Lektion 6: Meetings vorbereiten und durchführen

Wie bereitet man eine Besprechung optimal vor?

Gehen Sie nach folgendem Schema vor:

1. Wer soll teilnehmen?

   Diese wichtige Frage ist abhängig vom Besprechungstyp (Verhandlung, Informationsveranstaltung, Schulung etc.), denn jeder unmotivierte Teilnehmer verschwendet wertvolle Arbeitszeit. Es sollten also nur Teilnehmer ausgewählt werden, die sinnvolle und wichtige Beiträge beisteuern können und über die entsprechende Entscheidungskompetenz verfügen.

2. Wie viele Teilnehmer?

   Fünf bis sieben sind ideal. Mehr als zehn sind unübersichtlich. Zur effektiven Lösungserarbeitung halten Sie den Teilnehmerkreis so klein wie möglich.

3. Wie lautet das Meeting-Ziel?

   So erhalten Sie Klarheit und Überprüfbarkeit. Vereinbartes und Erreichtes kann später gut miteinander verglichen werden. Fragen Sie sich:

   • Warum sitzen wir zusammen?

   • Auf welche Weise wollen wir zu einem Ergebnis kommen?

   • Wie stellen wir sicher, dass alle Teilnehmer effektiv und zielorientiert an der Erreichung des Ziels arbeiten? (Messbarkeit der Ergebnisse sicherstellen)

   • Bis wann sollen Ergebnisse vorliegen?

4. Agenda/Tagesordnung erstellen und versenden

   Die Agenda beinhaltet folgende Punkte:

   • Wer soll teilnehmen?

   • Wann und wo findet die Besprechung statt?

   • Welche Themen sollen besprochen werden?

   • Dauer und Abfolge der einzelnen Besprechungspunkte

   • Welche Besprechungsziele gibt es?

   Die Agenda ist der rote Faden jedes Meetings. Gibt es so einen Plan nicht, ist die Gefahr groß, sich zu verzetteln. Außerdem hat jeder Teilnehmer vorab die Möglichkeit, sich intensiv auf das Meeting vorzubereiten. Nicht selten werden Besprechungen aufgehalten, weil Mitarbeiter nicht alle Unterlagen dabei haben.

   Mindestens eine Woche vor dem Termin sollte den Teilnehmern die Agenda zugehen, damit diese eventuell weitere Themen ergänzen können.

5. Besprechungsort richtig wählen

   Beachten Sie bei der Auswahl des Besprechungsortes die Zusammensetzung der Teilnehmer. Kommen die Teilnehmer beispielsweise aus ganz Deutschland angereist, wählen Sie einen zentralen Meetingort z.B. in der Nähe von Flughäfen. Eventuell sollten Sie auch logistische Punkte wie Abholung am Flughafen oder Bahnhof mit Sammeltaxis oder Chauffeur-Service abklären. Bestuhlung, Catering und technisches Equipment vorab klären und reservieren.

Vollständige Angaben im Protokoll

• Anlass der Besprechung

• Teilnehmer, Verteiler

• Besprechungsort, Datum, Zeitraum

• Abteilung

• Unterschrift des Protokollführers/Besprechungsleiters

• Mitarbeiter, die einen Beschluss umsetzen sollen, werden namentlich genannt.

So ist das Protokoll formal korrekt:

• Kurze, deutliche Sätze.

• Gut gegliederte Abschnitte nach Agendapunkten.

• Neben den beschlossenen Maßnahmen immer den Verantwortlichen und den Abgabetermin setzen.

• Anhänge mit Quellenangaben versehen.

• Keine umgangssprachlichen Ausdrücke.

Zur besseren Übersicht bietet sich die Darstellung eines Protokolls in Tabellenform an. Ergänzende Angaben zum Protokoll, z.B. Statistiken mit Quellenangaben, werden an das Protokoll angehängt.

Vor dem Versand sollten Sie sich noch das letzte O.K. des Besprechungsleiters einholen, dass auch wirklich alle auf der Verteilerliste leseberechtigt sind und nicht irgendwelche hochsensiblen Daten in die falschen Hände gelangen. Das Protokoll kann dann an die Teilnehmer – anwesende, vertretene und entschuldigte – versendet werden.

Nun können Sie auf mögliche Kommentare der Teilnehmer warten und diese als Update in das Protokoll eintragen. Ein einmal verabschiedetes Protokoll wird nicht mehr verändert.

