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Typische Geschäftsvorfälle im Verein
In diesem Kapitel
Ein Muster eines
weitverbreiteten Vereinstyps
Typische
Standardbuchungen
Direkt zurechenbare
Ausgaben
Aufzuteilende
Ausgaben
Grau, teurer Freund, ist alle Theorie und grün des Lebens goldner Baum.« Den Ausführungen des Mephisto in Goethes Faust Folge leistend, werden Sie nicht mit theoretischen Ausführungen allein gelassen, sondern werden in diesem Kapitel anhand eines Mustervereins Geschäftsvorfälle, wie sie das Leben zeigt, beleuchten, kontieren und damit fürs Buchen vorbereiten.
Nehmen Sie einmal an, bei der letzten Wahl des Vorstands des SV Zwietracht waren Sie nicht schnell genug »auf dem Baum« und Sie erhielten den Posten des Schatzmeisters. Ordentlich und pflichtbewusst wie Ihr Vorgänger ist, übergibt er Ihnen mit den wichtigsten allgemeinen Ausführungen zum Verein alle erforderlichen Unterlagen. Daraus ergibt sich folgendes Bild: Der SV Zwietracht ist ein Mehrspartenverein mit rechtlich unselbstständigen Sparten (Abteilungen), unter anderem Basketball, Fußball, Handball, Leichtathletik, Schwimmen, Tennis und Theater. Alle Abteilungen haben eigene Bank- und Kassenkonten.
Der SV Zwietracht ist ein als gemeinnützig anerkannter Verein, der sich natürlich an die gesetzlichen Bestimmungen hält und dessen Satzung die wesentlichen Elemente beinhaltet, die Voraussetzung für die Steuerbefreiung beziehungsweise Steuerbegünstigungen sind.
Auszug aus der Satzung
des SV Zwietracht:
Vom Geschäftsvorfall zum Buchungssatz
Den SV Zwietracht zwingen weder handels- noch steuerrechtliche Gegebenheiten dazu zu bilanzieren. Deshalb ermittelt er sein Jahresergebnis (hoffentlich immer einen Überschuss) anhand einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).
Für die laufende Buchhaltung wurde ein Kontenplan erstellt, der auf dem DATEV-Kontenrahmen SKR 49 aufgebaut und an die speziellen Bedürfnisse des Vereins angepasst ist, indem auch einige – insbesondere Finanzkonten für die Abteilungen – neu angelegt wurden. Zu den übergebenen Unterlagen gehören auch eine Vermögensaufstellung und die Einnahmenüberschussrechnung des Vorjahres (siehe Abbildung 8.1).
Tabelle 8.1: Beispiel einer Vermögensübersicht des SV Zwietracht
Jedes Jahr aufs Neue – die Eröffnungsbuchungen
Da Ihre Wahl zum Schatzmeister gleich zu Beginn des Jahres erfolgte, wurde in diesem Jahr noch nichts gebucht. Deshalb starten Sie Ihre Karriere als Vereinsbuchhalter mit den sogenannten Eröffnungsbuchungen. Dabei werden die Bestände, die in der Vermögensübersicht des Vorjahres aufgeführt sind, als Anfangsbestände auf die gleichen Konten der diesjährigen Buchhaltung übertragen.
Die Übertragung der
Endbestände der Bestandskonten
eines abgeschlossenen Geschäftsjahres in das folgende neue
Geschäftsjahr machen die auf dem Markt befindlichen
Buchhaltungsprogramme automatisch und in der Regel fehlerfrei.
Allerdings können sich dennoch »Fehler« bei der Stammdatenpflege
der Konten, Bilanzpositionen oder des Auswertungsaufbaus ebenso
einschleichen wie durch falsches Kontieren. Um diese Fehler finden
und beheben zu können, müssen Sie wissen, wie es in einer manuellen
Buchhaltung richtig gebucht wird.
Die Vermögensaufstellung liefert fast alles, was Sie für die Eröffnungsbuchungen brauchen, nämlich die Bestandskonten und die zu bebuchende Kontenseite (Soll und Haben) sowie die Beträge, die zu buchen sind. Es fehlt nur noch eine Gegenposition, denn zu jeder Buchung gehören mindestens zwei Konten, die auf den entgegengesetzten Seiten (Soll und Haben) bebucht und somit wie eine Waage ins Gleichgewicht gebracht werden.
Diese Gegenposition, das Gegenkonto, ist bei den Eröffnungsbuchungen das Eröffnungsbilanzkonto, auch Saldovortragskonto genannt. Weil es sich dabei um ein Konto handelt, das keinen sachlichen Bezug zum Vermögen oder Erfolg hat und nur vorübergehend gewissermaßen als Hilfskonto benötigt wird, ist es in jedem Kontenrahmen auch in einer eigenen Kontenklasse (in der Regel Kontenklasse 9) geführt.
Für die Verbuchung der Anfangsbestände gelten immer folgende Regeln:
Die Anfangsbestände
der Aktivkonten stehen im Soll, deshalb buchen Sie aktives
Bestandskonto (Soll) an
Saldovortragskonto (Haben).
Die Anfangsbestände
der Passivkonten stehen im Haben, deshalb buchen Sie
Saldovortragskonto (Soll) an passives Bestandskonto (Haben).
Aus der Vermögensübersicht ergeben sich für die Eröffnungsbuchungen die Buchungssätze wie in den Tabellen 8.2 bis 8.14 angegeben.
| Soll | Haben | ||
| 0110 Vereinsheim | 54.000,00 | ||
| an | 9000 Saldovortrag Sachkonten | 54.000,00 |
Tabelle 8.2: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand Vereinsheim
| Soll | Haben | ||
| 0111 Sporthallen (Tennishalle) | 40.000,00 | ||
| an | 9000 Saldovortrag Sachkonten | 40.000,00 |
Tabelle 8.3: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand Sport- beziehungsweise Tennishalle
| Soll | Haben | ||
| 0210 Spielfeldausstattung | 6.000,00 | ||
| an | 9000 Saldovortrag Sachkonten | 6.000,00 |
Tabelle 8.4: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand Spielfeldausstattung
| Soll | Haben | ||
| 0255 Kraftfahrzeuge | 6.100,00 | ||
| an | 9000 Saldovortrag Sachkonten | 6.100,00 |
Tabelle 8.5: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand Kraftfahrzeuge
| Soll | Haben | ||
| 0320 Büroeinrichtung | 8.500,00 | ||
| an | 9000 Saldovortrag Sachkonten | 8.500,00 |
Tabelle 8.6: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand Büroeinrichtung
| Soll | Haben | ||
| 0655 Forderungen an Mitglieder | 1.500,00 | ||
| an | 9000 Saldovortrag Sachkonten | 1.500,00 |
Tabelle 8.7: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand Forderungen an Mitglieder
| Soll | Haben | ||
| 0945 Bank | 9.000,00 | ||
| an | 9000 Saldovortrag Sachkonten | 9.000,00 |
Tabelle 8.8: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand Bank
| Soll | Haben | ||
| 0925 Kasse | 1.000,00 | ||
| an | 9000 Saldovortrag Sachkonten | 1.000,00 |
Tabelle 8.9: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand Kasse
| Soll | Haben | ||
| 9000 Saldovortrag Sachkonten | 16.000,00 | ||
| an | 1000 Gebundene Rücklagen | 16.000,00 |
Tabelle 8.10: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand Gebundene Rücklagen
| Soll | Haben | ||
| 9000 Saldovortrag Sachkonten | 7.000,00 | ||
| an | 1081 Jahresergebnis (Gewinn) Vortrag | 7.000,00 |
Tabelle 8.11: Eröffnungsbuchung Ergebnis des Vorjahres
| Soll | Haben | ||
| 9000 Saldovortrag Sachkonten | 70.000,00 | ||
| an | 1080 Übrige Ergebnisvorträge | 70.000,00 |
Tabelle 8.12: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand übrige Ergebnisvorträge
| Soll | Haben | ||
| 9000 Saldovortrag Sachkonten | 30.000,00 | ||
| an | 1320 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten/Darlehen | 30.000,00 |
Tabelle 8.13: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten (Bankschulden)
| Soll | Haben | ||
| 9000 Saldovortrag Sachkonten | 3.100,00 | ||
| an | 1803 Sonstige Verbindlichkeiten | 3.100,00 |
Tabelle 8.14: Eröffnungsbuchung Anfangsbestand sonstige Verbindlichkeiten
Das gesamte Jahresergebnis eines Vereins setzt sich aus den
Teilergebnissen aller Bereiche, in denen der Verein aktiv ist,
zusammen. Betreibt ein Verein auch wirtschaftliche
Geschäftsbetriebe und eine Vermögensverwaltung, die über das bloße
Anlegen von Geldmitteln hinausgehen, schwebt grundsätzlich immer
das »Damoklesschwert« eines Verlusts in diesen Bereichen und damit der Verlust der Gemeinnützigkeit über dem Verein. Denn zum Ausgleich dieser
Verluste müssen dann wohl oder übel die gemeinnützigen Mittel der
übrigen Bereiche verwendet werden. Das ist aber nur in gewissen
Grenzen erlaubt, sodass beim Überschreiten dieser Grenzen die
Gemeinnützigkeit aberkannt wird. Dies wird in Kapitel 6 ausführlich beschrieben.
Kontrollieren Sie nach Verbuchung
aller Anfangsbestände auf den Bestandskonten den Saldo des
Saldovortragskontos. Dieser
muss null sein. Falls das nicht der Fall ist, haben Sie vielleicht
eine Buchung vergessen oder einen Zahlendreher bei den Beträgen
erfasst. Auch beim Einsatz von Buchhaltungsprogrammen, die die Salden der Bestandskonten
automatisch übertragen, sollten Sie den Saldo des
Saldovortragskontos kontrollieren.
Nur Bestandskonten haben Anfangsbestände, die nach
Abschluss eines Geschäftsjahres in das neue Geschäftsjahr
übertragen werden müssen. Erfolgskonten hingegen bestimmen beim Jahresabschluss den Erfolg, der als Gewinn das
Vereinsvermögen vergrößert oder
als Verlust das Vereinsvermögen schmälert. Danach haben die
Erfolgskonten ihre »Schuldigkeit« getan und fangen im neuen
Geschäftsjahr wieder bei null an.
So läuft’s im Jahr – Buchungen im laufenden Geschäftsjahr
Nachdem die Anfangsbestände erfolgreich verbucht sind, müssen die Geschäftsvorfälle im laufenden Geschäftsjahr, deren Belege auf Ihren Schreibtisch »flattern«, verbucht werden.
Der erste und bedeutendste Schritt nach Vorsortierung der Belege ist deren Kontierung. Dabei klären Sie, welchem Bereich der Geschäftsvorfall zuzuordnen ist, wählen das richtige Konto in Ihrem Kontenplan aus und notieren den Buchungssatz auf dem Beleg. Außerdem müssen Sie prüfen, ob Umsatzsteuer anfällt. Sind die Einnahmen umsatzsteuerpflichtig? Wenn ja, welcher Steuersatz muss angesetzt werden? Insbesondere bei den Ausgaben der wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe und gegebenenfalls auch bei den Ausgaben der Zweckbetriebe kann die Vorsteuer geltend gemacht werden, wenn die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt werden. Dann muss sie auch auf einem entsprechenden Konto verbucht werden.
Bei Bankbelegen, den Kontoauszügen
der Bank, ist ein Teil des Buchungssatzes, nämlich das Konto Bank
(Kontonummer 1200) praktisch führend vorgegeben. Deshalb ist es
ausreichend, wenn Sie auf dem Kontoauszug nur noch den restlichen
Teil des Buchungssatzes, also das Ausgaben- oder Einnahmenkonto,
notieren. Wenn Sie sich außerdem merken, dass Ausgaben immer im
Soll und Einnahmen immer im Haben gebucht werden, kann eigentlich
nichts mehr schiefgehen.
