Schriftliche Kommunikation

Viele von uns, die mit einem Geschäftsbrief etwas erreichen wollen, versuchen dies mit gestelzten Formulierungen. Sie erreichen − nichts. Eine einfache Sprache dagegen erleichtert nicht nur das Textverständnis. Sie erhöht auch die Wertschätzung des Autors durch den Leser. Das haben Psychologen der Princeton University in New Jersey herausgefunden. Die US-Wissenschaftler legten ihren Testpersonen einfache und ambitionierte Text vor. Das Urteil der Probanden über die Intelligenz des Autors fiel bei den einfacheren Fassungen deutlich besser aus.

Kurz und präzise formulieren

Das wusste Eric Arthur Blair, Jahrgang 1903, lange vorher. Der unter dem Pseudonym George Orwell berühmt gewordene Schriftsteller beherrschte auch die Kunst, Geschäftsbriefe zu schreiben. Er veröffentlichte sogar Empfehlungen, wie man kurz und präzise formuliert:

1. Benutzen Sie nie ein langes Wort, wenn Sie an gleicher Stelle die Möglichkeit haben, ein kurzes einzusetzen.
2. Wo immer Sie ein Wort einsparen können, sparen Sie es ein.
3. Schreiben Sie nie im Passiv, wenn Sie auch die aktive Form verwenden können.
4. Greifen Sie nie zu einem Fremdwort oder einem wissenschaftlichen Fachbegriff, wenn Sie ihn durch ein Wort aus der Alltagssprache ersetzen können.
5. Keine Regel ohne Ausnahme: Bevor Sie etwas Unmögliches formulieren, brechen Sie eines dieser Prinzipien!

Nach zwei Sekunden fällt eine erste Entscheidung

Im beruflichen Alltag findet der erste Kontakt selten von Angesicht zu Angesicht statt, sondern übers Telefon beziehungsweise schriftlich via Brief, Fax oder E-Mail. Auch hier sollten Sie einen positiven Eindruck gleich zu Beginn hinterlassen, denn er prägt die weitere Beziehung zu Ihrem Adressaten − und auf jeden Fall die nächste Begegnung! Bei der schriftlichen Kontaktaufnahme haben Sie etwas mehr Zeit als bei der mündlichen für den ersten Eindruck − allerdings nur dann, wenn Ihr Brief formal korrekt ist und vom Inhalt her Wirkung beim Adressaten hinterlässt.

Der Direktmarketing-Spezialist Siegfried Vögele hat mit einer Spezialkamera den Blickverlauf des menschlichen Auges untersucht. Er stellte fest, dass die Testpersonen beim ersten Überblicken eines Geschäftsbriefbogens mit Text durchschnittlich zehn Punkte für jeweils Sekundenbruchteile fixierten. Ausgangspunkt ist der Briefkopf. Dann folgen Name und Anschrift, Betreff, Briefanfang, Beginn und Ende von Absätzen sowie hervorgehobene Informationen. Am Schluss gleitet der Blick zur Unterschrift und wieder hinauf zum Textanfang. Das ganze dauert zwei Sekunden! In diesen zwei Sekunden entscheidet der Adressat, ob − und wie konzentriert − er weiterlesen wird.

Der Briefbeginn entscheidet über den Erfolg

Drei Faktoren bestimmen, ob Ihr Brief gelesen wird oder im Papierkorb landet:

1. Adresse und Anrede: Der Name muss − selbstverständlich korrekt geschrieben − im Adressfeld erscheinen. Finden Sie unbedingt heraus, wer ihren Brief erhalten soll. Ein unsicheres «Sehr geehrte Damen und Herren» lässt Ihr Schreiben wenig persönlich und Sie als Absender wenig kompetent erscheinen.
2. Betreff: Ihr Brief soll das Interesse des Empfängers wecken oder steigern. Kann dieser bereits im Betreff erkennen, dass Ihr Schreiben Wichtiges enthält, wird er den Brief weiterlesen.
3. Anfangssatz: Beginnen Sie immer mit einer positiven Formulierung. Ihr privater Brief sollte Freude bereiten; in einem geschäftlichen Schreiben sollte der Leser auf Anhieb erkennen, welche Vorteile − ein einzigartiges Produkt, einen ungewöhnlichen Rabatt, einen tollen Preis − Sie ihm anbieten.

Zuerst den Namen der Firma − oder den des Empfängers?

Briefe, in deren Anschrift der Name des Empfängers zuerst genannt wird, sind persönlich und dürfen nicht von anderen geöffnet werden: Das ist ein weit verbreiteter Irrglaube in vielen Büros. Was können Sie als Absender tun?

• Wenn der Inhalt des Schreibens nicht vertraulich ist und der Brief keine brisanten Informationen enthält, nennen Sie zuerst den Firmennamen.
• Bei Geschäftsführern, Vorständen und anderen Personen in ähnlich hoher Position empfiehlt es sich, den Namen des Empfängers aus Höflichkeitsgründen zuerst zu nennen.
• Möchten Sie sichergehen, dass Ihr Brief in jedem Fall geöffnet wird, nennen Sie den Firmennamen zuerst.

Wenn Sie also eine Rechnung versenden und den Namen des Empfängers vor dem Unternehmensnamen nennen, kann es Ihnen − siehe Irrglauben − passieren, dass die Firma die Rechnung wieder zurückschickt. Nennen Sie daher bei Rechnungen immer zuerst den Firmennamen, dann erst den Namen des Empfängers.

Ihre Betreffzeile muss Interesse wecken

Der Anfang ist die Hälfte des Ganzen, wusste bereits der griechische Philosoph Platon. Bei Ihrem Brief verhält es sich ähnlich: Ist die Betreffzeile aussagestark und kreativ, wird sich der Leser auch für den restlichen Inhalt Ihres Schreibens interessieren. An diesem Punkt trifft Ihr Empfänger die erste, für Sie wesentliche Entscheidung: Papierkorb − oder doch lieber erst mal lesen? Daher müssen Sie die Aussage Ihres Briefes in der Betreffzeile auf den Punkt bringen. Nutzen Sie die Betreffzeile als Schlagzeile: Filtern Sie Ihr Anliegen, das Hauptziel Ihres Schreibens, heraus und machen es zum Schlüsselwort − das den Leser auf die Kernaussage aufmerksam macht.

Eine Alternative zur herkömmlichen Trennung von Betreffzeile, Anrede und Beginn des Textes ist ein nahtloser Übergang. Das bringt Bewegung in Ihr Schreiben und sorgt dafür, dass die Aufmerksamkeit Ihres Lesers nicht nachlässt. Vergleichen Sie die Anrede mit einer Gesprächssituation, in der Sie zu Ihrem Gegenüber erstmals Blickkontakt aufnehmen. Ein Beispiel: «Ihre Lieferfristen, Herr Schmidt, bereiten uns ganz schön Kopfzerbrechen.» Oder: «Ihre Bewerbung, Frau Lang, hat uns beeindruckt.»