Capítulo 13

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El control de las finanzas

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En este capítulo

• Mantener los registros importantes

• Entender los principales informes contables

• Analizar datos financieros

• Evaluar procedimientos

• Asignar valor para vender

• Respetar la ley

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Todo negocio necesita información económica fiable, tanto para tomar decisiones como para asignar responsabilidades. Nadie estará dispuesto a aportar dinero a tu empresa si no puedes demostrar que sabes lo que va a pasar con ella. Disponer de información fiable no implica un complejo sistema de contabilidad: lo más sencillo es a menudo lo mejor. A medida que el negocio crezca, quizá cuando se incorporen inversores externos, tal vez se necesite una información más sofisticada. Entonces es cuando usar un ordenador y un sofisticado sistema informático puede ser la mejor opción. Pero incluso con un ordenador pueden ocurrir errores, de modo que necesitarás saber reconocer cuándo la información económica es incorrecta y cómo subsanar el error.

Como empresario, tienes la obligación legal de mantener registros contables, que puede hacerse más estricta cuando tu empresa tenga problemas graves. Si, como directivo o propietario de una empresa, no eres capaz de ver cuándo te estás acercando a un precipicio económico, podrías verte envuelto en graves dificultades.

Llevar los libros

Para sobrevivir y prosperar en los negocios, hay que saber cuánto dinero en efectivo se tiene y cuáles son los beneficios o pérdidas por ventas. Esto hay que saberlo al menos cada mes, a veces cada semana y otras todos los días si se ha de sobrevivir, por no hablar de crecer.

Registrar la información económica

Aunque la mala suerte juega un papel inevitable en algunos fracasos comerciales, la falta de información económica fiable desempeña un papel fundamental en la mayoría. Sin embargo, toda la información necesaria para llevar una buena gestión está a mano. Entre las cuentas por pagar, las facturas presentadas, los recibos de gastos menores y los extractos bancarios, dispones de suficiente material para formarte una imagen real de la evolución de tu negocio.

Todo lo que necesitas hacer es registrar y organizar esa información de tal modo que la imagen se aclare. La manera en que se registra la información financiera es lo que se llama contabilidad.

Pero no es sólo el dueño quien necesita esos datos económicos. Los banqueros, accionistas e inspectores de Hacienda no verán con buenos ojos a quien carezca de datos bien documentados en que apoyarse. Si, por ejemplo, una autoridad tributaria presenta a una empresa una demanda de impuestos, la carga de la prueba recae en el empresario, que tiene que apelar a sus registros, ya sea para estar de acuerdo o en desacuerdo con la suma reclamada. Si no puedes explicar adecuadamente un depósito bancario, la autoridad tributaria puede considerarlo un ingreso sujeto a impuestos. Un director de banco, frente a una solicitud de aumento del límite de crédito para ayudar a una pequeña empresa a crecer, necesita datos financieros para considerar si lo autoriza o no. Sin los datos, el banco generalmente tendrá que decir no, porque es responsable por el dinero de otros.

Mantener los registros más sencillos, quizá algo tan simple como escribir el origen del depósito en el comprobante del mismo, o en tu talonario de cheques, y registrar la transacción en un cuaderno o en el libro mayor, facilitará mucho tus relaciones con los inspectores de Hacienda y los bancos.

En todo caso, si no estás actuando como empresario individual sino a través de una sociedad, estás obligado legalmente a mantener registros adecuados suficientes para mostrar y explicar las transacciones de la compañía.

Razones para mantener registros adecuados:

• Para conocer la situación de disponibilidad de efectivo con precisión y certeza.

• Para saber cuántos beneficios genera realmente tu negocio.

• Para ver cuáles de tus actividades producen beneficios y cuáles no.

• Para mostrar a bancos y otras fuentes de financiación confianza en que tu empresa está bien administrada y que su dinero está en buenas manos.

• Para permitirte calcular exactamente tus impuestos.

• Para ayudarte a preparar proyecciones y objetivos financieros oportunamente.

• Para estar seguro de cobrar y de pagar correctamente.

• Para reducir al mínimo los costes de contabilidad y auditoría.

Empezar de forma sencilla con la partida simple

Si estás llevando la contabilidad a mano y no realizas muchas transacciones, el método de partida simple es la manera más fácil. Partida simple significa que se anota cada transacción en los registros una sola vez, preferiblemente en la hoja de un libro mayor. Se registra el flujo de ingresos y gastos del negocio, haciendo un total actualizado del dinero recibido (ingresos brutos) en una columna y del dinero pagado (pagos o, como a veces se los llama, desembolsos) en otra al lado. Ambas columnas deben quedar registradas y resumidas diaria, semanal o mensualmente, según lo requiera el negocio. Al final del año se suman los 12 resúmenes, con lo que ya estarás preparado para hacer tu declaración de impuestos.

Es conveniente separar los diferentes tipos de ingresos y gastos por categorías, por ejemplo, existencias, vehículos, teléfono, etc., tal como puedes ver en la figura 13-1. Esto te permite ver cuánto te estás gastando o recibiendo en cada caso.