Ohne sie geht’s nicht – Beiträge und Aufnahmegebühren
Die Mitgliedsbeiträge für das erste Vierteljahr in Höhe von 51.000 Euro wurden per Lastschrift eingezogen und sind auf dem Bankkonto eingegangen. Darin sind auch die Aufnahmegebühren der Neueintritte (seit dem letzten Beitragseinzug bis zu diesem) in Höhe von 2.000 Euro enthalten.
Aus der Beitrags- und Gebührenordnung des Vereins ist ersichtlich, dass die für gemeinnützige Vereine zulässigen Höchstbeträge für Mitgliedsbeiträge (1.023 Euro pro Mitglied und Jahr) und Aufnahmegebühren (1.534 Euro pro neu aufgenommenes Mitglied) unterschritten bleiben. Dieser Sachverhalt wird durch das Verhältnis des Beitragsaufkommens zur Zahl der Mitglieder bestätigt. Anhand der neuesten Mitgliederstatistik konnten Sie das 2001. Mitglied im SV Zwietracht begrüßen. Vorausgesetzt, die Beitragseinzüge der noch folgenden Quartale bleiben konstant, beträgt das gesamte Beitragsaufkommen 204.000 Euro; geteilt durch 2001 Mitglieder beträgt der durchschnittliche Beitrag pro Mitglied also 101,95 Euro und ist damit deutlich unter der Grenze des zulässigen Höchstbetrags. Sie buchen wie in Tabelle 8.15 dargestellt.
| Soll | Haben | ||
| 0945 Bank | 51.000,00 | ||
| an | 2110 Echte Beiträge bis 300 Euro | 49.000,00 | |
| 2150 Aufnahmegebühren bis 300 Euro | 2.000,00 |
Tabelle 8.15: Buchungssatz für Zahlung der Beiträge und Aufnahmegebühren per Banküberweisung
Gemischte Nutzung und geteilte Ausgaben
Es gibt Ausgaben, die lassen sich direkt und eindeutig nur einem der vier steuerlichen Bereiche zuordnen, aber es gibt auch Ausgaben, die betreffen zwei, drei oder alle Bereiche. Beispielsweise werden Ausgaben für Büromaterial, Telefon und vieles mehr in der Geschäftsstelle eines Vereins verursacht und betreffen alle Bereiche. Sie müssen irgendwann – spätestens am Jahresende – ebenso wie die darin enthaltenen Vorsteuern aufgeteilt werden.
Damit die Finanzbehörden die Aufteilung akzeptieren, muss ein plausibler Aufteilungsschlüssel verwendet werden. Und der kann und ist auch nicht für alle aufzuteilenden Ausgaben einheitlich. Manchmal ist der Verteilschlüssel feststehend und zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung bekannt, zum Beispiel die Anteile der Grundfläche des Clubhauses für Umkleiden, Klubraum und Geschäftsstelle. Die Strom- und Wasserkosten für das Clubhaus können danach aufgeteilt werden. In manchen Fällen muss jedoch erst das Jahresende abgewartet werden, wenn beispielsweise die Personalkosten für die Geschäftsstellenmitarbeiter aufgeteilt werden sollen. Ein dafür akzeptierter Verteilschlüssel sind die Anteile der Einnahmen der einzelnen steuerlichen Bereiche an den Gesamteinnahmen. Und diese stehen erst am Jahresende fest.
Beispiel: Reparatur der Geschäftsstelle
Die Rechnung der Firma »Hammer & Nagel« für die Reparatur der Geschäftsstelle in Höhe von 595 Euro wird per Banküberweisung bezahlt.
Die Geschäftsstelle wird praktisch von allen Bereichen des Vereins genutzt. Der jeweilige Anteil der »Nutzung« steht zum Zeitpunkt der Buchung noch nicht fest. Die Aufteilung erfolgte in den Vorjahren nach dem Anteil der Einnahmen der vier Bereiche an den Gesamteinnahmen. Deshalb ist es sinnvoll, wie in Tabelle 8.16 gezeigt, die Ausgabe mit der in der Rechnung ausgewiesenen Mehrwertsteuer (Vorsteuer) auf Konten zu buchen, die später – in der Regel beim Jahresabschluss – entsprechend aufgeteilt werden.
| Soll | Haben | ||
| 0885 Sammelkonto aufzuteilende Ausgaben | 500,00 | ||
| 0835 Aufzuteilende Vorsteuer 19 % | 95,00 | ||
| an | 0945 Bank | 595,00 |
Tabelle 8.16: Buchungssatz für gemischt genutzte und später aufzuteilende Ausgaben
Beispiel: Stromrechnung für das Clubhaus
Die Stromrechnung für das Clubhaus der Tennisabteilung über 2.737 Euro wird per Banküberweisung bezahlt. Im Clubhaus befinden sich Umkleiden, Duschen und Toiletten, die 40 Prozent der Grundfläche ausmachen und nur von den Spielern genutzt werden, weshalb sie zum Zweckbetrieb »sportliche Veranstaltung« gehören. Die restlichen 60 Prozent sind Clubraum mit angrenzender Küche. Während der fünfmonatigen Saison sind Clubraum mit Küche verpachtet. Die Pachteinnahmen gehören zur Vermögensverwaltung. In den übrigen sieben Monaten bewirtschaftet die Tennisabteilung das Clubhaus selbst und verkauft Speisen und Getränke. Die Einnahmen daraus sind dem steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb zuzurechnen.
Da beim Clubhaus der Verteilungsschlüssel der Nutzung bereits feststeht (40 Prozent Zweckbetrieb »sportliche Veranstaltung«, von den verbleibenden 60 Prozent sind 5/12 = 42 Prozent der Vermögensverwaltung und 7/12 = 58 Prozent steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb), können diese Ausgaben bereits bei der Zahlung aufgeteilt und wie in Tabelle 8.17 verbucht werden.
| Soll | Haben | ||
| 5560 Strom | 920,00 | ||
| 5685 Abziehbare Vorsteuer | 174,80 | ||
| 4900 Sonstige Kosten Vermögensverwaltung | 579,60 | ||
| 4906 Abziehbare Vorsteuer | 110,12 | ||
| 8303 Strom | 800,40 | ||
| 8382 Abziehbare Vorsteuer | 152,08 | ||
| an | 0950 Bank Tennis | 2.737,00 |
Tabelle 8.17: Buchungssatz für gemischt genutzte und direkt aufzuteilende Ausgaben
Beispiel: Energiekosten für die Tennishalle
An Energiekosten für die Tennishalle werden nach der Abrechnung des Energieversorgers 4.760 Euro berechnet und per Lastschrift beglichen.
Auch diese Ausgaben einschließlich der enthaltenen Vorsteuer müssen entsprechend der Nutzung der Tennishalle auf die verschiedenen Bereiche aufgeteilt werden. Laut Belegungsplan wird die Halle zu 50 Prozent für das Jugendtraining genutzt, 30 Prozent entfallen auf die Damen- und Herrenmannschaften (die keine bezahlten Sportler in ihren Reihen haben) sowie auf die stundenweise Vermietung an Mitglieder; die restlichen 20 Prozent wird die Halle stundenweise an Nichtmitglieder vermietet. Somit können die Energiekosten gleich aufgeteilt und auf die einzelnen Bereiche wie in Tabelle 8.18 gebucht werden.
| Soll | Haben | ||
| 5562 Gas, Heizung (Jugendanteil) | 2.000,00 | ||
| 5690 Nicht abziehbare Vorsteuer (Jugendanteil) | 380,00 | ||
| 5562 Gas, Heizung | 1.200,00 | ||
| 5685 Abziehbare Vorsteuer | 228,00 | ||
| 7861 Anteilige Kostenumlage für Sportstätten | 800,00 | ||
| 7877 Abziehbare Vorsteuer | 152,00 | ||
| an | 0950 Bank Tennisabteilung | 4.760,00 |
Tabelle 8.18: Buchungssatz für gemischt genutzte und direkt aufzuteilende Ausgaben
Was würden Vereine ohne Spenden machen. Auch wenn das Spendenaufkommen zu Zeiten allgemeiner wirtschaftlicher Engpässe deutlich zurückgeht, sind Spenden bei jedem Verein – egal in welcher Höhe – immer eine willkommene Einnahmequelle. Doch Spende ist nicht gleich Spende. Es gibt Geldspenden, Sachspenden und Aufwandsspenden. Und es gibt Spenden mit Bescheinigung und es gibt Spenden ohne Bescheinigung. Diese Unterschiede müssen Sie auch beim Buchen der Spenden berücksichtigen.
Beispiel: Einfache Geldspende mit Bescheinigung
Die Spendenaufrufe Ihres Vorgängers tragen in Ihrer Amtszeit endlich »Früchte« – es hagelt vielfältige Spenden. Als Erstes ist die Geldspende des Friseursalons Linda Locke in Höhe von 1.000 Euro auf dem Bankkonto zu verzeichnen. Dafür stellt der SV Zwietracht Linda Locke eine Spendenbescheinigung (in der Amtssprache Zuwendungsbestätigung) ordnungsgemäß nach einem amtlich vorgeschriebenen Muster aus, die Linda Locke bei ihrer Einkommensteuererklärung geltend machen kann.
Den Zahlungseingang verbuchen Sie wie in Tabelle 8.19 gezeigt.
| Soll | Haben | ||
| 0945 Bank | 1.000,00 | ||
| an | 3221 Geldzuwendungen gegen Zuwendungsbestätigung | 1.000,00 |
Tabelle 8.19: Buchungssatz für einfache Geldspende mit Bescheinigung
Spenden, die einem Verein zufließen,
unterliegen beim Verein keiner Besteuerung – vorausgesetzt, es
handelt sich tatsächlich um eine Spende und der Verein erbringt
keine Gegenleistung dafür. Verpflichtet sich beispielsweise der
Verein dazu, nach Erhalt der Zahlung Werbeplakate von Linda Locke
an verschiedenen Sportstätten des Vereins aufzuhängen, liegt keine
Spende, sondern eine Werbeleistung vor. Spenden können beim Spender steuerlich abzugsfähig sein,
wenn sie freiwillig geleistet werden, keine Gegenleistung erbracht
wird und unmittelbar in den gemeinnützigen Bereich (ideeller Bereich oder Zweckbetriebe)
einfließen.
Beispiel: Aufwandsspende – Nachlass/Verzicht auf Aufwandsersatz – ohne Bescheinigung
Nach der Hallensaison wird im Mai die Tennishalle wieder flottgemacht. Die Firma Wirhelfengern renoviert die Tennishalle für 2.380 Euro. Sie teilt mit, dass sie einen Nachlass in Höhe des ausgewiesenen Umsatzsteuerbetrags (380 Euro) einräumt und diesen ohne Quittung spendet.
Sie überweisen an Wirhelfengern per Bank 2.000 Euro. Darin sind 319,33 Euro Vorsteuer enthalten. Da die Halle von verschiedenen Bereichen, und zwar beim Jugendtraining im ideellen Bereich, bei der Vermietung an Mitglieder im Zweckbetrieb und bei der Vermietung an Nichtmitglieder im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb, genutzt wird, sind auch die Ausgaben einschließlich der Vorsteuer so zu buchen, dass sie entweder direkt (sofern Sie den akzeptierten Verteilungsschlüssel bereits kennen) oder (das ist empfehlenswert, wenn der Verteilungsschlüssel erst am Jahresende bekannt sein wird) beim Jahresabschluss auf die Bereiche aufgeteilt werden. Deshalb werden Ausgaben und Vorsteuer auf Konten gebucht, die als solche »noch aufzuteilende Ausgaben oder Einnahmen« kenntlich sind. Ob Sie für die »Zwischenlagerung« ein Konto im ideellen Bereich, Zweckbetrieb, wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb oder ganz »neutral« bei den Finanzkonten Sammelkonten (aufzuteilende Ausgaben, aufzuteilende Einnahmen) auswählen, ist unerheblich. Sie sollten sich jedoch für eine einheitliche Lösung entscheiden, damit Sie den Überblick nicht verlieren.
