10. Controlar los proyectos

Los capítulos del 4 al 9 le han proporcionado todos los trucos y métodos que necesita para despejar la mente y realizar elecciones intuitivas respecto a qué hacer y cuándo. Ése es el nivel horizontal: lo que necesita su atención y acción en el ámbito horizontal de su vida. La última pieza del rompecabezas es el nivel vertical, el pensamiento incisivo, profundo, que puede reforzar su capacidad mental creativa. Y para ello tenemos que perfeccionar y fortalecer la forma de planificar nuestros proyectos.

LA NECESIDAD DE UNA MAYOR PLANIFICACIÓN ESPONTÁNEA

Tras años de asesorar a miles de profesionales, puedo decir que prácticamente todos podríamos planificar más, con mayor frecuencia y de una manera más espontánea todo lo relativo a nuestros proyectos profesionales y personales. Y que si así lo hiciéramos, eliminaríamos mucha presión de nuestra mente y obtendríamos muchos resultados creativos con un esfuerzo mínimo.

Por otro lado, también he descubierto que las mejoras a la hora de planificar no se consiguen utilizando las complejas y elaboradas técnicas de organización de proyectos que a menudo emplean los directores de proyectos profesionales (como los diagramas de Gantt^[17]). Además, la mayoría de las personas que las necesitan, o bien ya disponen de ellas, o tienen acceso a la formación y al software necesarios para aprender a utilizarlas. Pero la verdadera necesidad es potenciar la utilización al máximo de la forma creativa que está al alcance de todos (o que podría estarlo).

La principal razón del desaprovechamiento de esta forma creativa de pensar con valor añadido es la falta de sistemas que gestionen la cantidad potencialmente infinita de detalles que podrían surgir. Ése es el motivo por el que mi enfoque tiende a ser de abajo arriba. Si considera que sus obligaciones actuales sujetas a acción están fuera de control, se resistirá a llevar a cabo una planificación orientada en ese sentido porque la rechazará inconscientemente. En cambio, a medida que ponga en práctica la metodología que le propongo descubrirá que libera una gran cantidad de pensamiento creativo y constructivo. Si dispone de sistemas y hábitos preparados para potenciar sus ideas, su productividad puede crecer de forma exponencial.

En el capítulo 3 he tratado con cierto detalle las cinco fases de la planificación de proyectos que contribuyen a convertir una mera idea en una realidad tangible.

Tiene que establecer sistemas y trucos que le lleven a pensar en sus proyectos y situaciones con más frecuencia, mayor facilidad y más profundidad.

A continuación le propongo una recopilación de trucos y técnicas prácticas que facilitarán el proceso natural y espontáneo de planificación que yo recomiendo. Aunque estos consejos son de sentido común, la gente no los aplica con la frecuencia que sería necesaria. Póngalos en práctica en cualquier momento y tan a menudo como le sea posible en lugar de reservarse sus ideas sólo para las reuniones importantes.

¿QUÉ PROYECTOS DEBERÍA PLANIFICAR?

La mayor parte de resultados que ha identificado para su lista de «Proyectos» no necesitarán ningún tipo de planificación inicial más allá de las operaciones mentales, rápidas y naturales que deberá realizar para llegar a la acción siguiente que requieren. La única planificación que necesitaría «Llevar el coche a pasar la revisión», por ejemplo, sería consultar la guía telefónica y buscar el taller más cercano, llamar y concertar una cita.

Ahora bien, existen dos tipos de proyectos que sí merecen al menos algún tipo de actividad de planificación: (1) los que siguen reteniendo su atención incluso después de haber determinado la acción siguiente y (2) aquellos para los que surgen ideas potencialmente útiles y detalles de apoyo.

Para el primer tipo de proyectos, aquellos con aspectos que usted sabe que están pendientes de decidir y organizar, no bastará con una simple identificación de la siguiente acción, sino que necesitarán un enfoque más detallado y una aplicación más específica de una o más de las otras cuatro fases del modelo de planificación natural: el objetivo y los principios, la visión/los resultados, la lluvia de ideas y/o la organización.

El segundo tipo de proyectos, aquellos para los cuales surgen ideas mientras está en la playa, conduciendo el coche o en una reunión, exigirán un lugar apropiado en el que puedan recogerse esas ideas asociadas y podrán quedarse allí para utilizarlos cuando sea necesario.