Debes guardar copias de las facturas de venta pagadas y no pagadas, y hacer lo mismo con las compras y con los extractos bancarios. Éstos deben estar de acuerdo con tu libro de caja para que todo cuadre.

Figura 13-1: Un ejemplo de libro de caja analizado

Si tomas o das crédito, entonces tendrás que guardar información complementaria, además del libro de caja.

Contabilidad por partida doble

Si administras una sociedad, entonces necesitas, desde el principio, un sistema de contabilidad por partida doble.

Un sistema de contabilidad por partida doble requiere dos anotaciones para cada transacción, de ahí su nombre, y cada transacción tiene dos efectos en las cuentas. Por ejemplo, cuando compras un artículo y pagas por él en efectivo, tu balance de caja se reduce y su reserva de bienes aumenta, por el mismo valor, lo que mantiene todo en equilibrio.

Elegir el programa de contabilidad adecuado

Hoy día, cuando el coste de un sistema básico de contabilidad informatizado es de apenas unos 60 euros, tiene mucho sentido pensar en utilizar un sistema de ésos desde el principio. Además, hay muchas soluciones completamente gratuitas paras las pymes, software sencillos fabricados por grandes marcas que los ponen a disposición de las pequeñas empresas para que empiecen a utilizarlos, y una vez que el negocio crece y se necesitan soluciones más complejas, pagar por ellas.

Con un ordenador, ya no habrá más errores aritméticos. Siempre y cuando introduzcas correctamente la información, el ordenador la sumará correctamente. Con un ordenador, el gasto del teléfono móvil (53,24 euros) de la figura 13-1 es ingresado como un gasto (un débito), y luego el ordenador automáticamente lo traslada a la cuenta de teléfonos móviles como un crédito. De hecho, el ordenador elimina el paso extra, o la necesidad de dominar la diferencia entre débito y crédito.

Como un sistema de contabilidad informatizado es bueno en la medida en que se introduzcan los datos correctamente, es conveniente que establezcas controles estrictos a final de mes para estar seguro de que se ha contado y evaluado toda la mercancía, que se han tenido en cuenta todas las facturas del mes, etc. Si no lo haces, el ordenador reflejará datos incorrectos.

Con un ordenador, ciertas tareas rutinarias, tales como llenar las declaraciones de renta y de IVA, requieren sólo minutos, y no días. El sistema puede darte la seguridad de que tus declaraciones sean exactas y estén totalmente conciliadas. Con un sistema informatizado, las facturas siempre son exactas. De un solo vistazo puedes saber qué clientes pagan oportunamente y cuáles se retrasan demasiado.

Al escoger tu primer sistema de contabilidad tienes dos opciones principales. Si piensas que un sistema manual es mejor para tus necesidades, entonces puedes conseguir hojas de cálculo contable con las columnas para anotar las transacciones ya impresas y preparadas para que las rellenes con los datos correspondientes. O puedes comprar juegos de libros contables en casi cualquier papelería. Estos juegos, que son un completo conjunto de los libros necesarios, cuestan entre 15 y 30 euros.

Si decides comprar software contable, puedes elegir entre muchísimos proveedores para pequeñas empresas. Para estar al día de los software de contabilidad que existen en el mercado, te recomiendo que mires la web de Softonic (www.softonic.com), una empresa que recopila y hace valoraciones de todo tipo de productos informáticos. Además, desde su web podrás descargarte las soluciones que ofrecen las empresas líderes del mercado, de forma gratuita para pymes.

Los siguientes son los de uso más común en España, para Windows:

• EBP

• ContaPlus

• EuroConta

• GestPlus

• SMSfactu

• ContaNet Oro

• Conta3

A la hora de escoger, valora si te ofrecen la posibilidad de adaptarlo al crecimiento de tu negocio. Algunos paquetes se venden terminados y otros ofrecen la posibilidad de añadir nuevas soluciones adaptadas a las necesidades del cliente.

Subcontratar la contabilidad

Hay gestores independientes que pueden llevar tu contabilidad por un determinado precio, que puede variar mucho dependiendo del volumen de trabajo y del prestigio del profesional contratado. Algunos gestores cobran por trámite realizado (por ejemplo, la presentación del IVA trimestral), pero la mayoría de gestorías ofrecen servicios integrales, que te permiten dedicarte sólo a hacer tu trabajo; ellos se encargan de la mayoría del papeleo. Aquí los precios dependen del tamaño de la empresa y de la cantidad de trámites necesarios. Teniendo en cuenta estas variables, la tarifa mensual de un servicio que incluya el seguimiento diario de la actividad empresarial y que cubra la redacción de todas las nóminas y los contratos puede oscilar entre los 150 euros (empresas unipersonales) y los 800 euros (medianas y grandes) al mes.

