|164|Projektplanung leicht gemacht

Viele Menschen schrecken vor der gründlichen Planung beim Schritt von der Berufung zum Beruf zurück und sind der Meinung, dass es sich schon irgendwie von selbst ergeben wird. Leider funktioniert das aber nur, wenn man gelernt hat, in jedem Moment der Entscheidung, und sei sie noch so klein, auf die leise innere Stimme zu hören, die den richtigen Weg kennt. Wenn Sie sich das bereits zutrauen, können Sie gerne die Planung Ihrer Zukunft Ihrer inneren Stimme überlassen. (Ich gratuliere Ihnen von Herzen und mein Neid ist mit Ihnen.) Die meisten Menschen tun allerdings gut daran, sich für die Planung Ihres zukünftigen (Berufs-)Lebens ausreichend Zeit zu nehmen und die Ergebnisse des Karriere-Navigators und die übrigen Erkenntnisse aus diesem Buch als »äußere« innere Stimme zu nutzen.

Keine Angst, Sie bekommen jetzt hier keinen Einführungskurs in Projektmanagement. Der Titel dieses Kapitels lautet »Projektplanung leicht gemacht« und so wird es auch sein. Es gibt nur sieben Punkte, die Sie bei der Projektplanung unbedingt beachten sollten:

1. Formulieren Sie ein Hauptziel.

2. Entwickeln Sie aus Ihrem großen Ziel viele kleinere Teilziele, die Sie solange herunterbrechen, bis sie handliche »Arbeitspakete« haben.

3. Legen Sie Meilensteine fest, also wichtige Zwischenschritte, an denen Sie Ihren Erfolg erkennen können.

4. Machen Sie sich klar, welche Hindernisse Ihnen begegnen könnten.

5. |165|Überlegen Sie sich, wie Sie die Wahrscheinlichkeit für das Auftreten dieser Hindernisse oder Störungen schon im Vorfeld reduzieren können.

6. Setzen Sie sich einen Termin, bis wann Sie Ihr großes Ziel erreicht haben wollen.

7. Machen Sie den ersten Schritt!

Wenn Ihr Ziel eine berufliche oder private Veränderung ist, nehmen Sie sich die Zeit, darüber nachzudenken, was Sie im Zusammenhang mit der geplanten Veränderung in Ihrem Leben alles beachten müssen. Wenn Sie sich zum Beispiel entschieden haben, in Zukunft als Meeresbiologin arbeiten zu wollen, werden Sie vielleicht umziehen müssen, Ihre Freunde zurücklassen, weniger Geld verdienen und Ihr Auto verkaufen. Machen Sie sich klar, was für zusätzliche Arbeiten dadurch auf Sie zukommen: eine neue Wohnung finden, den Umzug planen, ein Unternehmen dafür beauftragen, den Keller entrümpeln, Sperrmüll anmelden, Überflüssiges auf dem Flohmarkt verkaufen, eine Abschiedsparty planen und so weiter. Die neue Stelle zu finden, scheint da auf den ersten Blick das Leichteste zu sein. Wichtig bei diesen Überlegungen ist, dass Sie sich die Tätigkeiten und Aufgaben, die mit Ihrer Veränderung in Zusammenhang stehen, bewusst machen. Wenn Ihnen etwas bewusst ist, können Sie planen und klare Entscheidungen treffen. Solange Sie es nur als diffuse Ahnung im Hinterkopf haben, wirkt es sich lähmend aus und raubt Ihnen Energie. Schreiben Sie bitte auf, was Sie bei Ihrer geplanten Veränderung alles bedenken müssen.

Falls Sie im Moment noch nicht sicher sind, mit welchem Ziel Sie beginnen wollen, fangen Sie einfach mit irgendeinem an. Sie werden schnell merken, ob es das sinnvollste ist. Jeder Schritt, den Sie jetzt tun, bringt Sie näher zum Beruf und den Lebensumständen, die Sie glücklich machen. Indem Sie Ihre Ziele genau planen, erhöhen Sie nicht nur die Wahrscheinlichkeit, sie zu erreichen, sondern auch die |166|Chance für andere, Sie zu unterstützen. Nur wenn Sie benennen können, welcher Kontakt Ihnen nützlich sein kann, wie viel Geld Sie brauchen werden und welche Weiterbildung Sie machen möchten, sind Sie offen für die Informationen in und aus Ihrer Umwelt. Können Sie sich noch an Ihren letzten Autokauf erinnern? Bestimmt haben Sie plötzlich an jeder Ecke Autos von dem Typ und der Farbe gesehen, für die Sie sich entschieden haben. Oder wenn Sie ein Kind erwarten, sehen Sie plötzlich an jeder Ecke eine schwangere Frau oder einen Kinderwagen. Formulieren Sie deshalb bitte jetzt Ihr (wenn auch vorläufiges) großes Hauptziel, das Sie planen wollen, und halten Sie es schriftlich in Ihren Unterlagen fest.

