PowerPoint no es un documento: las ayudas audiovisuales
La primera presentación seria que hice en mi vida profesional, con 25 años escasos, fue el presidente para Europa de la compañía americana para la que trabajaba. Recuerdo la sonrisa paternal del hombre y que los dos estábamos sentados con la probable intención por su parte de hacerlo más relajado. También recuerdo que no usé PowerPoint porque no existía aún. Yo sólo tenía delante mis notas. Hoy esa presentación sería muy diferente. Probablemente no sonreiría porque le estaría sometiendo a una hora de diapositivas de PowerPoint.
Antes de que existiera dicha herramienta, todos presentábamos de una forma más rudimentaria. A veces con transparencias, pero eran algo caóticas porque el tipo de letra tendía a ser diminuto. También se usaba el carrusel de diapositivas, que hacía un ruido de taxímetro de bandera al pasarlas y que podía calentar la película hasta deformarla si te enrollabas mucho en una diapositiva.
En 1990 Microsoft lanzó PowerPoint, y el mundo de las presentaciones cambió como no lo hacía desde la aparición de los micrófonos en el siglo XIX. Ya no tenías que dedicarte a preparar la presentación ni la mitad de tiempo que antes. Simplemente proyectabas una versión condensada de tu discurso en la pantalla, y te podías dedicar a guiar a la audiencia como un guía turístico señalando la línea por la que ibas. Además, podías cambiar tus diapositivas hasta justo antes de empezar a presentar e incluir el dato que te acababas de leer en el periódico de esa mañana.
PowerPoint, como Keynote, Prezi o cualquier software de presentaciones que utilices, es una herramienta fantástica. David Byrne, el recóndito líder de la banda Talking Heads, hace exposiciones con los PowerPoint que se inventa.
La mayoría somos visuales por encima de auditivos, y las imágenes proyectadas detrás del presentador hacen el efecto del escenario en el teatro. Lo malo es que PowerPoint no se suele usar como escenario que ayude a la comprensión de nuestro mensaje, sino como una chuleta para ahorrar tiempo de estudio y como una muleta en la que te apoyas para estar menos expuesto ante la audiencia.
La clave para usarlo bien es darte cuenta de la diferencia entre una presentación de PowerPoint y un documento de Word. Un escrito de Word funciona solo: el lector lo lee en silencio sentado en su mesa y no necesita que el autor se lo explique porque está diseñado para explicarse por sí mismo.
Una presentación de PowerPoint no es un documento. Es una ayuda audiovisual que necesita del presentador para ser entendida. Si proyectas un PowerPoint escrito como si fuera un documento, la audiencia leerá la pantalla y tú dejarás de ser el presentador para convertirte en el guía del PowerPoint. La mayoría de los presentadores lo usa como documento durante la presentación y después. Por eso entregas un fichero o un manual con las diapositivas a la audiencia cuando terminas. Pero ¿en cuántas ocasiones has vuelto a leer las diapositivas que te hayan dejado después de una presentación? Si te dejan un documento de Word a modo de resumen ejecutivo, es muy posible que lo guardes y lo releas. Si te dejan el PowerPoint, es muy posible que acabe en la basura.
Es posible que uses PowerPoint como documento para leer cuando presentas a alguien que te lo exige así. Hay clientes raros y jefes extraños que te limitan el número de diapositivas o que prefieren leer primero mientras te callas y miras cómo leen. En el resto de los casos, asegúrate de que sigues estos dos principios, que se suelen violar con impunidad:
- Tú eres el centro de la presentación, no la proyección en la pantalla. No hay nada que te sustituya.
- Simplifica. Reduce texto y minimiza la saturación de elementos en la diapositiva. Es posible que te parezca complicado porque estás acostumbrado a ver presentaciones con mucho texto proyectadas en el centro de la sala. Pero esto es lo que te va a hacer destacar entre tantos miles de presentadores que intentan mimetizarse con el entorno.