Estos servicios de contabilidad van desde el enfoque básico de hacer las anotaciones en los libros y dejarte a ti el resto del trabajo, hasta suministrar cuentas semanales y mensuales, quizá con indicaciones de lo que puede estar yendo mal. Hay incluso servicios que funcionan casi como un director financiero, facilitándote la asesoría de un gestor con larga experiencia, que incluso puede formar parte de tu junta directiva.

La mayoría de los servicios contables emplean sistemas informatizados, que deberás aprender a utilizar.

La tarea más rutinaria pero esencial puede ser la de hacer las nóminas. Si no haces esto cuando toca y correctamente, tanto tu personal como la Seguridad Social se inquietarán. Un servicio mensual de nómina, para diez empleados, puede costar más de 100 euros al mes.

Probablemente lo mejor sea conseguir a alguien de tu misma zona, si eliges este camino, de modo que pregunta a tus conocidos hasta encontrar a alguien que esté satisfecho con el gestor que tiene. También puedes buscar en la Asociación Profesional de Asesores de Empresa (www.lasasesorias.com).

Entender las cuentas

Una cosa es llevar los libros, pero otra muy distinta es ser capaz de utilizar bien la información contenida en las cuentas. Los fríos datos contables, que figuran en columnas, deben ser convertidos en estados contables. Cuentas que, a su vez, dicen cuánto efectivo tiene tu empresa, cuánto has perdido o ganado y cuánto dinero hay invertido en el negocio para producir esos resultados.

Pronosticar el flujo de caja

En lenguaje contable, el ingreso se reconoce cuando un producto o servicio ha sido vendido, entregado o ejecutado, y se ha presentado la factura. Pero aunque esa regla es buena para calcular el beneficio, no lo es tanto para pronosticar el flujo de caja.

Puede considerarse el flujo de caja como la ducha fría de la realidad, que te hace aterrizar bruscamente. El beneficio, por otro lado, es lo que puede producirse si todo va bien y los clientes pagan. (La preparación de una proyección de flujo de caja se trata en el capítulo 8.)

Cuando una empresa se expande más allá de sus recursos financieros se dice que está negociando en exceso. A medida que crecen las ventas, la cantidad de dinero invertida en existencias o stock y créditos a los clientes aumenta rápidamente. Los proveedores de bienes y servicios y de los empleados adicionales necesarios para cubrir ese incremento de producción también suponen una mayor presión económica, pues todos esperan que se les pague. La válvula de escape más común cuando se experimentan presiones de este estilo es un crédito (o un incremento sustancial del que se tenga en ese momento).

Figura 13-2: Una cuenta básica de pérdidas y ganancias

Analizar tus beneficios

Uno de los usos clave de la información contable es la preparación del estado de pérdidas y ganancias.

Al realizar cualquier actividad de negocios se llevan a cabo dos actividades muy diferentes. Una es la de vender bienes y servicios y recibir un dinero por ellos. El dinero entra, tal vez no de inmediato, pero finalmente aparece. Este dinero tiene distintos nombres, por ejemplo, rentas, ingresos o ingresos por ventas. La segunda transacción es el desembolso que se hace para proveer los bienes o servicios que se venden a los clientes. Algunos de los costes en que se incurre son las materias primas, salarios, alquileres, etc. Esos costes también se conocen con el nombre de gastos. Al restar los gastos de los ingresos, se ve la ganancia (o la pérdida) durante el período que se está revisando.

En su forma más sencilla, el estado de pérdidas y ganancias tiene como encabezamiento el período en cuestión, seguido por el ingreso, del cual se deducen todos los gastos, para llegar a la cifra de ganancias (o pérdidas) hechas en el período. En la figura 13-2 se muestra un ejemplo.

Si bien la información reflejada en la cuenta de pérdidas y ganancias es ciertamente mejor que nada, también puedes usar la información contable interna para tener una idea más exacta de lo sucedido en el negocio.

Las siguientes secciones muestran, paso a paso, cómo organizar la cuenta de pérdidas y ganancias para tener una imagen más completa de la actividad comercial del último año, en la empresa Safari Europe, que se utiliza como ejemplo.

Calcular el beneficio bruto

Una de las cifras más importantes en el estado de pérdidas y ganancias es la del beneficio bruto. Cualquiera que sea tu ámbito de actividad, tendrás que comprar ciertas “materias primas”. Esto comprende todo lo que debes adquirir para poder producir los bienes y servicios que vendes. Es decir, que si vendes automóviles, el coste de adquirir los vehículos es el de las materias primas. En el caso de Safari Europe, como están en el negocio de los viajes, los billetes de avión y los hoteles son sus materias primas para un paquete de vacaciones.

Lo que queda de los ingresos por ventas, después de deducir los costes de esas ventas, es el beneficio bruto. Éste es realmente el único dinero que ingresa al negocio, y sobre cómo se gasta diremos algo más adelante. De modo que cuanto más alto sea el beneficio bruto, más lucrativo será el producto o servicio que se le esté dando al cliente. La figura 13-3 muestra un cálculo de beneficio sencillo.

