Capítulo 1. Capítulo 1. Introducción a Excel 2010

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Con la popular hoja de cálculo Excel de Microsoft puedes escribir, manipular y analizar datos; si lo hicieras manualmente, resultaría imposible, engorroso o habría errores. En esta primera parte encontrarás los conceptos básicos para empezar a trabajar rápidamente.

En esta parte...

• Familiarizarse con la ventana de Excel 2010

• Navegar con ratón y teclado

• Presentación de la Cinta de opciones, la Barra de herramientas de acceso rápido y la vista Backstage

• Dar formato con temas y vista previa dinámica del formato

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Conceptos básicos de Excel 2010

Los documentos de Excel se conocen como libros. Un libro puede almacenar tantas hojas como quepan en la memoria y las hojas se apilan como las páginas de un cuaderno. Las hojas pueden ser hojas de cálculo (un hoja de cálculo normal con filas y columnas) u hojas de gráficos (una hoja especial con un único gráfico).

La mayoría de las veces se trabaja en hojas de cálculo. Cada hoja de cálculo utiliza una cuadrícula con 1 048 576 filas y 16 384 columnas. Las filas se enumeran desde el 1 y se asignan letras a las columnas a partir de la A. Cuando se acaban las letras del alfabeto, sigue con AA, AB, etc. Así que la columna 1 es A, la columna 26 es Z, la columna 27 es AA, la columna 52 es AZ, la columna 53 es BA, etc. Las filas se numeran del 1 al 1 048 576 y las columnas están etiquetadas desde la A hasta la XFD.

La intersección de una fila y una columna se denomina celda. Un rápido cálculo muestra que hay 17 179 869 184 celdas, más que suficiente para casi cualquier uso. Las celdas tienen direcciones según su fila y columna. La celda superior izquierda de una hoja de cálculo se llama A1 y la celda inferior derecha se llama XFD1048576. La celda U2 (como cierta banda irlandesa) sería la intersección de la vigésima primera columna y de la segunda fila.

Es normal que te preguntes cuánta memoria del sistema (conocida como memoria de acceso aleatorio o RAM) se necesita para que quepan todas las filas y columnas. La memoria necesaria depende de la cantidad de datos almacenados en el libro y el número de libros abiertos. En Excel 2010, la memoria disponible está limitada por la cantidad máxima de memoria que la versión de Windows (XP, Vista o Windows 7) pueda utilizar.

Fórmulas

Una celda de Excel puede tener un número, algo de texto, una fórmula, o nada de nada. Ya sabes lo que son los números y el texto, pero puede que lo de las fórmulas no esté tan claro. Una fórmula le indica al programa que tiene que realizar un cálculo con la información almacenada en otras celdas. Por ejemplo, se puede escribir una fórmula que le dice a Excel que sume los valores de las 10 primeras celdas de la columna A y muestre el resultado en la celda de la fórmula.

En las fórmulas se pueden utilizar operadores aritméticos normales como + (más), - (menos), * (multiplicación) y / (división). También se pueden utilizar funciones predeterminadas especiales con las que se pueden hacer cosas realmente eficaces sin demasiado esfuerzo. Por ejemplo, hay funciones para añadir una serie de valores, calcular raíces cuadradas, calcular pagos de préstamos e incluso indicar la hora y el día. Hay más de 300 funciones predeterminadas clasificadas por tipo: matemáticas, financieras, estadísticas, etc. En la Parte V se abordan los conceptos básicos sobre el uso de las funciones de Excel.

Celda y rango activos

Una de las celdas de la hoja de cálculo es siempre la celda activa. La celda activa es la seleccionada y tiene un borde más grueso que las demás. Su contenido aparecerá en la barra de fórmulas. Puedes seleccionar un grupo o rango de celdas, para ello tienes que clicar y arrastrar el puntero del ratón sobre ellas. A continuación, puedes ejecutar un comando que le haga algo a la celda activa o al rango.

El rango seleccionado suele ser un grupo de celdas contiguas, pero no siempre es así. Para seleccionar un grupo discontinuo de celdas, selecciona la primera celda o grupo de celdas, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras el ratón y selecciona la siguiente celda o grupo de celdas.

Familiarizarse con la ventana de Excel 2010

La figura 1-1 muestra la típica ventana de Excel 2010 en la que se han etiquetado los elementos más importantes. Toda esta terminología te acechará en cada esquina de este libro, por lo que tendrás que consultar esta imagen de vez en cuando.

