La logística es tuya, no de tu asistente
Hace poco tiempo asistí a una presentación en una universidad sobre la creatividad en la publicidad. La ponente llegó quince minutos antes del evento con la presentación cargada en su portátil. Se pasó esos minutos hablando con los organizadores y tres minutos antes de la hora de comienzo conectó su portátil al proyector de la sala.
Primer problema: el portátil no reconocía al proyector. Así que hubo que llamar al técnico, quien por supuesto utilizó el remedio que se aprende en primero de ingeniería informática: apagar y volver a encender el portátil. El público aún estaba fresco, por lo que siguió atento las evoluciones del técnico en el escenario mientras la ponente murmuraba frases redentoras sin sentido: «igual es el enchufe», «es que…», «vale, a lo mejor…», «claro, siempre pasa», «ya parece…», «en mi oficina funcionaba bien», «a ver si eso…», «¿has dado a F5?». Después de su introducción tocaba enseñar un vídeo. La ponente pronunció la frase «a ver si funciona», que nunca surte efecto. Esta no sólo es una frase que no vale de nada, sino que la audiencia detecta que no has comprobado antes de empezar que todo fluye y que probablemente le vayas a aburrir otra vez mientras pruebas. Además, se siente menospreciada: «¡vaya!, esta señora parece que piensa que no soy muy importante porque se cree que puede estar haciéndome perder el tiempo».
Total, como le pasa a todo el mundo, pensaría la ponente, pues estos pequeños fallos están permitidos. Gran error. Tu presentación pierde miles de puntos cada vez que algo no funciona. No vale decir la clásica frase de «los riesgos del directo». Eso se lo pueden permitir los del telediario cuando se desmaya el locutor, pero no tú con un fallo de PowerPoint o con la conexión del equipo.
Así que la presentadora nos dijo que nos iba a enseñar el vídeo directamente desde su carpeta correspondiente. Entonces pulsó la tecla Esc y a ver qué pasaba. Lo encontró y empezó el vídeo, pero ¡vaya!, no se oía por los altavoces de la sala. Nueva visita del técnico, quien después de cinco minutos en los que la audiencia ya no estaba tan fresca y se despistaba en sus móviles anunció que el problema no tenía solución inmediata. El remedio: usar el sonido del portátil. El caso es que vimos el vídeo sin oírlo mucho. La ponente no maximizó la ventana, así que además lo vimos en tamaño reducido. Siguiente vídeo: en lugar de enseñarlo desde una carpeta, esta vez nos llevó a YouTube desde un enlace, pero como la conexión no era buena se vio bastante regular. Sin embargo, lo cierto es que es muy sencillo descargar un vídeo antes de una presentación desde YouTube para incluirlo en tus diapositivas. Así ahorras tiempo durante la presentación y el efecto es muy superior.
El impacto de toda esta torpeza logística en la audiencia fue fatal. Me acuerdo de los problemas, pero de casi nada que tuviera que ver con el contenido. Y la autoridad de la presentadora bajó unos cuantos puntos y pasó de gurú a experta en su campo, pero probablemente iletrada en otros, incluyendo el informático.
El problema no es el equipo ni lo que sepas de PowerPoint. El problema es que si llegas con sólo quince minutos de antelación a una presentación o si dejas que otros organicen la logística por ti, la presentación va a salir mal. ¿A que no llegarías a tu boda, si eres el novio, quince minutos antes que la novia? Pues esto es lo mismo.
Tienes que llegar a la sala donde vas a hablar al menos una hora antes. Recuerda que lo ideal para jugar en casa y reducir la tensión es llegar el día anterior. Si hablas en una conferencia y eres el cuarto ponente, no llegues una hora antes de que te toque porque habrá otra persona presentando y ya no podrás preparar nada. Llega una hora antes de que empiece la conferencia. Supone tragarte las ponencias de los demás, pero te aseguras de que la tuya funcione. ¿Y si no hay tiempo para llegar una hora antes? Entonces te recomiendo que no uses ayudas audiovisuales. Tienen una tendencia extraña a fallar.
Sin embargo, lo normal es que dispongas del tiempo que necesitas antes de que empiece tu presentación, incluso en el caso de que vendas servicios y vayas a presentar a las oficinas de un posible cliente. Si es así, usa el truco del portátil: llama a la secretaria de tu cliente y pídele poder entrar en la sala una hora antes de la presentación para conectar el portátil. La secretaria te dejará solo en la sala durante un buen rato y tendrás tiempo no sólo de conectar el portátil, sino también de hacerte con el sitio para jugar en casa.
Además del soporte informático, los puntos a comprobar cuando estás preparando el sitio son la luz, el sonido, la ventilación, la disposición de la sala y los accesorios.
