Capítulo 11. Trabajar con tablas

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Una tabla es una estructura que puedes utilizar como fuente de datos para informes y gráficos creados en Excel. Gracias a las herramientas de filtro, ordenación y formato, puedes analizar los datos directamente en la tabla. Puedes insertar los datos manualmente o copiarlos desde otra hoja de cálculo o importarlos desde fuentes externas, como un archivo de texto, Internet, un archivo XML o una base de datos.

En esta parte. . .

• Crear una tabla

• Dar formato a una tabla

• Insertar y eliminar filas y columnas de una tabla

• Dar referencia a los datos de una tabla mediante una fórmula

• Quitar valores duplicados de una tabla

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Estructura de una tabla

Una tabla está hecha de filas y columnas de datos. Cada columna de datos tiene un nombre, por ejemplo, “Nombre”, “Apellidos”, “Ciudad” o “País”. Los nombres aparecen en la fila de encabezado de la tabla, la cual puedes utilizar como fuente de información en informes y gráficos. Al añadir, quitar o filtrar datos en una tabla, los gráficos se actualizan automáticamente. Existen varias opciones a la hora de analizar los datos de una tabla. Por ejemplo, para conseguir un mejor análisis, puedes organizar y filtrar datos, dar formato a la tabla según los datos seleccionados (por ejemplo, normal, buena, incorrecta) y añadir columnas de fórmulas. Puedes crear manualmente los datos, copiarlos de una hoja de cálculo, relacionar datos de otra hoja de cálculo o libro, o importarlos de una fuente externa. Si en la hoja de cálculo aparecen datos organizados en forma de lista, como los de la figura 11-1, es conveniente que conviertas la lista en una tabla para sacar partido de las ventajas que ofrece.

Figura 11-1

Las partes de una tabla son las siguientes:

• Área de la tabla. La fila de encabezado, filas de datos y fila de totales opcionales.

• Fila de encabezado. Nombres compartidos por todas las filas de datos, por ejemplo “Nombre del cliente”, “N.° de orden” y “Precio de la unidad”.

• Flecha desplegable de clasificación y filtro. Aparece en todas las columnas en la fila de encabezado. Al clicar en la flecha aparecen las opciones de clasificación y filtro.

• Fila de datos. Información específica recogida en las columnas de la fila de encabezado, como información de una transacción (por ejemplo detalles de ventas, datos de clientes o datos de productos).

• Fila de totales. Permite realizar cálculos (suma, promedio o cuenta) en cualquier columna de datos.

Las tablas suelen tener más filas de las que puedes mostrar simultáneamente en la pantalla. Si el puntero de celda está sobre la tabla y se desplaza la hoja de cálculo hasta que la fila de encabezado no se vea, los títulos de encabezado aparecen en el área del encabezado de la columna (obsérvalo en la figura 11-1).

La visualización de las flechas desplegables de columna en el área del encabezado de columna es nuevo en Excel 2010. Si lo necesitas, consulta en el capítulo 1 ”Familiarizarse con la ventana de Excel 2010”.

Convertir una tabla en un rango

Si no vas a volver a utilizar una tabla, puedes convertirla en un rango normal. Haz un clic derecho en la tabla y selecciona Tabla, y luego Convertir en rango en el menú contextual o clica en cualquier parte de la tabla y en Convertir en rango en la ficha Herramientas de tabla - Diseño.

Crear una tabla

Puedes crear una tabla a partir de un rango de datos de una fila de encabezado. Si el rango no incluye una fila de encabezado, tienes que añadir una. Consulta en el capítulo 4 “Introducir y editar datos en la hoja de cálculo”. Para crear una tabla a partir de un rango:

1. Selecciona cualquier celda en el rango.

2. Clica en la ficha Insertar de la Cinta de opciones y en el botón Tabla (o pulsa Ctrl+Q). Aparece el cuadro de diálogo Crear tabla que selecciona todo el rango continuo que abarca el puntero de celda activo.

3. Clica en Aceptar. A continuación, se crea una tabla con estilo predeterminado, flechas de clasificación y filtro en la fila de encabezado. También aparece la ficha Herramientas de tabla - Diseño de la Cinta de opciones.

