Capítulo 6. Crear y utilizar nombres

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Trabajar con las direcciones de celdas y rangos puede ser confuso. Por suerte, puedes asignar nombres que representen a las celdas y rangos. Por ejemplo, una celda puede llamarse Intereses o un rango VentasJulio.

En esta parte...

• Asignar nombres a referencias de celdas existentes

• Crear, eliminar y editar nombres

• Administrar nombres

• Asignar nombres a constantes y fórmulas

• Pegar nombres en una fórmula

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Ventajas de asignar nombres a celdas y rangos

Las ventajas de asignar nombres a celdas y rangos son:

• Un nombre de rango representativo (por ejemplo, Ingresos) es mucho más fácil de recordar que una dirección de rango (A1: A21).

• Después de seleccionar una celda o rango con nombre, este aparece en el cuadro de nombres.

• Para ir rápidamente a una zona de la hoja de cálculo te basta con seleccionar un nombre en el cuadro de nombres.

• Crear fórmulas es más fácil porque puedes pegar el nombre de una celda o un rango en una fórmula.

• Los nombres hacen que las fórmulas se entiendan mejor y sean más fáciles de utilizar. Por ejemplo: =Ingresos-Impuestos es más intuitivo que =D20-D40.

Aunque Excel es flexible en lo que respecta a los nombres que puedes poner, hay algunas reglas:

• Deben empezar por una letra o guión bajo (_).

• No pueden tener espacios en blanco. El guión bajo o el punto pueden servir para simular un espacio (por ejemplo Total_Año o Total.Año).

• Se pueden combinar letras y números, pero el nombre no puede empezar por un número (por ejemplo, 3er_Trimestre) o parecerse a una referencia de celda (por ejemplo, T3).

• La mayoría de los símbolos no se admiten en los nombres; algunos sí, como el guión bajo (_), el punto (.), la barra diagonal inversa (\) y los signos de interrogación (¿?).

• No pueden tener más de 255 caracteres.

Excel se reserva algunos nombres para uso interno, por lo que debes evitarlos: Print_Area, Print_Titles, Consolidate_Area, y Sheet_Title.

Asignar nombres a referencias de celdas existentes

Si creas un nombre nuevo para una celda o un rango, no se utiliza automáticamente el nombre en lugar de la referencia de la fórmula. Por ejemplo, si le asignas un nombre a la celda A1 de la fórmula = A1* 20, la fórmula sigue mostrando A1 (no el nombre nuevo). Sustituir las referencias de celdas o rangos por sus nombres correspondientes es bastante fácil.

Para asignar nombres a las referencias de celdas en las fórmulas existentes:

1. Selecciona el rango con la fórmula que quieras cambiar.

2. Clica en la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones, y después, en la flecha del botón Asignar nombre. Selecciona Aplicar nombres en el menú y aparece el cuadro de diálogo Aplicar nombres, como puedes ver en la figura 6-1.

Figura 6-1

3. Selecciona los nombres que quieras aplicar con un clic en cada uno.

4. Clica en Aceptar. Se sustituyen las referencias de rango por los nombres en las celdas seleccionadas.

Si seleccionas una celda sin fórmula en el primer paso, Excel le aplica el nombre a todas las fórmulas aplicables de la hoja de cálculo.

Crear nombres

Hay varios métodos muy útiles para crear nombres. El método que elijas depende de una elección personal y de las técnicas para ahorrar tiempo.

Crear nombres con el cuadro de diálogo Nombre nuevo

Para asignarle un nombre a un rango con el cuadro de diálogo Nombre nuevo:

1. Selecciona la celda o rango al que quieras asignar un nombre.

2. Clica en la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones, y después, en el botón Asignar nombre (o haz un clic derecho en el rango y selecciona Definir nombre en el menú contextual). Aparece el cuadro de diálogo Nombre nuevo, como puedes ver en la figura 6-2.

Figura 6-2

3. En el cuadro de texto Nombre, escribe un nombre (o utiliza el que se propone, si lo hay).

4. Si es necesario, escribe algo en el cuadro Comentario. Puede servir para describir o detallar el nombre para futuros usuarios, por ejemplo.

