Lektion 10: Einladungen aussprechen und annehmen
Schon in der Art, wie Sie jemanden einladen oder selbst auf eine Einladung reagieren, können Sie Stil zeigen. Sie erfahren in dieser Lektion, welche wichtigen Themen in einer Einladung angesprochen werden müssen, damit Ihre Gäste wissen, was auf Sie zukommt und was von ihnen erwartet wird. Und wir klären natürlich auf, was ein black tie ist und wann Sie im langen Kleid erscheinen müssen.
Wenn Sie eine Einladung zu einer Veranstaltung aussprechen, ob Geschäftsessen oder Firmenjubiläum, müssen Sie immer auf folgende Punkte eingehen: Wer, wann, wohin, zu welcher Veranstaltung und aus welchem Anlass einlädt. Um dem Eingeladenen die Zu- oder Absage zu erleichtern, wird einer schriftlichen Einladung eine Antwortkarte oder ein Antwortfax beigefügt. Oft trifft man auf die Formulierung „Ich komme mit … Personen“, die nicht ganz eindeutig ist. Es stellt sich die Frage, ob man sich selbst dazu zählt oder nicht. Benutzen Sie deshalb bei der Gestaltung Ihrer Einladungen besser die Version „Ich nehme teil und bringe … Personen mit“.
So wie eine Einladung ausgesprochen wurde, wird sie auch angenommen oder abgelehnt! Wenn Sie eine schriftliche Einladung per Post bekommen haben, sollten Sie diese auch per Brief erwidern. Warten Sie auch nicht zu lange mit der Antwort, Ihre Gastgeber haben sicher einige Vorbereitungen zu treffen.
Geheimcodes auf Einladungen und deren Bedeutung
Zusätzlich finden Sie Zeitvermerke oder Bekleidungsvermerke auf der Einladung, die unbedingt einzuhalten sind. Dazu gehören:
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U.A.w.g.: „Um Antwort wird gebeten“ mit einer Datumsangabe. Im Englischen bzw. Französischen werden die Kürzel r.s.v.p.: „respondez s'il vous plâit“ plus Datumsangabe benutzt.
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Im universitären Umfeld finden Sie oft die Abkürzungen:
ct. (lat.: cum tempore) + Uhrzeit, was Ihnen eine Verspätung der akademischen Viertel Stunde erlaubt.
s.t. (lat.: sine tempore) + Uhrzeit: Mit dieser Angabe werden Sie gebeten, pünktlich Ihre Plätze einzunehmen.
Kleidervermerke – was ziehe ich an?
Sie finden oft auch Kleidervermerke auf Einladungen. An diese sollten Sie sich halten, denn der Gastgeber hat die Veranstaltung in einem bestimmten Rahmen geplant, den Sie bitte respektieren. Aber was ist denn nun damit gemeint, wenn z.B. der Vermerk „Smoking“ – im Englischen „black tie“ – ausgewiesen ist? Für den Herren bedeutet dies, er möge im Smoking kommen bzw. bei Freiluftveranstaltungen im Dinnerjackett. Die Dame trägt bei diesem Vermerk feierliche Garderobe, also ein langes Abendkleid, aber nicht das große Ballkleid, dieses wäre nur passend, wenn der Herr im Frack käme. Dazu wird er mit den Worten „white tie“ in der Einladung aufgefordert.
Unter die Rubrik Abendkleidung fallen folgende Möglichkeiten für den Herren: dunkler Anzug, Smoking oder Frack, letzteres ist aber heutzutage meistens nur auf Bällen und Galen angebracht.
Für die Dame heißt dies: langes oder kurzes Abendkleid, langer Rock, sehr eleganter Hosenanzug (z.B. aus Seide) oder, wenn Sie auf einen Ball gehen, ein Ballkleid.
Erinnern Sie Ihren Partner daran: Smoking und Frack dürfen die Sonne nicht sehen. Bei offiziellen und hoch offiziellen Veranstaltungen, die vor 17:00 Uhr beginnen, trägt er einen schwarzen Anzug mit steigenden Revers, Paspeltaschen und schlitzlosem Rückenteil oder auf Hochzeiten z.B. auch einen Cut.
Wie leger dürfen Sie kommen, wenn auf einer Firmenveranstaltung „sportlich leger“ vermerkt ist?
Für Ihren männlichen Partner heißt dies z.B. eine Kombination, lange Stoffhose, Hemd oder Poloshirt und Sakko. Eine Krawatte wird nicht erwartet.
Für die Dame ist damit z.B. eine lange Hose mit Blazer oder Rock mit Twin Set gemeint. Frauen haben da etwas mehr Spielraum. Denken Sie daran, dass es sich aber immer noch um eine Firmenveranstaltung handelt und Sie nicht zu freizeitmäßig auftreten.
