Stressfaktoren gezielt abbauen

Finden Sie Ihre persönlichen Stressfaktoren

Um gegen Ihre persönlichen Stressfaktoren angehen zu können, müssen Sie sie erst einmal kennen. Was den einen Menschen belastet, ist für einen anderen vielleicht normaler Alltag. Denken Sie zum Beispiel an das schöne Klischee vom genialen Künstler oder Wissenschaftler, der mitten in seinem Zimmer sitzt, um ihn herum Berge von Büchern, Unterlagen, Materialien, angefangenen Skizzen oder Aufsätzen, so dass er in dieser Unordnung kaum noch den Überblick behält, aber trotzdem seine Arbeit gut gelaunt und produktiv bewältigt.

Und so verschieden die Menschen eben sind, so unterschiedlich sind auch die Stressauslöser, auf die sie mit Anspannung reagieren. Wissen Sie denn auf Anhieb, wie Ihre persönlichen Stressoren aussehen? Von was lassen Sie sich aus der Ruhe bringen? Welche Ereignisse (oder Personen) kosten Sie Ihren „letzten Nerv“?

Eine solche Liste, bezogen auf einen gewöhnlichen Arbeitstag, kann zum Beispiel so aussehen:

• Sie sind am Morgen eine Viertelstunde zu spät von zu Hause losgefahren.

• Als Sie endlich im Büro ankamen, war Ihr Chef ärgerlich, weil ein wichtiger Brief noch nicht fertig war.

• Die Besprechung für das neue Projekt hat viel länger gedauert als ursprünglich geplant.

• Sie hatten kaum Zeit, um in Ruhe Mittag zu essen.

• Zu guter Letzt sind Sie auf dem Heimweg noch in einen Stau geraten.

Zeit besser einteilen

Wenn Sie eine solche Liste aufgesetzt haben, stellen Sie sicherlich fest, dass bei vielen äußeren Stressoren der Faktor Zeit eine wichtige Rolle spielt. Mit mehr Zeit hätten sich auch die meisten Punkte aus unserem Beispiel wahrscheinlich nicht oder nicht so sehr belastend ausgewirkt. Es lohnt sich also, dem Faktor Zeit Aufmerksamkeit zu widmen:

Zeit ist die kostbarste Ressource in Ihrem Leben. Und jeder Tag bietet Ihnen viele Gelegenheiten, diese Zeit sinnvoll zu gestalten. Aber oftmals ist Ihnen das gar nicht bewusst. Sie fühlen sich eingespannt in äußere Abläufe und haben das Gefühl, Sie könnten nicht den geringsten Einfluss ausüben und seien dem Geschehen um Sie herum mehr oder weniger hilflos ausgeliefert.

Viel unnötiger Stress entsteht daraus, dass – anscheinend – immer wieder zu wenig Zeit vorhanden ist, um z. B.

• in Ruhe zu arbeiten,

• sich zwischendurch zu entspannen,

• wirklich alle Aufgaben zu erfüllen,

• die Zeit zum ruhigen Essen zu haben (oder sie sich zu nehmen),

• auf Unvorhergesehenes zu reagieren oder

• mit den Kollegen oder anderen Menschen freundliche Kontakte zu pflegen.

Aber „es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen“, meinte schon der römische Philosoph Seneca. Es kommt also darauf an, die Zeit deutlicher wahrzunehmen und besser zu nutzen.

Letztendlich haben Sie meistens viel mehr Einfluss auf Ihre Zeitplanung, als Ihnen das im Moment bewusst sein mag.

Von außen nach innen

Wenn Sie sich all dies klar machen und versuchen, Ihre Verpflichtungen besser zu organisieren, werden Sie erstaunt sein, dass sich nicht nur die äußeren Stressoren vermindern, sondern dass Sie automatisch auch innerlich ruhiger werden.

Vielleicht kennen Sie das erhebende Gefühl, wenn Sie einen „großen Brocken“ Arbeit bewältigt haben, sei es zum Beispiel eine umfangreiche Werbesendung, einen wichtigen Bericht, ein entscheidendes Gespräch oder Ähnliches. In dem Moment, wo diese Aufgabe erledigt ist, macht sich auch in Ihrem Inneren ein Gefühl der Erleichterung und Entspannung breit.

