11. El poder del hábito de recopilar

Estas sencillas técnicas ofrecen más de lo que parece a primera vista; de hecho, constituyen un método sistemático para mantener la mente libre de distracciones y asegurar un alto nivel de productividad y eficacia en el trabajo. Ése ya sería, por sí solo, un buen argumento para ponerlas en práctica.

Sin embargo, los principios fundamentales de mi método tienen repercusiones mucho mayores. Dedico los tres capítulos siguientes a exponer lo que he podido aprender durante los últimos veinte años, sobre los efectos sutiles y a menudo más profundos que pueden derivarse de la implementación de estos principios básicos. Los resultados a largo plazo pueden tener un impacto significativo en usted en tanto que individuo y, además, también pueden afectar positivamente la cultura organizativa de cualquier empresa.

Cuando las personas con las que interactúe se percaten de que recibe, procesa y organiza sin falta y de manera impecable todos los intercambios y compromisos que tienen con usted, comenzarán a confiar en usted como nunca antes lo habían hecho. Tal es el poder de implementar recordatorios para cualquier cosa, asunto o acción que tenga incompleta o sin procesar. Y no sólo eso, sino que potencia su bienestar mental y mejora la calidad de sus comunicaciones y relaciones, tanto personales como profesionales.

LOS BENEFICIOS PERSONALES

¿Qué experimentó al llevar a cabo la actividad de recopilación y descarga? Muchas personas me han dicho que se sintieron fatal y, a la vez, muy bien. ¿Cómo es posible?

Si usted es como la mayoría de las personas que llevan a cabo el proceso de recopilación al completo, probablemente experimentó algún tipo de ansiedad. Cuando les pido a los participantes de mis seminarios que describan sus emociones mientras se someten a versiones simplificadas de este proceso, suelen surgir términos tan descriptivos como «agobiado», «pánico», «frustración», «fatiga» y «asco». ¿Cree que hay alguna de las cosas recopiladas cuya ejecución ha postergado? De ser así, automáticamente habrá algo de culpa asociada a ello: «Podría», «debería», «tendría que haberlo hecho antes».

Al mismo tiempo, ¿experimentó una sensación de liberación, de alivio o de control durante el proceso de recopilación? Lo cierto es que la respuesta de la mayoría de las personas es afirmativa. ¿Cómo es posible? ¿Cómo pueden aflorar estados de ánimo opuestos mientras se realiza un mismo ejercicio? ¿Cómo se puede experimentar al mismo tiempo ansiedad y alivio, agobio y control? ¿Qué sucede?

Cuando comprenda el origen de sus sentimientos negativos hacia todas sus «cosas», descubrirá, tal como hice yo, la forma de librarse de ellos. De hecho, si ha experimentado algún sentimiento positivo mientras recopilaba sus «cosas» ya ha comenzado el proceso de eliminación de la negatividad que hay en usted.

El origen de los sentimientos negativos

¿Cuál es la causa de esos sentimientos negativos? ¿Tiene demasiadas cosas por hacer? No, siempre hay demasiado por hacer. Si se siente mal simplemente porque tiene que hacer más cosas de las que puede abarcar jamás va a librarse de esa sensación. Tener demasiado que hacer no es el origen de los sentimientos negativos; la negatividad se debe a otras causas. ¿Cómo se siente cuando alguien no cumple un compromiso que había contraído con usted? ¿Qué sintió hacia aquella persona que le dijo que se encontrarían un jueves a las cuatro de la tarde y ni apareció ni llamó? ¿Cómo se sintió usted? Frustrado, supongo. El precio que las personas pagan en el mundo cuando incumplen un compromiso es la desintegración de la confianza en la relación, y esa es una consecuencia negativa.

No sentimos ansiedad y culpa porque tengamos demasiadas cosas que hacer; se trata del resultado automático de romper los compromisos contraídos con uno mismo.

¿Y qué son los elementos que hay en su «bandeja de entrada»? Compromisos que ha contraído consigo mismo. Sus sentimientos negativos son simplemente el resultado de haber roto esos compromisos, los síntomas de la confianza en uno mismo que se desintegra. Si se propone elaborar un plan estratégico y no lo hace, se siente mal. Se dice a sí mismo que va a organizarse, pero, cuando fracasa, abre la puerta a la culpa y la frustración. Si decide pasar más tiempo con sus hijos y no lo hace, entonces surgen la ansiedad y el agobio.