Etwas ungewöhnlich mag es einem Deutschen vorkommen, der in den USA an einer Besprechung teilnimmt. Hier kommt es vor, das ein ständiges Kommen und Gehen gang und gäbe ist und eine eher lockere Stimmung herrscht. Alle Ideen sind willkommen und „great“. Ein wirkliches Lob haben Sie empfangen, wenn Ihre Bemerkung als „excellent“ bezeichnet wird. Protokolle werden meist in Powerpoint erstellt und kritische Punkte werden als „Challenges“ bezeichnet. Oft werden unter Zeitdruck Snacks oder Sandwiches serviert, während Sie noch präsentieren. Dies darf Sie nicht stören. Ein Lunch-Meeting ist dabei die Steigerung. Hier wird während des Mittagessens eine Power-point-Präsentation gehalten.

Franzosen wollen sich nur austauschen

In Frankreich ist der Sinn eines Meetings, seine Gedanken auszutauschen, nicht aber, Dinge zu entscheiden. Wer in Frankreich von Ihnen ein Briefing vor dem Meeting erhält, wird wahrscheinlich gekränkt sein. Informationen gelten als Holschuld. Eine Agenda wird in Frankreich selten eingehalten. Protokolle hingegen können bis zu 20 Seiten umfassen und lesen sich wie Prosa.

Japaner legen großen Wert auf Pünktlichkeit. Spontaneität, die sich in Wortmeldungen äußert, ist nicht erwünscht. Feedback wird nicht gegeben, damit keiner in der Gruppe hervorgehoben wird. Protokolle gelten als Vorbereitung und werden vor dem Meeting verteilt. Nach einer Besprechung erhalten Sie umfangreiche Berichte. Franzosen haben ein anderes Zeitverständnis. Oft beginnen Besprechungen später und dauern länger als geplant. Kalkulieren Sie daher Ihren eigenen Zeitplan großzügig und lassen Sie ausreichend Spielraum, z.B. für den Weg zum Flughafen. Von Deutschen wird allerdings erwartet, dass sie ihre Termine pünktlich einhalten.

Was macht man als Moderator, wenn das Meeting zeitlich aus dem Rahmen läuft?

Der Moderator hat die Aufgabe, den Prozess während der Besprechung zu fördern und nicht, ihn inhaltlich zu lösen. Läuft die Zeit in einer Besprechung davon, sollte der Moderator in den Ablauf eingreifen und das zeitintensivste Thema ausklammern. Dafür muss ein neues Meeting angesetzt werden. Möglichst gleich Termin und Ort besprechen.

Erkennt der Moderator beim dritten von fünf Agendapunkten, dass die angesetzte Zeit abgelaufen ist, muss er mit den Teilnehmern abklären, die übrigen Punkte zu vertagen. Wichtig ist, dass der Moderator in der Gruppe Konsens über die neue Vorgehensweise herstellt.

Oft werden wir gefragt, wie man als Moderator mit unpünktlich erscheinenden Teilnehmern umgeht. Wie lange ist die „Karenzzeit“ zum Beginn der Besprechung? Da Unpünktlichkeit eine weit verbreitete Unsitte ist, empfehlen wir zum festgesetzten Termin die Tür des Meetingraums zu schließen. So setzen Sie das erste Zeichen. Beginnen Sie pünktlich und zwar mit den wichtigsten Themen. Handelt es sich beim Zuspätkommer um einen motivierten Teilnehmer mit eigenen Interessen am Ergebnis der Sitzung, wird er die Zeichen verstehen und künftig pünktlich erscheinen. Fällt ein Teilnehmer durch häufige Verspätungen auf, überlegen Sie sich passende Sanktionen.

Fazit

Um Besprechungen richtig vor- und nachzubereiten, sollten Sie alle Schritte von der Agenda bis zum Protokoll beherrschen. Nicht nur eine perfekte Vorbereitung und ein reibungsloser Ablauf einer Besprechung werfen beim Kunden ein gutes Licht auf Ihr Unternehmen, sondern auch die Versendung eines Protokolls einige Tage nach der Besprechung. Aufgaben und Vereinbarungen werden so nochmals für alle deutlich zusammengefasst.

Übung 37:

Sie gehen nach positiven Verhandlungen mit Ihrem Kunden aus dem Meeting raus. Was zeichnet einen stilvollen Verhandler aus?

Übung 38:

Welche Punkte sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie ein Meeting vorbereiten?