En la cuenta mostrada en la figura 13-3 se puede ver que Safari Europe tiene dos fuentes de ingresos, los tours y los seguros y otros servicios relacionados. Y tiene, por supuesto, que incurrir en los costes de comprar a sus proveedores paquetes de vacaciones y pólizas de seguros.

Figura 13-3: Un ejemplo de cálculo de beneficio bruto

La diferencia entre el ingreso de 1 416 071 euros y el precio que ha pagado por los “bienes” que ha vendido es de sólo 160 948 euros. Ésa es la suma de que dispone realmente la empresa para progresar, y no la cifra mucho más alta inicial, de casi 1,5 millones de euros.

La figura 13-4 muestra cómo se calcula el beneficio bruto de una empresa que fabrica productos.

Figura 13-4: Beneficio bruto de un fabricante

En el ejemplo de la figura 13-4, la suma básica es la misma que la de una empresa de servicios, como la que se muestra en la figura 13-3. Al deducir el coste de los bienes del total de ingresos, lo que queda es el beneficio bruto. Sin embargo, en una empresa que fabrica productos, se almacenan materias primas y sólo se cuenta, en el coste de los bienes vendidos, el coste de lo que realmente se ha utilizado. Esto se hace anotando las existencias al principio del período, añadiendo las compras que se hacen y deduciendo las existencias que quedan al final del mismo período.

También hay que incluir los costes laborales en la producción y cualesquiera costes fijos, tales como el uso de los talleres, y deducirlos, para llegar a la cifra de beneficio bruto, como se muestra en la figura 13-5.

Calcular los gastos

Después de calcular el beneficio bruto, hay que tener en cuenta todos los gastos que puedan ocurrir en el funcionamiento del negocio. Usando el caso de Safari Europe como ejemplo, la figura 13-5 muestra todos los costes comúnmente asociados con la gestión de un negocio, tales como alquiler, teléfono, marketing y promoción, etc. Aunque todos esos gastos se incluyen correctamente, no todos son tenidos en cuenta, para fines tributarios, en todos los países. Lo relativo a impuestos lo encontrarás en el capítulo 14.

La partida de total de gastos que figura en la figura 13-6 no es del todo correcta. Hay otros gastos asociados con el funcionamiento de un negocio que no están incluidos allí, pero esos gastos se tratan de diferente manera por razones que verás cuando veamos lo relativo a las ganancias.

Figura 13-5: Cálculo ampliado del beneficio bruto

Distinguir entre los diferentes tipos de beneficio

Los beneficios pueden medirse de varias maneras:

• Beneficio bruto. Es la diferencia entre ingresos totales del ejercicio y gastos totales (salarios, rentas e intereses), antes de deducir las amortizaciones y los impuestos.

• Beneficio neto. Es el beneficio, una vez deducidos los impuestos y las amortizaciones. El beneficio neto de la empresa refleja tus ganancias reales.

• Beneficio de explotación. Es el beneficio derivado de la explotación o actividad normal de la empresa, sin considerar el pago de intereses e impuestos. Es una medida que sirve para conocer si la actividad central de la empresa es rentable o no, independientemente de cómo se han financiado los activos necesarios para el desarrollo de la actividad y del impuesto sobre beneficios aplicable. Este concepto se conoce por sus siglas en inglés, EBIT (Earnings Before Interest and Taxes), o ganancias antes de intereses e impuestos, y es el que se utiliza para comparar la evolución de los resultados de la empresa de un ejercicio a otro, y entre empresas del mismo sector.

• Beneficio bruto de explotación. O beneficio antes de intereses, impuestos, depreciaciones y amortizaciones (EBITDA, del inglés Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization). Este dato se obtiene de sumar al EBIT las depreciaciones y amortizaciones que representan una pérdida contable que se debe registrar por el uso o el paso del tiempo de los activos fijos adquiridos previamente. Es un concepto que ayuda a conocer el valor de los activos fijos (propiedades, equipos, etc.) que tiene la empresa, razón por la cual es un dato fundamental a la hora de calcular lo que realmente vale un negocio antes de comprarlo. Al quedar fuera de este concepto gastos como los intereses que se pagan a entidades financieras, los impuestos, depreciaciones y amortizaciones, es el valor que ofrece la imagen más real de lo que la empresa está ganando o perdiendo en el ejercicio de su actividad principal. En este caso, el razonamiento subyacente es que la forma de gestionar el negocio puede tener poca influencia sobre la forma en que se financia (si no se toma prestado no hay que pagar intereses, por ejemplo), o lo elevados que sean los intereses.

Lo que es interesante es que, cuando se trata de valorar o evaluar la rentabilidad de un negocio o empresa, lo que generalmente se usa como factor de multiplicación es el beneficio de explotación (EBIT).