Mover, redimensionar y cerrar ventanas

Cuando Excel y las ventanas del libro están es estado restaurado (entre maximizadas y minimizadas) puedes utilizar los controladores de tamaño para ajustar a tu gusto el tamaño de la ventana. Mueve el puntero del ratón a la zona del controlador de tamaño hasta que el puntero se transforme en una flecha de dos puntas y arrastra con el ratón.

Es posible mover la ventana alrededor de la pantalla arrastrando las barras de título. Lee el apartado que viene a continuación “Navegar con el ratón y el teclado”.

Cuando la ventana del libro activo está maximizada, comparte un único botón Cerrar con la ventana de Excel. Si clicas en el botón compartido Cerrar, se cierra el libro activo.

Salir de Excel

Utiliza cualquiera de los siguientes métodos para cerrar la aplicación Excel:

• Clica en el botón Cerrar en la barra de título de Excel si hay uno o ningún libro abierto.

• Clica en la ficha Archivo y, luego, en el botón Salir.

• Pulsa la tecla Alt, luego la A y luego la L.

Figura 1-1

Navegar con ratón y teclado

El ratón es una herramienta básica para ejecutar comandos, seleccionar y navegar por la hoja de cálculo. Las convenciones de botones del ratón usadas en este manual son las siguientes:

• Clic: un clic con el botón izquierdo del ratón.

• Doble clic: dos clics con el botón izquierdo del ratón.

• Clic derecho: un clic con el botón derecho del ratón.

• Arrastrar: mantener pulsado el botón izquierdo del ratón y moverlo. Soltar el botón del ratón para completar la operación de arrastre.

• Señalar: colocar el puntero del ratón sobre un elemento sin clicar.

• Seleccionar: colocar el puntero del ratón sobre un elemento y clicar con el botón izquierdo.

Una de ratones

Cada acción del ratón está asociada con algún elemento en la ventana de Excel. Un elemento puede ser un control deslizante, un botón, una celda, un objeto de gráfico, etc. Con el puntero del ratón se seleccionan o señalan elementos.

Navegar por una hoja de cálculo con un ratón no tiene ningún misterio. Si clicas en una celda se convierte en la celda activa. Si la celda que se quiere activar no aparece en la ventana del libro, basta con utilizar las barras de desplazamiento para mover la ventana en cualquier dirección, así:

• Para pasar una celda, clica en una de las flechas de la barra de desplazamiento.

• Para pasar toda una pantalla, clica antes o después de la barra de desplazamiento del control deslizante.

• Para ir más rápido, arrastra el control deslizante.

• Para mover verticalmente una larga distancia, mantén pulsada la tecla Mayúsculas mientras arrastras el control deslizante.

Ten en cuenta que las barras de desplazamiento solo aparecen en la ventana del libro activo. Si se activa otra ventana, aparecen sus propias barras de desplazamiento.

Después de hacer un clic derecho en una celda, en un rango de celdas o en otro objeto en la zona de la hoja de cálculo, aparece un menú contextual, es decir, un menú que incluye comandos específicos para trabajar con la celda, rango u objeto.

Para mayor comodidad, Excel añade una minibarra de herramientas encima del menú contextual con los comandos más útiles extraídos de la Cinta de opciones, como puedes ver en la figura 1-2. Si te resulta confuso, lee el apartado “Presentación de la Cinta de opciones”.

Figura 1-2

Utilizar el teclado

Por comodidad, la gran mayoría de usuarios utilizan el ratón para trabajar en Excel. Para los que prefieren utilizar exclusivamente el teclado cuando se trabaja en aplicaciones de Windows o para los que prefieren repartir el uso de ratón y teclado entre varias tareas, Excel da las siguientes soluciones:

• Métodos abreviados de teclado

• Subrayado de teclas

• Sugerencias de teclas

Las dos primeras funciones se describen a continuación. Para más información sobre las sugerencias de teclas, consulta el apartado “Trucos para el teclado”.

Para acceder a los comandos de Excel puedes utilizar métodos abreviados de teclado, que son pulsaciones de teclas individuales o combinaciones de teclas que se pulsan a la vez. Por ejemplo, para acceder al comando Imprimir con un método abreviado, mantén pulsada la tecla Crtl y pulsa la tecla P, representado en este libro mediante Crtl+P. La siguiente tabla muestra los métodos abreviados de teclado más comunes en Excel.