Vorbereitung eines Interviews

Damit Sie sich besser auf ein Interview vorbereiten können, sollten Sie ein Vorgespräch vereinbaren. Am besten lassen Sie sich die Fragen im Vorfeld schicken. Falls Sie sich der Rückendeckung Ihres Chefs versichern wollen, gehen Sie die Fragen mit ihm noch einmal in aller Ruhe durch. Manchmal ist auch das Gespräch mit einem Kollegen hilfreich.

Gibt es keinen Fragenkatalog, sollten Sie auf jeden Fall die wichtigsten Aspekte und Stichpunkte abfragen, damit Sie sich vorbereiten können. Sie müssen dann aber während des Interviews mit spontanen Fragen rechnen (das kann Ihnen natürlich auch passieren, wenn Sie vorab einen Fragenkatalog erhalten haben).

Um den Journalisten auf das Interview vorzubereiten, können Sie ihm Unterlagen über das Unternehmen oder eine Zusammenfassung der wichtigsten Fakten zukommen lassen.

Klären Sie, wie das Interview ablaufen soll. Ein klassisches Interview ist eine Frage/Antwort-Situation. Es kann aber auch sein, dass nur Ausschnitte aus dem Interview verwertet und in eine Reportage oder Bericht eingebunden werden. Ein Journalist ist jedoch an seine Aussage über die Art des Interviews gebunden.

Verhalten im Interview

Die Grundregel für Sie heißt: „Bleiben Sie Sie selbst!“. Sie sind Mensch und müssen sich nicht verstellen. Sie dürfen ruhig zeigen, dass Sie nervös sind. Der Journalist ist es bestimmt auch. Entkrampfen Sie angespannte Situationen, indem Sie sich menschlich zeigen.

Sprechen Sie in kurzen Sätzen. Bleiben Sie beim Thema. Antworten Sie auf die Frage, die der Journalist gestellt hat, und nicht auf eine Frage, die Sie für besser halten. Falls es sich um ein TV-Interview handelt: Ein Interview von 30 Sekunden bleibt womöglich ungekürzt, werden Sie aber über fünf Minuten interviewt, können Sie davon ausgehen, dass Ihre Rede zusammengeschnitten wird. Nicht immer fällt dann der Schnitt so aus, wie Sie es sich wünschen.

Nennen Sie deshalb das Wichtigste zuerst. Wenn Sie dabei die wichtigen Aspekte an das Ende Ihres letzten Satzes stellen, macht dies neugierig und Sie beeinflussen so eine Nachfrage des Journalisten. Aber bitte bleiben Sie auch hier kurz und bündig.

Einfacher ist besser

Sprechen Sie präzise und klar. Wenn Sie einem Journalisten Ihre wichtigsten Botschaften in Fachchinesisch erklären, wundern Sie sich nicht, wenn Sie am Ende Dinge lesen, die Sie selbst nicht verstehen. Machen Sie sich klar, dass ein Journalist von Ihrem Arbeitsbereich nicht soviel versteht wie Sie. Also müssen Sie es ihm erklären. Ein kraftvolles reines Deutsch ist daher die beste Sprache und beugt Missverständnissen vor. Wenn Sie es schaffen, komplexe Inhalte in Vergleichen oder bildhafter Sprache auszudrücken, verstehen der Journalist und der Leser besser. Sie trainieren damit auch gleichzeitig Ihre eigenen sprachlichen Fähigkeiten.

Finden Sie heraus, ob Ihre Nachricht das Publikum interessiert. Nicht immer entspricht das, was Sie interessiert, auch dem, was die Leser oder Zuhörer wissen will. Ein Journalist kann eine Nachricht nur veröffentlichen, wenn sie auch einen Markt hat.

Soll Ihr Interview veröffentlicht werden, lassen Sie sich die Endfassung noch einmal vorlegen. Bei einem Interview in Frage/Antwort-Form ist der Journalist sogar dazu verpflichtet. Aber begehen Sie nicht den Fehler, den Text im Befehlston einzufordern. Sie wollen dem Journalisten nicht den Eindruck vermitteln, dass Sie ihm misstrauen bzw. seine Fähigkeiten bezweifeln. Sagen Sie beispielsweise: „Bei einem Interview ist es ja üblich, den Text noch einmal zu sehen. Wenn Sie ihn fertig haben, rufen Sie mich einfach an.“

Das Telefoninterview

Grundregel Nr. 1 lautet: Fasse Dich kurz! Sie haben meist nur 20 bis 30 Sekunden Zeit, Ihre Antwort zu formulieren. Um dies perfekt zu erledigen, sollten Sie sich gut vorbereiten. Wenn Sie mitten in einem Arbeitsvorgang angerufen werden, bitten Sie darum, in 15 Minuten zurückrufen zu können. Erstens werden Sie dann besser zuhören und zweitens können Sie sich auf die Thematik etwas vorbereiten. Dies wird auch im Interesse des Journalisten sein. Sollten Sie ein LiveInterview führen müssen, lassen Sie sich auch hier die Fragen vorher faxen.

