Ihren Kunden Feedback geben

Kundenbesprechungen planen

Den Kunden dazu veranlassen, Ihre Strategien in die Praxis umzusetzen

Tolle Präsentationen

  Bringen Sie überzeugende Argumente. Sicher, bei der Präsentation Ihrer Empfehlungen geht es vor allem darum, Ihre Lösungsvorschläge für die aktuellen Probleme zu erklären. Allerdings gehört dazu auch, dass Sie sich und Ihren Rat ja auch gut verkaufen und nicht nur schildern wollen. Und ganz unabhängig davon, wie dringlich ein Unternehmen seine Probleme gelöst sehen will, werden Sie immer bei irgendjemandem auf Widerstand stoßen. Berücksichtigen Sie dies bei Ihrer Präsentation und betonen Sie ausführlich die Vorteile Ihrer Strategie für das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Ihre Argumente müssen rundum überzeugend sein!

  Beziehen Sie Ihre Kunden ein. Haben Sie während des gesamten Beratungsvorgangs die Spielregeln beachtet, ist Ihr Kunde voll in die Präsentation Ihrer Strategie integriert, da Sie ihn bisher stets über alle Zwischenergebnisse informiert und ihn um Stellungnahme gebeten haben. So sind Sie nicht nur umfassend mit der gesamten Materie vertraut, sondern haben es Ihrem Kunden im gleichen Zug ermöglicht, sich mit den Lösungsvorschlägen anzufreunden, bevor Sie diese offiziell präsentieren. Die konstante Integration des Kunden in den Beratungsvorgang stellt sicher, dass Ihre Vorschläge optimal auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten sind und aller Wahrscheinlichkeit nach umgesetzt werden. Bei Lösungsstrategien, die Sie im Alleingang entwickeln und einem widerstrebenden Publikum vorstellen, ist das mehr als fraglich. Mit der von uns vorgeschlagenen Methode können Sie die Einwände schon im Vorfeld erahnen und sich die passenden Gegenargumente zurechtlegen und in Ihre Lösungsstrategie einfließen lassen.

  Vermeiden Sie Überraschungen. Sie mögen zwar ein Fan von Überraschungen sein, Ihre Kunden aber höchstwahrscheinlich nicht. Und schon gar nicht, wenn es um Ihre Lösungsstrategien geht. Falls Ihre Vorschläge persönliche Prinzipien Ihres Kunden missachten oder an den Grundpfeilern seiner Unternehmensphilosophie rütteln, haben Sie es leider versäumt, Ihren Auftraggeber ausreichend einzubeziehen. Eine gute Kooperation mit Ihrem Kunden zeigt sich nicht nur darin, dass er auf Ihre Lösungsvorschläge nicht überrascht reagiert, sondern auch darin, dass er sie vor der eigentlichen Präsentation im Geiste bereits umgesetzt hat. Dies erreichen Sie nur, wenn Sie Ihren Kunden von Anfang an bei der Definition des Problems, dem Sammeln der Informationen und dem Entwickeln von Problemlösungen einbeziehen.

  Seien Sie offen und ehrlich. Die Wahrheit kann manchmal sehr wehtun. Sicherlich ist es immer viel angenehmer, der Überbringer guter Nachrichten statt schlechter zu sein. Trotzdem: Sie werden dafür bezahlt, die Karten auf den Tisch zu legen. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Kunde die ganze Wahrheit erfährt und nicht mit Schmeicheleien, politischen (also schwammigen) Formulierungen oder halben Sachen abgespeist wird. Sie können die Sache vereinfachen, indem Sie diesen Umstand gleich im ersten Treffen mit dem Kunden zur Sprache bringen. Zum Beispiel so: »Es wird Ihnen vielleicht nicht alles gefallen, was ich Ihnen zu sagen habe, aber Sie haben mich schließlich beauftragt, um meine ehrliche Einschätzung zu erfahren.«

  Unterstützen Sie Ihren Kunden. Die Durchsetzung von Änderungen ist nicht immer einfach, vor allem wenn Ihre Lösungsstrategien Maßnahmen enthalten, die die ganze Unternehmensstruktur umkrempeln. Umstrukturierung, Personalabbau oder Neuorganisation sind oft die Kernpunkte der Lösungsstrategien vieler Unternehmensberater. Stellen Sie sich darauf ein, Ihrem Kunden sowohl menschlich als auch organisatorisch zur Seite zu stehen, wenn er sich mit drastischen Änderungen abfinden muss.