Restando la carga financiera, que en nuestro ejemplo son 5000 euros, nos queda un beneficio antes de impuestos de 26 373 euros, como se muestra en la figura 13-7. Finalmente, se deducen los impuestos, para dejar el beneficio neto después de impuestos, es decir el saldo o balance final. Ésta es la suma que pertenece a los dueños de la empresa y, si se trata de una sociedad, la suma con la que se pueden pagar dividendos.

Figura 13-6: Gastos del negocio o empresa

Figura 13-7: Niveles de beneficio

El balance

Antes de pensar en ir a cualquier parte, debes saber en qué punto te encuentras. Sin un punto de partida, cualquier viaje puede ser una experiencia confusa. Para una empresa, su posición actual está resumida en el balance, un documento básico para conocer la marcha del negocio. El balance refleja todos los actos financieros ocurridos a lo largo de la vida de la empresa, muestra de dónde ha venido el dinero y qué se ha hecho con él. Lógicamente, las dos sumas deben ser equivalentes.

En términos prácticos, hacer un balance requiere bastante trabajo, del cual la tarea mayor es la de calcular las cifras. Tu cifra de efectivo en caja puede ser totalmente exacta, pero ¿puede decirse lo mismo de lo que valen tus activos?

Los contables tienen sus propias reglas para llegar a esas cifras, aunque son conscientes de que sólo son aproximadas. Todo instrumento de medida tiene inexactitudes inherentes, y los controles financieros no son la excepción.

El balance de situación

En cuentas formales, las cifras se disponen verticalmente tal como se refleja en el cuadro 13-8. En efecto, los préstamos a largo plazo, en este caso la hipoteca y las compras a plazos, se llaman acreedores a largo plazo, y se deducen de los activos totales para mostrar el total neto de activos que se está utilizando.

En la figura 13-8, la línea inferior de la hoja de balance muestra que los dueños del negocio han mantenido esos activos, en este caso con fondos propios. Como podrás ver más adelante, también pudieron haber reinvertido en el negocio los beneficios obtenidos en años anteriores (lo explico en la parte de las reservas). También he supuesto que su vivienda es, ahora, un local comercial propiedad de la compañía. (Esta suposición tiene implicaciones más amplias, pero ninguna incide en la aritmética de la hoja de balance.)

Clasificar los activos

Los contables describen los activos como los recursos propiedad de una empresa que generan beneficios y que han sido adquiridos a un coste que puede medirse en dinero. Los tres puntos clave de la definición son los siguientes.

Figura 13-8: Hoja de balance de Juana Pérez, a 5 de abril del 2011

• Recursos que generan beneficios: El recurso tiene que ser efectivo, o de cierta utilidad en la generación de beneficios actuales o futuros. Por ejemplo, un deudor (alguien que le debe dinero a la empresa, por bienes o servicios suministrados) por lo común paga lo que debe. Cuando esto sucede, la deuda se convierte en efectivo y así pasa esta prueba. Si no hay esperanza de que paguen la deuda, entonces no es posible considerar esa suma como un activo.

• Recursos propios: La propiedad, en su sentido legal, es diferente de la posesión o control. En una empresa, posesión y control no son suficientes para convertir un recurso en un activo. Por ejemplo, una máquina alquilada puede ser poseída y controlada por una empresa, pero ser propiedad de la compañía arrendadora. De modo que no sólo no es un activo, sino que es un gasto ordinario. Para ser un activo, la empresa tiene que ser la propietaria del artículo en cuestión, o estar en el proceso de comprarlo.

• Coste que puede medirse en dinero: Por lo común, esta prueba es demasiado obvia. Si pagas un dinero por un activo o te comprometes a pagarlo más adelante, está claro que tienes un coste que puede medirse. Si fabricas un activo al realizar tus actividades comerciales, pagas dinero en salarios, materiales y demás durante ese proceso. Puedes tener dificultades al decidir cómo medir exactamente esos costes, pero no tendrás problema para saber en qué te has gastado dinero. En términos más simples, un activo es una posesión valiosa que la empresa ha pagado.

La excepción de la columna de activos es el fondo de comercio, un término que define el valor que se atribuye a la reputación de una empresa y a otros activos intangibles, como una marca registrada, por ejemplo. Calcular el valor de ese activo es de especial interés para quienes compran o venden un negocio.

Una convención útil recomienda listar los activos en la hoja de balance, según su orden de permanencia, esto es, empezando por los que son más difíciles de convertir en efectivo, y continuar listándolos hasta llegar al propio efectivo. Esta estructura es muy práctica cuando uno está mirando la hoja de balance de otro, o comparando hojas de balance. También ayuda a reconocer rápidamente si falta información importante.

Contabilizar las obligaciones

Las obligaciones son las exigencias que pueden hacerse al negocio. Estas exigencias pueden incluir impuestos, acumulaciones (gastos ocasionados por cosas usadas pero no cobradas todavía como el teléfono y otros servicios), ingresos diferidos, créditos, préstamos, compras a plazos y dinero que se debe a proveedores. Las obligaciones pueden ser, también, menos fáciles de identificar y aún más difíciles de poner en cifras, siendo las deudas incobrables un ejemplo de primer orden.