5. Comprueba si la dirección que aparece en el cuadro Hace referencia a es correcta. Para hacer referencia a otra dirección, elimina la dirección y escribe la dirección de la nueva celda o rango (con un signo igual delante) o utiliza el puntero del ratón para seleccionar una celda o rango en la hoja de cálculo.

6. Clica en Aceptar.

Para crear varios nombres de una sola vez, utiliza el Administrador de nombres en lugar del método Asignar nombre. Clica en el botón Administrador de nombres en la ficha Fórmulas. En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, clica en Nuevo para añadir un nombre. Una vez añadido, se vuelve al cuadro de diálogo Administrador de nombres, donde se puede repetir el proceso para añadir más nombres.

Crear un nombre con el cuadro de nombres

El cuadro de nombres está en la parte izquierda de la barra de fórmulas, como puedes ver en la figura 6-3.

Figura 6-3

Para crear un nombre con el cuadro de nombres:

1. Selecciona la celda o rango al que quieras ponerle un nombre.

2. Clica en el cuadro de nombres y escribe el nombre.

3. Pulsa Entrar para crear el nombre.

Recuerda: Si el nombre existe ya no puedes utilizar el cuadro de nombres para cambiar la referencia por el nombre. Si lo intentas, aparecerá el nombre existente.

Puedes ensanchar el cuadro de nombres para ver los nombres más largos. Arrastra a derecha o izquierda el divisor del cuadro de nombres (la zona alrededor de la marca en la figura 6-3).

Crear nombres a partir de las etiquetas de filas y columnas

Puede que en la hoja de cálculo haya filas y columnas con etiquetas y quieras aprovechar para nombrar celdas o rangos adyacentes. La figura 6-4 muestra un rango de datos con etiquetas de meses en la columna de la izquierda y países en la fila superior. Puedes crear un nombre para cada fila del rango con las etiquetas de la columna de la izquierda o crear un nombre para cada columna con las etiquetas de la fila superior. También puedes utilizar la fila superior y la columna izquierda para nombrar al mismo tiempo cada fila y cada columna del rango.

Figura 6-4

Para crear nombres con las etiquetas de filas y columnas adyacentes:

1. Selecciona el nombre de las etiquetas y celdas a las que quieras asignarles un nombre. Las etiquetas deben estar al lado de dichas celdas. En este caso no puedes realizar una selección múltiple.

2. Clica en la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones, y después, en el botón Crear desde la selección. Aparece el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección. Excel supone cómo crear los nombres y selecciona las casillas adecuadas en Crear nombres a partir de los valores. Por ejemplo, si las etiquetas están a la izquierda de las celdas, se selecciona la opción Columna izquierda.

3. Si la selección no es la esperada, desactívala y selecciona la casilla adecuada.

4. Clica en Aceptar para crear los nombres.

Si creas nombres a partir de filas y columnas, puedes hacer referencia a una entrada en la tabla mediante la intersección de las etiquetas de fila y columna. Por ejemplo, en la figura 6-4, se han creado nombres en el rango a partir de las etiquetas de la fila superior y de la columna izquierda. Se puede crear una fórmula así: =A1*Marzo Colombia; Marzo Colombia equivale a 4586.

Recuerda: Si la etiqueta de una celda da como resultado un nombre no válido, Excel lo cambia para que lo sea. Si el programa encuentra un valor o una fórmula donde tendría que haber una etiqueta de texto no lo convierte en nombre válido, simplemente no crea un nombre.

Recuerda: Los nombres que creas no incluyen las celdas con las etiquetas.

Crear nombres para las hojas

Normalmente, un nombre puede utilizarse en cualquier lugar dentro de un libro. De forma predeterminada, los nombres son para los libros y no para las hojas. Pero, ¿qué pasa si hay varias hojas en un libro y se quiere utilizar el mismo nombre (por ejemplo, Total_Dept) en cada hoja para indicar valores distintos? Para eso hay que crear nombres para las hojas.

Para definir un nombre para la hoja:

1. Completa los pasos del 1 al 5 del procedimiento que acabas de ver en “Crear nombres con el cuadro de diálogo Nombre nuevo”.

