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Veranstaltungen
In
diesem Kapitel
öffnen Sie Ihre Türen
Für eine gute Außendarstellung ist der direkte Kontakt mit dem Bürger mit entscheidend. Egal, ob bei Ausstellungen oder Messen, bei Informationsveranstaltungen, Tagen der offenen Tür – nutzen Sie jede sich bietende Gelegenheit, mit »Publikum« in Berührung zu kommen.
Ihre Veranstaltungen können sich aber auch gezielt an Journalisten richten, beispielsweise in Form von Presseseminaren. Gerade bei derartigen Gelegenheiten können Sie einen engen und persönlichen Kontakt zu den Medienvertretern aufbauen.
Tag der offenen
Tür
Im einfachsten Fall lassen Sie die Menschen zu sich kommen. Der Tag der offenen Tür ist ein Tag, an dem Institutionen, Einrichtungen, Unternehmen oder ähnliche Anlagen für Besucher geöffnet sind, die normalerweise keinen Zutritt haben.
Ziel solcher Tage ist, dass sich die Besucher über diese Einrichtung informieren können, indem sie Einblick in der Öffentlichkeit sonst nicht zugängliche Bereiche erhalten. Viele Unternehmen und Institutionen veranstalten den »Tag der offenen Tür« regelmäßig (jährlich, alle zwei Jahre, alle fünf Jahre), andere führen ihn einmalig aus, etwa zur Eröffnung oder zu einem bestimmten Anlass, beispielsweise zum Stadtfest oder zum 50-jährigen Bestehen eines Unternehmens.
In der Regel ist der Besuch der ausgestellten Bereiche kostenlos. Teilweise wird zur eigentlichen Veranstaltung noch ein Rahmenprogramm oder ein Fest veranstaltet, um den Besuch auch für Unbeteiligte interessant zu gestalten, so zum Beispiel durch Spielmöglichkeiten für Kinder. Gelegentlich werden auch Führungen durch verschiedene Bereiche angeboten.
Beim Tag der offenen Tür können Sie eine Menge bieten, wenn auch nur lokal begrenzt. Man sollte diesen Effekt jedoch nicht unterschätzen, denn wenn Sie es als Pressearbeiter erreichen, dass Ihre Organisation besucht und darüber gesprochen wird, dann ist schon unheimlich viel gewonnen. Da dauert es häufig auch nicht mehr lange, bis die ersten Lokalmedien auf Sie aufmerksam werden und – positiv – berichten.
Stellen Sie Ihre Räumlichkeiten
zur Verfügung
Nein, Sie sollen natürlich nicht Ihre Pressestelle stundenweise vermieten. Ich meine eigentlich, dass Sie beispielsweise Ihren Sitzungssaal lokalen Institutionen und Vereinen unentgeltlich oder wenigstens günstig anbieten können, um einen gewissen Besucherstrom in Ihrer Organisation zu erzeugen.
Denn wenn bekannt ist, dass Sie passende Räumlichkeiten für die eine oder andere Veranstaltung anbieten, steigt das Ansehen Ihres Unternehmens, und Sie sind im Gespräch. Wenn Sie dabei die eine oder andere Broschüre über Ihr Leistungsspektrum an den Mann und die Frau bringen, haben Sie sowieso schon gewonnen.
Veranstaltungen werden in den Medien angekündigt, und der Name Ihrer Institution steht groß und breit dabei. Schließlich müssen die Gäste ja wissen, wo’s langgeht. Wenn schon Sie keinen (Stadt-) Plan haben, dann doch wenigstens die anderen, gelle!
Messen und
Ausstellungen
Man sollte Auftritte bei Messen und Ausstellungen nicht unterschätzen. Sie stellen im Allgemeinen einen Imagegewinn dar und gehören im weitesten Sinne zur Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.
Wenn sich Ihre Organisation präsentiert, bleibt sie im Gespräch, neue Interessenten werden auf Sie aufmerksam, und außerdem haben Sie wieder ein Thema für eine schöne Pressemitteilung. Alles, was Sie im Gegenzug leisten müssen, ist das Identifizieren von präsentierbaren Themen im Rahmen des Messeauftritts.
Es muss ja kein Hochglanzstand sein, und die Mitarbeiter freuen sich, wenn sie mal ein wenig Abwechslung haben. Im Allgemeinen spricht jeder gerne über seine tägliche Arbeit und was er damit für andere bewirkt – eine bessere »Werbung« für Ihr Unternehmen ist kaum vorstellbar.
Informationsveranstaltungen
Ich vermute stark, dass Ihre Organisation ein Thema so kompetent vertritt wie kaum eine andere. Sie sind die Meinungsführer in Ihrem Bereich. Reden Sie darüber! Täglich finden unzählige Kongresse, Seminare, Fortbildungen etc. statt, bei denen man geradezu nach Ihren Themen lechzt. Entweder treten Sie als Pressearbeiter dort mit einem Vortrag auf oder Sie schicken Ihren Chef, damit der auch mal etwas zu tun hat, einschließlich des leckeren kostenlosen Mittagessens. – So bringen Sie Ihr Unternehmen praktisch für lau ins Gespräch und machen zudem die anwesende Presse auf sich aufmerksam!