Für alle weiteren Schritte bietet sich ebenfalls die Methode des Brainstorming an. In all den Jahren meiner Beratertätigkeit habe ich kein besseres Instrument kennen gelernt, um auf möglichst viele brauchbare Ideen zu kommen. Sie können es allein machen, mit Freunden oder eine Brainstorming-Party veranstalten, bei der jeder mit seinem individuellen Thema an die Reihe kommt. Ihrer Fantasie sind keine Grenzen gesetzt. Ich selbst habe sogar schon einmal mit einer Zugbekanntschaft ein Brainstorming gemacht und wunderbare Ideen daraus für mich mitgenommen. Wichtig ist, dass Sie während des Brainstormings nur kreativ arbeiten und Ideen sammeln; die kritische Betrachtung folgt wie immer später. Wenn Sie möglichst viele Ideen beisammen haben, sortieren Sie die völlig verrückten aus, bewerten die übrigen nach Machbarkeit und Wichtigkeit und benennen am Ende Ihre konkreten Teilziele. Erreichte Teilziele motivieren Sie dazu weiterzumachen, denn jeder Erfolg, und sei er noch so klein, zieht wieder Erfolg nach sich und gibt Ihnen Kraft für Ihren nächsten Schritt.

Angenommen, Sie wollen einen eigenen Friseursalon eröffnen, dann könnten die Ergebnisse Ihres Brainstormings nach dem Aussortieren für die nächsten Schritte so aussehen:

• |167|Informationen über Mitbewerber sammeln

• Wettbewerbsvorteil überlegen, zum Beispiel Haare waschen im Liegen, Haare schneiden bei Vollmond oder Haar- und Psychoservice für die Braut

• anhand von Einwohner- und Mitbewerberzahl Entscheidung für die beste Location treffen

• Seminar für Existenzgründung besuchen

• mit dem Steuerberater sprechen

• Unternehmenskonzept entwickeln

• Kredit beantragen

• Laden mieten

• Einrichtung auswählen

• Laden renovieren

• Mitarbeiter einstellen

• Werbung machen

• Eröffnungstermin festlegen

• Pressemitteilung

• Outfit für Eröffnungsparty kaufen

• Eröffnungsparty

Natürlich verbergen sich hinter jedem Teilziel eine ganze Menge kleinerer Unterziele. In »Laden mieten« kann stecken: Makler anrufen, Zeitungen besorgen, Freunde und Bekannte fragen, Annonce schalten, verschiedene Läden besichtigen, Entscheidung treffen, Vertrag verhandeln, Vertrag unterschreiben und so weiter. Für jedes Ihrer Teilziele überlegen Sie sich bitte Unterziele und schreiben sie auf. Ich habe mir angewöhnt, alle Ideen im PC zu notieren, die Listen auszudrucken, aufzuhängen und alles durchzustreichen, was ich geschafft habe. So behalte ich die Übersicht und kann die Listen leicht aktualisieren und überarbeiten, wenn sich etwas ändert. Natürlich können Sie Ihre Listen auch von Hand schreiben oder als Mindmap erstellen. Wichtig ist, dass Sie ein System finden, mit dem Sie sich optimal unterstützen und Ihre Ziele visualisieren können.

|168|Was sind also die Teilziele auf Ihrem Weg? Was müssen und wollen Sie alles tun, um Ihr Ziel zu erreichen? Und welche Unterziele verbergen sich hinter den einzelnen Teilzielen? Notieren Sie bitte Ihre Überlegungen.

Wenn Sie nun Ihre Ziele in Teilziele und Unterziele in die kleinstmöglichen Arbeitspakete heruntergebrochen haben, sortieren Sie sie bitte nach Wichtigkeit, schätzen Sie die Dauer der einzelnen Aufgaben und legen Sie einen Termin für die Erledigung fest. Aus meiner Erfahrung heraus rate ich Ihnen dazu, lieber etwas länger für die einzelnen Schritte einzuplanen. Aufgaben, die auf den ersten Blick unscheinbar aussehen, können in der Praxis deutlich mehr Zeit in Anspruch nehmen, als man denkt. So könnte die Suche nach dem geeigneten Laden statt drei Monate schließlich ein halbes Jahr oder länger dauern und Ihr gesamtes Projekt gefährden.

Nun legen Sie Meilensteine fest, wichtige Teilziele, die bis zu einem bestimmten Termin erreicht sein müssen und an denen Sie erkennen können, ob Sie noch »im Plan« sind. Bei der Eröffnung des Friseursalons können zum Beispiel die Erstellung des Unternehmenskonzepts, die Bewilligung des Kredits und die Anmietung des geeigneten Ladens wichtige Meilensteine sein, von deren termingerechter Erreichung der Erfolg des gesamten Projekts abhängt. Bitte finden Sie jetzt in Ihren Teilzielen die drei wichtigsten Meilensteine und schreiben Sie sie auf.

