No les importan los problemas, les importa cómo los resuelves: los imprevistos
Los imprevistos van a ocurrir siempre. Los planes fallan y hay que modificarlos sobre la marcha para llegar al objetivo. Pero a la audiencia no le importan los problemas que surjan en la presentación. Le importa cómo los resuelves. Si sales del paso de manera profesional no sólo no va a tener relevancia el problema, sino que además vas a reforzar tu carisma como presentador.
El método para resolver de manera profesional la mayoría de los imprevistos en tu presentación tiene tres pasos:
- Reconoce el problema. Simplemente menciona lo que está pasando con una sonrisa. Si no lo haces, creas tensión porque la audiencia y tú sabéis que algo no funciona, y la atención ya no está en la presentación. Poner en común el contratiempo es el primer paso para solucionar cualquier problema de grupo.
- Si lo puedes solucionar directamente, continúa con tu presentación. Si no lo puedes solucionar en el momento, di que lo vas a intentar arreglar y haz una pausa de diez minutos. No hay nada peor que estar frente a la audiencia intentando arreglar algo cuando lo más probable es que no puedas hacerlo solo. Se despista y tu autoridad se pega un batacazo.
- Cuando vuelvan tus oyentes, pide perdón una sola vez. Si pides perdón más veces durante la presentación, la culpa del problema va a ser tuya, no de la organización del evento ni del hotel. Tendemos a pedir perdón muchas veces porque queremos ser simpáticos, pero la audiencia no lo necesita y tú apareces como débil. A tu audiencia no le gustan los presentadores débiles.
Los imprevistos más frecuentes tienen que ver con el equipo audiovisual. El más habitual es que tu portátil no conecte a la red wifi o que no reconozca el proyector. Es fácil de arreglar porque seguramente has ido a la sala al menos una hora antes.
Durante la proyección se puede fundir la bombilla del proyector. Si estás presentando en un lugar sin recursos, probablemente te quedes sin tu proyección. Si tienes el apoyo de un equipo técnico, entonces podrás seguir proyectando después de la pausa de diez minutos. Es importante que antes de empezar a presentar hayas conseguido el número directo del técnico que te puede arreglar el equipo si se estropea. Pero lo que suele pasar es que cuando se funde la bombilla, te has quedado sin tu proyección. En ese caso sigue con tu plan alternativo, que es presentar con tus notas. Quedarse sin soporte informático es una experiencia esclarecedora que te ayuda a ver de lo que eres capaz cuando eres el dueño del escenario. Prueba a presentar sin proyectar nada en una pantalla: verás cómo te conviertes en un presentador mucho más dinámico de repente.
El ruido en la calle puede volver loca a la audiencia si no reconoces abiertamente el problema. En una ocasión, estábamos haciendo la presentación de un concurso de agencias a IKEA en Copenhague, y en mitad de la sesión el taladro comenzó a retumbar justo debajo de las ventanas de la sala. Quedamos como reyes porque alguien bajó y convenció a los obreros de que pararan durante una hora. Ganamos el concurso. Si no tienes ese poder de convicción, lo mejor es sugestionar a las personas de tu audiencia: diles que vas a pretender que no oyes ese ruido y que estás seguro de que ellas también pueden hacerlo.
La interrupción favorita de todos los tiempos es la de los móviles que no están en silencio. Además, como los tonos de llamada son infinitos, son interrupciones siempre coloristas. Algunas son fáciles de contrarrestar porque son fácilmente bailables: si bailas la interrupción de un móvil, te metes a la audiencia en el bolsillo. La audiencia se sorprenderá de tu atrevimiento y su respeto por ti subirá unos cuantos puntos. Otras son más difíciles de manejar, como el ring-ring de teléfono antiguo. En ese caso puedes decir que estás ocupado y que no te puedes poner, con lo que no quedará nadie con el teléfono en otro modo que no sea el de silencio.
Las interrupciones van a ocurrir siempre. Lo importante es cómo las manejas. La audiencia siempre te va a perdonar los imprevistos si respondes bien ante ellos.
Quedarse en blanco delante de mucha gente es el imprevisto más temido porque tiene que ver con el miedo escénico. Pero es fácil salir de esta. No es malo perder el hilo, es de lo más normal. A todo el mundo le pasa alguna vez. Y tu audiencia no se va a acordar de ello, pero sí se va a acordar de si, en vez de tomártelo con calma, te pones muy nervioso. No te castigues y arréglalo.
Si no estás usando notas, primero acuérdate de sonreír. Sonriendo te burlas ligeramente de ti mismo, cosa que tu audiencia va a saber apreciar. Después di: «me he perdido. ¿Qué es lo último que he dicho?». Los asistentes a la presentación estarán encantados de ayudarte. Lo más importante es decir algo inmediatamente después de darte cuenta de que no sabes qué viene después. Cuanto más tiempo pase antes de admitir que te has quedado en blanco, más nervioso te vas a poner. Seguramente no te preocupa olvidar lo que ibas a decir cuando hablas con tus amigos. Simplemente dices: «se me ha ido lo que iba a decir». Prueba a decir lo mismo la próxima vez que te quedes en blanco cuando estés hablando en público.