Im SKR 49 sind diese Konten bei den Finanzkonten angelegt. Die entsprechende Buchung ist praktisch zweiteilig, und zwar wird zunächst der zu zahlende Teil der Rechnung, wie in Tabelle 8.20 angegeben, gebucht. Anschließend erfolgt die Verbuchung des Spendenanteils der Rechnung wie in Tabelle 8.21.
| Soll | Haben | ||
| 0885 Sammelkonto aufzuteilende Ausgaben | 1.680,67 | ||
| 0835 Aufzuteilende Vorsteuer 19 % | 319,33 | ||
| an | 0950 Bank Tennisabteilung | 2.000,00 |
Tabelle 8.20: Buchungssatz für gemischt genutzte und später aufzuteilende Ausgaben
Außerdem sind die 380 Euro in der Rechnung als Reparaturleistung ausgewiesen, die als Spende beim Verein einfließen. Dabei handelt es sich um eine besondere Art einer Geldspende, nämlich eine sogenannte Aufwandsspende, die durch den Verzicht auf den Aufwandsersatz (beim Rechnungssteller) praktisch ein abgekürzter Zahlungsweg ist. Da in diesem Fall kein Geld geflossen ist, obwohl Ausgaben entstanden und Einnahmen erzielt wurden, werden solche Spenden direkt mit einem Buchungssatz »Aufwand an Ertrag« gebucht. Da Wirhelfengern außerdem auf eine Spendenbescheinigung verzichtet, müssen Sie nichts weiter prüfen und beachten und buchen wie in Tabelle 8.21.
| Soll | Haben | ||
| 5565 Reparaturen Sportanlagen | 380,00 | ||
| an | 3232 Aufwandszuwendungen ohne Zuwendungsbestätigung | 380,00 |
Tabelle 8.21: Buchungssatz bei Verzicht auf Aufwandsersatz ohne Bescheinigung
Abzugsfähigkeit von Aufwandsspenden
Spenden, insbesondere Geldspenden, gehören seit jeher zum Vereinsleben und werden immer gern angenommen. Um auch dem Spender Anreize zu bieten, räumt ihm der Fiskus ein, seine Spende an gemeinnützige Vereine bei seiner Einkommensteuererklärung absetzen zu können. Es ist mittlerweile gängige Vereinspraxis, dass viele Leistungen erbracht werden, bei denen der, der die Leistung erbracht hat, auf die Auszahlung verzichtet und sich mit einer Spendenbescheinigung zufriedengibt.
Um die seit 2002 bestehende Vereinfachung in Form der Aufwandsspende anwenden zu können, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein:
Der Anspruch auf
Vergütung einer Leistung muss in der Satzung oder einer
schriftlichen Vereinbarung vor Aufnahme dieser Tätigkeit
festgehalten sein. Rückwirkende Vereinbarungen sind unzulässig.
Die Ernsthaftigkeit
des Anspruchs muss durch den Nachweis erbracht werden, dass der
Verein wirtschaftlich überhaupt in der Lage ist, die Vergütung
auszuzahlen. Dabei werden nicht nur laufende Einnahmen, sondern
auch das unbelastete Vereinsvermögen herangezogen.
Die Ernsthaftigkeit
wird außerdem durch einen zeitnahen Verzicht zur Entstehung des
Anspruchs dargelegt.
Der Verein muss das
finanzielle Risiko tragen, den Anspruch möglicherweise auszahlen zu
müssen, und darf deshalb den Anspruch nicht unter der Bedingung des
Verzichts einräumen.
Der Anspruch muss
rechtswirksam, also gerichtlich einklagbar sein.
Der Spender muss auf
seinen Anspruch schriftlich, zeitnah und nachträglich (auf keinen
Fall im Voraus) verzichten. Es ist ausreichend, wenn er den
Verzicht auf der Rechnung vermerkt.
Beim Verzicht auf den
Ersatz der Aufwendungen handelt es sich um eine Geldspende, bei der
lediglich darauf verzichtet wird, dass Geld zwischen dem Verein und
dem Spender tatsächlich hin- und herfließt. Es wird kein Aufwand
gespendet, deshalb handelt es sich auch nicht um eine
Sachspende.
Beispiel: Aufwandsspende – Verzicht auf Auszahlung eines steuerpflichtigen Vergütungsanspruchs – mit Bescheinigung
Der selbstständig tätige Honorartrainer der Tennisabteilung Siggi Schnippler hat im April einen Vergütungsanspruch in Höhe von 1.500 Euro erarbeitet und seine Rechnung abgegeben, verzichtet aber auf die Auszahlung und erhält dafür eine Spendenbescheinigung. Auch wenn Siggi Schnippler die Spende bei seiner Einkommensteuererklärung absetzen kann, so muss er dennoch diesen Betrag bei seinen Einnahmen angeben. Sie buchen diese Aufwandsspende wie in Tabelle 8.22 gezeigt.
| Soll | Haben | ||
| 5305 Personalkosten, Trainer, Übungsleiter | 1.500,00 | ||
| an | 3230 Aufwandszuwendungen mit Zuwendungsbestätigung | 1.500,00 |
Tabelle 8.22: Buchungssatz bei Verzicht auf Auszahlung der Vergütung mit Bescheinigung
Vor der Verfügung der
Oberfinanzdirektion (OFD) Frankfurt vom 21.2.2002 war zur
rechtmäßigen Erstellung einer Spendenbescheinigung ein Verzicht auf
den Ersatz des Aufwands nicht möglich. Es mussten tatsächlich
Zahlungen erfolgt sein. Dank dieser Verfügung ist die Auszahlung
und anschließende Rückführung nicht mehr erforderlich, wenn der
Verein selbst die Spendenbescheinigungen ausstellt. Damit werden
buchungstechnisch zwei Schritte zu einem zusammengefasst.
Maßgeblich für die
Pflicht, Vergütungsansprüche in der
Einkommensteuererklärung als
Einnahmen anzugeben, obwohl man auf die Auszahlung verzichtet hat,
ist die Verfügungsgewalt. Im
Steuerrecht gilt die Vergütung als steuerlich zugeflossen, wenn
derjenige, der den Vergütungsanspruch hat, darüber verfügen
kann.
Beispiel: Aufwandsspende – Verzicht auf Auszahlung steuerfreier Einnahmen – mit Bescheinigung
Der Übungsleiter Dirk Dunking ist nebenberuflich bei der Basketballjugend des SV Zwietracht tätig. Laut einer schriftlichen Vereinbarung stehen ihm monatlich 100 Euro zu, die jeweils zum Quartalsende ausgezahlt werden. Dirk Dunking verzichtet diesmal auf die Auszahlung und erhält stattdessen eine Spendenbescheinigung. Da es sich bei Dirk Dunking um eine nebenberufliche Übungsleitertätigkeit handelt, die 2.100 Euro im Jahr nicht übersteigt, sind diese Einnahmen steuerfrei. Die passende Buchung stellt Tabelle 8.23 dar.
| Soll | Haben | ||
| 5310 Aufwandsentschädigung i. S. v. § 3 Nr. 26 EStG (Nebenberufliche) | 300,00 | ||
| an | 3230 Aufwandszuwendungen gegen Zuwendungsbestätigung | 300,00 |
Tabelle 8.23: Buchungssatz für Verzicht auf
Auszahlung einer steuerfreien
Vergütung mit Bescheinigung
Ebenso werden auch Rückspenden im Rahmen der Ehrenamtspauschale und von Fahrtkostenerstattungen gebucht.
Beispiel: Sachspende mit Bescheinigung
Günther Großzügig spendet der ersten Damenmannschaft der Basketballabteilung einen Satz neue Trikots im Wert von 450 Euro. Er verzichtet auf jeglichen Werbeaufdruck.
Auch Sachspenden sind beim Spender abzugsfähig, sodass ein gemeinnütziger Verein dafür Spendenbescheinigungen ausgeben kann. Allerdings ist der Wert bei Sachspenden nicht immer so einfach zu bestimmen wie bei Geldspenden. Deshalb ist bei Sachspenden immer in der Spendenbescheinigung anzugeben, ob die Spende aus Privat- oder Betriebsvermögen kommt. Ist die Sachspende neu und der Wert kann anhand der Rechnung nachgewiesen werden, ist die Bewertung unproblematisch. Bei gebrauchten Gegenständen aus Privatvermögen wird der Verkehrswert (Marktwert) geschätzt, während bei Gegenständen aus Betriebsvermögen die fortgeführten Anschaffungskosten (Anschaffungskosten abzüglich Abschreibungen) angesetzt werden. Der Buchungssatz für die Sachspende von Günter Großzügig lautet wie in Tabelle 8.24 angegeben.
| Soll | Haben | ||
| 5650 Sonstige Kosten Zweckbetrieb Sport 1 (umsatzsteuerpflichtig) | 450,00 | ||
| an | 3225 Sachzuwendungen gegen Zuwendungsbestätigung | 450,00 |
Tabelle 8.24: Buchungssatz für Sachspende mit Bescheinigung
Beachten Sie, dass eine vom
Finanzamt anzuerkennende Spendenbescheinigung (in der Amtssprache Zuwendungsbestätigung) nicht nur sachlich richtig, sondern
auch ordnungsgemäß von einer Person unterschrieben sein muss, die
den Verein im Außenverhältnis, also Dritten gegenüber, vertreten
darf. Das sind auf alle Fälle die Mitglieder des BGB-Vorstands.
Hingegen sind die Mitglieder der Abteilungsvorstände meist keine
vertretungsberechtigten Personen des Vereins.
Freuen Sie sich über
den Eingang von Spenden, aber gehen Sie mit ihnen sorgfältig um.
Denn sowohl Fehler bei der Verwendung der Spenden als auch beim
Ausstellen der Spendenbescheinigung können teuer werden.
Schließlich führt die Vorlage einer Spendenbescheinigung zu
Steuermindereinnahmen beim Fiskus. Und wenn sich herausstellt, dass
diese Steuermindereinnahmen durch Ihren grob fahrlässig oder
vorsätzlich begangenen Fehler veranlasst sind, dann haften Sie mit
30 Prozent des Spendenbetrags. Und wenn es ganz schlimm kommt, kann
auch die Gemeinnützigkeit
aberkannt werden.
Von Tennishallen und Tennisplätzen
Tennishallen und Tennisplätze sind grundsätzlich Sportstätten wie alle anderen auch. Das Besondere daran ist allerdings, dass die meisten davon vereinseigen sind. So können die Vereine sie nicht nur für den eigenen Gebrauch nutzen, sondern sie auch gegen Entgelt anderen zur Verfügung stellen und damit zusätzliche Einnahmen erzielen. Das gilt auch für andere vereinseigene Sportstätten wie Kegelbahnen, Squashhallen, Fitnessstudios und Ähnliches.
Beispiel: Vermietung der Tennishalle
Die Tennishalle des SV Zwietracht wird zu 50 Prozent für das Jugendtraining genutzt. Dafür stellt der Verein die Halle unentgeltlich zur Verfügung. Mit 30 Prozent wird die Halle für das Training der eigenen Mannschaften und der Einzelvermietung an Mitglieder genutzt, die dafür ein Nutzungsentgelt entrichten. Die restlichen 20 Prozent vermietet der SV an Nichtmitglieder.