Deshalb wird es auch Auswirkungen auf Ihr Innenleben haben, wenn Sie beginnen die Strukturen in Ihrem Alltag unter die Lupe zu nehmen und zu bereinigen. Und umgekehrt natürlich auch: Je ruhiger und leistungsfähiger Sie sich innerlich fühlen, umso klarer und machbarer werden Sie Ihre Aufgaben im äußeren Alltag erleben.

Berufliches von Privatem trennen

Wenn es um die Trennung von Beruf und Privatleben geht, ist Disziplin und das Ziehen von klar definierten Grenzen wichtig. Überprüfen Sie einmal, ob Sie Beruf und Privatleben auseinanderhalten können. Nichts kostet mehr Zeit am Arbeitsplatz als dauernde Anrufe von Freunden, die „eben nur mal ein kleines Schwätzchen halten“ wollen – und Sie damit immer wieder aus Ihrem Konzept bringen und von den wichtigen Aufgaben ablenken. Bis Sie wieder konzentriert weiterarbeiten können, ist wertvolle Arbeitszeit verloren.

Genauso wichtig ist es, nicht zu viel berufliche Sorgen und Anspannungen ins Privatleben mitzunehmen. Natürlich dürfen Sie Ihrem Partner von Ihrem Arbeitsalltag erzählen, aber Sie sollten darauf achten, dass dabei möglichst keine unbewältigten Emotionen transportiert werden.

Einen Tagesplan erstellen

Ist Ihnen spontan klar, was am morgigen Tag auf Sie zukommt und was alles von Ihnen erwartet wird? Solange Sie in dem diffusen Gefühl verharren, dass die Zeit wahrscheinlich sowieso nicht für alles reicht, geraten Sie leicht unter Anspannung und werden unruhig. Wenn Sie dagegen eine klare Vorstellung von Art, Umfang und zeitlichem Anspruch der Arbeiten haben, wird es Ihnen deutlich leichter fallen, damit zurechtzukommen.

Ein befreundeter Manager hat es sich angewöhnt, jeden Morgen, während er mit seinem Hund eine Viertelstunde spazieren geht, diese Zeit zu nutzen und sich in Gedanken einen Plan für den vor ihm liegenden Tag zu machen: Er überlegt sich, was alles zu tun ist, und welches die wichtigsten und dringendsten Punkte sind. So kann er, wenn er später in sein Büro fährt, sofort und voller Elan mit den wichtigen Aufgaben beginnen.

In den meisten Fällen ist es zunächst sehr hilfreich, solch eine Planung oder Übersicht schriftlich anzufertigen: Sie ist greifbarer und kann leichter verändert, verbessert und ergänzt werden.

Überlegen Sie selbst einmal systematisch, welche Aufgaben konkret auf Sie zu kommen.

Mit dieser Liste gehen Sie nun am nächsten Tag an die Arbeit und erledigen einen Punkt nach dem anderen.

Persönliche Ziele vor Augen

Indem Sie sich vor Arbeitsbeginn überlegen, welches die wichtigsten Punkte auf Ihrer neuen Liste sind, setzen Sie automatisch Schwerpunkte. An jedem Arbeitstag sollten Sie sich nicht mehr als zwei, höchstens drei Aufgaben mit der Wichtigkeit 1 markieren. Denn so viel können Sie immer erledigen, egal wie viel Sie sonst noch zu tun haben.

Bei der Einordnung in die verschiedenen Kategorien sollten Sie auch berücksichtigen, welche Tätigkeiten für Sie persönlich von Nutzen und Ihrer beruflichen oder menschlichen Entwicklung förderlich sind. Einen wichtigen Schriftsatz zu kopieren kann von Vorteil sein, wenn Sie diese Gelegenheit gleichzeitig dazu nutzen, einen Blick auf den interessanten Inhalt zu werfen und fachlich davon zu profitieren – allein, wenn es nur darum geht, einen Auftrag Ihres Vorgesetzten zu erledigen, ist dieser Vorgang die Zeit wahrscheinlich nicht wert, die Sie dafür am Kopierer verschwenden. Versuchen Sie möglichst, solche Dinge, die Sie nur unnötig Zeit kosten, zu delegieren.