Proyectos que necesitan acciones siguientes relacionadas con la planificación

Probablemente en estos momentos tenga en mente una serie de proyectos que le gustaría tener más objetivados, maduros y controlados. Tal vez deba acudir a una importante reunión dentro de un rato y sabe que tiene que preparar la documentación necesaria; o acaba de caerle encima el trabajo de coordinar el congreso anual de asociados y debe organizado lo antes posible para poder comenzar a delegar trabajos importantes; o debe acabar de perfilar la descripción de un nuevo puesto que se creará en su equipo para entregarla al departamento de recursos humanos. Si aún no lo ha hecho, identifique inmediatamente una acción que suponga el inicio del proceso de planificación de cada uno de los proyectos, colóquelo en la lista de acción apropiada y ejecute las siguientes etapas de planificación.

Etapas de planificación típicas

Los tipos más corrientes de acciones orientadas a la planificación consistirán en realizar sus propias sesiones de lluvia de ideas y organizar reuniones y recoger información.

Lluvia de ideas. Algunos de los proyectos a los que dedica su atención en estos momentos le exigirán un modo de pensar más libre desde el punto de vista formal; eso es especialmente cierto en el caso de aquellos proyectos en los que no tenía claro cuál debía ser la acción siguiente a la hora de decidir algo sobre ellos. En esos casos, todos deberían tener una acción siguiente del estilo «Esbozar ideas respecto a X».

Debe decidir dónde y cómo quiere llevar a cabo esa acción para saber en qué lista de acción colocarla. ¿Se trata de algo que requiere un ordenador o que prefiere hacer a mano y sobre papel? Yo elegiría el soporte basándome en lo que rae dictara la intuición, pero en cualquier caso la acción terminaría o bien en la lista «Al ordenador» o en la de «Donde sea» (ya que, siempre que disponga de papel y lápiz, puedo esbozar mapas mentales en cualquier lugar).

Organizar. Tal vez tenga una serie de proyectos para los cuales ya ha recogido unas cuantas notas y materiales de apoyo diversos que sólo debe ordenar y dotar de una estructura más definida. Si es así, la siguiente acción sería probablemente «Organizar las notas del proyecto X». Si sólo puede realizar esa tarea cuando se encuentre en el despacho (porque allí es donde tiene los archivos y no quiere llevarlos de un lado para otro), introdúzcala en la lista de acciones «En el despacho». Si, por el contrario, lleva consigo las notas del proyecto en una carpeta o en un organizador u ordenador portátil, la tarea de organizar encajaría mejor en la lista «Donde sea» o «Diversos» (si lo va a hacer a mano) o «Al ordenador», en el caso de que utilice un procesador de textos o un programa para planificar proyectos.

Uno de los grandes obstáculos para lograr una productividad organizada es la falta de decisión del personal ejecutivo sobre la necesidad de celebrar reuniones (y con quién) para que un asunto importante prospere.

Convocar reuniones. A veces, para poder progresar en las ideas para el proyecto, vale la pena convocar una reunión con las personas que usted querría que tomaran parte en una lluvia de ideas. Eso implicará enviar correos electrónicos a todo el grupo, hacer que un ayudante contacte con los miembros o realizar una llamada telefónica con la primera persona para fijar una fecha.

Recoger información. En ocasiones, la siguiente tarea a la hora de pensar en un proyecto es recoger más datos. Tal vez tenga que hablar con alguien para conocer sus opiniones («Llamar a Bill y pedirle su opinión sobre la reunión de directivos»); echar un vistazo a los archivos de la reunión que se hizo el año anterior y que le acaban de llegar («Revisar los archivos de la conferencia de asociados»), o quizá desee navegar por Internet para hacerse una idea de lo que se dice «por ahí» acerca de un nuevo tema que está estudiando («Empresas de búsqueda de investigación y desarrollo para ejecutivos de ventas»).