No hagas lo que hace todo el mundo. En mis entrenamientos de hablar en público, la mayoría afirma que lo que más odian de una presentación de PowerPoint es ver mucho texto con letra que ataca la presbicia. Sin embargo, es muy probable que esas mismas personas sigan haciendo presentaciones de PowerPoint insoportables. La razón es la misma que hay detrás del uso que hacemos del lenguaje en los negocios. Tú llegas a tu casa y no se te ocurre decirle a tu pareja que le has «manifestado al máximo responsable de la compañía» algo, sino que le dirás algo al jefe. Tampoco le hablas de una «herramienta multidisciplinar», sino de un programa. Se usa un lenguaje rebuscado y presentaciones de PowerPoint insufribles para fundirse con el resto y aparentar una sofisticación mínima que se cree necesaria. Es una contradicción con la exigencia de diferenciarse de la competencia. Si queremos ser únicos para vender más, ¿por qué hacemos mal lo mismo que hacen mal los otros?
Para ser el centro de la presentación, y para simplificar, aplica a tu presentación de PowerPoint las reglas que a continuación se explican.
Cuando creas que tienes tu presentación lista, pódala. Reduce el texto a la mitad. No estás escribiendo un documento, sino una ayuda audiovisual. «Plazo cumplido» es mucho mejor que «el proyecto se completó en el plazo establecido». La audiencia lo entiende igual, le cuesta menos leerlo, y tú puedes ser más espontáneo porque no tenderás a aprenderte el texto que has escrito y a repetirlo como un papagayo.
Lo que más te gusta ver en una presentación son los vídeos. Después, por este orden, fotos, dibujos, y gráficos. Y lo que menos te gusta ver son palabras. Si estás de acuerdo y venías usando PowerPoint como un documento, ya estás listo para cambiar.
A la audiencia no le gusta que leas lo que has escrito. Cuando lo haces, pasan varias cosas:
- Estás molestando a los oyentes porque estás leyendo, o hablando si te lo sabes, lo mismo que están leyendo en la pantalla. Estás saturándoles y cansándoles, con independencia de lo complicado que sea el contenido.
- Les estás aburriendo. No estás siendo nada original. Si colocas una frase con chispa en la pantalla y la lees, pierde la mitad de su poder.
- Piensan que no te lo sabes porque ahí está tu chuleta proyectada en la pantalla.
- Se impacientan. ¿Por qué están perdiendo el tiempo asistiendo a tu presentación si les podías haber enviado el texto por correo electrónico?
En vez de leer, coloca menos texto y apréndete lo que está en la diapositiva. No digas las mismas palabras que has escrito; mejor parafrasea para demostrar que te lo sabes.
3. Una sola idea por diapositiva
A la mayoría nos aterroriza sentarnos en la sala de la presentación y leer en la esquina izquierda de la pantalla, antes de entrar en el modo proyección, «diapositiva 1 de 239».
Lo cierto es que no importa el número de diapositivas que tiene tu presentación, sino el número de ideas que hay en cada una. Mejor 50 diapositivas con una sola frase en cada una que diez diapositivas de cinco puntos. Si las diapositivas son sencillas, las pasarás más rápido.
Contra esta perspectiva sobre el número de diapositivas se suele argumentar que los directivos buscan información, no cromos. Pero que levante la mano el directivo o presidente que no quiera ver a presentadores que dominen su contenido sin tener que marear a la audiencia con una proyección llena de bullets apretados.
¿Cómo saber si has puesto demasiada información en muy pocas diapositivas? Observa los ojos de la audiencia. Si los están entrecerrando al leer lo que estás proyectando, es que te has pasado. Están haciendo un esfuerzo para asimilar todo lo que hay ahí escrito, probablemente deseando a la vez que te calles mientras ellos intentan leer la pantalla.
Los bullets son una manera fácil de estructurar una diapositiva. El problema es que son tan comunes en las presentaciones que ves el mismo paisaje en todas. Asegúrate de que no los usas en exceso:
- Prueba a poner el mismo texto que ibas a escribir con bullets pero sin ellos. Si la audiencia no se pierde, estos sobran.
- No coloques subapartados. Saturan la presentación y el tamaño de la letra tiende a ser ilegible.
- No pongas más de cuatro puntos por diapositiva.
- Haz que esos cuatro bullets expliquen la misma idea.