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Método abreviado	Acción
Ctrl+E	Seleccionar todo
Ctrl+N	Aplicar o quitar formato de negrita
Ctrl+C	Copiar la selección
Ctrl+B	Buscar
Ctrl+I o F5	Ir a
Ctrl+L	Reemplazar
Ctrl+K	Aplicar o quitar formato de cursiva
Ctrl+A o Ctrl+F12	Abrir un documento
Ctrl+P	Imprimir
Ctrl+G o Mayús+F12	Guardar
Ctrl+S	Aplicar o quitar el subrayado
Ctrl+V	Pegar
Ctrl+R o Ctrl+F4	Cerrar el libro activo
Crtl+X	Cortar
Ctrl+Y o F4	Repetir la última acción
Ctrl+Z	Deshacer la última acción
F1	Mostrar el visor de ayuda
Ctrl+F1	Ocultar o mostrar los comandos de la Cinta de opciones
F2	Habilitar la edición dentro de la celda activa

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Con más de 17 000 millones de celdas en una hoja de cálculo se necesitan formas de ir a una celda en concreto. Por suerte, hay muchas técnicas para moverse por una hoja de cálculo. Como siempre, para navegar puedes utilizar el ratón o el teclado. La siguiente tabla muestra las teclas para moverse en una hoja de cálculo.

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Teclas	Acción
Flecha arriba	Mueve la celda activa una fila hacia arriba.
Flecha abajo	Mueve la celda activa una fila hacia abajo.
Flecha izquierda	Mueve la celda activa una columna a la izquierda.
Flecha de la derecha	Mueve la celda activa una columna a la derecha.
Re Pág	Mueve la celda activa una pantalla hacia arriba.
Av Pág	Mueve la celda activa una pantalla hacia abajo.
Alt+Av Pág	Mueve la celda activa una pantalla a la derecha.
Alt+Re Pág	Mueve la celda activa una pantalla a la izquierda.
Inicio	Mueve la celda activa a la primera columna de la fila en la que se encuentra la celda activa.
Ctrl+Inicio	Mueve la celda activa al inicio de la hoja de cálculo (A1).
F5	Abre el cuadro de diálogo Ir a.
Ctrl+Retroceso	Desplaza la pantalla para mostrar la celda activa.
Teclas	Acción
Flecha arriba*	Desplaza la pantalla una fila hacia arriba (la celda activa no cambia).
Flecha abajo*	Desplaza la pantalla una fila hacia abajo (la celda activa no cambia).
Flecha izquierda*	Desplaza la pantalla una columna hacia la izquierda (la celda activa no cambia).
Flecha de la derecha*	Desplaza la pantalla una columna hacia la derecha (la celda activa no cambia).
1 Con el bloqueo de desplazamiento activado.

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Presentación de la Cinta de opciones

La interfaz de usuario de Excel se llama Cinta de opciones. Está formada por una serie de fichas horizontales, cada una de las cuales tiene una serie de comandos agrupados según su función (fig. 1-3). La mayoría de las funciones de Excel 2010 están disponibles en los comandos de la Cinta de opciones.

Figura 1-3

Análisis de la Cinta de opciones

Puedes acceder a los comandos de la Cinta de opciones mediante numerosos controles. Está compuesta por:

• Botón. Este es el tipo de control más común. La mayoría de los botones de la Cinta de opciones (excepto los de formato) tiene un texto descriptivo, por lo que no hace falta ser superdotado para deducir lo que representa un determinado botón. Los comandos más utilizados en cada ficha de la Cinta de opciones tienen botones más grandes.

• La mayoría de los botones ejecutan comandos directamente cuando se clica en ellos. Sin embargo, algunos botones tienen incorporada una flecha que apunta hacia abajo y otros la tienen adjunta. Cuando clicas en un botón de flecha abajo incorporada, aparece un menú o una galería. En los botones de flecha abajo adjunta (conocidos como botones de división), el icono o el texto que forman parte del botón representan el comando más frecuente de los que ejecuta el botón. Al clicar en la parte de flecha aparece un menú o una galería con comandos adicionales u opciones de formato. Los dos tipos de botones con flechas se parecen mucho, pero si se señala un botón con flecha adjunta, se ve claramente una línea que separa el icono o el texto (comando) de la parte de la flecha (menú) (puedes verlo en la figura 1-3).

• Casilla de verificación. Es un cuadradito en el que se clica para activar o desactivar una opción.

• Grupo de comandos. Todas las fichas de la Cinta de opciones tienen grupos de comandos relacionados. Por ejemplo, en la ficha Inicio, se encuentran comandos relacionados con las fuentes de texto en el grupo Fuente.