Dar formato a una tabla

Al crear una tabla, se aplica el estilo predeterminado. Sin embargo, puedes elegir otro estilo predeterminado o crear un estilo nuevo. También puedes dar formato según el contenido de una celda o columna.

Dar estilo nuevo a una tabla

Excel identifica las siguientes áreas específicas en una tabla, a las que puedes dar formato automática e independientemente: fila de encabezado, filas de datos, fila de totales, primera columna y última columna.

Para dar un estilo nuevo a una tabla:

1. Clica en cualquier celda de la tabla y en la ficha Diseño.

2. Selecciona un estilo nuevo de la galería de Estilos de tabla. Para ver las opciones de la galería, clica en la flecha superior en la parte derecha de la galería, o clica en la flecha de abajo. Aparecerá una cuadrícula desplegable. Puedes obtener una vista previa de cada estilo si se señala. Clica en una opción de estilo para aplicarlo.

3. Además, como alternativa al segundo paso, puedes seleccionar el estilo y ver las opciones en el grupo Opciones de estilo de tabla. Clica en activar o desactivar las casillas de verificación correspondientes.

Recuerda: Los estilos elegidos en la galería de estilos de tabla se basan en el tema aplicado en el libro. Por lo tanto, si cambias un tema del libro, se modificará el estilo de la tabla y la galería de estilos. Para ampliar este asunto, lee el apartado “Dar formato con temas” en el capítulo 1.

Dar formato según el contenido de una celda o columna

Dar formato a una tabla según el contenido de una celda o columna (formato condicional) es parecido a dar formato a una celda o rango que no pertenecen a una tabla según el contenido de la celda o rango. Te será útil completar esta información con la de los apartados “Dar formato según los contenidos de la celda o del rango” y “Dar formato a un rango mediante visualizaciones comparativas” en el capítulo 8.

Sin embargo, al elegir dar formato condicional para una tabla, tienes que fijarte en lo siguiente:

• Si le das formato condicional a toda una columna, ese formato se extiende automáticamente al añadirse filas nuevas a la tabla.

• El formato se aplica a la tabla en el orden siguiente: dar formato directo (por ejemplo, dar formato desde el grupo Fuente en la ficha Inicio de la Cinta de opciones) prevalece sobre dar formato al estilo de la tabla y dar formato condicional prevalece sobre dar formato directo. Por ejemplo, si eliminas dar formato directo, el formato de la tabla no desaparece. De igual manera, si eliminas dar formato condicional, el formato directo tampoco desaparece.

Añadir fila de totales en una tabla

Al crear una tabla, la fila de totales se omite de forma predeterminada. Sin embargo, si tienen que aparecer los datos de los totales en las columnas de la tabla, puedes añadir fácilmente una fila de totales. Coloca el puntero de celda sobre la tabla, clica en la ficha Diseño y selecciona la casilla de verificación Fila de totales en el grupo Opciones de estilo de tabla. Cuando clicas en una celda de la fila de totales, aparece una flecha desplegable en la celda; cuando cliques en ella, aparecerá una lista con las funciones más comunes (suma, promedio, cuenta, etc.). Si es necesaria una función que no está incluida en la lista, selecciona la opción Más funciones y selecciona la función en el cuadro de diálogo Insertar función.

Añadir y eliminar filas y columnas en una tabla

Excel tiene métodos muy útiles a la hora de añadir nuevas filas a una tabla para incluir datos nuevos, o nuevas columnas para realizar cálculos basados en otras columnas de la tabla. También puedes borrar filas o columnas que ya no necesitas.

Añadir y eliminar filas en una tabla

Para añadir filas en una tabla, selecciona uno de los métodos siguientes:

• Para añadir una fila encima de una fila existente (incluyendo la fila de totales), haz un clic derecho en una celda en la fila de la tabla existente y selecciona Insertar, y, después, Filas de la tabla arriba. Si haces un clic derecho en una celda en la última fila de datos, puedes añadir una fila encima o debajo de la última fila.

