschen sind in Bezug auf ihr Schreibtisch-Zubehör etwas seltsam. Gut verdienende Manager werden da zu Bleistift-Sammlern. Allerdings ist Ihr Tisch kein Zubehör-Lager – also fangen Sie an, indem Sie alle doppelten Dinge ausmisten und in den Schrank räumen. Fertig? Sehr schön! Und jetzt wandert das Folgende in den Müll:
Und schließlich überprüfen Sie, ob Sie das richtige Zubehör besitzen. Leihen Sie sich immer die gleiche Sache von einem Kollegen? Besorgen Sie sich dieses Ding selbst. Liegt ein Block, ein blauer Marker oder eine Schachtel Aktenklammern seit Monaten bei Ihnen in der Schublade, ohne dass Sie davon Gebrauch machen? Geben Sie diese Dinge jemand anderem. In Tabelle 10.2 finden Sie ein paar interessante Hinweise zu nützlichem und in meinen Augen weniger nützlichem Zubehör.
Tabelle 10.2: Geheimnisse guten Bürozubehörs
Besorgen Sie sich Nachschub, kurz bevor das alte Zubehör zu Ende ist: beim Einlegen der letzten Klammern in den Hefter, beim Einführen der letzten Bleistiftmine oder wenn Sie den Boden der Büroklammer-Schachtel sehen können.
Ihre Schubladen zu Arbeitszentren
machen
Jetzt, da Sie wissen, was Sie dringend brauchen, aber nichts auf Ihrem Schreibtisch verloren hat, stellt sich die nächste Frage: Wohin damit? Ganz einfach: in Ihre Schreibtisch- oder Rollcontainer-Schubladen.
Hoffentlich haben Sie zwei bis vier kleine Schubladen in Ihrem Schreibtisch und zwei Schubladen in Ihrem Schrank. Nicht? Könnten Sie auch einen anderen Schreibtisch bekommen? Wünschen oder kaufen Sie sich einen mit vielen, vielen Schubladen.
Gruppieren Sie ähnliche Dinge zusammen: Hefter und Locher, Briefzubehör usw. Dann räumen Sie die Sachen so in die Schubladen, dass die häufig gebrauchten Dinge in Ihrer Nähe sind, beispielsweise in der obersten Schublade. Verwenden Sie Teiler, damit alles an seinem Platz bleibt. Haben Sie keine Schreibtisch-Schubladen und können sich auch keinen anderen Schreibtisch wünschen, greifen Sie auf eine der folgenden Möglichkeiten zurück:
Abbildung
10.4: Ein
Rollcontainer, um fehlende Schubladen in Ihrem Schreibtisch zu
ersetzen
Und jetzt verwandeln Sie jede Ihrer Schubladen in ein Arbeitszentrum:
Passen Sie die Verteilung der Schubladen Ihren Bedürfnissen an: Brauchen Sie öfter einen Bogen Papier als eine Briefmarke? Dann kommen die Papierwaren weiter nach oben.
Den Inhalt
verstauen
Wenn Sie sich sicher sind, was in welche Schublade gehört, ist es an der Zeit, diese Dinge ordentlich in den einzelnen Schubladen zu verstauen. Dafür gibt es:
Stabile Pappboxen und -deckel funktionieren ebenfalls gut als Teiler. Nehmen Sie beispielsweise den Deckel Ihres Visitenkartenkartons, um Gummiringe zusammenzuhalten.
Sortieren Sie auch innerhalb der Schubladen nach Typ in die einzelnen Abteilungen und Boxen. Sehen Sie sich das Ergebnis an: kein Gummiring-Stau mehr auf dem Weg zu Ihrem Marker!