Jetzt versehen Sie Ihre Meilensteine jeweils mit dem Termin, an dem Sie sie spätestens erreicht haben müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Planen Sie dabei ausreichend Puffer für Unvorhergesehenes ein.

Beispiel: Anton war viele Jahre erfolgreich als Abteilungsleiter im Vertrieb tätig und hat während dieser Zeit sehr viele Weiterbildungen im Bereich Persönlichkeitsentwicklung und Führung besucht. In seiner Position als Abteilungsleiter ist er viel mit |169|administrativen Aufgaben beschäftigt und bekommt seine Mitarbeiter nur selten zu Gesicht. Im Coaching wird ihm klar, dass er seine Zukunft darin sieht, mehr mit und für Menschen zu arbeiten und er entscheidet sich dafür, seine Position zu wechseln und eine neue als Trainer und Coach für Vertriebsmitarbeiter zu suchen. Sein Ziel ist, innerhalb der nächsten 12 Monate eine Stelle bei einem Trainingsinstitut zu finden und sein aktuelles Jahresgehalt um 20 Prozent zu steigern. Teilziele für ihn sind unter anderem

• die Recherche von allen Anbietern von Vertriebstrainingsmaßnahmen im Umkreis von 200 Kilometern und das Anfordern von Informationen von den entsprechenden Unternehmen;

• persönliche Kontaktaufnahme mit mindestens drei Trainern, die in diesem Bereich schon aktiv und erfolgreich sind;

• die Aktivierung seiner persönlichen Kontakte aus dem Bereich Vertrieb, um eine persönliche Empfehlung oder einen direkten Kontakt und so viel Informationen wie möglich über seine potenziellen Arbeitgeber zu erhalten;

• Bewerbungen für die Unternehmen formulieren, die für ihn als Arbeitgeber in Frage kommen;

• Versand der Bewerbungen;

• Bewerbungsgespräche führen;

• Gehaltsverhandlung;

• Vertrag abschließen;

• neue Stelle antreten.

Antons wichtigste Meilensteine sind der Abschluss seiner Recherche, der Versand der Bewerbungen und die Unterzeichnung des Vertrags. Seine ersten drei Schritte sind 1. Recherche geeigneter Unternehmen im Internet, 2. Gespräch mit einem ehemaligen Mitarbeiter, der bereits als Trainer arbeitet, 3. Erstellung einer Liste von den Menschen, die er bei seiner Stellensuche unbedingt ansprechen möchte.

|170|Was sind Ihre drei ersten Schritte und bis wann wollen Sie sie getan haben? Fixieren Sie sie bitte schriftlich.

1. ………………………………….. Erreicht bis: ……………..

2. ………………………………….. Erreicht bis: ……………..

3. ………………………………….. Erreicht bis: ……………..

Es ist sehr wichtig, dass Sie den ersten Schritt, wenn möglich, in den nächsten drei Tagen tun. Sonst haben Ihr innerer Kritiker und Ihr Verstand zu viel Zeit, um Ihre Pläne zu torpedieren und in Frage zu stellen. Je eher Sie beginnen, desto besser!

Was könnte bei der Umsetzung alles schief gehen oder Ihnen in die Quere kommen? Im Projektmanagement ist das bewusste Risikomanagement einer der Hauptfaktoren für den Erfolg eines Projekts. Wer seine »Gegner« kennt, kann sie beobachten und eine Gefahr rechtzeitig erkennen. Die Affirmation »wird schon klappen« ist an dieser Stelle nicht empfehlenswert. Risikomanagement bedeutet nicht, pessimistisch zu sein oder schwarzzusehen, aber es ist unbedingt nötig, dass Sie sich mit potenziellen Hindernissen auseinander setzen und versuchen, sie wenn möglich von Anfang an zu vermeiden oder sich rechtzeitig Strategien für den Umgang mit ihnen zu überlegen. Hindernisse und Schwierigkeiten gibt es immer – manche sind weniger bedeutsam, andere schwerwiegender. Sie |171|werden nicht vermeiden können, Fehler zu machen und (hoffentlich) aus ihnen zu lernen. Mit gründlicher Planung können Sie aber die Schwierigkeiten, die auftauchen könnten, deutlich reduzieren.