• Si utilizas la tecla Tab (el tabulador) para desplazarte a la próxima columna al introducir datos en una fila, aparece una nueva fila automáticamente después de pulsar el tabulador en la columna de más a la derecha de la última fila de datos.

• Si hay una fila en blanco justo debajo de la última fila de datos, puedes introducir datos en cualquier celda de la fila en blanco y se añadirá la fila a la tabla. El formato de la tabla (normal y condicional) y cualquier fórmula de columnas se aplicará a la nueva fila.

Para eliminar una fila, haz un clic derecho en cualquier celda de la fila y selecciona Eliminar, y, después, Filas de la tabla en el menú contextual. Para eliminar varias filas, selecciona las filas, haz un clic derecho en la selección y selecciona Eliminar, y, después, Filas de la tabla.

Añadir y eliminar columnas en una tabla

Para añadir columnas, selecciona uno de los métodos siguientes:

• Para añadir una columna a la izquierda de una columna existente, haz un clic derecho en la columna existente y selecciona Insertar, y, después, Columnas de la tabla a la izquierda en el menú contextual. Si haces un clic derecho en una celda de la columna de más a la derecha, puedes añadir una columna a su izquierda o derecha. Aparece un título genérico para el encabezado de la columna, que puedes cambiar por un nombre más personalizado.

• Si hay una columna en blanco justo a la derecha de la columna de más a la derecha, puedes añadir datos en cualquier celda de la columna en blanco y se añadirá la nueva columna a la tabla. El formato de la tabla se extenderá a la nueva columna.

Para eliminar una columna, haz un clic derecho en cualquier celda de la columna y selecciona Eliminar, y, después, Columnas de la tabla en el menú contextual. Para eliminar varias columnas, selecciona las columnas, haz un clic derecho en la selección y selecciona Eliminar, y, después, Columnas de la tabla.

Recuerda: No puedes añadir o eliminar celdas individuales en una tabla. Solo puedes añadir o eliminar filas o columnas enteras.

Hacer referencia a los datos de una tabla en una fórmula

Las tablas tienen una estructura bien definida con partes identificables, como la tabla entera, la fila de encabezado, el área de datos y las columnas con nombre; Puedes repasar estos aspectos en el apartado anterior “Estructura de una tabla”. Puedes hacer referencia a varias partes de una tabla en vez de las típicas referencias de fila y columna. Al crear una tabla, por defecto tiene un nombre genérico (tabla1, tabla2, etc.). Para hacer referencia a datos de la tabla en una fórmula con elementos de la tabla con nombre, hay que cambiar el nombre por algo más descriptivo, como “Datosdeventas”. Para cambiar el nombre predeterminado de la tabla, selecciona cualquier celda de la tabla, clica en la ficha Diseño de la Cinta de opciones y escribe un nombre nuevo en el cuadro de texto Nombre de la tabla en el grupo Propiedades. Las normas siguientes se aplican a los nombres de tabla y columna:

• El nombre de la tabla tiene que ser diferente a cualquier otro nombre que se haya creado en el libro y tiene que seguir las reglas de creación de nombres de Excel; puedes consultar el capítulo 6 “Crear y utilizar nombres”.

• Los nombres de las columnas tienen que ser únicos dentro de la tabla, aunque el mismo nombre de columna puede aparecer en dos tablas distintas.

• Si cambias el nombre a una tabla o columna, las fórmulas utilizadas para hacer referencia al nombre se actualizan automáticamente para incluir el nombre nuevo.

• Las referencias de nombre de la tabla o de las columnas se actualizan automáticamente cuando añades o eliminas filas y columnas de la tabla.

La referencia que incluye el nombre de la tabla y todas sus partes identificables se llama referencia estructurada. Las partes identificables también se conocen como especificadores.

Una referencia estructurada puede ser cualificada o no cualificada. Una referencia no cualificada no incluye el nombre de la tabla. Una referencia cualificada debe incluir el nombre de la tabla.