Für den Zeitraum 1. Januar bis 30. April sind von den Mitgliedern (16 Euro pro Stunde) insgesamt 9.630 Euro auf der Bank eingegangen. Aus der Vermietung der Halle an Nichtmitglieder (23,50 Euro pro Stunde) wurden 4.760 Euro bar eingenommen. Die stundenweise Vermietung von Sportstätten ist – auch wenn sie als Abonnement über einen Zeitraum von einem Jahr und länger vereinbart ist – immer eine wirtschaftliche Tätigkeit. Bei einer Vermietung an Nichtmitglieder tritt der Verein in Wettbewerb zu anderen nicht begünstigten Betrieben, was die Zuordnung zum wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb verlangt. Die Vermietung an Mitglieder hingegen ist ein Zweckbetrieb.
Für die Vermietung an Mitglieder buchen Sie wie in Tabelle 8.25 angegeben.
| Soll | Haben | ||
| 0950 Bank Tennisabteilung | 9.630,00 | ||
| an | 6008 Vermietung Sportanlagen an Mitglieder | 9.000,00 | |
| 6090 Umsatzsteuer 7 % | 630,00 |
Tabelle 8.25: Buchungssatz für Vermietung Sportanlagen an Mitglieder
Für die Vermietung an Nichtmitglieder finden Sie den entsprechenden Buchungssatz in Tabelle 8.26.
| Soll | Haben | ||
| 0930 Nebenkasse Tennisabteilung | 4.760,00 | ||
| an | 7830 Kurzfristige Vermietung an Nichtmitglieder | 4.000,00 | |
| 7890 Umsatzsteuer 19 % | 760,00 |
Tabelle 8.26: Buchungssatz für Vermietung Sportanlagen an Nichtmitglieder
Beispiel: Vermietung der Tennishalle
Die Nutzung der Tennisanlage (einschließlich der Freiplätze) ist für die Mitglieder des SV Zwietracht mit Zahlung eines zusätzlichen Mitgliedsbeitrags der Tennisabteilung abgegolten. Auch Nichtmitglieder können die Anlage nutzen und sind als Gäste willkommen. Allerdings erhebt der SV Zwietracht von allen Nichtmitgliedern, die nicht im Rahmen der Punktspiele die Anlage nutzen, eine Gastgebühr in Höhe von 10 Euro pro Stunde. In diesem Jahr wurden insgesamt 833 Euro Gastgebühren in bar eingenommen.
Die Überlassung von Sportanlagen (dazu gehören auch die Tennisplätze) gehört nicht zu den Zweckbetrieben »sportliche Veranstaltungen«. Deshalb zählen die Gastgebühren zu den Einnahmen aus kurzfristiger Vermietung an Nichtmitglieder im steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und sind mit dem vollen Umsatzsteuersatz anzusetzen und wie in Tabelle 8.27 aufgeführt zu buchen.
| Soll | Haben | ||
| 0930 Kasse Tennis | 833,00 | ||
| an | 7833 Stundenweise Vermietung von Tennisplätzen 19 % Umsatzsteuer | 700,00 | |
| 7890 Umsatzsteuer 19 % | 133,00 |
Tabelle 8.27: Buchungssatz für
Gastgebühren / die stundenweise Vermietung
von Sportanlagen an Nichtmitglieder
Kurse auch für Nichtmitglieder – steuerfrei
Ob beim Karnevals-, Musik-, Gesangs- oder Sportverein: Die Übung macht’s. Deshalb gehören regelmäßige Proben oder Trainingseinheiten zum Vereinsangebot wie das Salz zur Suppe. Und wenn es gut läuft, werden die Mitglieder durch Erfolge im Wettbewerb mit anderen Vereinen oder bei Auftritten mit viel Beifall belohnt.
Darüber hinaus bieten Vereine häufig auch Kurse in unterschiedlichsten Formen an. Dabei soll in einem bestimmten Zeitraum ein Lernziel, wie immer es auch beschrieben wird, erreicht werden. Zum Beispiel wird der Tanzkurs »Parkettsicher in Standardtänzen«, der Schwimmkurs »Jugendschwimmabzeichen Bronze« oder der Gesangskurs »Mundartliches Liedgut« nicht nur für Vereinsmitglieder angeboten, auch Nichtmitglieder können daran teilnehmen. Dieses Lernangebot ist eine Dienstleistung und rechtfertigt einen Preis beziehungsweise eine Gebühr für die Teilnahme daran. Damit entstehen nicht nur weitere Einnahmequellen für Vereine, sondern auch weitere Buchungssätze, die Sie im Folgenden ohne Entrichtung einer Kursgebühr kennenlernen werden.
Grundsätzlich gehören Kurse
gemeinnütziger Vereine in die Zweckbetriebe und sind von der
Umsatzsteuer befreit (§ 4 Nummer 22 UStG), sowohl die Gebühren
der Mitglieder als auch die der teilnehmenden Nichtmitglieder.
die Kurse im Rahmen
der Satzungszwecke angeboten werden.
Überschüsse, die mit
den Kursen erwirtschaftet werden, angemessen sind und möglichst
zeitnah den Vereinszwecken zugeführt werden. Überschüsse dürfen
nicht zum Ausgleich von Verlusten in den wirtschaftlichen
Geschäftsbetrieben verwendet werden.
alle Einnahmen und
Ausgaben nachvollziehbar dokumentiert, also ordentlich gebucht
werden. Dabei gilt, je höher die Einnahmen sind, desto genauer
müssen die Aufzeichnungen sein.
Beispiel: Abrechnung von Kursen
Die Schwimmabteilung des SV Zwietracht bietet Schwimmkurse für jedermann an. Mitglieder zahlen 2 Euro pro Stunde, Nichtmitglieder 3 Euro pro Stunde jeweils bar beim Übungsleiter. Am Monatsende rechnet der nebenberuflich tätige Übungsleiter Fritz Fisch, der einen Anfängerkurs geleitet hat, mit Ihnen ab. Er hat 90 Euro von Mitgliedern und 60 Euro von Nichtmitgliedern bar eingenommen. Für seine in diesem Monat geleisteten vier Übungsstunden berechnet er 8 Euro pro Stunde, also insgesamt 32 Euro.
Bei den Einnahmen aus Kursen handelt es sich – weil in der Satzung als Satzungszweck angegeben – um einen Zweckbetrieb »sportliche Veranstaltung«. Während auf Zweckbetriebseinnahmen grundsätzlich Umsatzsteuer mit dem ermäßigten Steuersatz erhoben wird, gehören die Kursgebühren zu den Ausnahmen, die von der Umsatzsteuer befreit sind – unabhängig davon, ob die Teilnehmer Mitglieder oder Nichtmitglieder des Vereins sind.
Für die Summe aller Einnahmen innerhalb der Zweckbetriebe »sportliche Veranstaltungen« gilt außerdem der Grenzwert in Höhe von 45.000 Euro. Sofern dieser Wert nicht überschritten wird, bleiben diese Einnahmen im Bereich Zweckbetriebe »sportliche Veranstaltung«, gleichgültig ob bezahlte Sportler daran teilgenommen haben oder nicht. Wird die Zweckbetriebsgrenze »sportliche Veranstaltungen« überschritten, gehören grundsätzlich alle sportlichen Veranstaltungen in die wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe. Es sei denn, der Verein – wie der SV Zwietracht – hat optiert. Dann müssen nur alle sportlichen Veranstaltungen, an denen bezahlte Sportler teilgenommen haben, als wirtschaftliche Geschäftsbetriebe behandelt und gebucht werden. Die übrigen sportlichen Veranstaltungen ohne die Beteiligung bezahlter Sportler bleiben dann weiterhin in den Zweckbetrieben und können dann sogar die 45.000-Euro-Grenze ohne Einschränkung übersteigen. Dieses Thema wird ausführlich in Kapitel 6 behandelt.
Da Fritz Fisch einen Anfängerkurs geleitet hat, können Sie davon ausgehen, dass kein bezahlter Sportler daran teilgenommen hat und die Einnahmen aus diesem Kurs beruhigt im Zweckbetrieb buchen. Da Fritz Fisch Ihnen mit den Einnahmen gleich seine Rechnung vorlegt, sprechen Laien gern davon, Einnahmen und Ausgaben zu verrechnen. Praktisch wird Fritz Fisch Ihnen 118 Euro aushändigen, aber anhand der vorliegenden Belege buchen Sie wie in den Tabellen 8.28 und 8.29 beschrieben. Deshalb erfolgt buchhalterisch keine Verrechnung.
| Soll | Haben | ||
| 0935 Kasse Schwimmen | 150,00 | ||
| an | 5704 Einnahmen aus Kursen/Sport | 150,00 |
Tabelle 8.28: Buchungssatz für Einnahmen aus Sportkursen/-unterricht
| Soll | Haben | ||
| 5310 Aufwandsentschädigung i. S. v. § 3 Nr. 26 EStG (Nebenberufliche) | 32,00 | ||
| an | 0935 Kasse Schwimmen | 32,00 |
Tabelle 8.29: Buchungssatz für Auszahlung Übungsleiterentschädigung
Da Sie in der Buchhaltung alle Einnahmen und Ausgaben notieren und praktisch erst danach verrechnen und den Differenzbetrag auszahlen, verstoßen Sie nicht gegen das Saldierungsverbot.
Die Grundsätze
ordnungsgemäßer Buchführung verlangen, dass die Buchführung klar
und übersichtlich ist. Deshalb müssen alle Sachverhalte, die zu den
gebuchten Beträgen führen, nachvollziehbar sein. Demzufolge ist es
verboten, Vermögenswerte und Schulden sowie Einnahmen und Ausgaben
miteinander zu verrechnen und nur das Ergebnis zu buchen –
Saldierungsverbot.
Anschaffungen – was lange hält, ins Anlagevermögen
»Daran werden Sie lange Freude haben!« Diese Behauptung haben Sie sicherlich auch schon unzählige Male gehört, wenn Sie sich etwas Neues angeschafft haben, war es ein Auto, ein Möbelstück oder auch nur ein Küchenmesser. Meist halten diese guten Stücke auch wirklich, was der Verkäufer verspricht, und Sie nutzen sie über viele Jahre. Dabei nutzen sich die Gegenstände nach und nach ab und verlieren folglich an Wert. Die Anschaffungen und auch der anschließende Wertverlust müssen in den Büchern eines Vereins unter Einhaltung der finanzbehördlichen Vorgaben festgehalten werden. Danach verlieren Wirtschaftsgüter mit einem Kaufpreis von unter 410 Euro grundsätzlich ihren Wert im ersten Jahr. Für die Güter, deren Kaufpreis darüber liegt, ist in den AfA-Tabellen die jeweilige gewöhnliche Nutzungsdauer festgelegt. Sie werden bei der Anschaffung im Anlagevermögen gebucht und dann über die Jahre peu à peu abgeschrieben. Die Anschaffung selbst ist erfolgsneutral, weil zunächst kein Wertverlust oder Verbrauch entsteht. Mehr darüber erfahren Sie in Kapitel 4.
Beispiel: Kauf eines Vereinsbusses
Nach Abwägung der Kosten und Nutzen hat sich der SV Zwietracht im Mai einen weiteren Kleinbus für einen Betrag in Höhe von 12.000 Euro angeschafft, den er per Banküberweisung bezahlt. Der Bus steht grundsätzlich allen Abteilungen zur Verfügung.
