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OP1

Un accurato processo di pianificazione

Festina lente (affrettati lentamente).

—Imperatore Augusto

Da dove vengono tutte le idee di Amazon per scalare i processi, innovare i servizi, migliorare la customer experience e le scelte su come gestire il personale e le risorse? Quando si dice sì o no alle grandi idee per scalare o innovare? Come può funzionare tutto questo? Mi vengono spesso poste varianti di questa domanda e non c’è una singola risposta. Tuttavia, ci sono dei precisi luoghi e momenti nell’universo di Amazon dove questi elementi vengono valutati e discussi: il processo di pianificazione annuale, generalmente noto come Operating Plan 1 (OP1).

Soffermati su questo. Non è un processo semplice, chiaro ed efficiente, né accelera immediatamente l’organizzazione. OP1 è un processo caotico, frustrante, scrupoloso e imperfetto, è il classico esempio di “vai piano per andare più veloce” applicato al business. Sebbene talvolta sia estremamente frustrante, il processo OP1 aiuta le organizzazioni a collezionare, spiegare e razionalizzare le idee migliori, aiuta i team executive a prendere le decisioni corrette su cosa finanziare e cosa no e, una volta che sono state effettuate le scelte, aiuta l’azienda ad avere una visione più chiara.

OPERATING PLAN 1 (OP1)

A Seattle l’estate è un bene prezioso. Dopo aver sopportato otto mesi freddi e umidi, tutti caratterizzati da una successione monotona di giornate grigie e corte, improvvisamente attorno al 4 luglio arriva l’estate e il Pacific Northwest diventa il posto più bello del pianeta. Peccato che se lavori in Amazon te lo perdi quasi tutto. Durante i mesi di luglio, agosto e settembre, mentre stai svolgendo tutto il lavoro pre-ferie per prepararti ai picchi di lavoro stagionali, devi investire il tuo tempo a fare riunioni, a discutere, scrivere e valutare i piani operativi per l’anno successivo e le idee per scalare e innovare. È così, l’estate e l’inizio dell’autunno è la stagione OP1.

Nonostante durante l’anno ci siano numerose opportunità per analizzare e discutere idee, piani, l’allocazione delle risorse e le critiche, OP1 è la tenda sotto la quale vengono riunite su base annuale tutte le discipline e tutte le strategie. Sebbene strutturato, OP1 è confusionario, i tempi e gli sforzi necessari sono difficili da prevedere e, banalmente, si conclude quando i lavori sono finiti. L’ingegno richiede una vagonata di appunti, fogli accartocciati e tempo “perso”. Ogni anno questo processo non solo ispira nuove invenzioni, ma stabilisce decisioni e impegni.

La struttura di base di OP1

1.   I team iniziano valutando i loro risultati di business. Identificano gli obiettivi per gli anni successivi, oltre ai budget e a quanto è necessario per raggiungerli.

2.   Oltre a questo, gli executive team comunicano dettagliati obiettivi strategici di business a tutti i team e le business unit, che devono prepararsi a spiegare come li supporteranno. Gli obiettivi sono abbastanza dettagliati così da permettere ai team di comprendere come il loro business o servizio potrà dare supporto (per esempio, crescita del fatturato lordo del retail del 35 percento, cioè aumentare gli ordini così da guadagnare altri 7,8 milioni di dollari).

3.   Molti di questi obiettivi sono trasversali e richiedono la collaborazione fra più team interni all’azienda.

4.   Vengono raccolte idee per nuove funzionalità o per migliorare quelle già esistenti.

5.   Questo processo incoraggia ragionamenti profondi e accurati.

6.   I piani sono dettagliati in svariati modi (vedi idee 44, 45, 46 e 47).

7.   Spesso queste riunioni iniziano in silenzio, per permettere ai partecipanti di leggere e “decifrare” i piani.

8.   Questo processo permette di allineare da subito i vari reparti sulle priorità, le date di consegna, i vincoli e via dicendo.

9.   Il processo è strutturato per assicurarsi che le persone e i progetti siano in linea con la strategia globale.

10.  Incoraggia la responsabilizzazione imponendo la stesura di procedure di misurazione dei progressi oggettive e dettagliate, che possano venire tracciate e sulle quali verranno stesi dei report.