¿Cómo lograr no romper los compromisos que ha contraído consigo mismo?

Si los sentimientos negativos provienen de un compromiso roto, tiene tres opciones para enfrentarse a ellos y eliminar las consecuencias negativas:

• No contraiga el compromiso
• Cumpla el compromiso
• Renegocie el compromiso

Cualquiera de las tres opciones sirve para librarse de los sentimientos desagradables.

No contraer el compromiso

Probablemente se sintió muy bien cuando cogió una pila de «cosas» antiguas, decidió que no podía hacer nada con ella y simplemente la tiró a la papelera. Una forma de enfrentarse a los incompletos de su mundo es decir no.

Las cosas serían mucho más sencillas si se limitara a rebajar sus estándares. Si no se preocupara tanto porque alcanzaran un determinado nivel (la educación de sus hijos, la moral de su equipo, el código de los programas informáticos…), tendría menos cosas que hacer ^[18]

Dudo que vaya a rebajar sus estándares, pero en cambio pienso que contraerá menos compromisos una vez que comprenda lo que eso significa. Yo lo hice. Antes contraía muchísimos compromisos para ganarme la aprobación de la gente, pero cuando descubrí el precio que pagaba al no cumplir con algunos de ellos, tomé mucha más conciencia de los que contraía. Un ejecutivo del mundo de los seguros con el que trabajé describió de este modo el gran beneficio que le reportó la puesta en marcha de este sistema: «Antes le decía a todo el mundo: “Sí, lo haré, cuenta con ello”, porque no sabía todas las cosas que tenía que hacer. Ahora que tengo un inventario claro y completo, para mantener mi integridad me veo obligado a decir: “No, no puedo hacerlo, lo siento”. Lo más sorprendente es que en lugar de molestarse por mi rechazo, todo el mundo se muestra impresionado por mi disciplina».

Otro cliente, que se dedica a la formación personal, me contó hace poco que tras inventariar su trabajo había eliminado una gran cantidad de preocupación y estrés de su vida. La disciplina de trasladar todo lo que capturaba su atención a la «bandeja de entrada» le llevó a reconsiderar las cosas con las que realmente quería hacer algo. Si no estaba dispuesto a escribir una nota al respecto para meterla en el «cesto», simplemente se olvidaba del tema.

Gestionar un inventario objetivo de su trabajo permite decir que no con mucha más integridad.

Yo creo que esa forma de pensar denota una gran madurez. Una de las mayores ventajas de este método es que cuando realmente asuma la responsabilidad de capturar y seguirle la pista a lo que invade su mente, se lo pensará dos veces a la hora de contraer consigo mismo obligaciones que no pretende o no tiene por qué cumplir. No ser consciente de todo lo que uno debe hacer es muy parecido a tener una tarjeta de crédito sin conocer el saldo o el límite: es mucho más fácil ser insolvente.

Cumplir el compromiso

Por supuesto, otro método para librarse de los sentimientos negativos generados por sus «cosas» es simplemente cumplir con los compromisos y poderlos marcar como hechos. En realidad usted adora hacer cosas, ya que eso le proporciona la sensación de haber terminado algo. Si ya ha empezado a completar las acciones que requieren menos de dos minutos en cuanto surgen, estoy seguro de que podrá dar fe de los beneficios psicológicos. La mayoría de mis clientes se sienten de maravilla un par de horas después de haber procesado sus pilas, simplemente por haber completado un gran número de asuntos pendientes aplicando la regla de los dos minutos.

Puede pasarse un gran fin de semana realizando un montón de pequeños recados y tareas que se le han ido acumulando en casa y en el ámbito personal. Invariablemente, cuando tome nota de todos los frentes abiertos, los pequeños y los grandes, y los vea en una misma lista, una parte de usted se sentirá inclinada (o creativamente disgustada, o lo suficientemente intimidada como para hacerlo) a comenzar a eliminar elementos de ella.

Es como si todos anheláramos una victoria, y resulta magnífico satisfacer esa necesidad detectando tareas pendientes que puede comenzar y terminar sin mayor complicación. ¿En alguna ocasión ha completado algo que no estaba inicialmente en una lista, y que anotó para tacharlo después? En ese caso ya sabe a qué me refiero.

Es mucho más fácil cumplir un compromiso cuando sabemos de qué se trata.