- Redacta cada uno de ellos en una sola línea sin dejar que el texto acabe en la línea siguiente.
Cuando alguien en tu audiencia dice «voy a sentarme más cerca a la pantalla porque esto de la presbicia es fatal», te está diciendo que no te has preocupado por usar un tamaño de letra que se lea de manera descansada. Usa un tamaño de fuente 32 o superior. PowerPoint te ofrece por defecto el tamaño 28, que está muy bien si vas a leer sentado en el sofá de casa, pero no para verlo en una pantalla.
Evita los tipos de letra que hacen más pesada la lectura. Busca fuentes que no tengan serif o remates, que son los adornos situados en los extremos de las letras, porque no son apropiadas para leer en una pantalla. El serif se usa para hacer más fácil seguir las líneas en los textos densos, como en un periódico. Times New Roman o Courier, por ejemplo, son tipografías con serif.
Si te fijas en los anuncios de los periódicos, la mayoría emplea letra oscura sobre fondos claros. Los fondos oscuros son más pesados y dificultan la lectura. Mejor escribe en negro sobre blanco, a no ser que estés proyectando sobre un escenario oscuro y quieras que la luz esté concentrada en el ponente. En este caso, la pantalla blanca robaría parte de la atención que buscas sobre el ponente.
Si tienes influencia sobre el diseño de la plantilla corporativa de tu compañía, elige un fondo claro sin motivos ni patrones. Cuanto más sencillo sea el fondo, más destacará el contenido.
8. Usa la zona de notas de la diapositiva
Esta parte de PowerPoint es frecuentemente olvidada por los presentadores, y es uno de los mejores inventos del programa. Escribe en la zona de notas lo que quieres relatar con esa diapositiva de fondo, palabra por palabra. Del texto que escribas obtendrás fácilmente la frase o frases que va a ver la audiencia. Esto es similar al proceso que describimos al hablar de la estructura de tu presentación para encontrar la introducción: empieza preparando el cuerpo de la presentación, y la introducción saldrá sola.
- Además, si tienes tu presentación escrita en la zona de notas puedes preparar fácilmente a partir de ella un resumen ejecutivo en Word para dejarles.
- Tienes listo el plan alternativo de seguir con tus notas si se te estropea la proyección.
9. Usa titulares, no apartados
Si pones un título en cada diapositiva, no pierdas la oportunidad de cazar la atención con un titular. «Aumento de un 20% en ventas» es un título mucho más interesante que «Resultados de ventas». Los periódicos lo hacen por algo.
10. Diseña para los conductores
Cuando vas conduciendo, tienes pocos segundos para leer lo que pone en las vallas publicitarias. Por eso la mayoría contiene muy poco texto. Una valla se debería poder entender en tres segundos o estarías tirando el dinero al anunciarte ahí.
Si tu diapositiva se puede leer en un abrir y cerrar de ojos, está bien diseñada. Si ves que la audiencia se pasa el tiempo mirando a la pantalla en vez de a ti, algo no funciona.
La animación es poco original porque no te las has inventado tú y porque la usa demasiada gente. De hecho, pasa a convertirse en un objeto en sí misma que roba atención al contenido.
A veces puede ser interesante si aporta algo a tu mensaje. Por ejemplo, si estás presentando aviones, es posible que tenga sentido hacer que el texto entre volando por los lados, pero en cualquier caso acaba distrayendo si utilizas este recurso en exceso.
Si empleas bullets, usa la animación línea a línea haciendo que aparezcan sin más. Si proyectas todos los bullets a la vez, la audiencia se pondrá a leerlos todos mientras tú estás hablando del primero.
Las transiciones entre diapositivas tienen el mismo problema. Mejor deja que las diapositivas avancen apareciendo, sin utilizar animaciones que distraen.
Si no te acuerdas de lo que viene en la diapositiva siguiente, cuando aterrices en ella liga su contenido a lo que decía la anterior. De esa manera darás la impresión de un continuo y de que te lo sabes. Por ejemplo, si en una hablas de medias de fútbol, pero no te acuerdas de que la siguiente trata sobre las botas, cuando aparezca la segunda di: «las medias hacen que las botas sean aún más cómodas».