Zwar gibt der Verein für den Bus Geld aus, er erhält aber im Gegenzug dafür einen anderen Vermögenswert. Der Verein tauscht also nur die beiden Vermögenswerte Geld (Umlaufvermögen) gegen Kraftfahrzeuge (Anlagevermögen). Beide Positionen befinden sich auf der Aktivseite der Vermögensübersicht. In der Fachsprache der Buchhalter heißt dieser Vorgang Aktivtausch. Dabei ist noch nichts verbraucht worden und es sind zunächst keine erfolgswirksamen Ausgaben oder Kosten entstanden. Die Buchung lautet wie in Tabelle 8.30 angegeben.
| Soll | Haben | ||
| 0255 Pkw | 12.000,00 | ||
| 0835 Aufzuteilende Vorsteuer | 2.280,00 | ||
| an | 0945 Bank | 14.280,00 |
Tabelle 8.30: Buchungssatz für Anschaffung von Gegenständen des Anlagevermögens
Zweifelsfrei verliert ein Fahrzeug
nicht nur bei seiner Nutzung, sondern auch beim einfachen
Herumstehen an Wert. Diesen Wertverlust müssen Sie natürlich auch in Ihrer Buchhaltung, in
Ihrem Vereinsvermögen
berücksichtigen. Es steht Ihnen frei, in welchen Zeitabständen Sie
es im laufenden Jahr machen, aber spätestens beim Jahresabschluss
müssen Sie diese Minderung Ihrer Vermögenswerte abschreiben. Für
interne Auswertungen können Sie die Wertminderungen freier
festlegen als für Ihre Steuererklärung. Für Letztere gelten die
steuerrechtlichen Regelungen, nach denen übrigens die
Abschreibungen auch etwas
anders genannt werden, nämlich Absetzung für Abnutzung
(AfA).
Wer – wo – was? Vereinszeitschriften und Homepages wissen mehr
Die Zeiten, als die Mitglieder dem Erscheinen ihrer Vereinszeitschriften entgegenfieberten, sind vorbei. Die meisten Vereine informieren über das aktuelle Vereinsgeschehen und -leben mittlerweile auf ihrer Homepage. Dennoch sind Vereinszeitschriften noch nicht out und dienen in einer etwas anderen Erscheinungsart und -weise gegebenenfalls auch einem anderen Publikum der Information über den Verein.
Für beide Medien gilt, dass sich mit den redaktionellen Inhalten kaum Einnahmen erzielen und somit auch nicht die Kosten der Erstellung decken lassen. Aber mit Anzeigenwerbung, der Erwähnung von Sponsoren und ihrer Leistungen sowie der Aufnahme eines Links zu deren Homepage auf der Vereinshomepage fließen schon ein paar Euro in die Vereinskasse. Diese müssen nur noch richtig verbucht werden.
Beispiel: Druckkosten einer Vereinszeitschrift mit Anzeigenwerbung
Ihre jährlich erscheinende Vereinszeitschrift, in der sich Ihre Abteilungen vorstellen und die Mitglieder über ihre Angebote und Termine informieren, umfasst in diesem Jahr 80 Seiten. Für insgesamt 20 Seiten davon konnten einige Ihrer Vorstandskollegen Inserenten für Anzeigenwerbung gewinnen. Die Zeitschrift wird nicht verkauft, sondern unentgeltlich verteilt. Die Druckkosten betragen 2.380 Euro und wurden per Banküberweisung beglichen. Für die Anzeigenwerbung gingen insgesamt 3.570 Euro auf der Bank ein.
Ihre Vereinszeitschrift ist zu einem Teil Mitteilungsblatt für Ihre Mitglieder und damit dem ideellen Bereich zuzuordnen; zu einem weiteren Teil dienen die Anzeigen als Werbung der Inserenten. Einnahmen erzielen Sie ausschließlich mit der Werbung, die Ihr Verein in eigener Regie übernommen hat. Deshalb gehören diese Einnahmen in den wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb und sind damit grundsätzlich sowohl ertrags- als auch umsatzsteuerpflichtig. Allerdings können dadurch – steuermindernd – die Ausgaben einschließlich der anteiligen Vorsteuer abgezogen werden, die für diese Anzeigen entstanden sind. Das sind natürlich nicht die gesamten Druckkosten, sondern entsprechend den Seitenzahlen (20 von 80) 25 Prozent.
Die Einnahmen aus Anzeigenwerbung buchen Sie wie in Tabelle 8.31.
| Soll | Haben | ||
| 0945 Bank | 3.570,00 | ||
| an | 8014 Einnahmen Inserate/Werbeanzeigen | 3.000,00 | |
| 8181 Umsatzsteuer 19 % | 570,00 |
Tabelle 8.31: Buchungssatz für die Einnahmen aus Anzeigenwerbung in Eigenregie
Die Buchung für die Druckkosten lautet wie in Tabelle 8.32 angegeben.
| Soll | Haben | ||
| 2801 Ausgaben Vereinsmitteilungen | 1.500,00 | ||
| 2903 Nicht abziehbare Vorsteuer | 285,00 | ||
| 8330 Werbe- und Reisekosten (hier: Druckkosten für Werbeanzeigen) | 500,00 | ||
| 8382 Abziehbare Vorsteuer | 95,00 | ||
| an | 0945 Bank | 2.380,00 |
Tabelle 8.32: Buchungssatz für aufzuteilende Druckkosten der Vereinszeitschrift
Sollte bei Ihnen von einer anderen Druckerei eine Rechnung mit nur 7 Prozent Vorsteuer eingehen, wundern Sie sich nicht. Erzeugnisse des Druckgewerbes können gegebenenfalls dem ermäßigten Steuersatz unterliegen.
Wenn die Anzeigenwerbung nicht unter der Regie Ihres Vereins
erfolgt, sondern der Verein das Recht am Anzeigengeschäft an einen
Dritten (zum Beispiel den Verlag) abgetreten hat und dieser Dritte
dann das unternehmerische Risiko trägt, sind Einnahmen, die durch
die Abtretung erzielt werden, Vermögensverwaltung und damit ertragsteuerfrei. Allerdings bleiben Einnahmen aus der
Verpachtung von Werberechten
mit dem ermäßigten Steuersatz umsatzsteuerpflichtig.
| Soll | Haben | ||
| 0945 Bank | 3.570,00 | ||
| an | 4201 Erlöse von Werbeunternehmen 7 % USt | 3.000,00 | |
| 4381 Umsatzsteuer 7 % | 570,00 |
Tabelle 8.33: Buchungssatz für die
Einnahmen aus Anzeigenwerbung nach Abtretung
der Rechte am Anzeigengeschäft
Beispiel: Der Verein dankt auf der Homepage
Stets aktuell informiert Ihre Homepage über das Geschehen im und um Ihren Verein. Dabei wird auch immer wieder Ihr Hauptsponsor, der Großunternehmer Karl Knete erwähnt, der es sich bei keiner sich bietenden Gelegenheit nehmen lässt, Ihnen etwas in die Vereinskasse zu stecken. Außer dem Glanz in Ihren Augen und denen Ihrer Mitstreiter erhält er keine Gegenleistung. Deshalb möchten Sie sich dankbar erweisen und erwähnen ihn und seine Leistungen für den Verein auf der Homepage. Damit das Unternehmen Karl Knete als Hauptsponsor auch richtig deutlich wird, fügen Sie auch noch sein Logo dazu. Wenn nicht mehr geschieht, handelt es sich bei den Einnahmen (diesmal sind es 1.190 Euro), die Sie von Karl Knete erhalten, um Spenden. Obwohl Karl Knete keine Spendenbescheinigung verlangt, möchten und dürfen Sie ihm in diesem Fall eine solche ausstellen. Deshalb lautet die Buchung dafür wie in Tabelle 8.34 vorgegeben.
| Soll | Haben | ||
| 0925 Hauptkasse | 1.190,00 | ||
| an | 3221 Geldzuwendungen gegen Zuwendungsbestätigung | 1.190,00 |
Tabelle 8.34: Buchungssatz für eingenommene Geldspenden gegen Spendenbescheinigung
In der nächsten Vorstandssitzung schlägt Ihnen Ihr Vorstandskollege und IT-Spezialist Ede Vau vor, es wäre doch nett, wenn auf Ihrer Vereinshomepage auch gleich ein Link zu Karl Knete gesetzt würde. »Das ist ganz einfach und kostet weder Zeit noch Geld«, meint Ede Vau. Aber er täuscht sich. Die Finanzbehörden gehen überwiegend davon aus, dass der Verein mit dem Link auf die Produkte des Sponsors hinweist und damit zusätzlich ergänzende Werbung betreibt. Nach dieser gängigen Auffassung bewirkt der Link, dass der Spender Karl Knete zum Sponsor »mutiert« und aus ertrags- und umsatzsteuerfreien Einnahmen steuerpflichtige Einnahmen im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb werden. Der Buchungssatz dafür lautet wie in Tabelle 8.35 gezeigt.
| Soll | Haben | ||
| 0925 Hauptkasse | 1.190,00 | ||
| an | 8013 Einnahmen aus Werbung Homepage | 1.000,00 | |
| 8181 Umsatzsteuer 7 % | 190,00 |
Tabelle 8.35: Buchungssatz für Sponsoringeinnahmen
Da die eingenommene Umsatzsteuer grundsätzlich (ausgenommen, wenn die Kleinunternehmerregelung angewandt wird) an das Finanzamt abgeführt werden muss, bleiben im Fall des Sponsorings 190 Euro weniger in der Vereinskasse, als wenn es sich um eine reine Spende handelt.
Mit diesem Wissen verzichten Sie auf den Link und buchen den Zahlungseingang als Spende.
Noch ist alles da – Vorschuss und Geldtransfer
Häufig sind in den Vereinen die, die das Geld ausgeben, nicht die Kassenwarte oder Schatzmeister selbst. Meist sind es aktive Sportler, Trainer, Übungs- oder Chorleiter, Sport- oder Jugendwarte, technische oder Anlagenwarte und wer sonst noch die Satzungszwecke aktiv erfüllt. In vielen Fällen kommen die, die das Geld ausgegeben haben, mit dem Beleg zum Kassierer und er erstattet den Betrag. Dann bucht er den Beleg so, als hätte er das Geld direkt an den Rechnungssteller ausgezahlt. Es gibt aber auch einige Fälle, in denen eine Person, beispielsweise ein Trainer, häufig Startgelder zahlt und dabei mit beachtlichen Beträgen in Vorleistung tritt. Deshalb ist es sinnvoll, diesen Personen einen Vorschuss zu zahlen, der dann mit den Auszahlungen abgerechnet wird. Meist wird ein solches Konto als Nebenkasse geführt. Es ist aber auch möglich, ein Verrechnungskonto dafür anzulegen. Den kleinen Unterschied sehen Sie in den folgenden Beispielen.
Beispiel: Ein Vorschuss in die Nebenkasse
Zu Beginn der Saison zahlen Sie dem Kassenwart Conny Cash der Leichtathletikabteilung einen Vorschuss in Höhe 2.000 Euro in bar aus. Sie haben dabei zwar Geld aus der Hauptvereinskasse ausgegeben, aber es ist keine Ausgabe im buchhalterischen Sinn, da Sie das Geld nur in eine andere Kasse des gleichen Vereins gelegt haben. Sie können den ausgezahlten Betrag so lange zurückführen, bis »echte« Ausgaben entstanden sind, das Geld wirklich verbraucht und damit in Ihrem Verein gemindert wurde. Vorschüsse sind erfolgsneutral und betreffen als Aktivtausch nur die Vermögensübersicht.