Sportlich leger bedeutet nicht, dass Sie in Sportkleidung kommen sollen. Bitte wählen Sie keine Turnschuhe, kurze Hosen oder Jogginghosen aus.
Weitere Vermerke sind: „Eintritt nur mit Kostüm und Maske“ oder „feierliche Kleidung erwünscht“. Der Dresscode „Kostüm und Maske“ ist nicht erklärungsbedürftig, man erwartet eine Verkleidung von Ihnen.
Unter die Rubrik feierliche Kleidung kann natürlich vieles fallen. Hierbei sollten Sie aber immer den Beginn der Veranstaltung im Hinterkopf haben. Startet die Feier vormittags oder nachmittags, sind knielange Kleider oder Hosenanzüge für Frauen durchaus üblich. Je später der Beginn einer Veranstaltung, desto länger die Röcke.
Es gehört zum guten Ton, sich bei allen Gastgebern persönlich zu verabschieden und sich für die Einladung zu bedanken. Im privaten wie im geschäftlichen Umfeld sollten Sie sich ein bis zwei Tage nach dem Fest beim Gastgeber melden und sich nochmals für das gelungene Fest bedanken. Dies kann sowohl per Telefon als auch per Brief geschehen.
Veranstaltungsformen
Im beruflichen Umfeld gibt es einige Veranstaltungsformen, die wir hier kurz ansprechen möchten.
Tipp:
Im Vorfeld jeder Veranstaltung stellen Sie sich die folgenden Fragen und Sie sind jeder Situation gewachsen:
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Wie pünktlich muss ich erscheinen?
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Was muss ich anziehen?
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Wird ein Geschenk erwartet oder reicht ein Blumenstrauß?
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Gibt es etwas zu essen oder sollte ich vorher etwas zu mir nehmen?
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Gibt es die Möglichkeit, Kontakte zu pflegen und auszubauen?
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Bin ich allein eingeladen oder darf ich jemanden mitbringen?
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Wann ist es angebracht, aufzubrechen?
Das Firmenjubiläum (abends im eleganten Hotel):
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Pünktlichkeit: |
Toleranz minimal |
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Kleidung: |
Dunkler Anzug, Smoking; langes Abendkleid |
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Geschenk: |
Nein |
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Essen & Trinken: |
Festlich |
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Kontakte: |
Gut |
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Mitbringen von Personen: |
Nein |
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Aufbrechen: |
Nach den Programmpunkten bzw. nach dem Festessen |
Empfang (z.B. Jubiliäum der Stadt um 11:00 Uhr vormittags)
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Pünktlichkeit: |
Ja, wenig Toleranz |
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Kleidung: |
Festlich, Anzug, Kostüm oder knielanges Kleid |
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Geschenk: |
Nein |
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Essen & Trinken: |
Stehparty, Getränke und Canapés |
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Kontakte: |
Eigeninitiative notwendig |
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Mitbringen von Personen: |
Nein |
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Aufbrechen: |
Nachdem die Ehrengäste gegangen sind |
Das Abendessen bei Ihrem Chef (privat):
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Pünktlichkeit: |
Ja, keine Toleranz |
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Kleidung: |
Business casual, wenn nicht anders ausgewiesen |
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Geschenk: |
Ja, Blumen, Konfekt oder Aufmerksamkeit |
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Essen & Trinken: |
Festlich |
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Kontakte: |
Gut |
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Mitbringen von Personen: |
Nein |
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Aufbrechen: |
½ - ¾ Stunde nach dem Mocca |
Firmen Golfveranstaltung (Golfclub, tagsüber):
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Pünktlichkeit: |
Zwei Stunden vor Turnierbeginn |
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Kleidung: |
Sportlich leger - sportlich elegant zum Abendessen |
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Geschenk: |
Nein |
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Essen & Trinken: |
Festlich |
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Kontakte: |
Gut |
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Mitbringen von Personen: |
Nein |
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Aufbrechen: |
Nach den Programmpunkten bzw. nach dem Festessen |
Tipp:
Sind Sie auf einem Stehempfang eingeladen, halten Sie Ihr Glas am besten in der linken Hand, so haben Sie zur Begrüßung immer die rechte Hand frei.
Haben Sie sowohl Glas als auch Teller zu halten, suchen Sie sich möglichst ein Plätzchen im Raum, wo Sie das Glas in Ihrer Nähe abstellen können. Geeignet sind hierfür Fenstersimse, kleine Stehtische, Kaminsimse oder sogar eine Bar, wenn vorhanden.
Gastgeschenke
Die häufigsten Anlässe für Gastgeschenke im beruflichen Umfeld sind Geschäftsbesuche, Einladungen zum Essen sowie Konferenzen und Events. Als Gastgeschenke bezeichnet man zum einen Geschenke, die Sie als Gast mitbringen, als auch Geschenke, die vom Gastgeber als Erinnerung an die Gäste übergeben werden. Bei der Auswahl des Geschenks sollten die Beziehung zum Beschenkten, die Position und die persönlichen Interessen berücksichtigt werden.