Dafür ist natürlich Voraussetzung, dass Sie überhaupt eine Vorstellung von Ihrer Zukunft haben.

Geeignete Techniken, wie man Prioritäten und die eigene berufliche Zukunft gezielt planen kann, finden Sie übrigens im TaschenGuide „Selbstmanagement“.

Sobald Sie ein exaktes Bild von Ihrer Wunschvorstellung haben, lässt es sich viel leichter und effektiver darauf hinarbeiten – wie sollten Sie denn auch mit Vollgas fahren, wenn Sie nicht einmal wissen wohin! So aber setzen Sie mit der Zeit Ihre täglichen Arbeitsschwerpunkte in Bezug zu Ihrer Zukunftsvision. Überlegen Sie sich dazu, wenn Sie die Liste für den kommenden Arbeitstag vorbereiten:

• Inwiefern nützt diese oder jene Tätigkeit meiner persönlichen Entwicklung?

• Bringt sie mich meinen Zielen eher näher oder entfernt sie mich von ihnen?

• Habe ich einen Vorteil, wenn ich das selbst erledige, oder kann ich den Vorgang genauso gut delegieren?

Durch diese Gedanken konzentrieren Sie Ihre Energien immer mehr auf das Wesentliche. Sie haben Ihre Ziele klar im Blick und merken auch, wie Sie ihnen Stück für Stück immer näher kommen.

In diesem Moment werden Sie Ihren Einsatz für Ihre eigenen Zwecke („weniger Stress“) ganz von alleine als viel angenehmer empfinden, denn es geht ja um Ihre eigene Zukunft! Und indem Sie so zielorientierter und gleichzeitig konzentrierter arbeiten, erhöhen Sie ganz automatisch Ihre fachliche Kompetenz und zeigen, dass Sie als Mitarbeiter flexibel und lernfähig sind.

Zeit gewinnen durch Delegieren

Die Technik des Vorausplanens hat noch einen weiteren, ganz handgreiflichen Vorteil: Sie haben ja bei der Bewertung der Wichtigkeit die einzelnen Arbeitsvorgänge in verschiedene Kategorien unterteilt: Die extrem wichtigen, die weniger wichtigen und diejenigen, die ruhig noch etwas liegenbleiben bzw. die Sie beruhigt an andere delegieren können, ohne dass das Ergebnis und der Fortgang der Arbeit darunter leiden.

Die letzte Kategorie fordert Sie vielleicht heraus: Können Sie überhaupt delegieren? Oder sind Sie ein Mensch, der die Dinge am besten selbst erledigt, weil er dann wenigstens sicher sein kann, dass alles in Ordnung ist? Dann brauchen Sie sich nicht zu wundern, dass Sie sich gestresst fühlen!

In dem Moment jedoch, wo Sie es schaffen gewisse Aufgaben an andere zu delegieren – oder gar liegen zu lassen –, haben Sie einen klaren Zeitgewinn! Und diese Zeit können Sie als wichtigen Freiraum nutzen, um Ihre sonstigen Aufgaben in Ruhe zu erledigen. Wenn Sie aus der Liste Ihrer Anforderungen etwa zehn bis zwanzig Prozent eliminieren, werden Sie sich wundern, wie viel Zeit da plötzlich zur Verfügung steht – für das Wesentliche!

Manches kann sich auch von alleine erledigen, wenn Sie sich nicht darum kümmern: Vielleicht stellt sich heraus, dass es gar nicht so wichtig war, wie Sie angenommen hatten, oder ein Kollege erledigt es oder Sie haben einige Tage später mehr Zeit dafür und lösen diese Aufgabe dann mit viel größerer Leichtigkeit.