Bitte überlegen oder besser: brainstormen Sie jetzt, welche Hindernisse Ihnen auf Ihrem Weg zum Ziel begegnen könnten. Was könnte alles schief gehen? Denken Sie an potenzielle Hindernisse auf dem Weg zu Ihrer Berufung, die ich im ersten Teil des Buches beschrieben habe. Zum Beispiel könnte Ihr Partner sich zurückgesetzt fühlen, weil Sie Ihre Aufmerksamkeit für eine gewisse Zeit mehr auf Ihren neuen Weg richten und weniger Zeit für Ihre Beziehung haben. Hier hilft es, die Bedenken anzusprechen und klare Vereinbarungen für »Beziehungsräume« zu treffen – und diese dann natürlich auch einzuhalten. Oder Sie haben Angst, Ihre Eltern zu enttäuschen und versuchen Ihre Veränderung irgendwie zu verheimlichen. Das würde eine Menge Energie kosten und Ihren Zielen im Wege stehen. Oder Sie fürchten, dass Sie mit Ihrer Idee auf dem Markt scheitern könnten oder dass Sie den Kredit von der Bank nicht bekommen, was nachfolgende Schritte unmöglich macht. Oder Sie finden im von Ihnen geplanten Zeitraum keine neue Stelle und Ihr Geld geht zur Neige.

Welche Hindernisse könnten Ihnen auf Ihrem Weg zum Ziel begegnen? Was könnte alles schief gehen? Bitte notieren Sie wieder Ihre Antwort.

Wenn Sie das Gefühl haben, alle potenziellen Schwierigkeiten und Hindernisse erkannt zu haben, fragen Sie sich bei jedem einzelnen Punkt, wie wahrscheinlich es ist, dass es eintritt. Sortieren Sie danach Ihre Antworten nach der Wahrscheinlichkeit. Dass die Bank Ihnen den gewünschten Kredit verweigert, könnte zum Beispiel eine höhere Wahrscheinlichkeit haben, als dass Ihr Partner Ihnen die nötige Unterstützung verweigert. Überlegen Sie sich Strategien, um die Hindernisse mit hoher Wahrscheinlichkeit zu verhindern oder ihre Auswirkungen zu reduzieren. Wenn Sie zum Beispiel befürchten, |172|dass die Bank Ihnen Ihren Kredit verweigert, könnten Sie sich von Anfang an Gedanken über andere Möglichkeiten machen, zu Geld zu kommen. Einen Kredit bei Freunden aufzunehmen, sich Ihr Erbe vorzeitig auszahlen zu lassen oder notfalls Ihre Lebensversicherung aufzulösen. Entscheidend ist, dass Sie nicht aus allen Wolken fallen und Ihre Pläne aufgeben, wenn die Bank tatsächlich »Nein« sagt, sondern mit Plan B in der Tasche unbeirrt Ihren Weg weitergehen können. Allerdings kann ich Sie beruhigen, die Menschen, die Ihre Berufung gefunden haben und zum Beruf machen, verfügen über diese ganz besondere Ausstrahlung, mit der Sie andere von Ihren Plänen begeistern und mitreißen können – sogar den Mitarbeiter der Kreditabteilung (vorausgesetzt Sie haben neben Charisma auch einen guten Businessplan mitgebracht).

Die Bewältigung der möglichen Hindernisse und Risiken, die eine hohe Auftretenswahrscheinlichkeit besitzen, gehören nun selbstverständlich ebenfalls auf Ihren Projektplan. An manchen Hindernissen können Sie nichts ändern, damit müssen Sie leben. (Wobei ein gewisses Gefühl von Risiko ganz sinnvoll sein kann, um die nötige Energie zu haben, an den richtigen Stellen Gas zu geben.) Aber um alle Hindernisse, die Sie beeinflussen können, sollten Sie sich kümmern.

Nehmen Sie sich jetzt bitte noch einmal Ihr Hauptziel, Ihre kleinen Teilziele und Ihre Meilensteine zur Hand und überlegen Sie: Bis wann wollen Sie Ihr großes Ziel erreicht haben? Was ist unter Berücksichtigung aller möglichen Hindernisse ein realistischer, aus Ihrer eigenen Kraft erreichbarer Termin?

Auf Spielplätzen gibt es oft Karusselle, in die man sich hineinsetzt und dann in der Mitte durch Drehen eines Rades zum Laufen bringt. Das ist am Anfang furchtbar mühsam und anstrengend, aber wenn das Karussell einmal in Schwung ist, braucht man nur noch ab und zu nachzuhelfen und kann die schnelle Fahrt genießen. So ist es auch |173|auf Ihrem Weg zum Ziel. Die ersten Schritte sind oft die mühsamsten, aber wenn Sie erst in Schwung gekommen sind, gehen viele Dinge wie von selbst und jedes erreichte kleine Teilziel, gibt Ihnen wieder den nötigen Schwung, um weiterzugehen.

Entscheiden Sie sich deshalb jetzt für Ihren ersten Schritt, legen Sie dieses Buch zur Seite und machen Sie sich auf den Weg!