Si vas a proyectar algo en una pantalla, lo más importante es conseguir que la audiencia se sienta cómoda viendo tu proyección. Evita los reflejos de las ventanas o de las lámparas en la pantalla. Es preferible que se te vea menos durante un rato mientras proyectas algo porque has apagado algunas luces para que sea más fácil verlo que el que la audiencia esté haciendo esfuerzos que le incomodan y le hacen pensar en tu falta de preparación.
Idealmente, la luz debería estar centrada en ti al tiempo que la pantalla se funde con tu presentación sin distraer. A la hora de medir la luz sobre el público considera que los fondos blancos de tu presentación de diapositivas aportan una fuente adicional de luz, mientras que los fondos oscuros la absorben.
Es posible que te hayas quedado ronco después de hacer alguna presentación. Empiezas pensando que pareces mucho más familiar y cercano a la audiencia si confías para hablar sólo en la fuerza de tu voz. El micrófono es para hablar a las masas, y tú no quieres parecer distante como los oradores de podio en un campo de fútbol. Después de una hora estás deseando sentarte porque no puedes más de tanto gritar. Además, notas que los del fondo no están tan atentos como al principio.
Siempre que hables en una sala en la que haya 50 personas o más usa un micrófono. Te va a permitir estar mucho más descansado durante y después de la presentación. Además, tu público te lo agradecerá porque no va a tener que estirar las orejas para oírte. Si tienes la voz más suave que la media, usa el micrófono incluso con audiencias más reducidas.
Hay cuatro tipos de micrófono para hablar en público: de mesa, de mano, de solapa y de cabeza. Cualquiera que sea el que vayas a usar, asegúrate de haberlo probado antes de empezar. Las primeras palabras que pronuncies en tu presentación nunca deberían ser «¿se oye?», «sí, sí», «hola, hola», «probando, probando». La impresión que se da con estas palabras es de dejadez y de falta de preparación o de inexperiencia con micrófonos, que no es muy grave, pero suma para tu impresión de poder ante el público.
Si usas un micrófono de mesa, lo más importante es que no te lo comas. Si te pones muy cerca de él, dejarás sordos a tus oyentes y además vas a aparecer inclinado sobre él con una postura cuando menos. A los futbolistas les encanta comerse el micrófono de mesa en las ruedas de prensa. Es una manera de ocultarse de la audiencia. En este caso, el micrófono hace de árbol.
Tampoco lo agarres. De hecho, ni lo toques. Sujetar un micrófono es un comportamiento instintivo cuando estás nervioso que hace un molesto ruido y, además, transmite a la audiencia que no te lo has colocado a tu altura antes de empezar. Es decir, falta de preparación otra vez.
Si mueves la cabeza mientras estás sentado delante de un micrófono de mesa, como es el caso cuando miras a otros ponentes en la mesa, asegúrate de que se te sigue oyendo. El truco está en pivotar sobre tu boca con un margen de unos quince centímetros a derecha e izquierda. Aunque parezca un movimiento de malabarista, si lo ensayas es fácil de conseguir.
Si usas un micrófono de mano, mantenlo fijo en su posición a unos diez centímetros de tu boca. No gesticules con la mano con la que lo sujetas porque no se te va a oír. Puedes acercarlo a la boca para resaltar un punto de tu presentación.
Los micrófonos de solapa y los de cabeza son las mejores alternativas. Te van a permitir moverte por la sala y acercarte a la audiencia. Además, no vas a tener limitaciones para expresarte con las manos. Y son los que más apariencia de poder te dan: no todo el mundo se atreve a bajar de la mesa o del atril mientras sus compañeros ponentes hablan desde posiciones fijas. Si usas el de cabeza, ten cuidado con la barba y con los pendientes: pueden hacer ruido al frotar con el micrófono. Con el de solapa te puede pasar lo mismo si llevas collares y pañuelos. Mira este ejemplo de un mal uso del micrófono de cabeza: http://www.youtube.com/watch?v=EOsjRBIqEPE&list=PL31A19215A2EB0DCF&index=14
Lo más habitual es que nadie esté contento con la temperatura de la sala. Cada uno tenemos nuestro propio termostato, que salta a diferentes niveles y que tiene una sensibilidad extrema para los medios grados.
Lo peor que te puede ocurrir es que te estés asando con tu chaqueta bajo el foco, mientras la mayoría está contenta con los 21 ºC que pone en el mando del climatizador. Así que asegúrate de que tienes un suministro continuo de agua. Si tienes que elegir, es mejor que haga frío. El calor hará que baje el nivel de atención de la audiencia.
Hay dos maneras básicas de situar a tu público: en forma de u y en formato clase. La disposición en formato clase es la más habitual porque caben más personas en la sala. Idealmente, deja un pasillo central entre las filas de mesas que te permita moverte al menos entre las primeras filas. La clase en forma de anfiteatro, por su parte, es una variante que permite una mejor difusión del sonido de tu voz, además de que te vas a sentir más arropado por la audiencia.