2. Clica en la lista desplegable Ámbito y selecciona el nombre de la hoja a la que pertenecerá el nombre que se está definiendo. Aunque puede seleccionarse cualquier nombre de hoja en la lista, lo normal será elegir la hoja con la celda o rango seleccionado.

3. Clica en Aceptar.

Puedes crear también un nombre para la hoja mediante el cuadro de nombres. Selecciona la celda o rango, clica en el cuadro de nombres y escribe el nombre precedido por el nombre de la hoja (con comillas simples si tiene espacios) y con un signo de exclamación. Por ejemplo, quieres crear un nombre para la hoja de la Total_Dept en una hoja llamada Recursos Humanos, escribe ‘Recursos Humanos’!Total_Dept en el cuadro de nombres.

Recuerda: Si escribes una fórmula con un nombre para la hoja en la hoja en la que la defines, no hace falta que incluyas el nombre de la hoja en el nombre del rango (el cuadro de nombres tampoco muestra el nombre de la hoja de cálculo). Si utilizas el nombre en una fórmula de otra hoja, tienes que usar todo el nombre (nombre de la hoja, signo de exclamación y nombre).

Crear nombres multihoja

Los nombres pueden ampliarse a la tercera dimensión en un libro a través de varias hojas de cálculo. Los nombres multihoja incluyen hojas de cálculo contiguas y deben hacer referencia a la misma referencia de celda o rango en cada hoja de cálculo. Para crear un nombre multihoja:

1. Clica en la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones, y después, en el botón Asignar nombre. Aparece el cuadro de diálogo Nombre nuevo.

2. En el cuadro de texto Nombre, escribe el nombre (o utiliza el que propone Excel, si lo hay).

3. En el cuadro de texto Hace referencia a, escribe la referencia (recuerda que debe empezar por el signo igual). El formato de una referencia multihoja es

PrimeraHoja:ÚltimaHoja!ReferenciaRango

4. Clica en Aceptar.

La forma más fácil para añadir una referencia en el tercer paso es señalar. Sigue estos pasos hasta el segundo (de la lista anterior) para crear una referencia multihoja señalando y, a continuación:

1. Clica en la ficha de la primera hoja de cálculo del rango, si no está ya seleccionada.

2. Clica en el cuadro de texto Hace referencia a y borra la referencia propuesta (no suele ser la deseada).

3. Mantén pulsada la tecla Mayús y clica en la ficha de la última hoja de cálculo que haya que incluir en la referencia.

4. Selecciona la celda o rango de la primera hoja de cálculo que haya que incluir en el nombre de referencia. El rango multihoja aparece en el cuadro de texto Hace referencia a.

5. Clica en Aceptar.

Borrar nombres

Si ya no necesitas un nombre que has definido puedes borrarlo así:

1. Clica en la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones, y después, en el botón Administrador de nombres. Aparece el cuadro de diálogo Administrador de nombres.

2. En la lista, selecciona el nombre que quieras eliminar y clica en el botón Eliminar. Excel pedirá que confirmes la eliminación.

3. Clica en Aceptar para eliminar.

Si cambias de opinión justo después de borrar el nombre, puedes deshacer la operación. Clica en el botón Deshacer en la Barra de herramientas de acceso rápido o pulsa Ctrl+Z. Con las versiones anteriores de Excel no se podía deshacer esta operación.

4. Selecciona otro nombre para eliminar o clica en Cerrar para salir del cuadro de diálogo Administrador de nombres.

Ten cuidado al borrar nombres. Si utilizas el nombre en una fórmula, al eliminarlo la fórmula dejar de ser válida (aparece #¿NOMBRE?).

Si eliminas filas o columnas con celdas o rangos con nombre, el nombre tiene una referencia no válida. Por ejemplo, si la celda A1 de la Hoja1 se llama Intereses y se elimina la fila 1 o la columna A, Intereses hará referencia a = Hoja1! # ¡REF! (es decir, una referencia errónea). Si usas el nombre Intereses en la fórmula aparecerá #REF.

Editar nombres

Editar nombres es muy fácil con el Administrador de nombres. Puedes modificar el nombre, el ámbito, el comentario o la referencia. Para editar un nombre en el libro:

1. Clica en la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones, y después, en el botón Administrador de nombres. Aparece el cuadro de diálogo Administrador de nombres.