Ideas aleatorias para proyectos

No deje escapar ninguna idea potencialmente útil para un proyecto. Quizá se le ocurra algo que querría poder recordar luego, cuando se encuentre en una situación y en un lugar que no tenga nada que ver con el proyecto: mientras se dirige en coche al supermercado, y se le ocurre una gran forma de comenzar la siguiente reunión de personal; mientras está echando la salsa a los espaguetis y piensa que podría estar bien regalar bolsas conmemorativas a los asistentes de la próxima reunión, o mientras está viendo las noticias por la noche y de pronto piensa en otra persona clave que le gustaría incluir en el consejo asesor que está preparando. Si no se trata de acciones siguientes específicas que pueda incluir directamente en alguna lista de acciones, recoja las ideas y organícelas de alguna forma coherente. Por supuesto, la mejor herramienta para asegurar que no se pierde nada es su sistema de recopilación (la bandeja de entrada, una libreta y papel —o un equivalente— en la oficina y en casa, y en una versión portátil —fichas— cuando está fuera). Ha de poder retener todas sus ideas hasta que decida lo que va a hacer con ellas.

HERRAMIENTAS Y ESTRUCTURAS DE APOYO PARA LAS IDEAS DE PROYECTOS

Independientemente del nivel al que surjan las ideas de proyectos, es fantástico tener siempre a mano unas buenas herramientas que nos permitan registrar esas ideas en cuanto aparezcan. Y una vez capturadas, nos será de gran utilidad acceder a ellas siempre que las necesitemos.

Herramientas de pensamiento

Uno de los grandes secretos para lograr ideas y aumentar la productividad es utilizar el principio de la función que sigue a la forma: las grandes herramientas pueden producir pensamientos de calidad. (Personalmente, las mejores ideas se me han ocurrido mientras jugaba con la agenda electrónica en un aeropuerto, esperando a coger un avión).

La función suele seguir a la forma. Proporciónese un contexto para retener pensamientos y brotarán de su mente pensamientos que aún no sabe que alberga.

Si uno no está escribiendo nada, resulta extremadamente difícil concentrarse en algo durante más de unos minutos, sobre todo cuando se está solo. En cambio, si se utilizan herramientas físicas para mantener el pensamiento anclado es posible estar constructivamente implicado en algo durante muchas horas.

Instrumentos de escritura

Tenga siempre a mano unos buenos instrumentos de escritura para que nunca se resista a pensar por no poder recoger las ideas. Cuando yo no tengo nada con qué escribir y me pongo a pensar en proyectos y situaciones, noto que no lo hago con la comodidad habitual.

Y al contrario: en ocasiones se me han ocurrido grandes ideas y he elaborado grandes planes sólo porque quería utilizar mi magnífico y radiante bolígrafo nuevo. Cabe la posibilidad de que usted no logre inspirarse usando instrumentos que le gustan, pero si le sucede como a mí, hágase un favor e invierta en instrumentos de escritura de calidad.

También le sugiero que tenga siempre bolígrafos que funcionen cerca de los lugares en los que cree que va a querer tomar notas (sobre todo cerca de los teléfonos de la casa).

Folios y libretas

Además de las herramientas de escritura, debería tener siempre folios y libretas a mano. Las libretas de taco van bien porque siempre se puede arrancar una hoja con ideas y notas y colocarla en la «bandeja de entrada» hasta que se presente la oportunidad de procesarla. Además, si quiere conservar algunos de sus mapas mentales espontáneos, podrá guardar esas hojas en sus correspondientes carpetas sin tener que volver a escribirlos.

¿Dónde tiene la libreta más próxima? Póngala más cerca.

Caballetes y pizarras

Si tiene sitio, las pizarras de pared o dispuestas en un caballete son herramientas muy funcionales para pensar, ya que ofrecen mucho espacio para anotar ideas, y puede resultar muy útil tener una delante mientras se profundiza en un tema. Es magnífico disponer de una pizarra en la pared del despacho o de la sala de reuniones, y cuanto más grande mejor. Si tiene hijos, le recomiendo que instale una en su dormitorio (¡ojalá a mí me hubieran animado a tener tantas ideas como pudiera mientras crecía!). Asegúrese de que tiene siempre a mano rotuladores que funcionan; resulta muy frustrante querer empezar a escribir en una pizarra y descubrir que todos los rotuladores están secos.

Cuando dos o más personas celebran una reunión, alguien debe escribir las cosas en algún lugar que los demás puedan ver. Y aun en el caso de que borre sus pensamientos al cabo de unos minutos, el simple acto de escribirlos fomenta como nada el proceso de pensamiento creativo. (Sé por experiencia que, cuando no se tiene a mano una libreta, resulta inmensamente útil escribir diagramas y notas informales en los manteles y salvamanteles de papel, o incluso en las servilletas de los restaurantes).