Una ley inmutable del universo, es que siempre hay un error gramatical o de ortografía en toda presentación escrita. Tu audiencia no se va a levantar para irse cuando ese error aparezca proyectado, pero al verlo no va a pensar muy bien de ti.
Para encontrar los errores que se hayan escapado aplica la regla 3-3 antes de tu presentación: lee todas tus diapositivas tres veces y después dáselas a tres personas para que hagan lo mismo. Sólo así conseguirás no encontrarte en la situación en la que tienes que decirle a la audiencia: «vaya, se nos ha escapado una hache».
14. Colócate en el centro del escenario
Tú eres el centro de la presentación, así que deberías estar en el centro del escenario. En la mayoría de las salas donde hay proyector, la pantalla está en el centro, lo que obliga al ponente a situarse a los lados. Si usas una pantalla móvil, colócala a un lado del escenario. Y si vas a diseñar una sala de presentación, hazle el favor a los ponentes futuros de situar las pantallas a los lados.
Esta es la regla más sencilla de aplicar a cualquier proyección y la que más va a aumentar tu carisma como presentador. Miramos a la pantalla con frecuencia para dirigir la atención del público de nosotros a otro punto. Las personas de la audiencia nos están mirando y eso nos hace sentir más evaluados, con lo que aumenta nuestro miedo escénico, así que miramos a la pantalla para que dejen de mirarnos. Si actúas así, el efecto es desastroso:
- Muestras debilidad.
- Estás diciendo que no te lo sabes.
- Hablas a una pared, con lo que se te oye peor.
- Das la espalda a la audiencia.
Para evitarlo, sólo tienes que colocar tu portátil entre el público y tú de manera que ves lo que los oyentes están viendo sin dejar de mirar en su dirección. Si no tienes portátil o si la pantalla del ordenador de la sala mira también hacia ellos, echa sólo un vistazo rápido cuando pases de diapositiva para asegurarte de qué es lo que está proyectado.
Una ventaja adicional de mirar la pantalla de tu ordenador si usas Keynote o PowerPoint desde la versión 2013 es que podrás ver la diapositiva siguiente y tus notas en la pantalla mientras la audiencia únicamente ve la diapositiva proyectada. Con las versiones anteriores de PowerPoint también era posible, pero era más complicado de organizar.
16. No te proyectes la presentación sobre tu ropa
Si te sitúas de vez en cuando frente al haz de luz del proyector, la audiencia no va a ver lo que estás proyectando, y además darás una imagen pobre como presentador que no está al control de los mandos.
Cuando quieras que la audiencia se concentre en una discusión que haya surgido o en algo que estás relatando, pon la pantalla en negro. Sólo tienes que darle a la tecla N de negro en tu teclado. Para volver a la presentación, dale otra vez a la tecla N. Si el teclado es inglés, la tecla es la B.
Por supuesto, la introducción y el cierre de tu presentación deberían hacerse sin proyectar nada. Tú eres el centro de la presentación, sobre todo al principio y al final.
Otro truco interesante de teclado es marcar el número de la diapositiva a la que quieres ir. Si estás en la 25 y quieres adelantarte un momento a la 36, escribe 36 en el teclado y aparecerás allí. Para volver, escribe el número de la diapositiva en la que estabas. Si no tienes muchas diapositivas, apréndete qué hay en cada número para poder ir de una a otra con rapidez. Te permitirá aumentar tu autoridad con un uso muy sencillo de la memoria a corto plazo.
Piensa en la cantidad de cosas que sobran en tu patrón de diapositivas. No necesitas el logo del cliente ni el tuyo ni la fecha ni el número ni el índice en cada una. La decoración sobra porque roba espacio al contenido de cada diapositiva. Recuerda que es una ayuda audiovisual, no un documento de Word. Si quieres colocar el logo del cliente en la presentación, hazlo sólo en la primera diapositiva y ponlo también en el documento de Word que le dejes como resumen ejecutivo.
Hasta hace nada, PowerPoint y Keynote eran lo único que podías usar como herramienta de presentación en un ordenador. Prezi ha cambiado el panorama con una manera más dinámica de proyectar tu presentación.