• Selector de cuadro de diálogo. Un selector de cuadro de diálogo es un comando que abre el cuadro de diálogo (una ventana emergente) de un grupo de comandos, un menú o una galería. El selector de cuadro de diálogo en un grupo de comandos es un botoncito en la esquina inferior derecha del marco del grupo. Además, algunos menús y opciones tienen opciones que abren cuadros de diálogo. Cuando clicas en un selector, aparece el cuadro de diálogo con las demás opciones (no obstante, la Cinta de opciones muestra los comandos que seguramente se utilicen con más frecuencia, por lo que reduce al mínimo la necesidad de abrir los cuadros de diálogo).

• Lista desplegable. Son listas en las que puedes seleccionar varias opciones. Clica en la flecha abajo del control para ver la lista.

• Galería. Es un control que presenta un conjunto de opciones gráficas, como estilos de formato (tramas, colores y efectos) o un diseño predefinido. Un ejemplo de diseño predefinido es una opción gráfica con elementos concretos preseleccionados para su inclusión en la tabla. Las galerías permiten que Excel esté más dirigido a obtener resultados, es decir, presenta lo que el usuario espera en primer lugar para luego mostrar opciones avanzadas en un cuadro de diálogo o en un comando de la Cinta de opciones.

Hay tres tipos de galerías disponibles:

• Galería desplegable. Se abre al clicar en algunos botones con flechas abajo. Este tipo de galería tiene una única columna de opciones e incluye elementos gráficos y de texto.

• Cuadrícula desplegable. Se abre al clicar en algunos botones con flechas abajo. Este tipo de galería tiene una cuadrícula bidimensional de opciones y no tiene texto.

• Galería de cinta. Es como la cuadrícula desplegable, pero esta galería presenta solo una fila de opciones directamente dentro de un grupo de control de la Cinta de opciones. Puedes mover las flechas de desplazamiento arriba y abajo para mostrar otras filas, o puedes clicar en una flecha desplegable para mostrar un conjunto de opciones en una cuadrícula bidimensional.

• Menú enriquecido. Los menús enriquecidos tienen gráficos ilustrativos, el nombre del comando y, en algunos casos, una breve descripción de la acción del comando.

Recuerda: aunque se parezcan mucho, no confundas los menús enriquecidos con las galerías desplegables. Los menús tienen comandos relacionados. En las galerías se puede elegir entre varios conjuntos de formatos o diseños.

• Menú estándar. La mayoría de los usuarios ya conoce este tipo de menú (una lista desplegable de opciones con nombres de comandos, como Copiar o Insertar celda). Algunos nombres de comandos tienen sus iconos. Si clicas en un nombre de comando que termina con puntos suspensivos (...), aparece un cuadro de diálogo con más opciones.

• Control de número. Es un tipo de control con dos flechas (una hacia arriba y otra hacia abajo) que se utiliza en un cuadro de entrada para especificar un número (alto o ancho, por ejemplo). Cuando clicas en una de las flechas aumenta o disminuye el número del cuadro de entrada. También puedes escribir directamente un número en el cuadro. Con el control de números solo puedes utilizar números válidos.

• Ficha contextual. Las fichas contextuales le dan a la Cinta de opciones la capacidad de exponer la mayoría de funciones de Excel. Cuando insertas o seleccionas un objeto, aparecen una o más fichas contextuales, como Diseño, Presentación o Formato. Por ejemplo, después de insertar una tabla aparecen tres fichas contextuales relacionadas con la funcionalidad de la tabla; el encabezado Herramientas de gráficos aparece en la barra de título de Excel encima de las fichas contextuales. Las fichas contextuales tienen todos los comandos necesarios para trabajar con ese objeto. Cuando anulas la selección de un objeto, las fichas contextuales (y el encabezado) desaparecen.

• Las fichas contextuales siguen las siguientes normas:

• Si seleccionas un objeto (un gráfico, una forma o una tabla), aparecen una o más fichas contextuales de ese objeto en la Cinta de opciones. Para ver los comandos asociados tienes que seleccionar la ficha correspondiente.

• Si insertas un objeto, aparecen los comandos para la primera ficha de la ficha contextual establecidos para ese objeto.

• Si clicas dos veces en un objeto, aparecen los comandos para la primera ficha de la ficha contextual establecidos para ese objeto. No puedes hacer un doble clic en todos los objetos.

• Si seleccionas, anulas la selección y vuelves a seleccionar el objeto sin utilizar otros comandos entre medias, aparecen los comandos para la primera ficha de la ficha contextual establecidos para ese objeto.

