Wert: Wenn Sie ein beliebiges Papier in der Hand halten, stellen Sie sich folgende Frage: »Brauche ich es wirklich für meine Arbeit, mein Leben oder mein Zuhause?« Oft lautet die Antwort: »Na ja, wenn jemand mir das gegeben oder geschickt hat, wenn ich das nachgeschlagen und selbst geschrieben habe, dann muss es doch wichtig sein.« Ist es das wirklich?

Behalten Sie: Ein eingehendes Fax, Notizen einer Besprechung, an der Sie teilgenommen haben.

 

Werfen Sie weg: Deckblatt eines eingehendes Fax (nachdem Sie den neuen Kontakt notiert oder in Ihr System eingegeben haben), Gutschein für ein Produkt, das Sie nie benutzen.

  Test: Brauche ich das wirklich? Das ist die große Frage – noch einmal. Egal, wie wichtig eine Information im Augenblick ist, es kommt darauf an, ob sie noch einmal gebraucht wird.

Behalten Sie: Den Rundbrief zu einem neuen System oder Ablauf, das Handout zu einer Rede, die Sie noch einmal halten werden.

 

Werfen Sie weg: Einen faszinierenden Artikel über eine aktuelle politische Diskussion (lesen Sie ihn jetzt oder morgen die neuesten Nachrichten darüber), Urlaubsinformationen über einen Ort, den Sie besucht haben (beim nächsten Mal wird sich einiges geändert haben), das Programm einer Konferenz, die Sie besucht haben.

  Anderer Ort: Fragen Sie sich: Kann ich diese Information ohne Probleme an einem anderen Ort finden? Kann Ihre Ablage mit den Inhalten des Internets ergänzt werden? Oder mit dem ausgezeichneten Bibliothekssystem, das Ihnen so gut wie jedes Buch in spätestens ein paar Tagen liefert? Oder mit dem Archiv des Unternehmens, den Unterlagen Ihrer Kollegen, den vielen Quellen, die nur einen Telefonanruf entfernt sind? Informationen, zu denen Sie leicht an einem Ort Zugriff haben, verschwenden Platz und sollten ausgemistet werden.

 

Behalten Sie: Die einzige deutsche Gebrauchsanweisung von Ihrer Telefonanlage, die Sie je gesehen haben, ein tolles Empfehlungsschreiben.

 

Werfen Sie weg: Den Durchschlag eines Berichts, wenn er nur am Rande mit Ihrer Arbeit zu tun hat, alles, was im Internet oder der Bücherei leicht nachzusehen ist, die Unterlagen zu einem Projekt, das Sie an einen Kollegen weitergegeben haben.

 

Die Schlüsselworte bei dieser Frage sind ohne Probleme: Wenn Sie die Information in Zukunft brauchen und sie schwer an einem anderen Ort zu beschaffen ist, behalten Sie sie. Dafür sind Akten und Ordner da.

 

  Verlust: Könnte irgendetwas passieren, wenn diese Sache/Information zerstört würde? Stellen Sie sich das Schlimmste vor. Wäre alles verloren, wenn diese Unterlage oder dieses Stück Papier nicht länger in Ihrem Besitz wäre? Die Antwort lautet vermutlich »ja«. Überlegen Sie, ob es nur um die Information oder um die Unterlage selbst geht. Müssen Sie sie womöglich aus gesetzlichen Gründen behalten? Dann sehen Sie genau nach, wie lange (dazu gleich mehr).

 

Behalten Sie: Ein einfaches, gutes Familienrezept, das alle mögen, Zeugnisse, die Sie noch brauchen.

 

Werfen Sie weg: Ein Rezept, das Sie seit einem Jahr nicht ausprobiert haben, Dankeskarten (der Dank verschwindet nicht, wenn Sie die Karte wegwerfen), alte Kataloge und solche, die Sie nie bestellt haben.

  Teilweise: Brauche ich die ganze Sache? Ihre Unterlagen werden ganz schnell schrumpfen, wenn Sie nur den Teil behalten, den Sie wirklich brauchen. Wichtig sind nur relevante Teile langer Berichte und nur die interessanten Zusammenfassungen von Artikeln.

 

Behalten Sie: Einzelne Zeitungs- und Zeitschriftenartikel, relevante, neue Teile von Firmeninformationen.

Werfen Sie weg: Den Rest der Zeitschrift, Firmeninformationen, in denen sich nichts geändert hat, die meisten Deckblätter.

1.    Erkundigen Sie sich nach den Aufbewahrungsfristen für Ihre Unterlagen. In Deutschland gelten unterschiedliche Fristen für verschiedene Dokumenttypen und die einzelnen Branchen. Beispielsweise muss man Geschäftspapiere und Unterlagen steuerlicher Bedeutung sechs Jahre, Bilanzen und Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Besorgen Sie sich am besten ein Verzeichnis für Ihre Bedürfnisse, zum Beispiel von der IHK, und bewahren Sie es gleich bei Ihren Akten auf.