Je seltener ein Ereignis gefeiert wird, desto aufwändiger ist das Geschenk. Die Präsente sollten aber nicht zu groß ausfallen, damit sie nicht als Verpflichtung empfunden werden. Verzichten Sie auch auf Präsente mit Werbeaufdruck.
Tipp:
Entscheiden Sie sich für Geschenke mit regionalem Bezug, wie beispielsweise einen Bildband aus der Region. Auf keinen Fall ausländische Produkte mit dem Label „Made in Hong Kong“ auswählen.
Gastgeschenke müssen nicht persönlich überreicht werden. Bleiben Ihre Gäste beispielsweise bei einem Event über Nacht, können Sie als Gastgeber die Präsente in das Hotelzimmer legen lassen. Vergessen Sie dabei nicht, eine Visitenkarte mit einem persönlichen Gruß beizulegen.
Tipp:
Als gute Gedankenstütze beim Schenken bietet sich das Führen einer Geschenke- und Interessendatei an, damit Sie den Überblick behalten.
Blumen als Geschenk
Mit einem Blumengeschenk liegen Sie auch als Frau fast immer richtig. Blumen eignen sich als Zeichen der Verbundenheit, für positive und negative Anlässe. Verzichten Sie bei größeren Festen, Empfängen oder Einladungen zu Vernissagen auf das Mitbringen der Blumen. Lassen Sie den Strauß besser mit einem schriftlichen Dank für die Einladung nach dem Fest liefern.
Zum Blumenstrauß bei offiziellen Feiern gehört eine Karte mit einem persönlichen Grußtext. Vor der Übergabe entfernen Sie bitte die Papierverpackung - Klarsichtfolie wirkt jedoch repräsentativ und darf bleiben. Am schönsten wirkt der Blumenstrauß jedoch immer ohne Verpackung.
Wenn Sie als Paar eingeladen sind, ist das Überreichen der Blumen Sache des Herrn. Sind die Gastgeber ebenfalls ein Paar, reicht der eingeladene Herr der Dame des Hauses den Strauß. Höfliche Gastgeber stellen Schnittblumen sofort in eine Vase.
Welche Blumen zu welchem Anlass?
Die früher einmal geltende „Blumensprache“ beherrscht heute kaum noch jemand. Sie können deshalb – mit Ausnahme von roten Rosen als Zeichen der Liebe sowie Nelken, die immer noch als Grabblumen gelten – alle Blumensorten ohne Bedenken verschenken. Seien Sie ruhig mutig und greifen Sie auch mal zu exotischen Blumen. Falls Sie unsicher sind, lassen Sie sich von Ihrem Floristen beraten.
Gastgeschenke im Ausland
China
Wenn Sie wissen, dass Ihr Geschäftskontakt raucht, machen Sie sich mit einer Stange (nicht einer Packung) Marlboro oder 555 (san wu) einen Freund fürs Leben. Blumen sind als Gastgeschenk in China nicht üblich. Man ehrt dort üblicherweise die Toten mit Blumen.
Frankreich
Blumen sind für eine private Geschäftseinladung durchaus angebracht. Im Gegensatz zu Deutschland bleibt der Strauß bei der Übergabe im Papier eingewickelt. Vorsicht: Keine Nelken verschenken!
Italien
Gastgeschenke sind in Italien gern gesehen. Mit einer guten Flasche Wein oder einem Strauß Blumen (keine Chrysanthemen) sind Sie für eine private Einladung zum Essen perfekt ausgerüstet.
Japan
Es ist absolut üblich, Gastgebern schon bei Ihrer Ankunft Geschenke zu machen. Überreichen Sie diese immer mit beiden Händen. Die Geschenke sollten auch hochwertig eingepackt sein. Verschenken Sie keine weißen Blumen, Weiß ist in Japan die Farbe der Trauer.
Rußland
Gastgeschenke sind üblich. Typischerweise werden Ihnen Geschenke gemacht, die einen Bezug zum Land haben. Hierzu gehören die altbekannten Matrjoschkas aber auch Samoware. Ihr russischer Geschäftspartner wird sich durchaus über eine landestypische Spezialität von Ihnen freuen. Selbst zum privaten Essen werden oft Geschenke wie Obst oder Wodka mitgebracht.
Übung 60:
Wie sagen Sie die Einladung zu einem Firmenjubiläum stilvoll ab?
Übung 61:
Zu welchen geschäftlichen Anlässen sind Gastgeschenke üblich?
Übung 62:
Wann sollten Sie sich von einer Veranstaltung/Einladung verabschieden?
Übung 63:
Was bedeuten die Abkürzungen ct. und s.t. auf Einladungen?