Denken Sie ruhig auch ab und zu darüber nach, ob Sie nicht die eine oder andere Technik bei einem Kollegen abschauen können. Beobachten Sie einmal, welche Vorgänge in Ihrer Umgebung zügig und effektiv ablaufen, und vielleicht erkennen Sie ja dahinter ein bestimmtes Prinzip, das sich auf Ihren Arbeitsbereich übertragen lässt. Gleichzeitig schulen Sie Ihre Beobachtungsgabe, Ihren „Adlerblick“ für das Wesentliche, und Ihre Kreativität, wenn es darum geht etwas Bewährtes sinnvoll umzugestalten.

Kopieren Sie, wo es sich für Sie lohnt – und arbeiten Sie dort intensiver, wo Ihre persönlichen Stärken liegen, wo Sie anerkannt werden. (Dort werden Sie in der Regel auch am besten bezahlt.) Delegieren Sie, was Sie nicht gerne tun: Wenn Sie beispielsweise einen gut dotierten Job im Büro haben, können Sie es sich ohne weiteres leisten, für einen geringeren Stundenlohn jemanden zu beschäftigen, der Ihnen im Haushalt Tätigkeiten wie Rasenmähen oder Putzen abnimmt. Vielleicht können Sie auch für Routinetätigkeiten im Büro (Post wegbringen, Kopien anfertigen, Werbesendungen kuvertieren usw.) stundenweise einen interessierten Schüler oder Studenten einstellen. Sie gewinnen durch solche Initiativen deutlich Zeit und schonen Ihre Nerven.

Indem Sie lernen zu delegieren, beschäftigen Sie sich auch automatisch mit Ihren Verpflichtungen: Was müssen Sie wirklich selbst erledigen? Und es wird Ihnen immer klarer:

Deshalb lohnt es sich an dieser Stelle auch einmal zu überprüfen, welche konkreten dauerhaften Verpflichtungen Ihrerseits überhaupt bestehen.

Eine klare (Ziel-)Vorstellung von Ihren beruflichen Aufgaben und Ihren sonstigen Lebensschwerpunkten und die Konzentration auf das Wesentliche helfen Ihnen, vom Dauerstress zu einem zügigen, effektiven und ruhigeren Arbeitsstil zu gelangen.

Vorausdenken statt Nach-Denken

Als Nächstes können Sie dazu übergehen, Ihre Arbeiten nicht nur dann zu erledigen, wenn sie sowieso getan werden müssen, sondern Sie versuchen, den äußeren Anforderungen immer einen kleinen Schritt vorauszusein. So können Sie in Ruhe planen; Sie geraten nicht so leicht unter Druck und haben immer noch einen kleinen Zeitpuffer in Reserve.

Auf diese Art lassen sich auch innere Widerstände leicht abbauen: Sie müssen nicht dieses oder jenes erledigen, weil die Zeit drängt, sondern Sie tun es freiwillig (und gerne?) heute, gerade damit Sie morgen nicht die Zeit dazu drängt. Morgen werden Sie dann frei von dieser Aufgabe sein – und die Zeit und den Raum für weitere Vorausarbeiten haben.

Vorausdenken und vorausarbeiten hat eine ganze Reihe überzeugender Vorteile:

• Sie sind den tatsächlichen Arbeitsanforderungen immer einen kleinen Schritt voraus.

• Im Ernstfall haben Sie einen Zeitpuffer zur Verfügung, mit dessen Hilfe Sie Unvorhergesehenes auffangen können.

• Sie verschwenden Ihre Kräfte nicht mehr an das „Arbeiten-Müssen“, sondern Sie nutzen sie, um intelligent und vorausplanend arbeiten zu können.

• Je genauer Sie vorausplanen, umso seltener werden Sie Überraschungen erleben, die Sie im Arbeitsablauf aufhalten oder behindern.

• Sie sind auch auf eventuelle Störungen gefasst und darauf vorbereitet, die nötige Zeit zur Lösung zu investieren.

• So entwickeln Sie ein Gefühl von Freiwilligkeit und Leichtigkeit, Sie haben Ihr Arbeitspensum im Griff – und nicht umgekehrt!