1.    Präsentation der Hintergründe, Projektziele und der angewandten Methodik

Der erste Teil Ihrer Präsentation besteht aus einer kurzen Beschreibung des Projekts und der Probleme, für deren Lösung Sie engagiert wurden, der Zielsetzung und der Methodik, mit der Sie Ihre Lösungsstrategie entwickelt haben. Unterstreichen Sie die Rolle Ihres Kunden bei der Problemlösung und der Entwicklung der Lösungsstrategie. Alle diese Punkte müssen im Vorfeld mit Ihrem Kunden abgesprochen worden sein.

2.    Präsentation Ihrer Empfehlungen

Es hat zwar ein bisschen gedauert, aber jetzt ist es endlich so weit: Sie präsentieren Ihre Schlüsselstrategien und erläutern gleichzeitig, aus welchem Grund sie zur Lösung der vorhandenen Probleme bestens geeignet sind. Stellen Sie Ihrem Kunden auch mögliche Alternativlösungen vor (wie zum Beispiel kostengünstigere, schneller umzusetzende oder qualitativ höherwertigere) und erklären Sie, weshalb Sie zu einer anderen Strategie raten. Im nächsten Abschnitt »Erfolgreiche Präsentationen« finden Sie Tipps zu diesem Thema.

3.    Anregung zur Diskussion

Eine schwierige Aufgabe in dieser Phase des Beratungsvorgangs ist es, die Kunden zur Diskussion Ihrer Lösungsstrategien anzuregen. Schließlich möchten Sie, dass die Anwesenden Fragen stellen, Sie zur Stellungnahme auffordern, die Alternativen abwägen, um weitere Informationen bitten oder irgendetwas tun, womit Sie ihre nächsten Schritte in die richtige Richtung lenken können. Verfallen die Anwesenden nach Ihrer Präsentation in anhaltendes Schweigen, müssen Sie sie aus der Reserve locken. Fragen Sie zum Beispiel nach, ob Ihre Lösungsstrategie allen verständlich ist oder ob es Fragen dazu gibt.

4.    Ausarbeitung eines Aktionsplans

Ihre Lösungsvorschläge sind, wie der Name schon sagt, Vorschläge. Sie können Ihren Kunden die Entscheidung nicht abnehmen, sondern nur Informationen bieten, aufgrund derer die Kunden selbst entscheiden können. Sie sollten aber dennoch behutsam darauf drängen, dass eine Entscheidung getroffen wird, vorzugsweise solange Sie noch anwesend sind, um Ihren Kunden beratend zur Seite zu stehen. Nachdem Sie sich so gründlich mit dem Projekt auseinandergesetzt haben, werden Sie wahrscheinlich derjenige sein, der sowohl das Problem als auch die geeignete Lösung am besten kennt. Sie sind deshalb bei der Entscheidung über die weitere Vorgehensweise von unschätzbarem Wert für Ihre Kunden.

5.    Festlegung Ihrer zukünftigen Rolle

In manchen Fällen ist die Präsentation die letzte »Amtshandlung« des Consultants. Es kann aber durchaus vorkommen, dass Ihr Auftraggeber Sie für die Umsetzung Ihrer Lösungsvorschläge gerne weiterhin engagieren möchte. Nutzen Sie das Feedback-Meeting, um Ihre Rolle bei zukünftigen, projektbezogenen Aufgaben, falls solche geplant sind, zu besprechen.

Die Vorbereitung ist das A und O einer erfolgreichen Präsentation im Feedback-Meeting. Ehrlich, für eine Präsentation, die Ihre Zuhörer in den Bann schlägt, müssen Sie pro Minute Redezeit mit einer Vorbereitungszeit von etwa einer halben bis einer ganzen Stunde rechnen. Nützliche Tipps zu diesem Thema finden Sie übrigens auch in dem Buch Erfolgreich Präsentieren für Dummies, das ebenfalls im Verlag Wiley-VCH erschienen ist.

 

Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer Präsentation für das Feedback-Meeting, aber natürlich auch bei allen anderen:

  Beschreiben Sie Ihr Ziel. Was wollen Sie mit Ihrer Präsentation erreichen und wie schaffen Sie das? Es macht einen großen Unterschied, ob Sie potenziellen Kunden eine Projektidee präsentieren möchten (Geld, Geld, Geld) oder ob Sie einen Zwischenbericht über ein laufendes Projekt präsentieren (informieren und überzeugen). Je nach aktueller Zielsetzung müssen Sie Ihre Präsentation unterschiedlich vorbereiten.