Potencie el uso de su ordenador como una central de pensamiento.

El ordenador

Muchas veces me gusta pensar mientras plasmo mis ideas en el procesador de textos del portátil. Siempre quiero hacer muchas cosas con ellas, y resulta increíble poderlas tener en un soporte digital para después imprimirlas, cortarlas y pegarlas y darles diversas aplicaciones. Además, en cuanto enciendo el ordenador, los pensamientos acuden automáticamente a mi mente. Ahora bien, si quiere que su relación con el ordenador sea sencilla y divertida, anímese a mejorar sus habilidades mecanográficas.

Las estructuras de apoyo

Pero aparte de tener a mano unas buenas herramientas, también deberá disponer de formatos accesibles en los que recoger las ideas sobre proyectos. Es decir, si tener un papel y un lápiz delante fomenta la lluvia de ideas, disponer de buenos instrumentos y lugares para organizar los detalles de los proyectos facilita una planificación más lineal, que es precisamente lo que muchos proyectos requieren.

Si no dispone de un buen sistema para archivar las malas ideas, probablemente tampoco dispondrá de uno para archivar las buenas.

Crear tantas carpetas y páginas sueltas como sea necesario

Tener a mano un buen sistema de archivos de consulta general que sea fácil de utilizar, no sólo es fundamental para gestionar el proceso general de trabajo, sino también muy funcional para generar ideas para un proyecto. A menudo un proyecto comienza a tomar cuerpo cuando lo sustentan datos, notas y materiales diversos relevantes, y por eso resultará muy útil crear una carpeta para un tema concreto en el preciso instante en que tenga algo para colocar en ella. Si su sistema de archivos es demasiado indeterminado (o no existe), probablemente perderá muchas oportunidades de generar atención sobre un proyecto con la suficiente antelación. En cuanto regrese de la primera reunión con sus anotaciones iniciales sobre un tema que acaba de surgir, cree una carpeta y guarde las notas en ella (después de haber tomado nota de cualquier acción siguiente, por supuesto).

Muchas veces, mientras formo a mis clientes, descubro que el mero hecho de crear una carpeta para un tema en la que poder organizar las diversas notas y el material potencialmente relevante les aporta una mejora significativa en su sensación de control. Es una forma física, visible y psicológica de abordar un tema.

Si le gusta trabajar con un carpesano o una agenda de hojas sueltas unidas por anillas, será una buena idea que disponga de papel para notas o papel cuadriculado para poder dedicar una página a un tema en cuanto éste surja. Quizá más adelante algunos proyectos merezcan una sección o incluso una libreta entera, pero eso al principio nunca sucede. Además, la mayoría de proyectos no necesitarán más de una o dos páginas para anotar unas cuantas ideas que deberá ampliar.

Herramientas informáticas

Los programas informáticos son en cierto modo un agujero negro que hay que explorar en busca de buenas herramientas de «gestión de proyectos». Por lo general, las aplicaciones específicamente diseñadas para organizar proyectos son demasiado complejas y ofrecen tantas opciones que no resultan útiles para el noventa y ocho por ciento de las necesidades de los usuarios; sólo para un pequeñísimo porcentaje de profesionales que realmente las necesitan. El resto suele tener bastante utilizando partes de aplicaciones menos complicadas que encajan mejor con sus proyectos. Como ya he indicado, jamás he visto dos proyectos que necesitaran el mismo volumen de detalles y la misma estructuración para poderlos controlar, por lo que considero que sería muy complicado crear una única aplicación que satisficiera a la mayoría de proyectos.

Esquemas digitales. Muchas de las aplicaciones que la mayoría de las personas necesitan para estructurar sus ideas sobre proyectos pueden encontrarse en cualquier tipo de aplicación que disponga de una simple función con esquemas jerarquizados. Antes, yo utilizaba un programa de Symantec llamado Grandview, pero ahora, para este tipo de planificación de proyectos, me he decantado por Microsoft Word. En la página siguiente tiene un esquema que elaboré para una de nuestras sesiones de planificación.