Hacer referencia a datos de una tabla fuera de la tabla

Debes utilizar referencias estructuradas cualificadas si quieres hacer referencia a datos de la tabla mediante una fórmula que está fuera del rango de la tabla. Para hacer referencia a datos de la tabla mediante una fórmula, utiliza los métodos siguientes:

• Para hacer referencia a todos los datos de la tabla, utiliza el nombre de la tabla o el nombre de la tabla y el especificador #Datos. Por ejemplo, si quieres sumar todos los datos de una tabla llamada “Datosdeventas”, escribe lo siguiente:

=SUMA(Datosdeventas) o SUMA(Datosdeventas[#Datos])

En esta fórmula, Datosdeventas[#Datos] sería la referencia estructurada.

La función SUMA ignora cualquier texto en la referencia estructurada.

• Para hacer referencia a datos de una columna de la tabla, utiliza el nombre de tabla y un calificador de columna en forma de NombreTabla[Nombrecolumna]. Por ejemplo, si tienes que añadir una columna llamada “Trimestre1” en una tabla llamada “Datosdeventas”, escribe lo siguiente:

=SUMA(Datosdeventas[Trimestre1])

• Otras referencias de tabla son útiles para algunos tipos de fórmulas de búsqueda. Para hacer referencia a toda la tabla (la fila de encabezado y todas las filas de datos), tienes que utilizar la forma NombreTabla[#Todo]. Para hacer referencia solo a encabezados de tabla, la forma NombreTabla [#Encabezado]. Para hacer referencia a una columna entera (encabezado y datos), la forma NombreTabla[[#Todos],[Nombrecolumna]]. Para hacer referencia solo al texto del encabezado de una columna, NombreTabla[[#Encabezado],[NombreColumna]].

Si incluyes una fila de totales en la tabla, puedes hacer referencia a un total mediante la forma NombreTabla[[#Totales],[NombreColumna]].

Puedes ahorrar tiempo si se introducen referencias de nombres de tabla mediante la Fórmula Autocompletar, que muestra una lista con los nombres de tabla definidos cuando se empieza a escribir un nombre en la fórmula. Al introducir un corchete ([) después del nombre de la tabla, la opción Autocompletar muestra una lista con los especificadores disponibles (#Todo, #Totales, #Datos, etc.); consulta en el capítulo 4 el apartado “Introducir fórmulas manualmente”.

Hacer referencia a datos de una tabla mediante una columna calculada

Una columna calculada (o campo calculado) es simplemente una columna que se añade a la tabla que hace referencia a datos de la tabla mediante una fórmula. Las referencias de la fórmula son parecidas a las del apartado “Hacer referencia a datos de una tabla fuera de la tabla”. La diferencia es que puedes utilizar una referencia estructurada no cualificada, porque la columna calculada es parte de la tabla.

Para añadir una columna calculada y una fórmula:

1. Inserta una columna nueva en la tabla. Consulta el apartado “Añadir y eliminar filas y columnas en una tabla”.

2. Escribe una fórmula que haga referencia a la tabla en cualquier celda de la columna nueva. Puedes escribir la fórmula manualmente o señalado con el ratón. Por ejemplo, si hay una tabla llamada “Datosdeventas” y tienes que calcular la diferencia entre las ventas en las columnas Trimestre1 y Trimestre2, escribe manualmente lo siguiente:

=[Trimestre1]-[Trimestre2]

Tras escribir la fórmula en la columna, Excel la evalúa, lo que significa que utiliza una intersección implícita para cada fila.

Por el contrario, si en vez de manualmente señalas para introducir la fórmula, la referencia de columna se califica con el símbolo arroba (@) y la referencia combinada con un paréntesis. Por ejemplo:

=[@[Trimestre1]]-[@[Trimestre2]]

Para introducir la fórmula con el ratón, pulsa el signo igual (=), señala la columna Trimestre1 en la misma fila que la fórmula que estás introduciendo, pulsa el signo de menos (–) y señala la columna Trimestre2. Al escribir y señalar con el ratón, Excel completa la fórmula; Puedes verlo en la figura 11-2.

El símbolo @ es una representación del especificador [#Estafila] y es nuevo en Excel 2010, que utiliza ese especificador para evaluar la fórmula mediante intersección explícita. Tanto la fórmula de intersección implícita como la de intersección explícita dan el mismo resultado.