  Wer sind Ihre Zuhörer? Selbstverständlich soll Ihre Präsentation ein Erfolg werden. Deshalb müssen Sie sich Gedanken über Ihr Publikum machen und Ihre Präsentation entsprechend gestalten. Für eine Präsentation vor hochkarätigen Wissenschaftlern sind logischerweise Fachjargon und eine akademische Ausdrucksweise angemessen. Hielten Sie dieselbe Präsentation vor einer Gruppe von Managern, würden Ihre Zuhörer schon bald in tiefen Schlaf fallen. Überlegen Sie sich also gut, wer in Ihrem Publikum sitzt.

  Erstellen Sie zunächst das Gerüst Ihrer Präsentation. Als Vorbreitung Ihrer Präsentation sollten Sie zuerst die Kernpunkte Ihrer Botschaft zu Papier bringen. Anschließend überlegen Sie sich mögliche Unterpunkte und eventuelle visuelle Hilfsmittel zur Veranschaulichung Ihrer Aussagen. Und auch hier sollten Sie nicht übertreiben. Beschränken Sie sich auf drei bis fünf Kernpunkte. Falls Sie wirklich mehr zu sagen haben, quetschen Sie es nicht mit Gewalt in Ihre Präsentation, sondern bereiten Sie Handouts vor, die Sie vor Beginn der Präsentation austeilen.

  Formulieren Sie Einleitung und Abschluss. Die Einleitung dient folgenden Zwecken:

• Die Aufmerksamkeit der Zuhörer gewinnen

• Kurze Übersicht über die Präsentation

• Betonung der Wichtigkeit der Präsentation

Der Abschluss Ihrer Präsentation ist ebenso wichtig wie die Einleitung. Folgendes möchten Sie damit erreichen:

• Ihre Kernaussagen noch einmal betonen

• Die Zuhörer noch einmal daran erinnern, warum diese Präsentation so wichtig ist

• Ein Gefühl der Motivation und des Tatendrangs bei Ihren Zuhörern hervorrufen

  Bereiten Sie sich einen Spickzettel vor. Wenn Sie dieselbe Rede schon x-mal gehalten haben, werden Sie vermutlich ohne Spickzettel auskommen. Ein Zettel mit den wichtigsten Stichpunkten ist aber nicht nur eine große Hilfe, falls Sie tatsächlich den Faden verlieren sollten, sondern auch eine Kontrolle für Sie, ob Sie auch wirklich alle wichtigen Punkte behandelt haben. Ihr Spickzettel sollte nur kurze Stichpunkte enthalten. Er ist eine Gedächtnisstütze und keine Vorlage, von der Sie Ihre Rede ablesen. An dieser Stelle verwenden viele Redner das Präsentationsprogramm PowerPoint. Darauf gehen wir im nächsten Abschnitt näher ein.

  Holen Sie sich gegebenenfalls Verstärkung. Je nach Art und Umfang Ihres Projekts und der Anzahl der beteiligten Kollegen Ihrer Beratungsfirma ist es vielleicht eine gute Idee, Kollegen zu dieser Präsentation mitzunehmen; ganz besonders dann, wenn es sich um ein hoch kompliziertes Fachgebiet handelt. Befindet sich in Ihrem Team ein Experte, kann er Ihre Strategien und Lösungen durch sein Fachwissen untermauern.

  Übung macht den Meister. Je nachdem, wie sicher Sie sich fühlen oder wie ausführlich Ihre Präsentation sein soll, ist ein Probelauf (oder sogar mehrere) sehr hilfreich. Ein Probelauf kann entweder nur darin bestehen, dass Sie sich am Vorabend Ihres großen Auftritts Ihre Präsentation noch ein paar Mal durchlesen, oder darin, dass Sie Ihre Rede vor ein paar Freunden, Kollegen oder Ihrer Mutter halten oder eine Videoaufzeichnung machen.

 

Man kann sich gar nicht gut genug vorbereiten. Dies gilt besonders für Präsentationen, in denen Sie dem Kunden Ihre Ergebnisse vorstellen und die Lösungsstrategien schmackhaft machen möchten. Nutzen Sie die Zeit, die Ihnen zur Vorbereitung bleibt, denn wenn Sie erst einmal vor Ihrem Publikum stehen und es losgehen soll, werden Sie merken, dass sich der Aufwand gelohnt hat. Glauben Sie uns, eine Präsentation ist im Grunde genommen nichts anderes als ein Bühnenauftritt.