Achten Sie darauf, dass Sie ein ruhiges Umfeld haben. Je weniger Geräusche oder Kommunikation im Hintergrund ist, desto besser ist die Qualität der Aufnahme. Auch der Schnitt ist für den Journalisten so sauberer zu realisieren.

Umgang mit schwierigen Gesprächspartnern

Haben Sie das Gefühl, Ihr Gesprächspartner ist Ihnen nicht wohlgesinnt? Schaffen Sie eine entspannte Atmosphäre, indem Sie vor dem Interview mit dem Journalisten ins Gespräch kommen. Reden Sie jetzt nicht über Geschäftliches oder die Themen des Gesprächs, sondern betreiben Sie Small Talk.

Richten Sie sich auf journalistische offene Fragen ein, die meist eng am Thema orientiert sind. Sollte Ihnen ein Journalist eine Unterstellung unterjubeln wollen, begegnen Sie dieser resolut. Oft ist so eine Unterstellung in eine Frage eingebunden. Hierbei empfiehlt sich, den Sachverhalt zu berichtigen und dann auf die Frage einzugehen.

Lassen Sie sich eine unangenehme Frage noch einmal wiederholen. Dadurch gewinnen Sie Zeit und meistens ist die Frage beim zweiten Mal weniger aggressiv gestellt. Oder lassen Sie sich eine Frage erklären, dies hat den gleichen Effekt. Vermeiden Sie, viel zu reden. Sie würden den Journalisten damit nur verärgern und das schafft kein gutes Klima. Außerdem kommen Sie dabei eventuell auf Themen, die gar nicht angesprochen werden sollten.

Was sollten Sie auf Ihrer Pressekonferenz beachten?

• Seien Sie vor allem pünktlich. Bei Pressekonferenzen kann man sich Verspätungen nicht leisten. Am besten sind Sie eine halbe Stunde vor Beginn dort, um noch den ein oder anderen Small Talk mit den eintreffenden Journalisten zu führen. Zeigen Sie sich von der menschlichen Seite.

• Achten Sie auf Ihre Kleidung. Sie vertreten Ihr Unternehmen nach außen.

• Nach der Pressekonferenz gibt es eventuell einen kleinen Imbiss für die Journalisten. Hierbei können Sie gut Kontakte knüpfen.

• Sind Sie zu einer Pressekonferenz eingeladen, kommen Sie allein. Bringen Sie keine weiteren Personen mit, wenn Sie eine persönliche Einladung bekommen haben.

• Als Einladender verlassen Sie die Pressekonferenz erst, wenn die Pressevertreter gegangen sind. Sind Sie eingeladen, können Sie die Konferenz verlassen, wann Sie möchten, am besten aber erst nach Ende der Konferenz.

Übung 39:

Welche Vorbereitungen sollten Sie bei einem Interview treffen?

Übung 40:

Was sollten Sie auf einer Pressekonferenz auf jeden Fall beachten?

So wird es ein korrekter Messeauftritt

• Hände aus der Hosentasche

  Sie können sich im Gespräch mit Kunden auch einmal die Hände in die Taschen stecken, nicht aber, wenn Sie in Wartestellung sind und nach Interessenten Ausschau halten.

• Kunden ansprechen, nicht abschrecken

  Lassen Sie dem Kunden Zeit, sich umzusehen. Ihr Stand hat bereits sein Interesse geweckt, da müssen Sie nicht gleich über ihn herfallen.

• Achten Sie auf einen frischen Atem

  Da Sie an einem Messetag mit Kunden recht nah in Kontakt sind, wenn Sie Gespräche führen oder Demos vorführen, sollten Sie auf Ihren Atem achten. Ein schlechter Atem kann ein Gespräch schnell beenden. Um den Atem zu erfrischen, sollten Sie aber auf Kaugummi verzichten. Ein Pfefferminzplätzchen wäre hier eher angebracht.

• Öfter mal eine Pause machen

  Pausen wirken nicht nur erfrischend auf Ihre Kunden. Auch Sie sind fitter und können Ihre Interessenten besser begeistern.