Theoretisch könnten Sie von einem Kassenkonto direkt auf das andere Kassenkonto buchen, also so wie in Tabelle 8.36.
| Soll | Haben | ||
| 0931 Kasse Leichtathletik | 2.000,00 | ||
| an | 0925 Kasse Hauptverein | 2.000,00 |
Tabelle 8.36: Buchungssatz für Vorschuss aus Haupt- in Nebenkasse – direkt
Eine direkte Buchung
von einem Finanzkonto auf das
andere birgt in der Praxis eine große Gefahr in sich, und zwar die,
dass der Geldtransfer doppelt gebucht wird.
Besser, weil »bombensicher« ist die Buchung mit dem Geldtransferkonto in zwei Schritten, wie in den Tabellen 8.37 und 8.38 verdeutlicht.
| Soll | Haben | ||
| 0705 Geldtransit | 2.000,00 | ||
| an | 0925 Kasse Hauptverein | 2.000,00 |
Tabelle 8.37: Buchungssatz für den ersten
Teil des Geldtransfers – aus der Hauptkasse
auf das Transferkonto
| Soll | Haben | ||
| 0931 Kasse Leichtathletik | 2.000,00 | ||
| an | 0705 Geldtransit | 2.000,00 |
Tabelle 8.38: Buchungssatz für den zweiten
Teil des Geldtransfers – vom Transferkonto
in die Nebenkasse
Solange Conny Cash seine Kasse rechtzeitig auffüllt und immer Geld für die Ausgaben der Leichtathleten da ist, gibt es keine Probleme. Versäumt er es, rechtzeitig die Kasse aufzufüllen, kann genau genommen kein Geld ausgegeben werden, wenn der Kassenbestand null ist. Dieser Logik folgend reagieren auch die Buchhaltungsprogramme und meckern, wenn das Datum des Ausgabebelegs vor dem der nächsten Kassenaufstockung datiert ist. In der Vereinspraxis wird aber dennoch häufig Geld ausgegeben, obwohl keins mehr in der Kasse ist. Diese buchhalterische »Zauberei« ist leicht zu erklären, denn meist strecken die verantwortlichen Trainer, Vorstände oder wer sonst noch Geld ausgibt, die Beträge vor und lassen sie sich anschließend erst vom Kassierer erstatten.
Um das Meckern der Buchhaltungsprogramme zu verhindern und trotzdem buchen zu können, gibt es zwei Möglichkeiten:
Sie ändern das Datum
des Kassenbelegs auf ein Datum, das nach dem der nächsten
Kassenauffüllung datiert. Ein Hinweis, dass der Beleg erst zu
diesem späteren Datum ausgehändigt wurde, genügt, um den Umstand zu
erklären.
Sie richten das Konto
für den Vorschuss im Buchhaltungsprogramm nicht als Nebenkasse ein,
sondern als ein Verrechnungskonto wie beispielsweise das
Geldtransferkonto oder ein Forderungskonto. Dann würde die
Vorschusszahlung wie in Tabelle 8.39
erfolgen.
| Soll | Haben | ||
| 0725 Sonstige Forderungen – Abteilungsverrechnung | 2.000,00 | ||
| an | 0925 Kasse Hauptverein | 2.000,00 |
Tabelle 8.39: Buchungssatz für Vorschuss aus Hauptkasse auf Verrechnungskonto – direkt
Reichen dann im Lauf der Saison die Sportler und Trainer ihre Belege gegen Barauszahlung bei Conny Cash ein, können Sie in der Hauptbuchhaltung diese Belege mit dem ausgewiesenen Belegdatum buchen, und zwar nutzen Sie als Gegenkonto das Verrechnungskonto. Das Startgeld in Höhe von 8 Euro, das Ihr Leichtathlet, der Sprinter Robert Rakete, zum Beispiel beim letzten Sportfest bezahlt hat und von Ihnen gegen Vorlage des Belegs erstattet bekommt, buchen Sie bei Verwendung eines Verrechnungskontos wie in Tabelle 8.40 oder – wenn Sie sich für die Nebenkassenvariante entschieden haben – wie in Tabelle 8.41.
| Soll | Haben | ||
| 5545 Sonstige Kosten der Veranstaltungen | 8,00 | ||
| an | 0725 Sonstige Forderungen – Abteilungsverrechnung | 8,00 |
Tabelle 8.40: Buchungssatz für Ausgaben auf Verrechnungskonto
Überschreiten die Ausgaben vorübergehend die 2.000 Euro Vorschuss, gibt es auch bei pingeligen Buchhaltungsprogrammen mit dem Verrechnungskonto kein Problem. Das Konto würde lediglich mit einem Habensaldo deutlich machen, dass Conny Cash noch Geld zu bekommen hat, also praktisch eine Verbindlichkeit des Hauptvereins gegenüber seiner Abteilung besteht.
| Soll | Haben | ||
| 5545 Sonstige Kosten der Veranstaltungen | 8,00 | ||
| an | 0931 Kasse Leichtathletik | 8,00 |
Tabelle 8.41: Buchungssatz für Ausgaben aus Nebenkasse
… dann müssen Sie als Vereinsbuchhalter ganz besonders genau hinschauen, was mit dieser Reise bezweckt wurde und wer daran teilgenommen hat. Sportreisen wie die Reisen zu den Wettkämpfen oder ins Trainingslager werden steuerlich ganz anders behandelt, als Reisen mit überwiegend geselligem Charakter. Und selbst bei Letzteren muss man noch mal genauer hinschauen, weil gesellige Veranstaltungen für Jugendliche als Zweckbetriebe gelten und deshalb steuerbegünstigt sind, während sie für Erwachsene steuerschädlichen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb darstellen. Bei dieser Vielfalt sehen Sie, dass Reisen auch den Vereinsbuchhalter bildet.
Beispiel: Sportreise zum Wettkampf
Das »Aushängeschild« Ihrer Leichtathleten, Wiesel Flink, hat sich für die nationalen Meisterschaften qualifiziert. Es ist für Sie selbstverständlich, ihm neben dem Startgeld in Höhe von 25 Euro auch seine Reisekosten für die An- und Abreise, Unterbringung und Verpflegung in Höhe von 300 Euro zu erstatten. Der Kassenwart der Leichtathleten Conny Cash hat Wiesel Flink gegen Vorlage der Belege den Gesamtbetrag in Höhe von 325 Euro aus seiner Kasse bezahlt und rechnet nun mit Ihnen in der Hauptbuchhaltung ab.
Bei einer Teilnahme am Wettkampf wird davon ausgegangen, dass die sportliche Betätigung wesentlicher und notwendiger Bestandteil der Reise ist, sodass sie als Sportreise und damit als sportliche Veranstaltung eingeordnet werden kann. Außerdem fährt Wiesel Flink zum Wettkampf, um auf Veranlassung des Vereins hin den SV Zwietracht sportlich zu vertreten. Deshalb handelt es sich nicht um eine Zuwendung an ein Mitglied, dessen Höhe auf 40 Euro im Jahr pro Mitglied begrenzt ist.
Sie buchen wie in Tabelle 8.42.
| Soll | Haben | ||
| 5512 Spesenersatz an aktive Sportler mit Kostennachweis | 300,00 | ||
| 5545 Sonstige Kosten der Veranstaltung | 25,00 | ||
| an | 0931 Kasse Leichtathletik | 325,00 |
Tabelle 8.42: Buchungssatz für Ausgaben bei Sportreisen (Reisekosten und Startgeld)
Wenn Ihre Sportler viele solcher
sportlichen Veranstaltungen besuchen, können Sie selbstverständlich
weitere Konten in dieser Kontenklasse anlegen, um die Kostenarten
wie Nenngeld, Fahrtkosten etc. besser unterscheiden zu können. Eine
Unterteilung nach Abteilungen, die gerade bei Mehrspartenvereinen
sinnvoll ist, sollte besser mithilfe von Kostenstellen erfolgen. Dieses Instrument ermöglicht
zusätzliche vereinsinterne Auswertungen und wird durch einige
Buchhaltungsprogramme unterstützt.
Beispiel: Sportreise Trainingslager
Die Herrenmannschaften der Tennisabteilung fahren in ein zehntätiges Trainingslager nach Kroatien, um sich für die Saison und ihr erklärtes Ziel, den Aufstieg, vorzubereiten. Zur Reisegruppe gehören 20 Spieler, wobei keiner ein bezahlter Sportler ist. Außerdem werden sie von ihrem Trainer und einem Betreuer, der sich um das Organisatorische kümmert und ihnen den Rücken für das Training freihält, begleitet. Die gesamten Ausgaben betragen 8.000 Euro (5.000 Euro für Unterkunft, Verpflegung und Miete der Trainingsplätze, 2.000 Euro für Anreise mit Pkw gemäß Kilometerpauschale und weitere 1.000 Euro für Sonstiges) und werden bar beglichen. Den Eigenanteil in Höhe von insgesamt 5.000 Euro haben die Teilnehmer vorab auf das Bankkonto eingezahlt.
Obwohl der Aufenthaltsort ein beliebter Tourismusort ist, besteht kein Zweifel daran, dass bei dieser Reise der Sport im Vordergrund steht und sie als Sportreise und damit als sportliche Veranstaltung anzusehen ist. Die Rahmenbedingungen sprechen eindeutig dafür:
Alle Teilnehmer sind
aktive Sportler.
Trainer und Betreuer
gewährleisten ein fachlich und organisatorisch abgerundetes
Programm.
Das Trainingsprogramm
bestimmt den Tagesablauf.
Es gibt wenig frei
verfügbare Zeit.
Sie buchen die Eigenanteile der Teilnehmer wie in Tabelle 8.43 angegeben.
| Soll | Haben | ||
| 0950 Bank Tennis | 5.000,00 | ||
| an | 5706 Einnahmen aus sonstigen sportlichen Veranstaltungen | 5.000,00 |
Tabelle 8.43: Buchungssatz für Einnahmen (Eigenanteile) bei Sportreisen
Der zusammengesetzte Buchungssatz für die Ausgabenbelege lautet wie in Tabelle 8.44.
| Soll | Haben | ||
| 5512 Spesenersatz an aktive Sportler mit Kostennachweis | 5.000,00 | ||
| 5509 Kilometergelderstattung | 2.000,00 | ||
| 5545 Sonstige Kosten der Veranstaltung | 1.000,00 | ||
| an | 0930 Kasse Tennis | 8.000,00 |
Tabelle 8.44: Buchungssatz für Ausgaben bei Sportreisen
Beispiel: Jährlicher Vereinsausflug
»Einmal im Jahr wird ’ne Schiffstour gemacht.« Unter diesem Motto veranstaltet der SV Zwietracht auch in diesem Jahr einen Ausflug auf dem »Riverboat«. 100 Mitglieder nehmen an der Schiffstour teil. Der Verein übernimmt die Kosten für die Bootsmiete und die Ein-Mann-Kapelle in Höhe von 4.000 Euro.
Der SV Zwietracht ist gemeinnützig und hat natürlich in seiner Satzung festgehalten, dass seine Mitglieder keine Zuwendungen erhalten (siehe hierzu § 2 der Vereinssatzung im Abschnitt »Der satzungsmäßige Rahmen« weiter vorn in diesem Kapitel).
Allerdings nutzt der Verein die Ausnahmeregelung, die für besondere Anlässe – ein solcher ist der jährliche Vereinsausflug – gilt. Demnach dürfen für alle Anlässe zusammen (Weihnachtsfeiern, Neujahresempfänge und ähnliche Anlässe gehören auch dazu) 40 Euro im Jahr je teilnehmendes Mitglied ausgegeben werden, ohne dass sie der Gemeinnützigkeit schaden.