Es ist wissenschaftlich erwiesen, dass von allen Informationen, die unser Gehirn verarbeitet, rund 85 Prozent visuell aufgenommen wurden. Denken Sie daran, wenn Sie das nächste Mal ein Feedback-Meeting mit dem Kunden abhalten. Ihre Zuhörer sind zwar durchaus in der Lage zu verstehen, was Sie sagen, aber sie können sich visuell aufbereitete Informationen wesentlich schneller und länger merken.

 

Das nachfolgende Beispiel soll erklären, worum es uns geht: Peter Nelson war einmal Zuhörer einer stundenlangen Präsentation für die Firmenleitung in einem großen Hightechunternehmen. Dabei wurden Tabellen und Grafiken mit winzig kleiner Schrift an die Wand projiziert (etwa wie unsere Abbildung 10.1). Es versteht sich wohl von selbst, dass jeder, der nicht in der ersten Reihe saß, lediglich verschwommene Hieroglyphen erkennen konnte. Was das Fass aber dann zum Überlaufen brachte, war, dass der Redner jede einzelne Zahl direkt von seinem Bildschirm ablas. Grauenvoll!

Es gibt eine wesentlich bessere Alternative: Stellen Sie die wesentlichen Informationen nicht als Ziffern- und Buchstabensalat, sondern als Grafik dar. Abbildung 10.1 verdeutlicht, wovon wir reden. Vergleichen Sie, um wie viel übersichtlicher und verständlicher Abbildung 10.2 im Vergleich zu Abbildung 10.1 die Informationen vermittelt. Bei Ihrer Präsentation können Sie sich somit darauf konzentrieren, Ihrem Publikum die Bedeutung der Fakten zu erörtern, anstatt sie erst einmal vorzulesen.

Umsatz im Kalenderjahr

Nach vielen Jahren harter Arbeit haben wir endlich die Regel über das visuelle Element in Präsentationen herausgefunden. Die Nelson-Economy-Regel lautet:

 

Was man nicht mit eigenen Augen gesehen hat, vergisst man wieder.

Nun gut, was heißt das jetzt für Ihre Präsentation? Ganz einfach: Die visuelle Präsentation ist ebenso wichtig wie das gesprochene Wort. Setzen Sie so oft wie möglich visuelle Hilfsmittel wie Landkarten, Displays, Musterproben, Prototypen, Fotografien, Tabellen und Grafiken ein. Nachfolgend eine Auflistung der gängigsten visuellen Hilfsmittel:

 

Bevor Sie es mit Ihren visuellen Hilfsmitteln vor lauter Begeisterung übertreiben, möchten wir Sie an einige nützliche Regeln erinnern, die für alle Grafiken und Präsentationen gelten: Packen Sie nicht zu viel Information hinein. Verwenden Sie eine gut lesbare Schriftart, eine große Schriftgröße und halten Sie sich mit der Anzahl der Wörter und Zahlen pro Seite oder Folie zurück (Faustregel: Nicht mehr als 16 Wörter pro Seite!). Verwenden Sie unterschiedliche Farben zur Verdeutlichung. Bereiten Sie alles vor, bevor die Zuhörer den Raum betreten. Es wirkt nicht sonderlich professionell, wenn Sie die ersten fünf Minuten Ihrer Präsentation hektisch am Projektor herumfummeln oder Ihre Handouts erst sortieren müssen. Außerdem sollten Sie eines nicht vergessen: Sie stehen im Mittelpunkt Ihrer Präsentation, nicht Ihre Hilfsmittel. Wie der Name schon sagt, dienen sie als Hilfe und sind kein Ersatz für mangelhafte Vorbereitung oder fehlendes Wissen.

Jetzt ist es so weit: Ihre Vorbereitungen sind abgeschlossen, und Sie sind für Ihren großen Tag bereit. Gleich werden Sie für Ihre harte Arbeit und gute Vorbereitung belohnt. Wenn Sie die folgenden Tipps beherzigen, wird Ihre Präsentation ein bombensicherer Erfolg:

Es gehört einiges an Geschick dazu, die eigenen Ideen und Vorstellungen professionell und auf Anhieb verständlich zu präsentieren. Seien Sie deshalb nicht enttäuscht, wenn Sie es sich nicht sofort aus dem Ärmel schütteln können. Es bedarf viel Übung und sorgfältigster Vorbereitung, um ein Publikum wirklich vom Hocker zu reißen. Zum Glück gibt es Computer, die die Sache ungemein erleichtern. Aber vergessen Sie eines nicht: Es liegt an Ihnen selbst, ob Sie eine mittelmäßige Präsentation abliefern oder eine, die Ihren Kunden total beeindruckt. Na – für welche Variante werden Sie sich entscheiden?