Si tu audiencia la componen pocas personas, te van a ver y oír mejor si colocas la sala en forma de U. Esta disposición es la clásica en cursos de formación porque te permite acercarte más a cada una de ellas y mantener una relación más estrecha. Vas a poder mantener su atención durante más tiempo y es más sencillo hacer que interactúen entre sí cuando quieras fomentar la participación.
Antes de empezar, pregunta al encargado de las salas sobre lo peor que tiene el recinto donde vas a realizar la presentación. Seguramente te hable de un calor sofocante, un frío polar, el ruido de la calle o de cualquier otra cosa de la que se quejen los asistentes con frecuencia. Es mejor estar preparado.
Cuando hablas en público puedes llegar al final de tu presentación con éxito con lo puesto, pero si compruebas los accesorios antes de empezar, te encontrarás mucho más relajado.
- La mesa para tus notas: necesitas un sitio donde apoyar el portátil o tus notas para que te sea fácil mirarlas sin que parezca que estás intentando sacar una chuleta en un examen oral. Si estás sentado en una mesa de oradores o si estás usando un atril, no hay problema. En cualquier otro escenario, búscate una mesa a la altura de la cadera que te permita tener acceso a tus notas en cualquier momento.
- Agua: si estás algo tenso, se te va a secar la boca, así que necesitas beber agua. Y de todos modos, cuando hablas mucho, también te quedas seco. Ten siempre a mano una botella de agua. Lo ideal es beber un sorbo cada quince minutos. Coloca la botella alejada de tu portátil.
- Rotuladores: en una tercera parte de los casos están secos. Siempre es recomendable llevar un par de ellos por si acaso.
- Los cables: aunque no quede muy bonito, es preferible disimularlos con cinta americana en el suelo. De otro modo, te puedes tropezar.
- El puntero láser: te recomiendo que no lo uses. Además de que si estás tenso les vas a marear con el puntito rojo volviéndose loco por la pantalla, se tiende a sobreutilizarlo porque hace sentir al presentador más poderoso. Sin embargo, con él tu audiencia va a sufrir tu exhibición de poder distrayéndose del contenido de tu presentación. Si tienes que usar un puntero láser, es que tienes demasiada información en la diapositiva.
- El ratón inalámbrico: si tienes la mesa para tus notas bien colocada, no necesitas un ratón inalámbrico. Cada vez que tengas que pasar una diapositiva, te acercas a la mesa y le das al botón en el teclado o en el ratón. El inalámbrico es muy cómodo, pero tiene una desventaja: es muy posible que empieces a jugar con él, lo que limitaría el poder de expresión de tus manos. Si lo quieres usar, asegúrate de que es muy pequeño para poder mantenerlo dentro de la mano, como si no estuviera ahí. Si hay mucho tiempo entre diapositivas, métetelo en el bolsillo o déjalo en la mesa.
El accesorio más importante de tu presentación, después de ti mismo, es tu soporte informático.
En una ocasión vi como un director de ventas hacía su presentación con exactamente cero notas. Era la época de las transparencias, y nada más empezar se le cayeron todas al suelo. No estaban numeradas, y debía de tener algo así como 50. Tras unos segundos de confusión al intentar ordenarlas, y mientras nos revolvíamos en los asientos esperando presenciar un bochorno, decidió continuar con lo puesto, que era nada más que lo que tenía grabado en su cabeza. Le salió de cine, fue divertido y mucho más interesante que si nos hubiera sometido al castigo de las 50 transparencias. Ten siempre listo un plan B y prepara también su puesta en marcha.
Si vas a proyectar una presentación, intenta hacerlo siempre desde tu propio equipo. Es mucho mejor presentar desde tu portátil o tableta que desde el ordenador de otra persona. No sólo te puede jugar una mala pasada, sino que además te sentirás menos relajado porque juegas con material que no conoces. Si falla algo en tu portátil, probablemente te haya pasado antes y sepas cómo solucionarlo.
Si no puedes llevarte tu equipo porque tienes que presentar desde el ordenador de la sala, proyecta la presentación unas cuantas veces antes de empezar para asegurarte de que todo fluye y de que funcionan los enlaces a Internet, a los vídeos y a otros documentos.
En cualquier caso, lleva siempre la presentación en dos memorias USB: uno en la mochila del ordenador y otro en el bolsillo. Se te puede caer si lo llevas en el bolsillo y se te puede perder la mochila del ordenador. Envíate la presentación a tu dirección de correo web o almacénala en la nube antes de salir de casa. Si todo falla, siempre la puedes recuperar desde cualquier ordenador.