11.  Permette agli executive di comprendere su cosa stanno lavorando i loro pari così da evitare lavori ridondanti e abilitare la pianificazione.

Come ho detto, è una struttura confusionaria, ma OP1 permette di ottenere una valutazione olistica del valore di ogni business o servizio e di capire se questi sono allineati alla strategia aziendale. Spinge anche ogni team a ragionare e a immaginare la roadmap necessaria a supportare gli obiettivi di crescita dell’azienda.

È un approccio del tipo “bottom up”. Ogni team all’interno dell’azienda prepara i suoi documenti, gli SVP successivamente spiegano gli aspetti più critici di questi piani e l’impatto fiscale e sulla crescita, per poi fare una sintesi delle OP1 relative all’area di cui sono responsabili.

Questi piani sono poi messi insieme per una dettagliata e minuziosa revisione da parte degli SVP. Il VP e gli SVP di quell’area sono chiamati a dare il loro giudizio e a partecipare a queste sessioni così da portare insight e critiche, ma anche per garantire l’approvazione e il coinvolgimento degli altri team dipendenti. In alcuni casi, i leader di questi team non possono dedicarsi al lavoro, creando un’opportunità per stabilire l’importanza della richiesta fatta e per considerare una valutazione a più ampio spettro.

I meeting per le valutazioni solitamente durano quattro ore. Tutti spendono la prima ora nel leggere a fondo la documentazione e poi seguono tre ore di domande. Ci si aspetta che i revisori diano un feedback severo ma costruttivo, facendo i loro conti sui presupposti finanziari, le metriche e via dicendo. Gli errori sono criticati con forza e il processo assicura che i ragionamenti effettuati sul piano siano il più completi possibile.

La precisione sugli impegni da prendere è tanto importante quanto la lucidità dei ragionamenti. Si trova un accordo sugli obiettivi, si stima quello che si può ottenere e ci si impegna a raggiungerlo, si stabiliscono i budget. Naturalmente, ci sono sempre più idee da inseguire che budget per avviarle tutte, e dire “sì” a iniziative approvate significa dire “no” o “più avanti” alla maggior parte delle idee. Meglio concentrarsi su poche idee chiave che diluire i tuoi sforzi supportando tutte le proposte. Un product manager di Amazon descrive così il processo annuale di pianificazione in Amazon:

Ogni anno in Amazon i team sono obbligati a creare e valutare documenti insieme all’executive team, che illustra nel dettaglio le performance dell’anno precedente e i piani per quello successivo, incluse le risorse necessarie. Operating Plan 1 (OP1) solitamente consiste in una descrizione di sei pagine (con numerosissime appendici) che analizzano ogni aspetto del business e possono fare la differenza fra l’ottenere le risorse necessarie al team e il finire nel dimenticatoio (Bezos e gli altri non mostrano incertezze quando devono eliminare team che non ottengono performance adeguate). Nonostante mi sia spesso lamentato per la quantità di tempo richiesta da questo processo, la realtà è che queste rigorose valutazioni sono uno dei motivi che permettono ad Amazon di essere così concentrata sugli investimenti da poter far crescere anche business dove i margini sono relativamente contenuti.¹

È NECESSARIA LA TUA VERSIONE

Non è un segreto che la competizione continui a crescere in ogni settore, né che il ritmo del cambiamento sia sempre più accelerato. Hai riallineato o definito come reagirai ogni anno a questa realtà? Non è una cosa che si può fare una volta sola, ogni anno si aggiungono nuove circostanze. È questo l’unico motivo per cui Amazon sacrifica l’estate e parte dell’autunno per OP1.

Nessun processo è perfetto, ma offrire ai senior manager l’opportunità di imporre vincoli e obiettivi dall’alto, raccogliendo adesioni e idee dagli altri reparti dell’azienda, sfruttando le migliori intuizioni di ciascuno e mettendo tutto insieme, ha come risultato una maggior chiarezza e decisioni più efficaci. Questo dovrebbe essere l’obiettivo di ogni processo di pianificazione. Faresti meglio ad avviare il tuo quanto prima!

* Questa idea è stata redatta insieme a Clifford Cancelosi.