Der Buchungssatz ist in Tabelle 8.45 beschrieben.
| Soll | Haben | ||
| 2800 Mitgliederpflege | 4.000,00 | ||
| an | 0945 Bank | 4.000,00 |
Tabelle 8.45: Buchungssatz für Ausgaben Vereinsausflug
Die in die Jahre gekommene, aber früher sehr erfolgreiche Herrenmannschaft der Handballabteilung des SV Zwietracht veranstaltet übers lange Vatertagswochenende eine Familienfreizeit, an der alle »mit Kind und Kegel«, also außer den Mitgliedern auch Nichtmitglieder, teilnehmen. Die Teilnehmerschar ist gemischt; von den erwachsenen Teilnehmern (über 27 Jahre) werden 5.000 Euro, von den jugendlichen Teilnehmern (bis 27 Jahre) 2.000 Euro eingenommen.
Bei dieser Veranstaltung ist Sport kein – oder zumindest kein wesentlicher – Bestandteil, sondern es handelt sich um eine gesellige Veranstaltung. Als solche ist sie grundsätzlich ein steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Allerdings gelten junge Menschen unter 27 Jahre nach dem Kinder- und Jugendhilfegesetz im Sozialgesetzbuch (SGB) VIII als Jugendliche. Damit sind gesellige Veranstaltungen mit beziehungsweise für diese Altersgruppe steuerbegünstigte Zweckbetriebe eigener Art. Für diese besteht – anders als bei den steuerbegünstigten Zweckbetrieben sportliche Veranstaltungen – keine Zweckbetriebsgrenze.
Sie buchen diese Veranstaltung wie in Tabelle 8.46.
| Soll | Haben | ||
| 0945 Bank | 7.000,00 | ||
| an | 8002 Eintrittsgelder aus geselligen Veranstaltungen | 5.000,00 | |
| 6510 Eintrittsgelder 0 % | 2.000,00 |
Tabelle 8.46: Buchungssatz für Ausgaben gesellige Veranstaltungen mit Teilnehmern über und unter 27 Jahre
Die Möglichkeiten, als Veranstalter einer Sportveranstaltung Einnahmen zu erzielen, sind vielfältig. Neben der ursprünglichen Quelle der Start-, Nenn- oder Meldegelder können verschiedene Werbeeinnahmen dazukommen, aber auch mit Verkäufen von Programmheften, Fanartikeln sowie Speisen und Getränken kann ordentlich was zusammenkommen. Selbst wenn alles durch die eine Sportveranstaltung bedingt ist und alles zusammen in die Vereinskasse fließt, muss gerade aus steuerlicher Sicht sehr genau unterschieden werden.
Beispiel: Der Verein als Veranstalter eines Jugendturniers
Die Basketballabteilung veranstaltet zur Saisonvorbereitung ein Jugendturnier. Von den teilnehmenden Mannschaften gehen insgesamt 600 Euro Meldegebühren auf der Bank ein. Für Pokale und Medaillen, die die Sieger und Platzierten erhalten, werden 357 Euro per Banküberweisung bezahlt. Den Dienst an der Imbisstheke übernehmen die Eltern und erzielen beim Verkauf von Speisen und Getränken Bareinnahmen in Höhe von 476 Euro. Ausgegeben wurden für Speisen 107 Euro und für Getränke 238 Euro jeweils in bar. Die Metzgerei Bodo Bockwurst möchte nicht nur als Lieferant der Wurstwaren auf sich aufmerksam machen, sondern hängt ihr Werbeplakat »Bock auf Wurst? Dann auf zu Bodo Bockwurst« gut platziert in der Halle auf und zahlt dafür 119 Euro in die Kasse.
Der Teil des Turniers, der sportlicher Wettkampf ist, gehört in den steuerbegünstigten Zweckbetrieb »sportliche Veranstaltung«. Dazu zählen die eingenommenen Meldegelder und die Ausgaben für Pokale und Medaillen. Da die Einnahmen dieser sportlichen Veranstaltung umsatzsteuerfrei sind, entfällt die Vorsteuerabzugsberechtigung.
Einnahmen aus dem Verkauf der Speisen und Getränke sind hingegen immer steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Während für Getränke (mit Ausnahme der Milch, die steuerlich als Speise behandelt wird) immer der volle Umsatzsteuersatz anzusetzen ist, kann bei Speisen gegebenenfalls der ermäßigte Steuersatz zur Anwendung kommen, nämlich dann, wenn deren Lieferung nicht zum Verzehr an Ort und Stelle erfolgt. Das heißt, wenn Vorrichtungen und Serviceleistungen für den Verzehr an Ort und Stelle bereitgestellt werden, gleichgültig, ob Speisen mitgenommen und beim Verlassen oder unmittelbar danach, zum Beispiel am Spielfeldrand, verzehrt werden, muss für Speisen der volle Umsatzsteuersatz angesetzt werden. Gerade bei Imbisstheken wie sie am Rand von vielen auch kleineren Sport- und anderen Veranstaltungen der Zweckbetriebe zu finden sind, ist das von Bedeutung. Stehen weder Tische oder andere Ablagevorrichtungen vom Verkaufstresen getrennt bereit und werden die Speisen und Getränke so überreicht, dass nach den Umständen nicht vom Verzehr vor Ort ausgegangen werden muss (beispielsweise statt Porzellangeschirr und Edelstahlbesteck gibt es Pappe oder Plastik zum Wegwerfen), kann der ermäßigte Steuersatz für die Speisen angesetzt werden.
Beim Aufhängen des Plakats der Metzgerei handelt es sich um Werbung, die ebenfalls steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb ist.
Der Buchungssatz für die Meldegebühren ist in Tabelle 8.47 ausgewiesen.
| Soll | Haben | ||
| 0952 Bank Basketball | 600,00 | ||
| an | 5726 Meldegebühren 0 % Umsatzsteuer | 600,00 |
Tabelle 8.47: Buchungssatz für Einnahmen Meldegebühren
Die Ausgaben für Pokale und Medaillen buchen Sie wie in Tabelle 8.48.
| Soll | Haben | ||
| 5810 Aufwendungen für bezogene Leistungen | 300,00 | ||
| 5880 Nicht abziehbare Vorsteuer | 57,00 | ||
| an | 0952 Bank Basketball | 357,00 |
Tabelle 8.48: Buchungssatz für Ausgaben
Zweckbetrieb sportliche Veranstaltung
mit umsatzsteuerfreien Einnahmen
Vor der Imbisstheke laden Tische und Bänke zum Verzehr vor Ort ein. Das heißt, alles ist mit vollem Umsatzsteuersatz zu behandeln. Deshalb werden Speisen und Getränke wie in Tabelle 8.49 gebucht.
| Soll | Haben | ||
| 0932 Kasse Basketball | 476,00 | ||
| an | 8034 Erlöse Speisen/Getränke außerhalb Gaststätte 19 % Umsatzsteuer | 400,00 | |
| 8181 Umsatzsteuer 19 % | 76,00 |
Tabelle 8.49: Buchungssatz für Einnahmen aus Speisen- und Getränkeverkäufen bei Verzehr vor Ort
Die Belege für den Einkauf der Speisen weisen den ermäßigten Steuersatz aus. Sie buchen wie in Tabelle 8.50.
| Soll | Haben | ||
| 8152 Wareneingang 7 % Vorsteuer | 100,00 | ||
| 8382 Abziehbare Vorsteuer | 7,00 | ||
| an | 0932 Kasse Basketball | 107,00 |
Tabelle 8.50: Buchungssatz für Ausgaben für Wareneinkauf Speisen
Der Beleg für den Einkauf der Getränke weist den vollen Steuersatz aus. Sie buchen wie in Tabelle 8.51.
| Soll | Haben | ||
| 8154 Wareneingang 19 % Vorsteuer | 200,00 | ||
| 8382 Abziehbare Vorsteuer | 38,00 | ||
| an | 0932 Kasse Basketball | 238,00 |
Tabelle 8.51: Buchungssatz für Ausgaben für Wareneinkauf Getränke
Der Buchungssatz für die Einnahme aus Plakatwerbung ist in Tabelle 8.52 beschrieben.
| Soll | Haben | ||
| 0932 Kasse Basketball | 119,00 | ||
| an | 8012 Erlöse aus Werbung Reklameflächen | 100,00 | |
| 8181 Umsatzsteuer 19 % | 19,00 |
Tabelle 8.52: Buchungssatz für Einnahmen Plakatwerbung
Beispiel: Der Verein als Ausrichter und Mitveranstalter eines Jugendturniers
In diesem Jahr finden die Jugendkreismeisterschaften im Tennis beim SV Zwietracht statt. Dafür überlässt der SV Zwietracht nicht nur seine Plätze, sondern stellt die gesamte Anlage mit Clubhaus einschließlich des anfallenden Verbrauchsmaterials zur Verfügung. Zur Betreuung der Sportanlagen sowie für die Turnierleitung wird Personal des SV Zwietracht eingesetzt. Dafür zahlt der Tenniskreis dem SV Zwietracht 20 Prozent des Nenngeldes; diesmal sind das 400 Euro.
Der Tenniskreis als Dachorganisation ist nicht Mitglied im SV Zwietracht. Aber für die Durchführung seiner Veranstaltung nimmt der Tenniskreis den örtlichen Ausrichter als Mitveranstalter hinzu, indem er ihm die Aufgaben der Turnierleitung in eigener Verantwortung überträgt. Der Tenniskreis hat die gesamte Anlage ausschließlich für rein sportliche Zwecke genutzt und keine darüber hinausgehenden Betätigungen entfaltet. Bei dem gezahlten Betrag handelt es sich um anteilige Teilnehmergebühren, die von der Umsatzsteuer befreit sind.
Sie buchen entsprechend Tabelle 8.53.
| Soll | Haben | ||
| 0930 Kasse Tennis | 400,00 | ||
| an | 5728 Teilnehmergebühren 0 % Umsatzsteuer Sportwettkämpfe | 400,00 |
Tabelle 8.53: Buchungssatz für Einnahmen anteiliges Nenngeld
Beispiel: Sportveranstaltung mit bezahltem Sportler
Der Neuzugang der ersten Mannschaft der Fußballabteilung Thor Riecher hat sich bezahlt gemacht. Thor Riecher erhält für seine sportliche Tätigkeit monatlich 500 Euro. Die sportlichen Erfolge in den Punkt- und Pokalspielen wirken sich auch auf die Finanzen aus. Es sind folgende Einnahmen und Ausgaben zu verzeichnen, wobei bis auf die bar eingenommenen Eintrittsgelder alle übrigen über die Bank laufen:
Eintrittsgelder 20.230
Euro
Trikotwerbung 1.190
Euro
Bandenwerbung 5.950
Euro
Ausgaben Thor Riecher
6.000 Euro
Kilometergeld Spieler
2.000 Euro
Trainerhonorare 10.000
Euro
Mit Thor Riecher, der für seine Teilnahme mehr als 400 Euro erhält und außerdem keine 500 Euro Aufwand nachweisen kann, nimmt ein bezahlter Sportler an den Veranstaltungen der ersten Mannschaft teil. Der SV Zwietracht hat bereits optiert, da die Zweckbetriebsgrenze für sportliche Veranstaltungen schon überschritten wurde und deshalb Sportveranstaltungen mit bezahlten Sportlern in den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb gehören.
Solange die Einnahmen der ersten Mannschaft ihre damit verbundenen Ausgaben decken, ist alles in Ordnung. Sollte sich jedoch das Blatt wenden, die erste Mannschaft mit dem bezahlten Sportler Verluste einfahren und die übrigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe diese nicht decken können, sodass die gemeinnützigen Bereiche zu deren Finanzierung herangezogen werden, wird die Gemeinnützigkeit aberkannt.
In Kapitel 6, Abschnitt »Zweckbetriebe sportliche Veranstaltungen« erfahren Sie mehr darüber, was es mit dem bezahlten Sport auf sich hat.