• Fichas personalizadas. Además de las fichas predeterminadas y contextuales de la Cinta de opciones, puedes crear fichas personalizadas.

• Ficha estándar. La Cinta de opciones tiene una serie de fichas estándar, cada una organizada según los comandos que tiene. Por ejemplo, la ficha Insertar tiene grupos de comandos para insertar tablas, ilustraciones, gráficos, etc. La ficha Inicio es una excepción; se llama así porque es donde se realiza la mayor parte del trabajo.

• Si tu ratón tiene una rueda de desplazamiento, puedes navegar rápidamente entre las fichas de la Cinta de opciones si señalas el área de la Cinta de opciones y mueves la rueda del ratón.

• Cuadro de texto. En él puedes escribir un número o texto. En general, la Cinta de opciones vincula un cuadro de texto con otro control, como por ejemplo un control numérico o un cuadro desplegable.

Evaluación de la Cinta de opciones

La presentación de los controles de la Cinta de opciones no es estática. En función de la resolución de la pantalla que uses o del tamaño de la ventana de Excel, o ambas cosas, la Cinta de opciones ofrece de una a cuatro opciones de presentación para los grupos de comandos. Si hay espacio suficiente, la Cinta de opciones presenta los comandos con sus etiquetas, se ven más comandos individualmente y se eliminan los clics de más. Si se reduce la Cinta de opciones (se reduce la resolución de pantalla o el tamaño de la ventana de Excel), Excel adapta la presentación de algunos grupos de comandos, primero cambia el tamaño de los botones de comando (los más grandes se hacen más pequeños), a continuación elimina las etiquetas de los comandos y por último reduce los grupos a un único botón (lo ves en la figura 1-4). Para acceder a los comandos de un grupo de comandos que la Cinta de opciones ha reducido a un único botón, primero tienes que clicar en el botón para abrir el menú y luego seleccionar el comando.

Figura 1-4

Es importante que tengas en cuenta que en cada etapa del cambio de tamaño, no desaparece por completo ningún grupo de comandos ni ningún comando de la Cinta de opciones. Las múltiples opciones de presentación para los grupos de comandos garantizan que nada se pierde al reducir el espacio. Sin embargo, si se reduce lo suficiente el tamaño de la ventana, la Cinta de opciones desaparece por completo.

Trucos para el teclado

Con las sugerencias de teclas de Excel se puede acceder con el teclado a todos los comandos de la Cinta de opciones sin tener que aprenderse combinaciones de teclas. ¿Qué son las sugerencias de teclas? Las sugerencias de teclas son indicadores alfanuméricos que tienen una letra, un número, combinan dos letras o una letra y un número para indicar qué tecla se debe pulsar para activar el comando sobre el que están situados, como puedes ver en la figura 1-5.

Figura 1-5

Para acceder a un comando de la Cinta de opciones con las sugerencias de teclas:

1. Pulsa la tecla Alt. Las sugerencias de teclas aparecen en las fichas de la Cinta de opciones (para este ejercicio, no hagas caso de las sugerencias de teclas que aparecen en las demás áreas de la interfaz de usuario).

2. Pulsa la tecla que represente la sugerencia de tecla del comando que quieres utilizar de la Cinta de opciones. Por ejemplo, pulsa B para seleccionar la ficha Insertar. Ten en cuenta que no debes mantener pulsada la tecla Alt. Si tienes que seleccionar una ficha distinta después de haber seleccionado la sugerencia de tecla de una pestaña, pulsa la tecla Esc.

3. Pulsa la tecla o combinación de teclas que representa la sugerencia de tecla del comando que quieres utilizar.

Si el comando seleccionado es una galería o una cuadrícula desplegable, puedes utilizar una tecla de flecha o la tecla Tab para resaltar la opción y pulsar después la tecla Entrar para seleccionarla.

Recuerda: Las sugerencias de teclas están vinculadas a galerías de la Cinta de opciones, por lo que tienes que pulsar la tecla que representa la sugerencia de la galería antes de seleccionar una opción de esa galería.

Ocultar los comandos de la Cinta de opciones

Si consideras que los comandos de la Cinta de opciones ocupan demasiado espacio en la ventana, puedes ocultarlos así:

• Clica en el botón Minimizar de la Cinta de opciones en la barra de título de Excel (a la izquierda del botón de ayuda).

• Pulsa Ctrl+F1.

• Haz doble clic en cualquier ficha de la Cinta de opciones.

• Haz clic derecho en la Cinta de opciones y selecciona Minimizar de la Cinta de opciones en el menú contextual.