La gran ventaja de las aplicaciones de esquemas es que pueden ser tan complejas o simples como uno necesite. Existe un sinfín de programas informáticos que proporcionan este tipo de estructuración jerárquica básica. El truco está en encontrar uno con el que usted se sienta cómodo y aprenda pronto a introducir títulos y subtítulos y moverlos según sus necesidades. Mientras deba fijar su atención en cómo utilizar el programa, se resistirá a abrirlo y utilizarlo para pensar y organizar.

En realidad no importa dónde introduzca esas ideas, siempre y cuando se trate de un sistema fácilmente accesible que le permita añadir entradas y revisarlas siempre que lo necesite.

Aplicaciones de la lluvia de ideas. Son muchas las aplicaciones que se han desarrollado específicamente para facilitar el proceso de lluvia de ideas. «Inspiration» fue una de ellas, basada en las técnicas de elaboración de mapas mentales de Tony Buzan. Ahora bien, aunque incluía algunas utilidades muy prácticas, lo cierto es que yo he vuelto al lápiz y al papel para el tipo de pensamiento rápido y espontáneo que normalmente necesito poner en práctica.

El problema de las lluvias de ideas digitalizadas es que en la mayoría de los casos no tenemos necesidad de guardar todos los resultados que obtenemos con ellas tal como surgieron, ya que lo importante son las conclusiones que desarrollemos a partir de esas ideas en bruto. Las potentes herramientas para retener todo lo que se genera en las lluvias de ideas, como las pizarras electrónicas y los aparatos digitales que copian la escritura manual, probablemente no hayan acabado de tener el éxito que sus fabricantes deseaban. No tenemos tanto la necesidad de almacenar el pensamiento creativo, como las estructuras que éste genera. Existen diferencias significativas entre recopilar, procesar y organizar, de modo que cada etapa precisa unas herramientas específicas. En último término, también se pueden introducir las ideas en un procesador de textos.

Aplicaciones de planificación de proyectos. Como ya he dicho más arriba, casi todos los programas de planificación de proyectos son demasiado rigurosos para la mayoría de personas que los necesitan. Con los años me he percatado de que es mucho más habitual que esos programas se abandonen después de haberlos probado una sola vez que no que se conviertan en una herramienta básica de trabajo. Cuando se utilizan con éxito, suele ser porque están muy personalizados para encajar con las necesidades específicas de una empresa o una industria concretas.

Yo vaticino que en el futuro surgirán aplicaciones menos estructuradas y más funcionales basadas en nuestra manera natural de pensar y planificar. Hasta entonces, mejor que se acostumbre a utilizar un generador de esquemas bueno y sencillo.

Vincular notas digitales

Si utiliza un organizador digital, podrá gestionar satisfactoriamente mediante notas vinculadas gran parte de la planificación de proyectos que necesitará almacenar fuera de su cabeza. Si el proyecto en sí consta como un elemento de una lista de la agenda electrónica, o como una tarea de Microsoft Outlook, abra la sección de «Notas» y apunte ideas, aspectos importantes y subcomponentes del proyecto. Sólo debe asegurarse de que revisa correctamente la nota vinculada para que ésta sea útil.

¿CÓMO APLICO TODO ESTO A MI MUNDO?

Del mismo modo que su lista de «Acciones siguientes» debe estar actualizada, también debe estarlo la de «Proyectos». Una vez hecho esto, concédase un lapso de tiempo (lo ideal es entre una y tres horas) para aplicar el máximo de pensamiento «vertical» a cada proyecto.

Póngase manos a la obra, cree el contexto adecuado y genere el pensamiento creativo para proyectos; habrá llegado mucho más allá que la mayoría de la gente.

Como mínimo ocúpese de los proyectos que atraen su atención y, cuanto antes mejor, genere ideas, recopílelas y organícelas usando las herramientas que le parezcan más apropiadas. Céntrese en cada proyecto individualmente, de arriba abajo, y mientras lo hace pregúntese: «¿Qué cosas quiero saber, registrar o recordar de todo esto?»

Tal vez sólo desee elaborar un mapa mental con cuatro ideas sobre un pedazo de papel, crear una carpeta y guardar el papel dentro. Puede terminar con una serie de afirmaciones sencillas y vincularlas como una «nota» en su programa organizador, o crear un archivo de Word y empezar a elaborar un esquema.

La clave está en sentirse cómodo generando y utilizando ideas; y también en adquirir el hábito de centrar la energía constructivamente en los resultados planeados y los frentes abiertos, antes de verse obligado a hacerlo por necesidad.