Es ist also besser und leichter, die Arbeit freiwillig vorab zu tun, als durch die äußeren Umstände dazu gezwungen zu werden. Vor allem, wenn es nicht nur um die täglichen Routinetätigkeiten geht, sondern wenn wichtige Entscheidungen zu treffen sind, ist ein stressfreier Zustand die beste Voraussetzung.

Je größer die Aufgaben sind, die es zu bewältigen gilt umso elementarer ist es, dass Sie die innere Ruhe haben, in aller Gelassenheit zu entscheiden und zu handeln. Beschlüsse, die unter Stress und Zeitdruck gefasst werden, sind oft falsch oder ziehen Umwege und andere anstrengende Konsequenzen nach sich. Wenn Sie dagegen in Ruhe nachdenken und entscheiden können, haben Sie damit oft bereits den ersten und wichtigsten Schritt zur Lösung eines Problems getan.

Das Pareto-Prinzip

Indem Sie erst einmal die Menge Ihrer Aufgaben auf das Wesentliche beschränken und sich dann im Voraus die Zeit einteilen, um in Ruhe zu planen und zu arbeiten, gelangen Sie langsam aber sicher von der Quantität zu mehr Qualität. Diese Qualität können Sie leisten, wenn sich gleichzeitig die innere Ausgeglichenheit einstellt. Das Ziel ist letztendlich, Ihre Arbeit so gut einzuteilen und zu bewältigen, dass sie für Sie nur noch mit einem Minimum an Anstrengung verbunden ist – das macht entspanntes Arbeiten möglich.

Im nächsten Schritt nach der Einteilung der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit geht es darum, die notwendigen Tätigkeiten gleichzeitig auch noch effektiv zu erledigen, also mit möglichst wenig Aufwand möglichst viel zu erreichen. Beobachten Sie einmal bei einer Ihrer Routinetätigkeiten, wie hoch Ihr Einsatz ist und wie hoch der Ertrag, der dabei herauskommt.

Nehmen Sie an, Sie wollen ein gewisses Pensum an Arbeit in einer bestimmten Zeit erledigen, zum Beispiel 100 Kundenbriefe in einer Stunde schreiben. Mit normalem Einsatz halten sich Aufwand und Ertrag mit einem Verhältnis von 50 zu 50 die Waage: Sie investieren die nötige Zeit und erhalten das angestrebte Ergebnis. Wenn Sie in einem neuen Bereich arbeiten, ist dieses Verhältnis oft verschoben: Sie beginnen mit höherem Aufwand (80) und geringerem Ergebnis (20). Nach einer Weile haben Sie vieles erfahren, durch Beobachtung dazugelernt und sich verbessert: Sie erreichen ein Verhältnis von 60 (Aufwand) zu 40 (Ertrag) und durch weitere Verbesserungen schließlich das ausgeglichene Verhältnis von 50 zu 50.

Ab hier wird das Projekt lohnenswert: Wenn Sie es schaffen, sich weiter zu verbessern, machen Sie die anfängliche Investition Ihrer Zeit, Geduld, Arbeit und Energie wieder wett und erreichen mit 40 % Aufwand 60 % Ertrag. Sie wissen jetzt, worauf es ankommt, lernen und fragen weiter, verändern oder rationalisieren – und eines Tages stehen Sie dann schließlich bei 20 % Einsatz zu 80 % Ertrag.

Dieses Prinzip ist eine kleine Steigerung des sogenannten Pareto-Prinzips, das nach seinem Erfinder, dem Volkswirtschaftler Vilfredo Pareto, benannt ist. Bei den allermeisten Tätigkeiten, so hat dieser ausgerechnet, ist es möglich, mit Kreativität, etwas Erfolg und konsequenter Erfolgsauswertung einen hohen Ertrag herauszuholen. Eine wichtige Rolle spielt dabei zum einen die Konzentration auf das Wesentliche, zum anderen die innere Ausgeglichenheit und das Arbeiten im angenehmen Zeitrahmen, also möglichst ohne Zeitdruck und Stress.