Si ocultas los comandos solo verás las fichas de la Cinta de opciones. Aparecen temporalmente los comandos si clicas en una de las fichas después de haberlos ocultado. Los comandos vuelven a ocultase cuando seleccionas un comando en la ficha o si clicas fuera del área de la Cinta de opciones. También puedes utilizar las sugerencias de teclas para seleccionar un comando cuando está oculto.

Para volver a ver los comandos de forma permanente después de ocultarlos, utiliza los mismos métodos descritos para ocultarlos.

Recuerda: Excel mantiene ocultos los comandos de la Cinta de opciones si cierras el programa y vuelves a abrirlo.

Presentación de la Barra de herramientas de acceso rápido (BHAR)

La Barra de herramientas de acceso rápido (o BHAR) es un área de la interfaz de usuario que facilita el acceso rápido a los comandos. La BHAR está diseñada para reducir la navegación que tienes que seguir para llegar a una función de la Cinta de opciones utilizada con frecuencia. La BHAR está en la esquina superior izquierda de la barra de título de Excel, encima de las fichas de la Cinta de opciones (fig. 1-6).

Figura 1-6

La BHAR tiene tres comandos predeterminados (Guardar, Deshacer y Rehacer) y puedes añadir otros.

Para añadir un comando a la BHAR:

1. Selecciona la ficha de la Cinta de opciones con el comando que quieres añadir.

2. Haz un clic derecho en el comando y selecciona en el menú Agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido.

Para añadir rápidamente algunos comandos utilizados frecuentemente a la BHAR, clica en la flecha a la derecha de la barra de herramientas y elige un comando del menú.

Puedes añadir todo un grupo de comandos de la Cinta de opciones. Simplemente, haz un clic derecho en el área del nombre de un grupo de comandos (Fuente, por ejemplo) y selecciona Agregar a la Barra de herramientas de acceso rápido.

Para quitar un comando (incluidos los comandos predeterminados) de la barra de herramientas:

1. Haz un clic derecho en el comando que quieres quitar de la barra de herramientas.

2. En el menú que aparece, selecciona Eliminar de la Barra de herramientas de acceso rápido.

Si consideras que has añadido demasiados comandos a la BHAR, sería buena idea moverla de la barra de títulos a otro lugar separado debajo de la Cinta de opciones. Haz un clic derecho en cualquier lugar de la BHAR y en el menú que aparece elige Mostrar debajo de la Cinta de opciones. Se puede ganar espacio para trabajar en la hoja de cálculo si ocultas temporalmente los controles de la Cinta de opciones.

Con el teclado también puedes acceder a comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido. Pulsa la tecla Alt y a continuación el número que representa la sugerencia de tecla del comando que quieres utilizar. Lee el apartado anterior “Trucos para el teclado”.

Vista Backstage

Excel 2010 presenta una nueva vista para trabajar con documentos llamada vista Backstage. Para acceder a esta vista tienes que clicar en la ficha Archivo de la Cinta de opciones. Mira la figura 1-7.

La vista Backstage consolida todas las tareas de gestión de documentos, como abrir, cerrar y compartir archivos o imprimir y configurar las propiedades del documento. En las versiones anteriores de Excel, la mayoría de estas tareas estaban dispersas por la interfaz de usuario.

En el lado izquierdo de la vista Backstage hay un panel de navegación, que es una mezcla de botones de comandos básicos (como abrir, cerrar y guardar) y alinea verticalmente fichas (información, reciente, nuevo, imprimir, guardar y enviar y ayuda). Los botones ejecutan comandos directamente y las fichas verticales, al igual que las horizontales, presentan un conjunto de opciones. Algunas de las pestañas estarán desactivadas si no hay libros abiertos.

Una característica particular de esta vista es que mientras se trabaja con ella no se puede ver la hoja de cálculo. Además, Excel minimiza la Cinta de opciones (si no la has minimizado antes). Para volver a la vista de presentación de la hoja de cálculo, clica en cualquier ficha de la Cinta de opciones o pulsa Esc.

Figura 1-7

El panel de navegación de Backstage incluye un botón de Opciones para acceder a varias opciones de Excel. Te recomendamos que visites las opciones de vez en cuando porque encontrarás aplicaciones útiles, libros u opciones de la hoja de cálculo que quizá quieras activar o desactivar. Por ejemplo, una opción en la ficha Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel, permite aumentar hasta 50 el número de documentos que aparecen en la lista de documentos recientes. La lista de libros recientes está en la ficha Reciente de la vista Backstage.