Prezi tiene varias ventajas sobre PowerPoint:
- Es más fácil de usar porque tiene menos accesorios. Hay menos opciones de tipos de letra, de colores, de formas, y muchos menos botones para manejarlo todo. Aprendes en un par de horas viendo vídeos; no hace falta ir a un entrenamiento formal en la sala de reuniones con un formador técnico. Cuando le coges el truco, es más divertido de usar que PowerPoint.
- Es más rápido pasar desde lo que tienes en mente a la pantalla porque no restringe tu pensamiento a una diapositiva rectangular. Aunque al final presentas en una pantalla rectangular también, el proceso de diseño amplía tu imaginación.
- Aún es rompedor. Si lo usas dentro de unos años, ya no vas a impresionar a tus audiencias. Tiene ese efecto mágico de novedad que tenían las presentaciones en flash que encargabas a una agencia de diseño hace tiempo.
- Es más entretenido de ver porque las imágenes vuelan por el lienzo, como lo llama Prezi. Por mucha animación que apliques en PowerPoint, el efecto sigue siendo parecido a pasar las páginas de un libro.
- Las imágenes dan mucho juego porque puedes esconder en ellas miniaturas de texto u otras imágenes, que se hacen grandes a su vez cuando las seleccionas.
- Si tienes una buena idea para el esqueleto de la presentación, Prezi es insuperable para transmitir tu mensaje. Por ejemplo, si vas a hablar de los viajes en tren, imagina lo que da de sí un tren como imagen sobre la que situar el contenido.
Sin embargo, también tiene problemas:
- Puedes marear a la audiencia si les haces viajar por el lienzo de un lado a otro mientras tus imágenes dan vueltas sobre sí mismas.
- Y lo más importante: se puede usar igual de mal que PowerPoint. Si proyectas una imagen consistente en unos cuantos bullets apretados de texto, acabas de matarlo. En ese caso es peor que PowerPoint porque además de aburrir a la audiencia, la mareas.
Si aún no has probado Prezi, hazlo rápido antes de que te quedes atrás. Te lo vas a pasar bien y tu creatividad va a fluir más que con la familiar diapositiva de título y bullets. Pero al final sigue siendo lo mismo que PowerPoint: una ayuda audiovisual. La verdadera presentación es la que haces tú.
20. Otras ayudas audiovisuales
PowerPoint, Keynote o Prezi no son las únicas ayudas audiovisuales que puedes usar. Los flipcharts o caballetes, las pizarras y los objetos que enseñas también se incluyen en la definición.
Si vas a enseñar objetos, no se te ocurra pasarlos entre la audiencia. Es una forma fácil de que se despiste, mientras tiene el objeto en sus manos y mientras está esperando a que le llegue su turno de tenerlo. En vez de eso, enséñalo un momento y después suéltalo. Es muy posible que sigas con el objeto en tus manos descargando tensión mientras ya no lo necesitas para presentar.
Borra todo lo que no necesites que vea la audiencia, y pasa la hoja del flipchart cuando ya no estés hablando sobre lo que has escrito. De otro modo, la audiencia tenderá a seguir con la mirada puesta en lo que has redactado. Los mensajes escritos llaman nuestra atención: sólo tienes que comprobarlo la próxima vez que vayas aburrido en el metro.
Cuando estés escribiendo en la pizarra o en el flipchart, haz dos cosas:
- Cállate. Si hablas mientras escribes, se te oirá peor porque no estás de cara a la audiencia.
- No tapes lo que escribes mientras lo escribes. Estarías dando la espalda a la audiencia y perdiendo su atención.
De las presentaciones a las que he asistido, creo que en la que más me he cansado fue una en la que el ponente, un señor mayor muy afable, leyó su discurso durante dos horas. El hombre aparcó toda su simpatía en cuanto se sentó a leer, y su cara se transformó en seriedad absoluta. De vez en cuando miraba al público, y estoy seguro de que pensaba en el rollo que nos estaba metiendo, pero su objetivo era acabar aquello cuanto antes. Tampoco usó ningún apoyo audiovisual, ni siquiera sus manos porque estaban quietas sobre la mesa. Al acabar, todos le aplaudimos mucho porque se notaba que había investigado el tema a fondo. Pero si no hubiera habido barreras formales, posiblemente nos habríamos ido de allí sin más.