2.    Fangen Sie ganz vorne in Ihrem ersten Aktenschrank oder beim ersten Ordner an. Nehmen Sie sich eine Akte oder einen Ordner heraus und lassen Sie ihn den »Her damit oder weg damit?«-Prozess durchlaufen. Vergessen Sie dabei nicht, wie lange Sie die Unterlagen aufheben müssen (Punkt 1). Werfen Sie alles weg, was den Test nicht besteht.

3.    Hören Sie auf, wenn es reicht. Wird die Zeit oder die Energie knapp, greifen Sie sich ein farbiges Stück Papier und stecken Sie es hinter den letzten ausgemisteten Ordner oder die letzte durchgesehene Akte. Jetzt wissen Sie sicher, wo Sie das nächste Mal anfangen müssen – was hoffentlich bald ist.

  Kleben Sie ein Etikett auf den Rücken. Es gibt selbstklebende Etiketten, die bedruckt werden können, und es gibt Ordner mit einer zusätzlichen Plastikschicht auf dem Rücken, in die ein Pappetikett eingesteckt werden kann. Ändern Sie den Zweck des Ordners irgendwann, ist Letzteres sehr praktisch.

  Verwenden Sie Zwischenblätter bzw. Register in verschiedenen Farben, die größer sind als das Papierformat der Unterlagen, oder zumindest Reiter haben. Mehr zum Thema Farben und Klassifizierung gibt’s weiter hinten.

  Klarsichthüllen schützen oft verwendete Unterlagen. Einsteckhüllen bieten Platz für Broschüren und Visitenkarten, sollten aber nicht überfüllt werden.

  Plastiktaschen auf den Innenseiten der Deckel sind geeignet für Dinge, die Sie oft brauchen und die ein ungewöhnliches Format haben, beispielsweise die Kurzanleitung zu einem Programm oder ein Katalog.

  Verwenden Sie einen Locher mit Anschlagschiene, damit die Löcher immer an der gleichen Stelle sind.

  Aktenschublade in Schreibtisch oder Schrank. Wenn Ihre Schubladen nicht schon damit ausgestattet sind, können Sie Einsätze für Hängeregistraturen kaufen. Arbeiten Sie hautsächlich mit Hängeregistraturen, lohnt sich die Anschaffung einiger spezieller Aktenschränke.

  Hängekorb oder -box. Körbe und Boxen für Hängeregistraturen sind offen oder geschlossen, durchsichtig oder farbig und meist stapelbar. Sie sind eine schöne Lösung für einen kleinen Platzbedarf wie Ihre private Ablage zu Hause. Denken Sie daran, dass in offenen Gegenständen jeder Art der Inhalt schnell verstaubt.

  Box aus Karton. Spezielle Kartonboxen sind eine preisgünstige Möglichkeit, inaktive Hängeregistraturen zu verstauen. Für den täglichen Gebrauch sind sie zu unstabil.

  Ordnungsmappen bestehen aus Karton oder Plastik und haben zirka fünf bis zwanzig Fächer. Sie sind häufig mit einer Registratur oder verschiedenfarbigen Reitern ausgestattet. Manche kann man mit einem Gummiband über die gesamte Höhe oder zwei Gummibändern in den Ecken fest verschließen. Sie sind beispielsweise praktisch, um eine Auswahl an Unterlagen zu einer Besprechung mitzunehmen.

  Angebotsmappen sind aus durchsichtigem, manchmal leicht gefärbtem Kunststoff. Sie sehen repräsentativ aus und haben die Aufgabe, wichtige Angebote und dazu gehörende Unterlagen für Ihre Geschäftspartner aufzubereiten.

  Sammelmappen haben ein Fach und dienen hauptsächlich dazu, Berichte oder Aufsätze unbeschädigt und geschützt von einem Ort zum anderen zu bringen.

  Unterschriftenmappen sind aus gestärktem Karton, damit die darin auf Unterschriften wartenden Dokumente nicht knicken. Sie sind für Verträge oder andere Papiere, die unterschrieben werden müssen.

  Vorordner sind Mappen mit zirka zwanzig Fächern, die sich fächerartig oder flach und versetzt aufklappen lassen. Sie sind praktisch, um Unterlagen vorzusortieren. So haben Sie nicht zwanzig Stapel auf Ihrem Tisch liegen und können Ihre Sortierarbeit kurzzeitig unterbrechen, bevor Sie die Papiere aus den Vorordnern an ihren endgültigen Bestimmungsort befördern.

  Fächermappen sind für die mittelfristige Aufbewahrung geeignet, beispielsweise bis zum Ende eines kurzen Projektes. Eine Fächermappe, ausgestattet mit Reitern für einen besseren Überblick sehen Sie in Abbildung 11.2.

1.    Kategorisieren: Gruppieren Sie Ihre Papiere und Unterlagen nach Thema und benennen Sie jede Kategorie mit einem Substantiv. Wenn Sie mehr als zehn Ordner oder Registraturen innerhalb einer Kategorie haben, schaffen Sie Unterkategorien. Beispielsweise könnten Versicherungsunterlagen in Arbeitsunfähigkeit, Gesundheit, Rente und Unfall unterteilt werden. Ein Autor gruppiert Geschriebenes in Bücher sowie Artikel und Presse in in- und ausländische Rezensionen.