Vista previa dinámica del formato

Al señalar una opción de formato puedes ver el efecto que tendrá ese formato en el elemento seleccionado antes de aplicarlo. Esta característica se llama Vista previa dinámica. Para ver la vista previa dinámica debes seleccionar una celda, un gráfico, una tabla, una forma, etc.

Por ejemplo, si quieres cambiar la fuente de un texto en una celda: en la Cinta de opciones, un menú desplegable llamado selector de fuente presenta una lista de fuentes disponibles. Al señalar el selector de fuente, la celda va actualizando la vista de cómo quedaría. La vista previa dinámica te evita la molestia de tener que deshacer la opción que acabas de elegir porque el resultado no era el esperado y vuelta a empezar con otra opción para volver a darte cuenta de que tampoco te gusta, etc.

Las opciones de vista previa dinámica están donde haya alternativas de formato, sobre todo en las galerías.

Recuerda: La vista previa dinámica no se aplica a todo Excel. Algunos de los elementos ofrecen alternativas de formato, pero no tienen vista previa dinámica.

Dar formato con temas

En Excel se puede utilizar un concepto de aplicación de formato llamado tema. Un tema es la combinación de fuentes, colores y efectos para aportar coherencia al aspecto de los elementos del libro (celdas, gráficos, tablas y tablas dinámicas). Los temas de las fuentes, los colores y los efectos se aplican mediante opciones individuales o mediante las galerías de estilos de los elementos.

Excel aplica un tema predeterminado a todos los libros nuevos, además de una galería de temas para poder cambiarlo. Después de seleccionar un tema nuevo, todas las galerías y todos los elementos del libro con un tema cambian para adaptarse al nuevo.

Un tema tiene tres partes:

• Fuentes del tema. Un tema utiliza dos fuentes complementarias, una fuente de encabezado y una fuente de cuerpo. Todos los elementos con estilos temáticos utilizan la misma fuente o fuentes. Clica en la flecha del cuadro desplegable (selector de fuente) en la ficha Inicio de la Cinta de opciones para ver las fuentes utilizadas en el tema aplicado al libro activo.

• Colores del tema. Un tema utiliza un conjunto combinado de doce colores. Clica en la flecha de la herramienta Color de relleno o Color de fuente en el grupo Fuente de la ficha Inicio para ver diez de los colores utilizados en el tema aplicado al libro activo (fig. 1-8).

Figura 1-8

Características de los colores del tema:

• La fila superior en un selector de color muestra los colores base del tema y las otras cinco filas muestran diversos tonos y matices de los colores base. Debajo de los colores del tema están los colores estándar, que no cambian si modificas el tema. Si quieres aplicar un formato específico que no cambie después de cambiar el tema, utiliza un color estándar.

• Las cuatro primeras columnas de colores en el selector (de izquierda a derecha) están previstas para texto y fondo. El diseño de estos colores hace que un texto claro pueda verse sin problemas en un fondo oscuro y viceversa.

• Las otras seis columnas son para dar mayor énfasis. La mayoría de las galerías de estilo o de temas en Excel hacen un amplio uso de los colores de énfasis.

Los dos colores que no aparecen en los selectores de color se utilizan para los hipervínculos (no abordaremos este tema).

• Efectos del tema. Los efectos del tema se aplican a elementos gráficos como gráficos y formas y tienen tres niveles de estilos para contornos, rellenos y efectos especiales. Los efectos especiales incluyen sombra, iluminado, bisel o reflexión.

Para cambiar el tema de un libro, clica en el botón Temas en la ficha Diseño de página de la Cinta de opciones y selecciona un tema nuevo en la galería que aparece.

Recuerda: Las aplicaciones Microsoft Office (Excel 2010, Word 2010, PowerPoint 2010 y Access 2010) comparten los mismos temas. Si haces informes que combinan elementos de cada aplicación, tendrán un aspecto coherente si utilizas un tema común.

Ayuda

Con tantas características y opciones disponibles en Excel, no es raro quedarse atascado de vez en cuando. Afortunadamente hay una serie de métodos para obtener ayuda fácilmente:

• Información en pantalla mejorada. La información en pantalla estándar (también llamada información sobre herramientas) disponible en Excel (y en otras muchas aplicaciones de Windows) desde hace tiempo, facilita información sobre los comandos. Cuando señalas un comando con información en pantalla, aparece la acción del comando con una palabra (por ejemplo, Pegar) o con una frase (por ejemplo Aumentar tamaño de fuente). La información en pantalla ayuda a interpretar el significado de un botón de comando cuando no tiene texto asociado o cuando el icono del comando no aclara para qué vale.