Pressearbeiter in AusnahmesituationenVeröffentlichung der Pisa-StudieElmar König war damals Pressesprecher des Kultusministeriums in Baden-Württemberg und ist heute Pressesprecher im Bundesministerium für Bildung und Forschung.Die Zeit vor und nach dem 4. Dezember 2001 war eine bewegte. Ich war damals zwei Monate in der Funktion als Sprecher des Kultusministeriums Baden-Württemberg und hatte gerade Sommerurlaub in Pisa gemacht. Im Sommer 2001 war Pisa einfach die wunderschöne Stadt in der Toskana.In der Vorbereitung zur PISA-Studie (Programme for International Student Assessment) war ich ins kalte Wasser geworfen worden. Wir hatten am 2. Dezember die Ergebnisse der ersten internationalen Schulvergleichsstudie vertraulich von der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) zur Auswertung bekommen. Wir hatten einen Arbeitsstab im Kultusministerium in Stuttgart gebildet, der unter anderem aus unseren Fachleuten für Bildungsforschung und vergleichende Studien bestand.Bei Pizza und Apfelschorle rauchten uns die Köpfe. Die Studie war ein Riesenwälzer. Man hatte eine komplizierte statistische Methode angewendet, die wirklich nur Fachleute aufschlüsseln konnten. Diese sollte nun in »normales Deutsch« übersetzt werden. Wir werteten das Dokument den ganzen Sonntag aus. Inzwischen waren die Ergebnisse aber schon an die Öffentlichkeit lanciert worden.Die Studie lief schon über Agenturen und in einzelnen Zeitungen. Wir konnten noch nicht offiziell Stellung nehmen, da die Sperrfrist definitiv bis zum 4. Dezember dauerte. Die Pressekonferenz an diesem Tag wurde für 11 Uhr in Berlin anberaumt. Ich flog mit der damaligen baden-württembergischen Kultusministerin Annette Schavan gegen 8 Uhr von Stuttgart nach Berlin. Kurz nach 9 Uhr erreichten wir Berlin und fuhren gleich zur Landesvertretung Baden-Württemberg. Ich dachte mir schon, dass die Pressekonferenz wie eine Bombe einschlagen würde, da die Aufregung bereits am Wochenende groß gewesen war. Annette Schavan, damals Präsidentin der Kultusministerkonferenz, heute Bundesministerin für Bildung und Forschung, hatte die Studie mit bewertet. Das Gremium bestand darüber hinaus aus dem damaligen Senator Willi Lemke, dem Vorsitzenden Amtschef der Kultusministerkonferenz Hermann Lange, dem Generalsekretär der Kultusministerkonferenz Erich Thies und dem deutschen »Mr. PISA«, Jürgen Baumert, Direktor des Max-Planck-Instituts.Die Pressekonferenz ging bis zirka 13 Uhr, danach waren zahlreiche Interviews angesetzt. Wir hatten einen genauen Plan für den Ablauf der Fernseh-, Rundfunk-, und Zeitungsinterviews. Die Gespräche zogen sich bis in den Nachmittag, und im Anschluss flogen wir nach Stuttgart zurück.In Deutschland trafen wir auf einen Umfang der Berichterstattung, die in keinem anderen OECD-Land erreicht wurde. Etwa 70 Prozent der gesamten Berichterstattung weltweitüber PISA fand in Deutschland statt. Nirgends fielen die Ergebnisse auf einen so fruchtbaren Boden wie in Deutschland. Nirgends aber wurde auch in Teilen so hysterisch reagiert. In der Öffentlichkeit, auch in den Medien war die Rede vom PISA-Schock. Zum ersten Mal hatten wir eine Vergleichsstudie, die einen unvoreingenommenen und genauen Blick auf die Situation der Schulbildung in Deutschland ermöglichte. Jetzt hieß es: Ärmel aufkrempeln und loslegen.Erschienen in »Pressesprecher« 10/2007. Protokoll: Katharina Ehrler
Presseseminare
Eigentlich ist der Begriff »Seminar« unglücklich gewählt, denn Oberlehrer sind wir ja eigentlich nicht...
Ein Seminar ist eine Lehrveranstaltung, die dazu dient, Wissen zu erwerben oder zu vertiefen. Seminare werden meist von einem Seminarleiter bzw. Trainer durchgeführt, der als Lehrperson auftritt.
Trotzdem sind Informations- und Wissensvermittlung entscheidende Zutaten eines Presseseminars. Wer mit einem interessanten und spannenden Thema so ein Event veranstaltet, kann damit recht erfolgreich sein.
Was so ein Presseseminar
überhaupt ist
Die objektive Vermittlung fachorientierten Spezialwissens gehört zu den vornehmsten und wirkungsvollsten Aufgaben von Pressearbeitern. Presseseminare tragen besonders zur fachlichen Profilierung Ihrer Organisation bei und haben deshalb imagebildende Wirkung. Außerdem ermöglichen sie es, einen engen und persönlichen Kontakt zwischen Journalisten und Mitgliedern Ihrer Organisation aufzubauen, denn man kann sich – abseits vom Alltagsgeschäft oder einer vergleichsweise kurzen Pressekonferenz – über mehrere Stunden miteinander beschäftigen.