Die Kategorien sind variabel und werden stark voneinander abweichen, je nachdem, welchen Beruf Sie ausüben. Hier ein paar Beispiele:

♦ Geschäftsführer oder Inhaber eines kleinen Unternehmens: zum Beispiel Verwaltung, Kunden, Finanzen, Versicherung, Recht, Marketing, Verkäufe, Lieferanten.

♦ Finanzberater bei einer Bank: zum Beispiel Anleihen, bankintern, Werbung, Privatkundengeschäft, Steuer.

♦ Lehrer: zum Beispiel Lehrpläne, Musteraufgaben, Klassen, Fach A, Fach B ..., Zeugnisse.

♦ Personaler: zum Beispiel Bewerbungen, Mitarbeiter, Anzeigen, Headhunter, Verträge, Schulungen.

 

Trennen Sie strikt zwischen beruflichen und privaten Unterlagen. Persönliche Informationen haben bei der Arbeit nichts verloren und könnten in falsche Hände geraten. Arbeiten Sie zu Hause, hilft ebenfalls eine klare Trennung. Sie werden nicht die Zeugnisse Ihrer Kinder in der Hand halten, wenn Sie nach einer Unterlage für einen Kunden am Telefon suchen, und nicht zwischen Rechnungen nach Ihrem Urlaubsprospekt Ausschau halten.

 

2.    Klassifizieren: Unterlagen können alphabetisch, chronologisch, geografisch, numerisch oder thematisch sortiert werden. Entscheiden Sie sich für eins dieser Systeme je nach Inhalt der Papiere. Das System wird Ihnen helfen, Unterkategorien festzulegen und die Unterlagen zu benennen. In Tabelle 11.2 sehen Sie, wie Sie mit den verschiedenen Klassifizierungen ein System finden können.

Tabelle 11.2 : Ordnung im Schrank mit fünf Klassifizierungen

 

Klassifizierung	System	Geeignet für
Alphabetisch	A, B, C, Aa – Ad usw.	Unterlagen mit Namen von Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten
Chronologisch	Jahre, Monate, Tage	Jahresberichte, Hauptversammlungen, Lieferscheine
Geografisch	Land, Bundesland, Stadt	Verkäufe, Marketing
Numerisch	1 – 100, 101 – 200 usw.	Nummerierte Papiere wie Schecks, Rechnungen
Thematisch	Die wichtigsten Themen kommen in Reichweite.	Alles, was nicht anders einzuordnen ist

 

 

 

Wählen Sie immer Substantive für Ihre Ordner und Akten. Fragen Sie sich nicht, »Wie soll ich das nennen?«, sondern »Unter welchem Namen würde ich es finden?« Es gibt nur eine Regel: Kein Ordner darf »Vermischtes« heißen!

 

3.    Verzeichnis: Haben Sie das Gefühl, alles am richtigen Platz zu haben, aber sich trotzdem nicht auszukennen? Ein Verzeichnis aller abgelegten Unterlagen hilft Ihnen, jede Information schnell zu finden. Erstellen Sie eine Liste Ihrer Ordner und Akten sortiert nach Kategorie, Unterkategorie, Name und Ort in einem Buch, einem Word-Dokument oder einer Datenbank. Das Verzeichnis kommt in Ihre »Unterlagen der Tat« (dazu gleich mehr) und wird beim Ausmisten und Hinzufügen von Unterlagen aktualisiert. Ob Sie nach etwas suchen oder ein Papier ablegen möchten: Sie haben einen zuverlässigen Ort zur Orientierung. Tabelle 11.3 zeigt, wie einfach ein Unterlagen-Verzeichnis sein kann.

  Ordneretiketten: Sie können Etiketten für Ordner in allen möglichen Farben kaufen. Vor allem, wenn die Ordner alle in der gleichen Farbe sind, ist das sinnvoll. Wählen Sie die gleiche Farbe, wie Sie sie für die Hängeordner mit dem gleichen Thema verwendet haben.

  Ordner: Farbige Ordner können zusammen mit oder statt verschiedenfarbigen Ordneretiketten eingesetzt werden. Ein ganzer farbiger Ordner findet sich natürlich schneller als lediglich das farbige Etikett. Es sieht allerdings nicht ganz so harmonisch im Regal aus.

Ein weiterer Vorteil farbiger Ordner besteht darin, dass Sie weiße Etiketten benutzen können. Diese kann man sich mit bedrucktem Papier leicht selber basteln. Leider sind farbige Ordner nicht die billigste Lösung.

  Hängeregistratur-Etiketten: Hier brauchen Sie unbedingt Farben. Die Etiketten sind klein und verschwinden leicht zwischen den Unterlagen. Platzieren Sie sie sinnvoll, das heißt versetzt und nicht zu eng hintereinander.

  Hängeregistraturen: Auch farbige Hängeregistraturen sind in Ordnung, allerdings kaum nötig. Sie sehen die Registraturen nur, wenn Sie in Ihren Aktenschrank sehen, und dann reicht die Orientierung mit farbigen Etiketten vollkommen.