La información en pantalla mejorada lleva el concepto un paso más allá al añadir una breve descripción que explica la función del comando. A veces incluyen un gráfico explicativo cuando la descripción no basta para explicar el significado del comando. Todos los comandos de la Cinta de opciones disponen de información en pantalla mejorada. La mayoría de las veces la información en pantalla mejorada aporta datos suficientes para no tener que seguir buscando ayuda.

• Ayuda contextual. Si con la información en pantalla mejorada no es suficiente, puedes obtener ayuda más detallada. Después de señalar el comando, la información en pantalla mejorada te ofrece la posibilidad de ver si hay más ayuda, para lo que hay que pulsar F1.

Si estás en un cuadro de diálogo y necesitas ayuda para las opciones de ese cuadro, clica en el botón de ayuda de la barra de título del cuadro (signo de interrogación) para obtener ayuda contextual.

• Ayuda general. Clica en el botón de ayuda (signo de interrogación) en el lado derecho de la barra de título de Excel o pulsa F1 cuando no estés en un contexto específico (por ejemplo, el puntero del ratón no está encima de un comando en la Cinta de opciones) para ver la lista de temas de ayuda general.

• Ayuda del Backstage. En la vista Backstage puedes acceder a más temas de ayuda. Clica en la ficha Archivo de la Cinta de opciones y, después, en la ficha Ayuda. La ficha Ayuda agrupa los elementos de ayuda siguientes:

• Soporte. Esta opción te ofrece varias formas de obtener ayuda y solucionar problemas.

• Herramientas para trabajar con Office. En esta sección puedes acceder a las opciones generales o comprobar si hay actualizaciones.

• Estado de la licencia del producto. Este componente te muestra las licencias de los productos Office 2010 del equipo, las aplicaciones de cada paquete instalado y el estado de activación de los productos.

• Acerca de Microsoft Excel. Aquí ves información de utilidad para el soporte técnico y el servicio al cliente de Microsoft en caso de problemas con el programa. Si utilizas la ayuda contextual o la ayuda en general, aparece el visor de ayuda (fig. 1-9). El visor muestra controles similares a los de un navegador de Internet. De hecho, se desarrolló con la misma tecnología que utiliza Microsoft para su navegador Internet Explorer. El visor no es un navegador hecho y derecho, ya que solo puedes ver el contenido de la Ayuda de Excel.

Figura 1-9

Aunque la mayoría de opciones del visor de ayuda se explican por sí mismas, es necesario explicar un poco más las siguientes:

• Cuadro de búsqueda. Puedes escribir el texto de la búsqueda en este cuadro. El visor almacena las búsquedas realizadas durante la sesión de ayuda activa. Clica en la flecha desplegable del lateral del cuadro para ver y seleccionar un elemento de la lista si quieres volver a ver el resultado de una búsqueda anterior.

• Botón Buscar. Clica en el botón Buscar (o pulsa Entrar) para empezar a buscar después de haber escrito lo que quieres buscar. Clica en la flecha del botón Buscar para especificar el ámbito de la búsqueda. De forma predeterminada, si el equipo está conectado a Internet, se mostrará contenido de ayuda de una fuente en línea. Utiliza esa fuente en la medida de lo posible ya que Microsoft actualiza estos contenidos con frecuencia.

Si no hay conexión al empezar a buscar, se utiliza el contenido de la ayuda interna del sistema. Ya sea en línea o sin conexión, puedes limitar el ámbito de búsqueda todavía más si seleccionas la opción adecuada en el menú del botón Buscar.

• Barra de estado. La parte izquierda de la barra de estado (situada en la parte inferior del visor de ayuda) muestra donde se busca. En la parte derecha de la barra de estado hay un botón que muestra el estado de la conexión (en línea o sin conexión). Puedes clicar para pasar rápidamente de la ayuda en línea a la ayuda sin conexión.

• Botón Mantener visible. La configuración predeterminada de la ventana Ayuda es que permanezca sobre el resto de las aplicaciones. Con este botón puedes controlar esta configuración. Si clicas en el botón se “desclava” el visor y queda oculto automáticamente al clicar en cualquier parte de la ventana de Excel.

Para cambiar el tamaño de la ventana de ayuda, mueve el puntero del ratón hasta el borde de la ventana y cuando el puntero se transforme en una flecha de dos puntas, arrastra con el ratón.