Ahora bien, aquí influye otro aspecto. ¿Cómo se sentiría si sus listas y sus pilas estuvieran total y satisfactoriamente completadas? Probablemente daría tales brincos que llegaría al techo y se sentiría lleno de energía creativa. Y ¿adivina que tendría al cabo de tres días? Correcto: ¡una nueva lista, probablemente aún más grande! Se sentirá tan bien completando sus «cosas» incompletas que probablemente emprenderá proyectos más grandes y ambiciosos.

Y no sólo eso, si tiene un jefe, ¿cuál cree que será su reacción después de comprobar el alto nivel de competencia y productividad que usted demuestra? Ha acertado otra vez: ¡darle más cosas para hacer! Es el círculo vicioso del desarrollo profesional: cuanto mejor sea, más le convendrá ser mejor.

Por lo tanto, como no rebajará significativamente sus estándares, ni dejará de generar más cosas por hacer, lo mejor que puede hacer para dejar de estresarse es sentirse cómodo con la tercera opción, renegociar el compromiso.

Renegociar el compromiso

Imagine que yo le hubiera dicho que nos encontraríamos el jueves a las cuatro de la tarde, pero tras concertar la cita mi mundo ha cambiado y, teniendo en cuenta mis nuevas prioridades, decido que no voy a reunirme con usted el jueves a las cuatro. En lugar de no aparecer, ¿qué debería hacer para mantener la integridad de la relación? Simplemente llamar y cambiar la cita. Un compromiso renegociado no es un compromiso roto.

¿Comprende ahora por qué sacar todo el material de su mente y de delante de sus ojos le hace sentirse mejor? Pues porque cuando observa, pondera y decide actuar o posponer la actuación según los compromisos que ha contraído consigo mismo, está renegociando esos compromisos. Y ahí está el problema: ¡resulta imposible renegociar un compromiso si no recuerda que lo contrajo!

El hecho de que no pueda recordar un compromiso que contrajo consigo mismo no significa que no pueda responder de él. Pregúntele a cualquier psicólogo qué sentido del pasado y del presente tiene la parte de su mente donde se almacenaba la lista que ha pasado a papel: ninguno. Para ella todo es presente. Eso significa que si se dice a sí mismo que debería hacer algo y lo archiva tan sólo en su memoria a corto plazo, hay una parte de su mente que cree que debe hacerlo a todas horas. Y eso, a su vez, significa que en cuanto decide hacer dos cosas a la vez y las archiva tan sólo en la cabeza, está generando automáticamente estrés y sensación de fracaso, ya que desde luego no puede hacerlas al mismo tiempo.

Quizás usted, como mucha gente, probablemente dispone en su casa de una zona de almacenamiento, tal vez un garaje que hace un tiempo (¡tal vez hace ya seis años!) decidió que debía limpiar y organizar. En ese caso, probablemente haya una parte de su mente que piense que debería haberse pasado veinticuatro horas al día durante todos los días de los últimos seis años limpiando ese garaje. ¡No es de extrañar que la gente esté tan cansada! Y ha oído esa vocecilla dentro de su cabeza cada vez que pasa por delante del garaje diciéndole: «¿Y por qué pasas por delante sin hacer nada? ¿No se supone que debíamos limpiarlo?». Y como no puede soportar oír esa parte quejumbrosa y regañona de su propia personalidad, evitará volver a acercarse al garaje siempre que pueda. Si quiere hacer que esa voz se calle, tiene tres opciones para abordar el compromiso contraído consigo mismo:

1. Rebajar los estándares en relación con su garaje (tal vez ya lo haya hecho). «Tengo el garaje hecho un asco, ¿y qué?»
2. Cumplir el compromiso: limpiar el garaje.
3. O bien, introducir la tarea de «Limpiar el garaje» en una lista de «Algún día/tal vez». Entonces, cuando semanalmente revise esa lista y vea ese elemento, podrá decirse: «Esta semana no». Y la siguiente vez que pase por delante del garaje, la única voz interior que oirá será la que diga: «¡Esta semana no! ¡Ja!»

Todo lo que le he dicho es bastante veraz; es como si una parte de nuestra mente no estableciera diferencia entre el compromiso de limpiar un garaje y el de comprar una empresa, por ejemplo. Para ella, se trata simplemente de compromisos, cumplidos o rotos. Si gestiona ese tema sólo de manera interna, romperá un compromiso siempre que no se haga cargo de él al momento.