Entender las reservas

Reservas son las ganancias que ha acumulado una empresa a lo largo de su vida y que se han reinvertido en el negocio, en vez de ser retiradas por los dueños.

En la versión final de la hoja de balance de Juana Pérez, mostramos su capital como único fondo para las obligaciones del negocio. A primera vista parece que hubiera aportado toda la suma de una vez. En la práctica, es más probable que esto suceda a lo largo de la vida del negocio, y de diversas maneras.

Quizá ella empezó su actividad empresarial, y así es como debemos ver sus actividades, con, digamos, 25 000 euros. En el período transcurrido desde entonces ha obtenido un beneficio neto después de impuestos de 50 000, que ha reinvertido en su empresa para financiar su crecimiento. Además, los locales que compró hace unos años por 111 615 euros se han revalorizado y hoy valen 150 000, una ganancia teórica de 38 385 euros.

Ahora podemos rehacer la parte final de la hoja de balance de su empresa tal como se muestra en la figura 13-9.

Figura 13-9: Reservas de Juana

El beneficio de 50 000 euros reinvertibles en el negocio se llama reservas contables disponibles, lo que significa que el dinero existe realmente y puede utilizarse para comprar existencias o más activos. El aumento en valor del local o locales de la empresa es, por otro lado, un aumento “teórico”, sobre el papel. El aumento de 38 385 en las reservas de capital no puede usarse para comprar nada, ya que no será convertible en efectivo mientras no se vendan los locales. Sin embargo, esa reserva teórica puede servir para garantizar un préstamo bancario, convirtiendo así una reserva teórica en un recurso monetario. Tanto las reservas como el capital aportado representan todo el dinero invertido por el accionista en esta empresa.

Analizar el rendimiento

Recoger y registrar la información económica es el primer paso para analizar una empresa y ver si va bien o mal y en qué medida. Este proceso analítico requiere herramientas, en este caso proporciones y, antes de poder usarlas bien, hay que comprender su utilidad y sus limitaciones.

Utilizar ratios

Todo análisis de información financiera implica comparaciones. Como una empresa está cambiando constantemente, la manera más útil de medir su actividad es usando ratios. Un ratio es sencillamente un número expresado como cuota o porcentaje. Recorrer un trayecto de 100 kilómetros puede no parecer extraordinario, pero sí lo es si se hace en una hora. El ratio en ese caso es de 100 kilómetros por hora. Si se sabía que el vehículo en cuestión tenía una velocidad máxima de 120 kilómetros por hora, podría haberlo comparado con otros vehículos, al menos en cuanto a velocidad. Del mismo modo, en finanzas, usar ratios puede ayudar a convertir datos estériles en información valiosa, que sirve, de diferentes formas, para tomar decisiones.

Más abajo se describen los ratios financieros clave que se necesitan desde el principio. Deben ser verificados al menos una vez al mes.

Un software contable sofisticado tiene programas de “generación de informes que producen informes estándar de ratios con comentarios analíticos que indican las áreas en las que conviene realizar un análisis más detallado”. El proceso se parece al que ocurriría si conectaras el motor de tu vehículo a un programa diseñado para comprobar su estado actual. Al verificar las revoluciones por minuto, las emisiones de gases, el consumo de combustible y cosas parecidas, y comparar ese funcionamiento con las especificaciones del vehículo, es posible decir si va bien o mal y qué debes hacer para mejorar su funcionamiento.

Porcentaje de beneficio bruto

Para calcular el ratio de beneficio bruto, se resta el coste de las ventas del total de las ventas mismas, y se expresa el resultado como porcentaje de ventas. Cuanto más alto sea el porcentaje, más grande será el valor que se está añadiendo a los bienes y servicios que se producen. La figura 13-10 muestra ese cálculo.

Figura 13-10: Fórmula para calcular el ratio de beneficio bruto

Porcentaje de beneficio de explotación

El cálculo del porcentaje del beneficio de explotación da una medida de cómo se está dirigiendo el negocio, porque los gastos de operación de los cuales es responsable la dirección son un componente de ese porcentaje. Se supone que el dueño responde por las decisiones económicas; pero, como los intereses y los impuestos los fijan las autoridades, quedan fuera del control y la responsabilidad de la dirección.

Para calcular el ratio de beneficio de explotación, se deducen de las ganancias no sólo los costes de las ventas, sino también los gastos, como muestra la figura 13-11.

Figura 13-11: Cálculo del beneficio de explotación

Ratio de beneficio neto

Calcular el beneficio neto da, en esencia, el balance de la empresa, es decir, cuánto dinero queda para que puedas retirarlo o reinvertir en ella. Un porcentaje más alto significa que estás ganando más dinero por cada euro de ventas.

El beneficio neto se puede calcular después, o antes, de pagar impuestos. Cuando se calcula después de impuestos, como se muestra en la figura 13-12, el porcentaje de beneficio neto representa la suma disponible para distribuir como dividendos o retener por la empresa para inversiones futuras.