• Nicht zu viel Kaffee trinken

  Ihr Atem wird durch zu viel Kaffeekonsum unangenehm und Sie kommen schneller ins Schwitzen.

• Keine Grüppchen unter Kollegen

  Stehen Sie auf dem Messestand mit Ihren Kollegen zusammen, wirkt dies eher wie ein Kaffeeklatsch. Sie sind nicht auf der Messe, um Ihre Kollegen näher kennen zu lernen, sondern um Kunden zu akquirieren.

• Keine Modenschau veranstalten

  Halten Sie sich mit Ihrem äußeren Aufreten an den Business Dresscode. Auffallende Kleidung ist etwas für Messen in der Modebranche oder für Messehostessen, die für Showeinlagen gebucht werden.

• Dresscode – weniger ist nicht immer mehr!

  Mit zu kurzen Röcken und tiefgeschnittenen Dekolletés ziehen Sie zwar die Blicke der Männer auf sich. Aber denken Sie daran, dass Sie ja Interessenten für Ihr Unternehmen und nicht für sich gewinnen wollen.

• Einheitliches Auftreten (Kleidung in Corporate Identity)

  Kunden können so leichter erkennen, wer zum Stand gehört. Gibt es keine einheitliche Kleidung, reicht es oft schon aus, wenn Sie sich auf einheitliche Farben der Kostüme und Anzüge einigen. Tücher und Krawatten sollten ebenso abgestimmt werden.

• Handy nur außerhalb des Standes

  SMS tippen, Ihre Mailbox abfragen und telefonieren sollten Sie nicht auf dem Stand. Wenn Sie sich für diese Tätigkeiten eine ruhige Ecke suchen, ist es für Sie im Übrigen viel einfacher, sich zu verständigen.

• Nicht an der Messetheke abstützen

  Ist auch der Messetag lang und drücken die Schuhe, lehnen Sie sich nicht an den Messestand an oder stützen sich auf ihm ab. Kunden mögen vielleicht Mitleid mit Ihnen haben, aber ein gutes Bild geben Sie so für Ihre Firma nicht ab.

• Interessenten nicht an der Standkante anfallen

  Warten Sie ca. ein bis zwei Meter innerhalb des Standes auf Interessenten. Geben Sie Kunden die Möglichkeit, sich auf Ihrem Stand umzuschauen. Stehen Sie an der Standkante, wirken Sie auf manche vielleicht auch wie ein Türsteher, der nicht allen Zutritt gewährt.

• Gute Ansprache

  Überraschen Sie Ihre Interessenten mit einer ausgefallenen Ansprache statt mit der üblichen Frage „Kann ich Ihnen helfen?“ (Wenn der Kunde hierauf „Nein“ sagt, ist ein weiteres Gespräch kaum mehr möglich!) Starten Sie Ihre Bedarfsanalyse mit Fragen, die zum Erzählen animieren, z.B: „Mit welchen Produkten arbeiten Sie eigentlich? Haben Sie unsere schon einmal eingesetzt?“

• Visitenkarten austauschen und Infomaterial/Angebot nachschicken

  Bieten Sie Kunden oder Interessenten an, dass Sie Ihnen Infomaterial zusenden, lassen Sie sich die Visitenkarte geben und füllen Sie anschließend einen sogenannten „Leadbogen“ aus. Halten Sie die Wünsche des Kunden dort fest. Wenn Sie alle Informationen über ihn aufschreiben, können Sie sich später besser an ihn erinnern. Aber vergessen Sie nicht, versprochene Leistungen auch zu erbringen.

• Termine mit Frontdesk absprechen und immer abmelden

  Informieren Sie Ihr Standpersonal über Kunden, mit denen Sie einen Termin auf dem Stand vereinbart haben. Melden Sie sich auch beim Infostand Ihres Messestandes ab, damit Besuchern immer Auskunft gegeben werden kann, wenn Sie nicht am Stand sind. Einen Terminplan zu führen für alle Mitarbeiter, die auf dem Stand arbeiten, ist durchaus sinnvoll und wirkt gegenüber Dritten kompetent und organisiert.

• Namenschilder immer rechts tragen

  Wenn Sie auf Messen oder Veranstaltungen Namenschilder zum Anstecken einsetzen, werden diese auf der rechten Seite getragen. Es ist zwar sehr praktisch, ein Namenschild auf der linken Seite des Jackett anzubringen, da dort meist eine Tasche ist. Aber Ihr Gegenüber kann während des Händendrucks (rechte Hand) schnell auf Ihr Namenschild spicken, ohne dass es auffällt.