Si utilizas notas en papel o audiovisuales, ni siquiera tienes que decir que te has quedado en blanco. Échales un ojo para centrarte. Para esto es clave tener unas notas escritas idea a idea, no palabra por palabra. Una vez retomada mentalmente la línea de la presentación, haz una pausa intencionada: esto te hará parecer un experto al que no le desmoraliza un pequeño lapsus como este.
Las presentaciones inesperadas son un imprevisto en el que tienes la oportunidad de brillar. Imagina que llevas poco tiempo en la compañía, eres el más joven del departamento y estás metido de lleno en un proyecto importante. Te han invitado a la presentación en la que se va a explicar el proyecto al comité de dirección mundial, pero no tienes que hablar, simplemente estar.
De pronto, cuando estás despistado, tu jefe se vuelve hacia ti y te dice al oído: «cuando acabe de hablar el financiero, les cuentas cómo empezó el proyecto en la oficina de Barcelona». El corazón se acelera a 200 pulsaciones por minuto y la mente se pone a galopar. Quedan tres minutos de intervención del financiero.
Tómatelo como una oportunidad única de brillar. Seguro que te lo sabes: de otro modo no te habrían pedido que intervinieras. Tienes tres minutos y los nervios se dominan en esta situación del siguiente modo:
- Minutos 1 y 2: haz un mapa mental. Descarga en un papel todo lo que tengas en la cabeza sobre el proyecto. Por ejemplo, el presupuesto limitado; el personal de la oficina, que ha sido fantástico; esa idea que tuvisteis en la semana dos que redujo el tiempo de puesta en marcha a la mitad; y las posibilidades de comunicarlo a los medios. Ese papel son tus notas para la presentación inesperada.
- Minuto 3: relájate. Piensa en la gran oportunidad que te ha caído encima de casualidad y en la suerte que tienes.
Si ni siquiera tienes tres minutos para hacer un mapa mental, organiza lo que tengas en la cabeza usando una de las plantillas que ya conoces:
- Apartados 1-2-3.
- Problema-solución.
- Secuencia temporal.
Estas plantillas te van a permitir hablar de lo que quieras, cuando quieras, de manera organizada y dando la impresión de que eres un presentador experto.
Cuando te pongas en pie para hablar, empieza agradeciendo la oportunidad y diciendo que estás encantado de poder contárselo. Después presenta el contenido usando tu mapa mental a modo de notas o una de las plantillas. Al final expón al público la idea clave con la que te gustaría que se quedara y cómo va contribuir a mejorar la compañía.
Si alguna vez tienes que entrar a Madrid o Barcelona en coche para llegar a cualquier sitio antes de las nueve, te resultará desesperante el atasco, aunque no son peores que los de cualquier ciudad grande. Pero lo divertido de los atascos de entrada a Madrid y Barcelona tiene lugar después de esa hora.
En teoría, la gran mayoría de las empresas empiezan la jornada laboral a las nueve, cuando se supone que tienes que estar trabajando. Quita algunas que empiecen incluso antes, a vendedores que hayan quedado con sus clientes después de esa hora, a trabajadores con horarios flexibles y a comerciantes que abran a las diez, y se supone que el 90% de la gente entra a trabajar a las nueve en punto.
Pues resulta que después de las nueve sigue habiendo el mismo atasco, lo que quiere decir que toda esa gente llega tarde a la oficina. Y llega tarde porque todo el mundo lo admite. Intenta llamar por teléfono a alguien a su trabajo antes de las nueve y media. La recepcionista, cuya jornada laboral empieza a las ocho y media para que esté sentada en su sitio a las nueve, te dirá que no ha llegado todavía y con desparpajo te sugerirá que le llames dentro de 30 minutos. Las excusas son miles: llevar a los niños al colegio, el atasco, salgo de la oficina a las nueve de la noche todos los días, así que puedo llegar tarde, etc. Hace que te preguntes si todas esas estadísticas que ponen a los españoles a la cola de la productividad no mejorarían con adelantar los despertadores media hora y con adelantar el prime time de televisión una hora y media. También funcionaría educar a los niños en lo que es la hora de comienzo de una reunión: si es a las diez, quiere decir que los participantes están sentados en la sala a las diez para empezar a hablar, no que se entra en la sala a las diez para empezar cinco minutos después.
Cuando empiezas una presentación, hay unos cuantos que entran en la sala después de la hora programada. Siempre hay casos que no puedes evitar, como un accidente, o una manifestación, que provocan un retraso que no se puede evitar ni con un margen de imprevistos lógico. Pero hay demasiada gente que llega tarde siempre. De hecho, están los cinco minutos de cortesía, que deberían llamarse los cinco minutos de grosería contra los que han llegado a su hora y están perdiendo su tiempo porque los que llegan tarde asumen que pueden disponer de él. Es especialmente llamativo si la presentación empieza a primera hora porque entonces suele ser un problema de despertador, no de imprevistos.
¿Cómo manejar al que llega con retraso a una presentación?