Cuando lees tu presentación, además de que la audiencia piensa que por qué no se la has mandado por correo electrónico, pasan varias cosas:
- No gesticulas porque tus manos están agarrando los folios del discurso y porque no estás concentrado en expresarte, sino en leer. Normalmente, la gente que lee sus papeles está cruzada de brazos si está sentada o agarrada al atril. Leer está ligado a estar sentado en una mesa de oradores o de pie detrás de un podio, con lo cual tu capacidad de expresión no verbal es siempre menor porque te parapetas.
- La cabeza se mueve arriba y abajo con un ritmo monótono que hace de péndulo hipnotizador. No miras a la audiencia más que para hacer el paripé, si lo haces. Es otro ingrediente de la pócima adormecedora que le estás dando.
- Vas a intentar escribir frases ocurrentes que leerás al pie de la letra. No van a sonar auténticas ni espontáneas por mucho que lo intentes. Les vas a quitar todo el encanto porque no hay nada que suene peor que algo original leído. Imagínate al gran Eugenio leyendo sus chistes: no tendría ni la mitad de gracia, y eso que él era bastante hierático. Además, esas frases inteligentes leídas dicen que tablas, lo que se dice tablas, no tienes muchas.
Te puede parecer que leer te da más seguridad, y es cierto. No te vas a perder, y la audiencia solo pensará que has sido aburrido, no que has hecho una mala presentación. Si has sido tú mismo presentando y crees que no les ha gustado, entonces vas a tener ese problema de autoestima. Te pones la barrera de los folios y listo.
Si vas a leer, hazlo como si estuvieras consultando tus notas. Para ello hay una norma muy sencilla: nunca hables mientras lees.
Baja la cabeza para mirar tu discurso escrito, memoriza una línea o dos, levanta la vista del papel y di las frases. Cuando hayas terminado de decirlas, cállate, vuelve a bajar la vista al papel en silencio, lee un par de frases más y repite el proceso. El efecto es que te lo sabes y que estás siguiendo el guion.
En vez de leer, tienes dos alternativas: o te aprendes la presentación de memoria o usas tus notas.
Una vez memoricé un discurso palabra por palabra. Era una presentación a un equipo de ventas de 200 personas durante una convención anual de la compañía, en la que yo era el gerente de una de sus marcas. Me salió de cine. Me lo sabía tan bien que dije exactamente todas las palabras que tenía escritas, y además las dije como si me las estuviera inventando en ese momento. Cuando terminé, recibí un montón de felicitaciones. Creo que nunca me he cansado tanto preparando una presentación.
Cuando no tienes demasiada experiencia en hablar en público, memorizar un discurso puede ayudarte a estar más tranquilo. Pero tiene un peligro muy grande: en cuanto se te olvida una frase o te equivocas y en vez de decir «elevado» te sale «alto», tu cerebro dice que por ahí no es y te bloquea el discurso para buscar la palabra o la frase que se te ha olvidado. Posiblemente te quedarás en blanco con esa cara que se te pone cuando no crees que te pueda estar pasando a ti. Entonces empezarás a revisar en tus notas hasta que des con la solución mientras sudas pensando en que estás haciendo el ridículo.
La probabilidad de que se te olvide parte de un discurso memorizado depende en gran parte de si lo has escrito tú. Si te lo han escrito otros, las posibilidades de que se te olvide se multiplican. Si tienes que memorizar un discurso de otros, rescríbelo hasta que tenga sentido para ti. Recuerda que cuando el discurso es tuyo, fluye. Si es de otros, vas por un camino de piedras con las que te puedes tropezar fácilmente.
Cuanto mejor te lo sabes, mejor te sale, igual que en los exámenes. Pero la buena noticia es que no hay que memorizar palabra por palabra. Memoriza ideas, no palabras, y memoriza la conexión entre las ideas porque lo que se suele olvidar es lo que viene después.