Un distanciamiento radical de la gestión tradicional del tiempo

Este método supone una diferencia significativa respecto a lo que aconseja la gestión tradicional del tiempo. Muchos de esos modelos le dejan a uno con la impresión de que si se había comprometido consigo mismo a hacer algo pero de pronto ese algo no parece tan importante, significa que realmente no es tan importante y que, por lo tanto, no hace falta ni tomar nota de ello, ni gestionarlo, ni abordarlo. Mi experiencia, sin embargo, me dice que eso no es correcto, por lo menos teniendo en cuenta el modo en que opera una parte dentro de nosotros, que no puede ser considerada consciente. No obstante, nuestra mente consciente sí opera así, de modo que todos los compromisos deben volverse conscientes. Eso significa que debemos capturarlos, identificarlos y revisarlos regularmente a conciencia para poderlos colocar en el lugar apropiado dentro del ámbito de su propia gestión personal. Si eso no sucede, le robarán mucha más energía mental de la que se merecen.

Según mi propia experiencia, todo lo que se gestiona sólo desde la «RAM de su cerebro» acaba requiriendo más o menos atención de la que se merecía. La razón para recopilarlo todo no es que todo sea igual de importante, sino precisamente que no lo es. Pero los elementos incompletos y no recopilados parecen todos iguales en cuanto a la presión que generan y la atención que nos roban.

¿Qué nivel de recopilación es necesario?

Se sentirá mucho mejor si recopila cualquier cosa que aún le quede por recopilar. Cuando se dice a sí mismo: «Ah, es verdad, tengo que comprar mantequilla la próxima vez que vaya a la tienda» y lo escribe en la lista de la compra, se siente mejor. Cuando piensa, «Tengo que llamar al del banco para lo del fondo del fideicomiso» y lo anota en algún sitio que sepa que verá cuando esté al teléfono, se siente mejor. Pero esa sensación está a años luz de la que sentirá cuando sepa que lo tiene todo.

¿Cuándo sabrá cuánto le queda en la mente por recopilar? Cuando no le quede nada. Si alguna parte de usted es consciente, aunque sea vagamente, de que no lo tiene todo, no podrá saber realmente qué porcentaje ha recopilado. ¿Y cómo sabrá cuándo no queda nada más? Cuando no se le ocurra ningún recordatorio de algo que tuviera que hacer y no haya hecho.

Eso no significa que su mente vaya a quedarse en blanco; mientras esté consciente, siempre se concentrará en algo. Pero si logra que se concentre sólo en una cosa cada vez, sin distracciones, estará en su «zona».

Le sugiero que utilice la cabeza para pensar en las cosas en lugar de pensarlas. Lo que quiere es que el hecho de pensar en proyectos y personas le suponga un valor añadido, y no que sólo le sirva para recordar que existen. Pero si quiere experimentar ese estado más productivo deberá registrarlo todo, lo que requiere concentración y un cambio de hábitos para aprender a reconocer y descargar todos los compromisos que contraiga consigo mismo, incluso los más pequeños, tan pronto como tomen cuerpo en su mente. Llevar a cabo el proceso de recopilación tan exhaustivamente como le sea posible y, a continuación, incorporar el hábito de capturar todas las cosas nuevas que van surgiendo le proporcionará mucha energía y le resultará muy productivo.

CUANDO LAS PERSONAS CON LAS QUE SE RELACIONA Y LAS ORGANIZACIONES HAN ADOPTADO EL HÁBITO DE RECOPILAR

¿Qué sucede cuando todas las personas que forman parte de un equipo (en un matrimonio, en un departamento, el personal, la familia, la empresa) confían en que nadie dejará que nada se le escape a su control? La verdad es que una vez que haya logrado eso, difícilmente se preocupará de si alguien no hace lo que debe: habrá cosas más importantes que captarán su atención.

Tener que achicar el agua de un bote de remos que hace agua desvía la energía que debería utilizarse para remar.

Pero si los fallos de comunicación siguen siendo una cuestión irresuelta, probablemente habrá algún tipo de frustración y un nerviosismo general en el ambiente. Muchas personas sienten que si no están constantemente encima de un asunto, éste puede desaparecer engullido por el sistema y estallar en cualquier momento. No se dan cuenta de que eso les pasa porque como siempre han vivido esa situación, la ven como si se tratara de una ley universal, como la gravedad, cuando lo cierto es que no tiene por qué ser así.