2. En la lista, selecciona el nombre que haya que cambiar y clica en el botón Editar. Aparece el cuadro de diálogo Editar nombre.

3. Escribe un nombre nuevo, comentario, referencia o ámbito para el nombre y clica en Aceptar.

4. Selecciona otro nombre para editar o clica en Cerrar para salir del cuadro de diálogo.

Administrar nombres

No es raro que un libro tenga decenas, cientos o incluso miles de nombres definidos. Esta situación hace que tareas como eliminar varios nombres, cambiar el nombre de los nombres y encontrar nombres rotos sea todo un reto. Con el cuadro de diálogo Administrador de nombres puedes ver y administrar los nombres definidos en la hoja de cálculo, como puedes ver en la figura 6-5. Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, clica en la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones y clica en el botón Administrador de nombres.

Figura 6-5

Con el Administrador de nombres puedes:

• Ver información sobre los nombres definidos, como su nombre, valor, ámbito, referencia y comentario. Lee el apartado anterior “Crear nombres para las hojas” para el tema del ámbito de un nombre.

• Crear nuevos nombres con un clic en el botón Nuevo, lo que abre el cuadro de diálogo Nombre nuevo.

• Editar los nombres existentes, para lo que tienes que seleccionar el nombre y clicar en el botón Editar; eso abre el cuadro de diálogo Editar nombre.

• Eliminar varios nombres a la vez; para eso tienes que seleccionar los nombres (mantén pulsada la tecla Mayús o Ctrl para seleccionar los nombres) y clicar en el botón Eliminar.

• Ordenar una columna con un clic en el encabezado de la columna.

• Cambiar el tamaño del cuadro de diálogo para ver más información. Arrastra la parte superior o inferior hacia fuera para que puedas ver más nombres. Arrastrar la parte derecha o izquierda hacia fuera te permite ver más información en la ventana del nombre y referencias más largas en el cuadro Hace referencia a.

• Filtrar la lista de nombres en función de criterios comunes; para eso debes clicar en el botón Filtrar y seleccionar una opción en el menú. El menú se divide en tres categorías de filtro y puedes seleccionar (a través de sucesivos clics del ratón) una opción de cada categoría.

Asignar nombres a constantes y fórmulas

Los nombres que se utilizan en Excel no siempre tienen que hacer referencia a una celda o a un rango. Se puede asignar un nombre a una constante e incluso a una fórmula. Si las fórmulas hacen referencia, por ejemplo, a un tipo de interés (como 0,075 o 7,5 %), puedes definir un nombre para esa constante en particular y utilizarlo después en las fórmulas. Como alternativa, puedes crear un nombre que haga referencia a una fórmula como =SUMA($A$1:$A$10) y utilizarlo en las fórmulas de la hoja de cálculo.

Para definir un nombre para una constante o una fórmula:

1. Clica en la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones, y después, en el botón Asignar nombre. Aparece el cuadro de diálogo Nombre nuevo.

2. En el cuadro de texto Nombre, escribe un nombre para la constante o la fórmula.

3. Si es necesario, añade un comentario en el cuadro Comentario. El comentario puede servir para describir o detallar el nombre para futuros usuarios, por ejemplo.

4. En el cuadro de texto Hace referencia a, escribe el valor de la constante o la expresión de la fórmula. Normalmente, este campo tiene una referencia de celda o de rango, pero también se puede escribir un valor o una fórmula.

5. Clica en Aceptar.

Después de realizar estos pasos ya puedes utilizar el nombre en las fórmulas.

Pegar nombres en una fórmula

Si la fórmula utiliza celdas o rangos con nombre, puedes escribir el nombre en lugar de la dirección. Otro método consiste en seleccionar el nombre en una lista y hacer que Excel lo añada de forma automática donde está situado el cursor en la fórmula. Puedes hacerlo de dos maneras:

• Clica en la ficha Fórmulas de la Cinta de opciones, después en el botón Utilizar en la fórmula. A continuación, selecciona un nombre en la lista.

• Pulsa F3 para ver el cuadro de diálogo Pegar nombre, selecciona un nombre en la lista y clica en Aceptar.