Además de memorizar las ideas y las conexiones entre ellas, lo ideal es tener tus notas a mano. Si se te olvida algo, siempre puedes recurrir a ellas. Así que tus notas tampoco pueden ser el discurso escrito, sino esas ideas en letras grandes y con flechas, tachones y subrayados que te permitan recordar mejor los puntos clave.
Por supuesto que todo esto no se aplica si tienes un PowerPoint que usas a modo de chuleta, pero ya sabemos que eso es trampa.
Si no puedes usar tus notas, entonces utiliza referencias en la sala. Coloca mentalmente cada idea en un objeto que esté en la sala: una maceta, el cuadro del aire acondicionado, la puerta, una lámpara, las cortinas. Sólo tendrás que memorizar el orden en el que aparecen.
Cuando uses las notas, puedes dejarlas encima de la mesa o del atril y consultarlas de vez en cuando. También puedes tenerlas en la mano. En este último caso no uses un folio suelto porque si estás algo nervioso, se va a notar cuando el papel empiece a temblar. En vez de un folio, coge cinco. Como pesan más, es más difícil que tiemblen en tu mano.
Y si tienes las notas en la mano, que sea en una sola mano. Si las sujetas con las dos, estás eliminando la capacidad de expresión a través de las manos.
Hasta hace poco tiempo el vídeo en las presentaciones era algo que se usaba sólo de vez en cuando. Enseñabas un vídeo a modo de credenciales de tu compañía para saltarte esas diapositivas tan aburridas que dicen que estás en 135 países. O ilustrabas el punto de la investigación de mercado con la proyección de las entrevistas a los usuarios.
El vídeo está ahora en todas partes gracias a tu móvil, a la prensa online y a sitios como YouTube. Probablemente tú no viste ni un vídeo en clase en el colegio. Tus hijos están viendo unos cuantos. De ser algo que llamaba la atención ahora se está convirtiendo en imprescindible.
Con vídeo capturas la atención de la audiencia y le transmites el punto de una manera rotunda. Si lo usas al principio de tu presentación, te aseguras su interés durante los minutos en los que decide si merece la pena escucharte.
El vídeo funciona también para relajarte durante la presentación. Si proyectas una película, aunque dure un minuto, tienes un rato para sentarte, repasar tus notas y coger fuerzas.
Para incorporar un vídeo a tu presentación de diapositivas, asegúrate de lo siguiente:
- El vídeo está incluido en la diapositiva y no es un enlace a un archivo o a Internet. Así no interrumpes el flujo y puedes dar una imagen más profesional. Para buscar vídeos en Internet, además de YouTube, te recomiendo Blinkx, Vimeo, ClipBlast o Veoh. Y para bajarlos, puedes usar KeepVid, VideoGetting, o Downloader9, por ejemplo.
- Limita su duración a dos minutos, o la audiencia empezará a pensar que no tienes mucho que contarle: la estrella de la presentación eres tú, no el vídeo. Si necesitas recortar un vídeo, nada como un programa de edición de Apple: son los más sencillos de usar.
- Antes de empezar, comprueba que funciona el sonido y que el volumen es el que tú quieres.
- Cuando lo proyectes, quítate de en medio. Échate a un lado para que no se te vea o siéntate no sólo para que el vídeo no se proyecte en tu camisa, sino también para permitir que la audiencia se meta de lleno en la proyección.
- Si puedes apagar y encender las luces con facilidad, mucho mejor. Darás más relevancia a la proyección.
Las presentaciones a través de videoconferencia son una lata. Hablas a una cámara, te ves plano, la luz es mala, la gente se mueve a cámara lenta y no puedes observar bien sus reacciones. Pero la falta de recursos hace que las presentaciones virtuales sean cada vez más frecuentes.
En realidad, las videoconferencias son mucho más fáciles de preparar y de hacer que las presentaciones en una sala. Suelen organizarse con menos gente, juegas siempre en casa, te sientes menos expuesto, si se te olvida algo puedes recurrir a tus notas de un modo menos obvio, te cansas menos porque estas sentado y el volumen de tu voz es menor, y tienes el control de la sala porque los mandos son tuyos desde tu ordenador.