Hace años que me he percatado de ello; entran en mi entorno buenas personas que no han adquirido estos hábitos y destacan como una mosca en la leche. Como llevo ya más de veinte años viviendo con estos estándares de una RAM y un disco duro mentales limpios y «bandejas de entrada» bien definidas, cuando en el «cesto» de alguien queda una nota sin procesar, o en medio de una conversación ese alguien dice «sí, lo haré», pero no toma ninguna nota, se me disparan todas las alarmas. Se trata de un comportamiento inaceptable en mi mundo; hay asuntos demasiado importantes como para tener que andar preocupándonos por si el sistema tiene goteras.

Necesito poder confiar en que cualquier petición o información relevante que deje en un buzón de voz, en un correo electrónico, en una nota o que surja en una conversación, será procesada y organizada con celeridad y que pronto estará disponible para que la persona que la ha recibido pueda revisarla como una opción para sus acciones. Si el receptor utiliza el buzón de voz, pero no hace lo mismo con el correo electrónico o el correo convencional, me veo limitado a utilizar el medio en el que esa persona confía. Ese comportamiento debe ser inaceptable dentro de una organización que se preocupe porque las cosas se puedan hacer con el menor esfuerzo.

Cuando se precisa un cambio, debe haber confianza en que las acciones siguientes necesarias para ese cambio se llevarán a cabo de forma apropiada. En definitiva, un sistema sólido es tan bueno como su parte más débil, y a menudo el talón de Aquiles suele ser una persona con poca sensibilidad por las comunicaciones del sistema.

Se trata de algo de lo que me percato especialmente cuando analizo organizaciones en las que las «bandejas de entrada» o bien no existen, o están saturadas, o resulta evidente que no han sido procesadas desde hace mucho tiempo. Normalmente, ese tipo de entornos son víctima de una severa «interruptitis» porque no pueden fiarse de las comunicaciones que introducen en el sistema.

Las organizaciones deben crear una cultura que acepte que todo el mundo tenga más trabajo del que puede hacer, y en la que sea recomendable renegociar los compromisos relacionados con lo que la gente no hace.

En los entornos que cuentan con sistemas sólidos, aunque sean basados en el papel, la claridad es palpable; el sistema no es una preocupación consciente y todo el mundo puede centrar más su atención. Lo mismo pasa en las familias que han introducido el uso de «bandejas de entrada» (para los padres, los hijos, la niñera, la mujer de la limpieza y cualquier otra persona con la que los miembros de la familia tengan un trato frecuente). La gente suele hacer una mueca siempre que explico que mi mujer, Kathryn, y yo ponemos cosas en las «bandejas de entrada» del otro, incluso cuando estamos sentados uno junto al otro; les parece una actitud «fría y mecánica». Pero lo cierto es que además de constituir un acto de educación destinado a no interrumpir el trabajo del otro, la práctica genera en realidad una mayor calidez y libertad en la pareja, ya que las cosas mecánicas se gestionan mediante un sistema, con lo que la relación no tiene el monopolio de nuestra atención.

Por desgracia, en los sistemas personales no hay leyes que valgan; cada persona debe encontrar el modo que mejor le funcione para abordar sus asuntos. Sin embargo, se puede hacer que las personas sean responsables de los resultados de su trabajo, y también del seguimiento y la gestión de todo lo que encuentren en su camino. Y usted puede proporcionarles la información que aparece en este libro. Así al menos no tendrán excusa cuando algo se les escape entre las grietas del sistema.

Eso no significa que todo el mundo deba hacerlo todo. Espero haber sido capaz de describir el modo de enfrentarse a este mundo relativamente nuevo basado en el conocimiento en el que todas las personas tienen más cosas que hacer de las que realmente pueden hacer. La cuestión fundamental será crear un proceso de renegociación constante que lo incluya todo y que nos permita sentirnos bien respecto a lo que no hacemos. Ésa es la verdadera gestión del conocimiento a un nivel más sofisticado. Sin embargo, es muy poco probable que pueda lograrlo si no dispone de sistemas de recopilación eficientes. Recuerde que no podrá renegociar un compromiso contraído consigo mismo si no recuerda que lo contrajo, y que, por supuesto, no puede renegociar compromisos con otras personas si les ha perdido la pista.

Cuando un grupo de personas adoptan el ciento por ciento de los estándares de recopilación, tienen un barco sin vías de agua con el que navegar. Eso no significa que naveguen en la dirección correcta, ni siquiera que estén en el barco correcto; sólo significa que su barco, vaya hacia donde vaya, avanza aprovechando al máximo la energía de que dispone.