Persönliche
Habseligkeiten
Sicher, Sie sind ein Mensch und das bringt mit sich, dass Sie ein paar persönliche Dinge an Ihrem Arbeitsplatz brauchen. Damit meine ich nicht eine Schuhsammlung in der Größe, wie sie Imelda Marcos besitzt (beeindruckend, glauben Sie mir, ich habe sie gesehen), oder ein komplettes Make-up- und Maniküren-Set. Ich empfehle, dass Sie Folgendes bei der Hand haben:
Verstauen Sie mitgebrachte Taschen oder Rucksäcke unter dem Schreibtisch, aber so weit von Ihren Füßen entfernt, dass Sie nicht dagegen treten.
Der
Computer-Arbeitsplatz
Wenn Sie einen eigenen Arbeitsplatz für Ihren Computer haben, halten Sie den Bereich ausschließlich für Computerzubehör frei und lassen Sie alles andere auf Ihrem Schreibtisch. Brauchen Sie etwas an beiden Arbeitsplätzen, verstauen Sie auch das Computerzubehör auf Ihrem Schreibtisch, in den Schubladen oder Schränken beim Schreibtisch – natürlich sortiert und ordentlich verräumt.
Sind Sie im Begriff, sich einen Tisch für Ihren Computer zu kaufen? Dann messen Sie alle Teile aus – Monitor, Rechner, Lautsprecher, Drucker, Scanner usw. – und achten beim Kauf auf:
Das Computer-Zubehör
sortieren
Ein Durcheinander auf Ihrem Computer-Arbeitsplatz kann ein solches Durcheinander in Ihrem Kopf verursachen, dass keine künstliche Intelligenz der Welt wieder Ordnung hineinbringen kann. Arbeiten Sie mit den vertrauten Organisationsprinzipien, um alles an seinen Platz zu bekommen und das ganze Potenzial der neuen Technologien ausschöpfen zu können.
Medien
Wenn Sie an chronischer CD-Unordnung leiden, ist Alles an seinem Platz aus Kapitel 3 genau das richtige Programm für Sie. Anstatt sich täglich durch CDs und DVDs zu wühlen, um etwas zu finden, schaffen Sie von Anfang an ein System, das Ihre Medien jetzt und ein für alle Mal organisiert. Sie sparen nicht nur Zeit, sondern auch Nerven.
Und so geht’s:
Manche Medien sollten nicht in der Nähe von elektromagnetischen Feldern aufbewahrt werden. Achten Sie dann darauf, dass sie nicht neben den Lautsprechern, dem Monitor, dem Handy oder magnetischen Büroklammer-Haltern liegen.
Nachschlagewerke
An Ihrem Computer-Arbeitsplatz sollte ein Regal für Nachschlagewerke vorgesehen sein. Sie werden Fachliteratur, Begleitbroschüren, Gebrauchsanweisungen, Computerbücher und Für Dummies-Bücher mit Programmbeschreibungen brauchen. Sie haben kein Regal? Dann reservieren Sie ein Fach in Ihrem Bücherregal, das hoffentlich nicht zu weit weg steht.
Wenn Sie zu einer Hardware mehr als eine Begleitbroschüre bzw. Gebrauchsanweisung haben, stecken Sie diese zusammen in eine zuzippbare Plastiktüte. In die Tüte für Ihren Drucker kommt auch eine leere Patronenschachtel, damit Sie die richtige nachkaufen.
Blatthalter
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, ein Blatt Papier im Blick zu haben, während Sie an Ihrem Rechner sitzen: Entweder Sie wenden Ihren Blick immer wieder auf ein liegendes Papier und dann zurück zum Monitor oder Sie vereinfachen sich die Sache mit einem Blatthalter, der am Bildschirm angebraucht werden kann (Abbildung 10.5).
Sehen Sie, was ich sehe? Ihre Schreibtisch-Platte? Ob Sie diesen Blick schon lange nicht mehr genießen konnten oder ob er nur vorübergehend verschollen war, jetzt wissen Sie, wie Sie Ihren Schreibtisch jederzeit ordentlich halten können. Ihr Tisch wurde zu einem Arbeitsplatz. Alles bei der Hand zu haben bedeutet bessere Ergebnisse mit weniger Aufwand. Das nenne ich einen Gewinner-Tisch!