Für ein Presseseminar laden Sie einen ausgewählten Kreis von Journalisten ein, sich in einem speziellen Seminar neutral über aktuelle Probleme und Entwicklungen zu Ihren Themen zu informieren oder mit Spezialisten auf dieser Plattform über interessante Details zu diskutieren.
Der äußere Rahmen ist entweder ein gemütliches Hotel mit entsprechenden Tagungsräumlichkeiten oder aber mal »vor Ort« in Ihrer Organisation. Die Journalisten werden von Ihnen verpflegt. Falls das Event länger als einen Tag dauert, so logieren sie natürlich auf Ihre Kosten.
Auch wenn das nach Urlaub klingt, für Sie ist es harte Arbeit – sowohl im Vorfeld als auch während der Veranstaltung. Glauben Sie ja nicht, Sie könnten in Ruhe in der Sauna entspannen.
Was da so alles
passiert
Im »formalen« Teil des Programms gibt es Vorträge Ihrer Experten, die umfassend zum gewählten Thema informieren und einen breiten Überblick geben. Dabei sollte die Pressestelle besonders darauf achten, dass Repräsentanten und Spezialisten sich allgemeinverständlich ausdrücken – vor allem für die Journalisten. Die Themen können durchaus auch kontrovers angesprochen werden – wenn Sie es nicht von vornherein tun, so werden spätestens die Journalisten dies für Sie erledigen.
Im »gemütlichen« Teil gibt es ein gemeinsames Mittag- oder Abendessen in ansprechender Atmosphäre, an dem nicht nur die Journalisten, sondern natürlich alle Redner teilnehmen, um den Informationsaustausch weiter zu fördern. Eine feste Sitzordnung sollte vermieden werden. Vielmehr ist es wichtig, dass »jeder« mal mit »jedem« sprechen kann.
Gerade für diese Generalisten bietet das Presseseminar als spezieller Service eine gute Gelegenheit, die eigenen Kenntnisse zu vertiefen. Der Veranstalter verspricht sich von einem Presseseminar intensivierte Kontakte und einen »kurzen Draht« zu ausgewählten Journalisten. Trotzdem kann er natürlich keine zuvorkommende Berichterstattung erwarten.
Überhaupt muss ein Presseseminar nicht immer eine unmittelbare Berichterstattung nach sich ziehen. Es dient vielmehr der Vermittlung von Wissen, das im Bedarfsfall – bei entsprechender Nachrichtenlage – den Journalisten präsent sein sollte und dann in die Behandlung des Themas einfließen kann. Presseseminare zielen also meistens auf eine gewisse Nachhaltigkeit ab.
Immer wieder wird kritisiert, dass neutrale Journalisten mit aufwändig gestalteten Events wie Presseseminaren in luxuriösem Ambiente »gekauft« werden sollen. Wer als Journalist etwas auf sich hält, wird derartige Vorwürfe nicht auf sich sitzen lassen. Und Sie als Veranstalter dürfen ruhig zugeben, dass Sie Lobbyismus in eigener Sache betreiben (in welcher Sache auch sonst?).
Durch die zunehmende Arbeitsverdichtung der Redaktionen in den letzten Jahren und auch durch ihre Verkleinerung etc. können Journalisten derzeit das Angebot eines Presseseminars nicht mehr so leicht annehmen wie früher. War es seinerzeit üblich und unproblematisch, Freitags Nachmittags zu einem Seminar zu bitten, das bis zum späten Samstagvormittag dauerte, müssen heute oftmals ein paar Stunden an einem Tag ausreichen, sonst wird eine derartige Veranstaltung gar nicht mehr besucht.
Sprechen Sie also mit den Journalisten, um ihre individuellen Wünsche kennenzulernen, damit Sie sich bei der Organisation eines Presseseminars möglichst danach richten können.
Fast hätte ich’s vergessen
...
Wenn Sie schon Besucher ins Haus bitten, so sorgen Sie bitte unbedingt für eine herzliche Atmosphäre. Der eine oder andere Blumenstrauß (oder – wenn Sie Schwabe sind – die eine oder andere Topfpflanze) wirkt beispielsweise Wunder. Ein Flyer, der jedem in die Hand gedrückt wird, dient der Orientierung und Programmübersicht. Jedes Besuchergrüppchen bekommt einen persönlichen »Tourguide« aus Ihrer Belegschaft an die Hand.
Falls Ihr Presseseminar mehr als einen Tag lang geht, so können Sie in Erwägung ziehen, auch die Partner der Journalisten zum »gemütlichen« Teil einzuladen. Damit steigern Sie die Wahrscheinlichkeit der Teilnahme (und vergrößern die Unkosten).
»Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft«, also verteilen Sie ruhig Kugelschreiber mit Ihrem Aufdruck oder sonstige Werbeartikel. – Das gilt für alle denkbaren Veranstaltungsformen.