Figura 13-12: Cálculo de ratio de beneficio neto

Retorno del capital empleado

Esta cifra, cuya abreviatura común es ROCE (Return On Capital Employed), es la principal medida de rendimiento para la mayoría de las empresas. Si, por ejemplo, inviertes 10 000 euros en un banco y al final del año te dan 500 euros de intereses, entonces el retorno de tu capital ha sido del 5 % (500/10 000 x 100 = 5 %).

En una empresa, esa proporción se calcula expresando el beneficio de explotación (ganancias antes de intereses e impuestos) como porcentaje del total de capital empleado, tanto en activos fijos como en capital circulante, llamados activos netos corrientes, en la hoja de balance. La figura 13-13 muestra la fórmula para calcular el ROCE. Consulta la figura 13-11 para el beneficio de explotación.

Figura 13-13: Cálculo de rendimiento de capital empleado

Si lo piensas el retorno del capital empleado es el mismo que el rendimiento de los fondos de los accionistas, más los préstamos de largo plazo, o sea el renglón “financiado por” de la hoja de balance.

Hay que tener especial cuidado de no confundir el ROCE (Retorno del capital empleado) con el ROI (Retorno de la inversión). Son dos magnitudes distintas. El ROI es un término que se emplea habitualmente para calcular la rentabilidad de cualquier inversión (procedan los fondos de donde procedan). El ROCE es un término mucho más preciso, porque aquí entra en consideración de dónde proceden esos fondos. Y el resultado, si has necesitado financiación ajena, es menor.

Imagina que necesitas invertir un determinado capital para financiar la adquisición de una nueva máquina para tu empresa, y que como no tienes suficiente dinero para pagar, recurres a la financiación de un banco. El ROI de esa inversión sería la rentabilidad total del proyecto o inversión. El ROCE tendría en cuenta los intereses que has tenido que pagar a tu banco; o dicho de otro modo, te indicaría la rentabilidad real sobre el dinero invertido por los accionistas o el propietario del negocio.

Coeficiente de liquidez

Se calcula dividiendo los activos corrientes por las obligaciones corrientes. Sólo hay una regla sobre lo alto (o bajo) que debe ser el coeficiente de liquidez: debe ser tan próximo a 1:1 como lo permita la gestión segura del negocio. Pero esto no es igual para toda clase de negocios.

Una tienda que compra a crédito mercancías terminadas y las vende al contado puede funcionar sin riesgos al 1,3:1. Una fábrica que tiene que guardar materias primas y dar crédito a clientes puede necesitar más de 2:1. Esto se debe a que el lapso entre el pago al contado de las materias primas y el cobro del dinero de los clientes es más largo en una empresa manufacturera que en un negocio minorista.

Promedio de días del período de cobro

Toda empresa pequeña que vende a crédito sabe lo rápidamente que el flujo de caja puede convertirse en un problema. El promedio de proporción de período de cobro se calcula dividiendo los deudores por el importe de las ventas a crédito, y multiplicando esa cantidad por los días del respectivo período. El resultado se expresa en días, para que puedas ver, en efecto, cuántos días de promedio se retrasan los clientes en pagar.

Normalmente, los clientes retrasan el pago unos 60 días. Una buena meta puede fijarse en 45 días, y 90 días es un lapso demasiado largo para dejarlo pasar sin perseguirles.

Ésta es una buena medida de control, que tiene el gran mérito de poder convertirse rápidamente en una cifra que cualquier comerciante puede entender, y que muestra cuánto está costando extender crédito.

Si estás vendiendo en mercados extranjeros, la costumbre de pagar puntualmente puede variar mucho.

Ratio de control de existencias

Una manera sencilla de abordar el control de existencias o stock es ver cuántas veces se agotan al año. Esta proporción se logra dividiendo el coste de las ventas por el valor de esas existencias. Cuantas más veces agotes tus existencias, mejor.

Disminuir la velocidad

Cuanto más dinero prestado usa una empresa, a diferencia del aportado por los accionistas (ya sea a través del capital inicial o reinvirtiendo los beneficios), más apalancado financieramente está el negocio. Las empresas muy apalancadas están expuestas a riesgos cuando las ventas caen bruscamente, como sucede en una recesión, o cuando las tasas de interés suben muy rápido, como ocurre en períodos de bonanza. La figura 13-14 muestra cómo calcular el ratio de apalancamiento.

Figura 13-14: Cálculo de apalancamiento financiero

Los niveles de apalancamiento en las empresas pequeñas van, de promedio, de 60 a 30 %. Es probable que muchas estén gravemente apalancadas en exceso, especialmente cuando atraviesan las primeras etapas de crecimiento.

Respetar la ley

Tanto si el dinero del negocio es sólo tuyo, como si te lo han suministrado familiares y amigos o lo han provisto instituciones financieras externas, tienes la responsabilidad legal de asegurarte de que tus cuentas sean correctas. Si tienes éxito y necesitas más dinero para ampliar el negocio, necesitarás la información financiera para respaldar su solicitud. Si las cosas no van bien y necesitas reforzar tu posición, para capear una tempestad financiera, necesitarás todavía más una buena información contable.