3. Tras completar la fórmula, pulsa Entrar. La fórmula aparece en toda la columna.

Figura 11-2

Recuerda: Si cambias la fórmula en cualquier celda de una columna calculada, las fórmulas de todas las demás celdas se actualizan automáticamente en la columna. Si no quieres actualizar todas las demás celdas de la columna, clica en Etiqueta inteligente (el icono del rayo con una flecha desplegable) que aparece junto a la columna tras actualizar la fórmula y selecciona Deshacer columna calculada en el menú.

Quitar valores duplicados de una tabla

Si hay una tabla con información duplicada existen muchas opciones útiles para quitar las filas con la información duplicada antes de analizar los datos.

Por ejemplo, puedes quitar duplicados si toda la fila está duplicada (opción predeterminada) o quitar filas si los datos de una o varias columnas están duplicados. Para quitar datos duplicados de una tabla:

1. Clica en cualquier celda de la tabla y en la ficha Diseño de la Cinta de opciones.

2. Clica en el botón Quitar duplicados. Excel selecciona el área de datos de toda la tabla y muestra el cuadro de diálogo Quitar duplicados (mira la figura 11-3).

Figura 11-3

3. Si hay que quitar filas en las que todos los datos de columna están duplicados (por ejemplo, un apellido), selecciona la columna o columnas y clica en Aceptar.

Los datos duplicados son eliminados de la tabla de forma permanente. Si el resultado de la operación no es el deseado, puedes deshacer la operación (clica en el botón de la Barra de herramientas de acceso rápido Ctrl+Z) y vuelve a empezar.

Si hay que conservar los datos originales, puedes seleccionar y copiar la tabla a otra hoja de cálculo. Si hay un rango de datos especialmente grande, haz una copia de la hoja de cálculo en vez de copiar los datos de la tabla.

Recuerda: Puedes quitar duplicados en un rango ordinario (fuera de la tabla). Selecciona el rango y clica en el botón Quitar duplicados en la ficha Datos de la Cinta de opciones.

Recuerda: Si la columna tiene fechas o datos numéricos, Excel utiliza el formato de número de la columna para determinar si los datos son duplicados o no. Por ejemplo, no se considera que las fechas 12/31/2010 y viernes, 31 de diciembre de 2010 sean duplicados, aunque internamente almacene ambas representaciones de forma idéntica.

Seleccionar áreas en una tabla

Excel tiene métodos muy útiles para seleccionar filas o columnas en una tabla, o incluso para seleccionar toda la tabla. Estos métodos son de gran utilidad si, por ejemplo, quieres copiar datos de una tabla o mover la tabla a otra ubicación o dar formato a toda una columna:

• Para seleccionar una fila, señala la columna de más a la izquierda en la fila hasta que el puntero se convierta en una flecha que señala la derecha. A continuación, selecciona la fila con el ratón. También puedes seleccionar una fila, seleccionando cualquier celda en la fila y pulsando Mayús+barra espaciadora.

• Para seleccionar celdas de datos en una columna, señala la fila de encabezado hasta que el puntero se convierta en una flecha que señala hacia abajo. A continuación clica para seleccionar las celdas de datos. Si tienes que seleccionar toda la columna, incluidas las celdas de encabezado y totales, clica otra vez. También puedes seleccionar celdas de datos de una columna, seleccionando cualquier celda en la columna y pulsando Ctrl+barra espaciadora. Si vuelves a pulsar Ctrl+barra espaciadora, se selecciona toda la columna.

• Para seleccionar todas las filas de datos de una tabla, señala la celda de la esquina superior izquierda en la fila de encabezado hasta que el puntero se convierta en una flecha diagonal. A continuación, clica para seleccionar las filas de datos. Vuelve a clicar para seleccionar toda la tabla. También puedes seleccionar todas las filas de datos de la tabla pulsando Ctrl+Mayús +barra espaciadora. Pulsa Ctrl+Mayús+barra espaciadora de nuevo para seleccionar toda la tabla. Otra manera de seleccionar toda la tabla es seleccionar cualquier celda de la tabla y mover el puntero del ratón hacia un borde de la tabla hasta que se convierta en una flecha con una cruz en la punta. A continuación clica para seleccionar la tabla.