- Cierra la puerta exactamente a la hora del comienzo de la presentación y empieza, aunque haya dos personas en la sala. Verás cómo la próxima vez llegan tarde muchos menos.
- No te enfades. Si te molesta que lleguen tarde, se va a notar y no vas a empezar igual de bien tu apertura.
- Saluda al que entra tarde. Simplemente di «buenos días, adelante», pero sin interrumpir la presentación. El resto lo percibirá como una reprimenda sutil al que llega tarde porque estás singularizándole y tú ganarás puntos por simpático.
- Dirígete a él de vez en cuando durante la presentación avanzando hacia su silla y mirándole fijamente mientras hablas. Es una manera de castigarle. Esa persona se siente mal por llegar tarde, y tú estás diciéndole que le has pillado y que efectivamente se debería sentir mal.
6. Cuando te quedas sin tiempo
Cuando presentas en una conferencia a la que han invitado además a otros ponentes, es muy común que se empiece tarde. Así que hay que recortar tiempo de algún sitio, normalmente de la pausa, o retrasar la hora de la comida. A la audiencia no le gusta que le recorten el tiempo de ocio.
Habitualmente el retraso se va haciendo mayor a medida que intervienen los ponentes. Siempre hay alguno que se pasa con impunidad del tiempo asignado. Es más, cuando ya se ha pasado, dice: «voy a ir terminando porque creo que me he pasado de tiempo». Luego mira al maestro de ceremonias con una sonrisa. O peor aún, cuando ya se ha pasado en diez minutos, dice: «¿cómo voy de tiempo?». Esto último muestra un desdén, también impune, por la audiencia.
Para no pasarte del tiempo asignado ensaya. Planifica la presentación para terminar en 80% del tiempo que tienes. Así te darás espacio para imprevistos y estarás más tranquilo. Recuerda que irás un poco más rápido en la presentación que durante tus ensayos.
También puedes colocar en el margen de tus folios anotaciones que digan en qué momento de la presentación tienes que haber cubierto cada parte. En vez de mirar tu muñeca para controlar el tiempo que va pasando, colócate un reloj que puedas ver fácilmente en el atril o en la mesa.
Si tienes que terminar antes de lo previsto, no te preocupes: la audiencia no sabe qué le ibas a contar exactamente, así que no le vas a defraudar si acabas antes. De hecho, seguramente te lo agradecerán. Si tenías tres puntos y tienes tiempo para dos, resume el tercero en una frase y ve directamente al cierre. Como tu mensaje está contenido también en el cierre, si tienes que elegir es más importante este que cualquiera de los puntos de la estructura.
En algunas presentaciones, que suelen ser las que se hacen en el contexto de una clase, hay parejas a las que les gusta comentar entre ellos lo que estás diciendo. Con frecuencia hablan de cosas que no tienen que ver con tu presentación. Para callarles puedes hacer tres cosas:
- Pedirles, por favor, que se callen. Es lo más violento que puedes hacer y empeorarás el ambiente de la presentación.
- Preguntarles si les gustaría compartir con el resto lo que están hablando. Este recurso al sarcasmo tampoco te va hacer muy simpático.
- Acercarte a ellos y quedarte a su lado mirándoles mientras sigues hablando elevando ligeramente el volumen. Esta individualización de los culpables va a hacer que se sientan pillados, pero no agredidos.
A veces es inevitable que algunos en la audiencia se duerman. Han tenido una mala noche o no están interesados en el tema. Pero si hay una mayoría que está desconectando de tu presentación, puedes devolverles a la realidad de varias maneras:
- Haz una pausa de unos minutos. A las audiencias les encantan las pausas.
- Baja la temperatura de la sala. El calor es la causa más común de que tu audiencia desconecte. Al contrario de cuando buscas casa, busca salas de presentación que no estén orientadas al Sur.
- Pregunta a la audiencia o intenta que participe de alguna otra manera.
- Eleva tu nivel de entusiasmo variando más tu inflexión vocal.
Seguro que más de una vez te has encontrado con gente que disfruta haciendo muchas preguntas en tu presentación. Se trata de personas que tienen dos problemas. El primero es que creen que son el centro del universo. El segundo es que no se dan cuenta de lo pesadas que están resultando al resto de la audiencia. Y como nadie se lo dice, siguen preguntando.
La solución es eliminar tu contacto visual con esa persona. Termina tu respuesta a su pregunta mirando a otro. Si sigue preguntando, agradécele su participación y dile que también te gustaría oír lo que tienen que decir el resto de los asistentes.
10. Si no se callan antes de empezar
Recuerda que el silencio antes de empezar aumenta tu poder con la audiencia. Si están hablando, quédate de pie mirando a la audiencia y sonriendo. Siempre hay uno que dice chis por ti.
Si aun así algunos asistentes no se callan, empieza tu presentación dirigiéndote a los que te están haciendo caso. El resto se dará cuenta en seguida. Si no quieres que ninguno se pierda tu introducción, la alternativa es empezar a hablar con los que te están prestando atención de cosas que no tienen que ver con el tema: del tiempo, las vacaciones o cualquier otro asunto irrelevante. Cuando el resto se da cuenta de que estás hablando, tiende a callarse.