Cualesquiera que sean las circunstancias, siempre hay que tener en cuenta que la Agencia Tributaria te exigirá cifras correctas y oportunas.

Realizar una auditoría

Las empresas que superan un determinado umbral de facturación deben nombrar un auditor y hacer que les auditen sus cuentas. La norma que regula este tipo de obligaciones es la Ley de Auditoría de Cuentas 12/2010, de 30 de junio, pero también recogen este tipo de obligación otras leyes como la de Código de Comercio, la Ley de Sociedades Anónimas y la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada. Como norma general, una empresa está obligada a realizar una auditoría cuando no pueda presentar un balance abreviado, es decir, que se trate de una sociedad en la que durante dos ejercicios consecutivos se hayan producido dos de las siguientes circunstancias: que el total de las partidas de activo supere los 2 850 000 euros, que el importe limpio de la cifra anual de negocios supere los 5 700 000 euros o que la media de trabajadores durante el ejercicio sea superior a 50.

El trabajo del auditor es verificar si las cuentas han sido correctamente preparadas, de acuerdo con las reglas contables que apliquen. El auditor también tiene que informar de si las cuentas reflejan con una imagen fiel la situación de la empresa. Para poder llegar a esa conclusión, el auditor examinará los registros contables, sometiéndolos a prueba, para asegurarse de que no son materialmente incorrectos. Esto no significa que el auditor verifique todos los detalles, pero sí mirará una muestra representativa de las transacciones para formarse una idea de si los libros se llevan bien o no.

Si tus registros contables no están bien llevados, son inexactos o no existen, entonces tendrás que perder un tiempo considerable contestando preguntas sobre acciones que ocurrieron hace tiempo, y a menudo bastante triviales.

Si utilizas un sistema informatizado, la auditoría de fin de año se simplificará mucho para ti y para tu auditor. De hecho, con ciertos programas informáticos de contabilidad, tú mismo puedes hacer buena parte del trabajo del auditor. Puedes, por ejemplo, tener listos los informes que cualquier auditor te pedirá. Algunos programas incluyen servicios que permiten al auditor realizar verificaciones aleatorias de las transacciones, y algunos tienen funciones específicas para la producción anticipada de las cartas de confirmación de deudores (que son las que los auditores envían normalmente a los deudores para verificar si la transacción realmente se produjo). Así, el trabajo del auditor se simplificará y es de esperar que le permitirá terminar la auditoría en menos tiempo, con lo que tu personal quedará libre más pronto y podrá continuar con su trabajo, la cuenta a pagar será menos alta y, si lo necesitas, tu auditor podrá ponerse a hacer algo más útil para la empresa. Por ejemplo, te podría recomendar la manera de mejorar los procedimientos de control de crédito o de existencias, o cómo obtener mejores y más oportunas cuentas de gestión, todo lo cual es mucho más valioso para el dueño-director que una serie de cuentas auditadas.

Presentar tus cuentas

Si tu empresa funciona como una sociedad, entonces todos los años tendrás que depositar tus cuentas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación.

El hecho de no presentar las cuentas anuales en el correspondiente Registro Mercantil implicará el cierre del registro para la sociedad. Esto es, el registro no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad al vencimiento del cierre del ejercicio de esa sociedad que no ha presentado las cuentas, hasta que la empresa las presente.

Quedan excluidos de lo anterior los documentos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, así como la revocación o renuncia de poderes, la disolución de la sociedad y el nombramiento de liquidadores y los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa. Si en una empresa no se han podido cerrar las cuentas porque la junta general no las ha aprobado, no se le cerrará el Registro Mercantil si puede acreditar debidamente esta circunstancia.

Con independencia del cierre del Registro Mercantil, el hecho de no depositar las cuentas puede conllevar sanciones.

Las cuentas anuales comprenden:

• El balance.

• La cuenta de pérdidas y ganancias.

• La memoria.

Estos documentos forman una unidad y tienen que estar redactados con claridad y ser una radiografía fiel del patrimonio, la situación económica y los resultados de la sociedad.

Dependiendo del valor del activo, el importe neto de la cifra de negocios y el número de trabajadores, el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria podrán prepararse de forma abreviada. Las sociedades que no puedan presentar el balance abreviado junto con las cuentas anuales tendrán que presentar un informe de gestión elaborado por el órgano de administración, donde se explique fielmente la evolución de su actividad y la situación de la sociedad. Esas empresas más grandes tendrán que someter sus cuentas a una auditoría que redactará un informe que se presentará también en el Registro Mercantil.

Las normas que rigen la publicidad de las cuentas anuales son complejas, y éste es sólo un breve resumen de los requisitos. Si no estás seguro sobre qué información debes suministrar, consulta a un profesional.