In Ihrer Buchhaltung notieren Sie zunächst die Einnahmen wie in den Tabellen 8.54 bis 8.56 vorgegeben.
| Soll | Haben | ||
| 0933 Kasse Fußball | 20.230,00 | ||
| an | 7006 Eintritt aus Fußballspielen 19 % Umsatzsteuer | 17.000,00 | |
| 7180 Umsatzsteuer 19 % | 3.230,00 |
Tabelle 8.54: Buchungssatz für Einnahmen aus Eintrittsgeldern im wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb
| Soll | Haben | ||
| 0953 Bank Fußball | 1.190,00 | ||
| an | 7802 Einnahmen Trikotwerbung 19 % Umsatzsteuer | 1.000,00 | |
| 7890 Umsatzsteuer 19 % | 190,00 |
Tabelle 8.55: Buchungssatz für Einnahmen aus Trikotwerbung
| Soll | Haben | ||
| 0953 Bank Fußball | 5.950,00 | ||
| an | 7804 Einnahmen Bandenwerbung 19 % Umsatzsteuer | 5.000,00 | |
| 7890 Umsatzsteuer 19 % | 950,00 |
Tabelle 8.56: Buchungssatz für Einnahmen aus Bandenwerbung
Die Ausgaben dieser Sportveranstaltung buchen Sie gemäß den Tabellen 8.57 bis 8.59.
| Soll | Haben | ||
| 7222 Vergütungen an Sportler | 6.000,00 | ||
| an | 0953 Bank Fußball | 6.000,00 |
Tabelle 8.57: Buchungssatz für Ausgaben Spielerhonorar
| Soll | Haben | ||
| 7412 Kilometergelderstattung | 2.000,00 | ||
| an | 0953 Bank Fußball | 2.000,00 |
Tabelle 8.58: Buchungssatz für Ausgaben Fahrtkostenerstattung/Kilometergeldpauschale
| Soll | Haben | ||
| 7232 Personalkosten Trainer/Übungsleiter | 10.000,00 | ||
| an | 0953 Bank Fußball | 10.000,00 |
Tabelle 8.59: Buchungssatz für Ausgaben Trainerhonorar
Essen und Trinken hält die Mitglieder zusammen
Das eigene Vereinsheim, in dem sich auch ein schöner Gastraum mit angrenzender Küche befindet, wirft immer wieder in den Vereinen die Frage auf: »Was machen wir damit?« Gerade wenn der Standort attraktiv ist, viele Trainingsgruppen, Mannschaften und Zuschauer als Gäste nahezu garantiert sind, kann man schon mal ins Grübeln kommen, ob man als Verein die erwarteten Überschüsse nicht selbst einstreichen sollte. Oder ist es besser, das Risiko gar nicht erst einzugehen und sich Profis ins Haus zu holen, denen man das Vereinsheim beziehungsweise die für die Gastronomie geeigneten Teile verpachtet. Manchmal ist auch beides möglich, wie das folgende Beispiel der Tennisabteilung des SV Zwietracht zeigt. Für welche Form Sie sich auch entscheiden, wichtig ist immer, dass Sie die Einnahmen und Ausgaben im richtigen Bereich buchen.
Beispiel: Bewirtschaftung des Vereinsheims/Clubhauses
Die Tennisabteilung hat ein kleines, aber feines Gebäude direkt neben den Tennisplätzen, in dem neben den Umkleiden, Duschen und Toiletten auch ein Clubraum mit angrenzender Küche eingerichtet ist. Das Clubhaus wird von den Mitgliedern nur während der Sommersaison genutzt und ist nicht für die Allgemeinheit zugänglich.
In den guten alten Zeiten erfolgte die Bewirtung der Mitglieder und ihrer Gäste vor allem bei den Punktspielen und Turnieren in eigener Regie. Das Vorstandsmitglied der Tennisabteilung Bernd Bringer kümmerte sich um den Ein- und Verkauf der Speisen und Getränke und rechnete monatlich mit der Buchhaltung des Gesamtvereins ab. Küchen- und Thekendienste leisteten die Mitglieder selbst. Aber die Zeiten sind vorbei. Außerhalb der Saison bewirtschaften die Vorstandsmitglieder mit Bernd Bringer das Clubhaus noch selbst und erzielen Einnahmen in Höhe von 952 Euro, denen Ausgaben in Höhe von 476 Euro (Getränke) und 107 Euro (Speisen) gegenüberstehen.
Für die diesjährige Sommersaison (Mai bis September) wird das Clubhaus (Clubraum und Küche) an den Pizzabäcker Flavio Carbonara verpachtet. Die monatliche Pacht beträgt 214 Euro, also für die gesamte Sommersaison 1.070 Euro. Flavio Carbonara bewirtet in der Sommersaison die Mitglieder und ihre Gäste im eigenen Namen und auf eigene Rechnung.
Einnahmen aus dem Verkauf der Speisen und Getränke sind immer steuerpflichtiger wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb. Da mit der Einrichtung des Clubraums die Vorrichtungen für den Verzehr an Ort und Stelle zweifelsfrei bereitgestellt werden, muss nicht nur für die Getränke, sondern auch für Speisen der volle Umsatzsteuersatz angesetzt werden.
Solange die Summe der Einnahmen aller wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe des Vereins zusammen 35.000 Euro (Gewinnermittlungsgrenze) nicht übersteigt, ist das selbst bewirtschaftete Clubhaus kein Problem. Denn wenn die Bemessungsgrundlage für die Ertragsteuern der Gewinn ist und dieser nicht ermittelt werden muss, müssen auch keine Ertragsteuern gezahlt werden. Sollten jedoch die 35.000 Euro überschritten werden, müssen der Gewinn ermittelt und nach Abzug des Freibetrags gegebenenfalls Ertragsteuern gezahlt werden. Beim SV Zwietracht muss der Gewinn ermittelt werden, da aufgrund der übrigen Geschäftsvorfälle die Einnahmen in den steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben zusammen über 35.000 Euro liegen. (Die »steuerpflichtigen wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe« werden ausführlich in Kapitel 6 erläutert.)
Die Pachteinnahmen von Flavio Carbonara gehören zur (ertrags-)steuerfreien Vermögensverwaltung. Bezüglich der Umsatzsteuer haben Vereine bei der Vermietung und Verpachtung von Gebäuden die Möglichkeit, auf die Steuerbefreiung zu verzichten und die Miet- und Pachteinnahmen steuerpflichtig werden zu lassen. Dadurch erhalten sie das Recht, bei den damit verbundenen Ausgaben Vorsteuer abziehen zu dürfen, was durchaus empfehlenswert sein kann. (Mehr darüber erfahren Sie in Kapitel 6 im Abschnitt »Vermögensverwaltung«.)
Die Einnahmen aus der Verpachtung (mit Umsatzsteueroption) buchen Sie wie in Tabelle 8.60.
| Soll | Haben | ||
| 0950 Bank Tennis | 1.070,00 | ||
| an | 4111 Miet- und Pachterträge 7 % Umsatzsteuer (hier: Clubhaus) | 1.000,00 | |
| 4380 Umsatzsteuer 7 % | 70,00 |
Tabelle 8.60: Buchungssatz für Miet- und Pachteinnahmen in der Vermögensverwaltung
Die selbst erwirtschafteten Einnahmen aus dem Verkauf von Speisen und Getränken buchen Sie wie in Tabelle 8.61.
| Soll | Haben | ||
| 0930 Kasse Tennis | 952,00 | ||
| an | 8032 Erlöse 19 % Umsatzsteuer Vereinsgaststätte und Ähnliches | 800,00 | |
| 8181 Umsatzsteuer 19 % | 152,00 |
Tabelle 8.61: Buchungssatz für Einnahmen
aus Verkauf von Speisen und Getränken
mit Verzehr vor Ort
Die Buchungssätze für die Ausgaben durch den Einkauf der Speisen mit 7 Prozent Vorsteuer und Getränke mit 19 Prozent Vorsteuer lauten wie in den Tabellen 8.62 und 8.63 angegeben.
| Soll | Haben | ||
| 8152 Wareneingang 7 % Vorsteuer | 100,00 | ||
| 8186 Abziehbare Vorsteuer | 7,00 | ||
| an | 0950 Bank Tennis | 107,00 |
Tabelle 8.62: Buchungssatz für Ausgaben für Einkauf von Speisen
| Soll | Haben | ||
| 8154 Wareneingang 19 % Vorsteuer | 400,00 | ||
| 8186 Abziehbare Vorsteuer | 76,00 | ||
| an | 0950 Bank Tennis | 476,00 |
Tabelle 8.63: Buchungssatz für Ausgaben für Einkauf von Getränken
Kein Theater mit der Theaterabteilung
Über das schönste Hobby der Welt lässt sich sicher streiten. Unbestritten ist jedoch, dass bei allen möglichen Hobbys der Sport den Löwenanteil hat. Die Medienpräsenz lässt die damit verbundenen Vermarktungsmöglichkeiten erkennen und wen wundert es, wenn daran auch der Fiskus Anteil haben möchte. Sicherlich ist das einer der Gründe, warum bei den Zweckbetrieben die sportlichen Veranstaltungen gesondert betrachtet und mit einer Zweckbetriebsgrenze bedacht werden. Für die Zweckbetriebe eigener Art gelten keine Grenzen. Für sie gelten die Steuervorteile unbegrenzt. Deshalb kann das folgende Beispiel bedenken- und grenzenlos gebucht werden.
Beispiel: Theaterveranstaltung
Der gute Ruf der Theaterabteilung des SV Zwietracht geht weit über die Vereinsgrenzen hinaus, sodass ihre Aufführungen in der Stadthalle nicht nur Mitglieder, sondern auch Freunde aus der ganzen Welt begeistern.
Jim Knopf, der Kassenwart der Theaterabteilung legt Ihnen folgende Abrechnung vor, wobei alle Einnahmen und Ausgaben bar beglichen wurden:
Eintrittsgelder 15.000
Euro
Ausgaben für Kulissen
und Kostüme 4.000 Euro
Ausgaben für
Übersetzung des Drehbuchs 300 Euro
Die Förderung von Kunst und Kultur und deren Verwirklichung durch die Pflege des Theaters sind als Satzungszweck des SV Zwietracht aufgeführt. Damit sind die Aufführungen der Theaterabteilung steuerbegünstigter Zweckbetrieb, für den keine Zweckbetriebsgrenze gilt. Sie sind ertragsteuerfrei. Bei der Umsatzsteuer ist der ermäßigte Steuersatz anzusetzen.
Die Buchung für die eingenommenen Eintrittsgelder lautet wie in Tabelle 8.64.
| Soll | Haben | ||
| 0934 Kasse Theater | 16.050,00 | ||
| an | 6010 Eintrittsgelder | 15.000,00 | |
| 6095 Umsatzsteuer 7 % | 1.050,00 |
Tabelle 8.64: Buchungssatz für Einnahmen aus Eintrittsgeldern
Die Ausgaben verbuchen Sie wie in den Tabellen 8.65 und 8.66.
| Soll | Haben | ||
| 6175 Ausgaben für Kulissen und Kostüme | 4.000,00 | ||
| 6375 Abziehbare Vorsteuer | 760,00 | ||
| an | 0934 Kasse Theater | 4.760,00 |
Tabelle 8.65: Buchungssatz für Ausgaben für Kulissen und Kostüme
| Soll | Haben | ||
| 6180 Ausgaben bezogene Leistungen (Drehbücher) | 300,00 | ||
| 6375 Abziehbare Vorsteuer | 21,00 | ||
| an | 0934 Kasse Theater | 321,00 |
Tabelle 8.66: Buchungssatz für Ausgaben für bezogene Leistungen