Und wenn Sie dieses Verhältnis von 20 % Einsatz zu 80 % Ergebnis eines schönen Tages erreicht haben, können Sie sich zufrieden zurücklehnen und Ihren Erfolg (und Ihre Arbeit) genießen.

Vom Beruf zur Berufung

Eine solch kreative und effektive Arbeitsweise lässt sich umso leichter entwickeln und fördern, je lieber Sie Ihre Arbeit tun. Deshalb sollten Sie immer wieder einmal in Ihrem beruflichen Alltag innehalten und nachspüren, ob Ihre Tätigkeit Sie wirklich erfüllt.

Auf diese Frage gibt es drei mögliche Antworten:

• Ihre Arbeit ist erfüllend und befriedigend, Sie fühlen sich am rechten Platz und sind auf dem besten Weg, sich hier auch noch Erfolg versprechend für die nötige stressfreie Atmosphäre einzusetzen.

• Ihre Arbeit ist unbefriedigend, und Sie bemühen sich darum, eine Tätigkeit zu finden, die Ihnen mehr Spaß macht und in der Sie sich eher wiederfinden.

• Ihre Arbeit ist unbefriedigend, Sie sehen aber derzeit keine Möglichkeit, daran etwas zu ändern. Ihnen bleibt nur, neben der Arbeit ein Hobby zu pflegen, wo Sie Ihre Kreativität und Lebensfreude spüren und pflegen können.

Wichtig ist, dass Sie etwas tun, das für Sie gleichzeitig als Kraftquelle fungieren kann. Im besten Fall ist das Ihr Beruf, wenn Sie dort ohne Stress und übermäßigen Zeitdruck, dafür aber mit Kreativität und Freude tätig sein können. Andernfalls kann auch ein Hobby diesen Zweck der Energietankstelle erfüllen. Mittelfristig sollten Sie aber danach streben, Ihr Geld auf jeden Fall mit einer Beschäftigung zu verdienen, mit der Sie sich weitgehend identifizieren und wohl fühlen können.

Notieren Sie, was Ihnen dazu einfällt, und sehen Sie sich diese Liste immer wieder an. Welche von diesen Tätigkeiten führen Sie heute noch aus? Haben Sie eine davon zu Ihrem Beruf gemacht? Falls nicht, dann wenigstens zu einem Hobby, das Sie aktiv und regelmäßig betreiben?

Wichtig ist, dass Sie neben Ihrem Beruf und Ihrer Arbeit noch Zeit und Raum für Freizeit haben. Vielleicht ist ja auch unter Ihren Hobbys eines, das Sie mit etwas Engagement zum Beruf – zur Berufung – umgestalten können! Betrachten Sie solche Wunschziele als Motivation die Dinge, mit denen Sie unzufrieden sind, zu verändern.

Zauberwort „Balancing“

Einer der wichtigsten Punkte bei der Bewältigung von Stress ist das Finden der goldenen Mitte, das Balancing. Spannungen und Stress entstehen häufig, wenn Sie den notwendigen Ausgleich nicht berücksichtigen und das Balancing vernachlässigen.

Unbewusst pendeln die Menschen u. a. ständig hin und her zwischen

Diese Gegensätze sind nichts Festes; sie sind ständig in Bewegung. In einer Firma tritt das Balancing zum Beispiel im Zusammenspiel zwischen Außen- und Innendienst auf: Beide müssen im gleichen Maße vorhanden sein und gepflegt werden; einer kann ohne den anderen dauerhaft nicht existieren. Denken Sie z. B. an einen Handwerksbetrieb, in dem die Ehefrau zu Hause das Telefon betreut, die Buchhaltung und den Schriftverkehr erledigt und so den Bemühungen Ihres Mannes draußen beim Kunden den notwendigen Hintergrund gewährleistet.

Versuchen Sie solche Gegensätze, wie sie in der Liste aufgeführt sind, im Laufe Ihres Lebens immer wieder zu berücksichtigen und in ein harmonisch wechselndes Gleichgewicht zu bringen. Wenn eine Seite dauernd die Überhand behält, führt dies mit der Zeit zu einer Störung im Gesamtgefüge.