Asegúrate de que dominas los cuatro aspectos que diferencian la videoconferencia de la presentación en sala. Lo primero que debes cuidar es la imagen que tienes ese día. Como no te puedes expresar con todo el cuerpo, dirige la atención de la audiencia hacia tu cara:
- Lleva manga larga.
- Evita las joyas que pueden distraer.
- No lleves ropa de colores que absorben o reflejan demasiado la luz, como el blanco, el negro o el rojo chillón. Ponte colores neutrales, como el azul claro, y evita los motivos complicados; los patrones lisos son los mejores para no distraer.
Tu rostro debería ser el centro de lo que la audiencia está viendo. Usa un primer plano que incluya tus hombros hasta la mesa desde la que hablas. Así permites también que tus manos hagan su trabajo de expresión.
Deja espacio para que respire el cuadro. Idealmente, debería haber un tercio desde tus ojos hasta la parte superior del cuadro y dos tercios desde tus ojos hasta la mesa. No te pases con el espacio porque estarás ofreciendo imágenes que distraen y que no añaden nada a tu presentación, como el techo o las plantas de tu despacho.
En segundo lugar, vigila cómo hablas. Del mismo modo que te pasa cuando te quedas traspuesto mirando una pantalla de televisión desde la barra de un bar, es fácil que tu audiencia se quede hipnotizada mirando tu cara. Necesitas tener una inflexión vocal marcada para que no se te duerma. Como la transmisión del sonido no es la misma que en directo, es importante que vocalices bien.
Por la misma razón, si alguien en la audiencia te interrumpe, cállate. Cuando hable otro, espera dos segundos después de que haya terminado antes de seguir hablando tú. Esto es especialmente importante si usas un sistema en el que la voz es la que activa la imagen de la persona que está hablando, como zoom.us.
Procura evitar los rellenos verbales. Los rellenos llaman la atención mucho antes en una videoconferencia porque tienes menos recursos a tu disposición para entretener a la audiencia, así que esta se va a aburrir de ti en seguida.
En tercer lugar, pon atención a tus gestos. Usa una silla fija, que no ruede ni se recline. Si mueves mucho tu cuerpo, la audiencia se despistará. Encuadra la cámara con tus hombros, igual que harías en una sala.
Mira a la cámara, no a la pantalla donde ves a los participantes en la videoconferencia. Si necesitas verles, echa un ojo de vez en cuando. Pero lo mejor es que mires continuamente a la cámara mientras te imaginas a los miembros de la audiencia uno a uno disfrutando con lo que les estás contando. Para conseguirlo es interesante que se presenten al principio de la sesión.
Recuerda que sólo tienes la mitad de tu cuerpo disponible para presentar, así que sonríe y exprésate con los músculos de la cara más de lo que lo harías frente a una audiencia física.
La cámara tiende a exagerar tus gestos repetitivos. Procura evitar jugar con papeles o bolígrafos, juntar tus manos o tocarte el cuello de la camisa. No hagas gestos que te enfrenten a la audiencia, como mirar al techo con impaciencia, porque te va a pillar en seguida.
Por último, cuida el escenario. No incluyas fuentes de luz en el cuadro, como los focos del techo o un ventanal. Engañarías al diafragma de la cámara, que se cerraría más de lo necesario, lo que oscurecería tu cara.
No mezcles luces diferentes, como un fluorescente con luz natural. La cámara compensará los blancos y reducirá un color, por lo que en este caso volverá tu cara verde.
Puedes incluir un plano más general a modo de introducción para enseñar, por ejemplo, tu despacho o lo que se ve desde la ventana, como hacen los telediarios.
Huye de la saturación de objetos en el cuadro, como el teclado, el ratón, cables, vasos o el teléfono. La cámara es un gran angular, y todos esos objetos aparecerán mucho más juntos y darán la impresión de desorden.
Como tu capacidad de comunicación es menor, anima tu presentación con documentos que les envíes, vídeos o conexiones a sitios en Internet. Si te adaptas a las particularidades de la videoconferencia, te lo vas a pasar igual de bien que cuando puedes sentir a tu audiencia en directo.